MENGELOLA DOKUMEN SURAT MASUK

KATA PENGANTAR

 

Segala puji dan syukur dilimpahkan hanya kepada Allah SWT, Tuhan pemelihara semesta alam yang dengan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyusun makalah yang berjudul “Mengelola Dokumen Surat Masuk”. Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Kearsipan. Penulisan makalah ini terdapat hambatan dan rintangan tetapi atas bantuan beberapa pihak, maka hambatan dan rintangan tersebut dapat diatasi. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi- tingginya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian makalah ini.

Untuk semua itu penulis tidak dapat membalas jasa dan memberi penghargaan sebagaimana mestinya selain  memohon kehadirat Allah SWT semoga amal dan jasa yang penulis terima dari mereka diterima oleh Allah SWT sebagai amal saleh disisi-Nya. Akhirnya dengan ketulusan hati penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang baik dari para pembaca guna memperbaiki makalah ini.

 

 

 

Jakarta, 06 September 2013

 

 

Penulis

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR ISI

 

Halaman

KATA PENGANTAR  ................................................................................................  i

DAFTAR ISI .................................................................................................................  ii

 

BAB I PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah .....................................................................................  1

B.     Rumusan Masalah ...............................................................................................  1

C.     Tujuan .................................................................................................................  1

 

BAB II PEMBAHASAN

A.    Jenis-Jenis Dokumen atau Surat ......................................................................... 2

B.     Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda..................................... 2

C.     Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Kartu Kendali .................................... 8

D.    Membaca dan Membubuhkan Keterangan.......................................................... 12

E.     Menyampaikan Surat kepada Atasan.................................................................. 13

F.      Penyimpanan Surat.............................................................................................. 14

 

BAB III PENUTUP

A.    Kesimpulan.......................................................................................................... 15

B.     Saran.................................................................................................................... 15

 

DAFTAR PUSTAKA

 

 

 

 

 

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

A.    LATAR BELAKANG MASALAH

Dalam suatu kantor, baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatan sehari-harinya terjadi arus penerimaan dan pengeluaran surat. Ada surat yang datang dan ada pula surat yang keluar. Semua surat yang datang dan keluar itu sendiri dari berbagai macam jenis, ada jenis surat pribadi, surat dinas, dan ada pula surat rahasia.

Dengan banyaknya surat yang datang maupun keluar, maka perlu pengelolaan yang baik, sehingga tidak menghambat penyampian informasi. Untuk menangani hal semacam ini, diperlukan teknik dan metode yang baik dalam pengelolaanya.

 

B.     RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang masalah di atas adalah sebagai berikut:

1.      Apa saja jenis-jenis dokumen atau surat?

2.      Bagaimana megelola surat masuk dengan sistem buku agenda?

3.      Bagaimana megelola surat masuk dengan sistem kartu kendali?

4.      Bagaimana menyampaikan surat untuk pimpinan?

 

C.    TUJUAN

Adapun tujuan berdasarkan rumusan masalah di atas adalah sebagai berikut:

1.      Untuk mengetahui  jenis-jenis dokumen atau surat.

2.      Untuk mengetahui  bagaimana megelola surat masuk dengan sistem buku agenda.

3.      Untuk mengetahui  bagaimana megelola surat masuk dengan sistem kartu kendali.

4.      Untuk mengetahui bagaimana menyampaikan surat untuk pimpinan.

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

PEMBAHASAN

 

A.    JENIS-JENIS DOKUMEN ATAU SURAT

Sebelum membahas pengelolaan surat, kita harus tahu dulu surat atau dokumen apa saja yang dikelola dalam suatu kantor. Pada dasarnya ada bebrapa macam dokumen kantor, yaitu sebagai berikut;

1.      Warkat biasa, adalah sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna,misalnya surat lamaran.

2.      Dokumen yang tidak penting (non esensial), yaitu dokumenyang nilai kegunaanya bersifat sementara, dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan.

3.      Dokumen penting (important), adalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar. Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran kegiatan organisasi. Dalam dokumen ini harus dismimpan dalam jangka waktu yang lama.

4.      Dokumen atau warkat sangat penting (vital), yaitu dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya.
Macam-macam dokumen kantor tersebuut, dapat dikelola dengan system yang baik sesuai dengan kebutuhan kantor tersebut. Dalam pengelolaannya dapat dilakukan dengan dua sitem yaitu sistem bukuagenda dan sistem kartu kendali.

 

B.     PENGURUSAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

 

 

 

Langkah-langkah pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1.      Penerimaan

Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara :

a.       Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

b.      Meneliti ketepatan alamat pengirim

c.       Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya

d.      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda surat telah diterima

2.      Penyortiran

Penyortiran adalah memisah-misahkan surat sesuai dengan kepentingaanya. Adapun tujuannya adalah:

a.       Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat yang msuk,

b.      Untuk menentukan prioritas penanganannya,

c.       Untuk mempermudah pengawasan.

Surat dapat dipilah berdasarkan :

a.       Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b.      Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dan sebagainya.

c.       Klasifikasi
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d.      Kualifikasi
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara),
Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara),
Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu),
Surat biasa (kode B ).

e.       Urgensi
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisahkan sesuai dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut:

a.       Memisahkan surat untuk pimpinan, sekertaris, dan karyawan.

b.      Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

c.       Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dal lain-lain.

d.      Membaca dan meneliti isi surat agar dapat meberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan golongan surat, golongan surat itu terdiri dari surat dinas, surat rutin atau biasa, surat penting, dan surat dinas rahasia.

3.      Pencatatan

a.       Pembukaan sampul

Bila surat yang datang bukan surat rahasia maka surat tersebut boleh dibuka oleh bagian yang berwenang dengan cara membuka amplop, membaca, meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap maksud dari isi surat tersebut dengan menggarisbawahi kata-kata kalimat yang dianggap penting yang dilakukan oleh bagian kearsipan, kepala sekertariatan, atau menurut kebijakan pimpinan.

Apabila surat itu bersifat pribadi atau rahasia tidak boleh dibuka langsung, tetapi harus disampaikan secara tertutup kepada yang bersangkutan.

b.      Pemeriksaan lampiran lampiran dan pemberian tanggal

Setelah surat dibuka, diberi stempel agenda yang di dalamnya berisi tanggal penerimaan surat dan dilanjutkan dengan memeriksa kelengkapan surat yang terdiri dari:

1)      Nomor surat,

2)      Alamat surat,

3)      Perihal,

4)      Lampiran.

Jika dalam kenyataannya jumlah lampiran tidak sesuai dengan lampiran tidak sesuai dengan lampiran yang sebenaranya, atau ada yang hilang maka harus dilakukan.

§  Surat dicap dengan keterangan lampiran tidak ada

§  Member tanda pada surat pengantar bahwa ada lampiran yang hilang

§  Dicatat dalam sebuah buku atau daftar

 

Hal yang harus diperhatikan dalam meneliti lampiran adalah sebagai berikut:

a) Sifat lampiran

Dalam hal ini kemungkinan ada kekeliruan dalm lampiran tidak sesuai dengan keterangan dalam surat,tapi jumlah lampirannya cocok.

b) Cara pengiriman lampiran

Pengiriman yang dilakukan melalui pos tersendiri terpisah dengan surat, inidisebabkan karenabanyaknya lampiran.

c) Jenis lampiran

Lampiran yang dikirim merupakan surat berharga seperti cek, uang, wesel, atau kuitansi.lampiran semacamini harus segera dipisahkan dan dicatat dalam daftar tersendiri, sedangkan isilampiran harus segera disimpan.

4.      Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk,yaitu mencatat surat-surat yang datang ke dalam buku agenda masuk atau disebut Daili Mail Record/ dengan menggunakan buku penerimaan harian. Surat ini diberi nomor penerimaan tersendiri. Petugas yang melaksanakan ini disebut agendaris (mail Check).

Adapun yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

No	Tanggal Terima	Tanggal Surat	Nomor Surat	Perihal	Asal Surat	Tujuan	Ket
18	21/8/2008	15/8/2008	12/KH/VIII	Pajak Penjualan	Kantor Pajak Malang	Direktur

 

No. Urut	Tanggal Terima	M/ K	Surat		Dari/Kepada	Isi Ringkas	Ket.
			Nomor	Tanggal

a.       Buku agenda

 tungggal adalah untuk mencatat surat masuk yang dicatat dalam satu buku atau satu daftar penerimaan harian.

 

b.      Buku agenda kembar adalah sebuah buku untuk mencatat semua surat yang masuk dan juga mencatat semua surat keluar atau yang dikirim oleh kantor. Bentuknya merupakan penggabungan dari surat masuk dan surat keluar.

No. Urut	Tanggal Terima	Surat		Pengirim	Perihal	Diteruskan Kepada	Ket
		Nomor	Tanggal

 

c.       Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku.Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

5.      Pengarahan surat masuk

Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang. Pengarahan surat ini, biasanya ditulis dalam lembar disposisi (action slip). Disposisi adalah catatan, saran atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam disposisi yang biasa digunakan yaitu :

a.       Disposisi langsung, yaitu diposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat

b.      Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembar diposisi sendiri.

Tugas bagian pengarahan adalah :

a.       Menyerahkan surat masuk yang telah dilampiri lembar disposisi kepada pimpinan / tata usaha pengelola.

b.      Mengambil / menerima surat dari pimpinan dan menyerahkan surat tersebut ke unit pengolah sesuai instruksi dalam lembar diposisi untuk memproses surat tersebut.

c.        Bila surat memerlukan penanganan lebih dari satu pejabat / unit pengolah surat harus dibuatkan foto copian.

d.      Dalam penyerahan surat ke unit pengolah , bagian pengarah harus memintakan paraf dibuku espedisi intern sebagai bukti surat telah diterima

Prosedur pengarahan yang menggunakan lembar disposisi adalah sebagi berikut :

a.       Surat masuk harus disertai lembar disposisi oleh sekertaris atau kepala tata usaha

b.      surat sudah lengkap diteruskan kepada kepemimpinan untuk memperoleh tanggapan dengan member instruksi atau informasi pada lembar diposisi

c.       surat yang telah mendapat diposisi dikembalikan lahi ke sekrestaris. Dan dilanjutkan ke unit pengolah untuk diproses dengan lambar disposisi.

6.      Penyampaian surat

Setelah surat diagendakan dan diarahkan sesuai dengan kepentingannya maka tugas yang dilakukan oleh seseorang pengarah adalah sebagai berikut:

1)   Surat yang berdisposisi catat dalam buku ekspedisi intern buku ekspedisi intern adalah buku catatan yang dapat menunjukkan bukti dalam penyampaian surat dalam suatu organisasi.

2)   Kemudian surat disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan di paraf sebagai tanda terima surat.

3)   Petugas pengarah mengembalikan kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarah.

Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam pencapaian surat kantor dalam buku ini pejabat harus member paraf pada kolom yang telah disediakan.

7.      Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan surat masuk merupakan kegitan kearsipan yang dilakukan oleh petugas kearsipan yang dilakukan oelh petugas kearsipan dengan menggunakan sistem tertentu sesuai dengan prosedur yang ada dengan tujuan agar arsip atau surat yang disimpan dapat dengan cepat ditemukan kembali pada saat diperlukan.

Surat yang penyampaiannya masih ditangani oelh sekretaris merupakn arsip dinamis. Arsip sinamis ini adalah sebuah surat atau dokumen yang sewaktu-waktu masih diperlukan untuk bahan pertimbangan.langkah yang digunakan dalam menyipan arsip dinamis yaitu :

a.       Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi, apakah surat tersebut sudah boleh disimpan.

b.      Mengindeks atau meberi kode pada surat tersebut.

c.       Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian dan tujuan surat.

d.      Menyimpan de dalam map (folder).

e.       Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang digunakan.

 

 

 

C.     PENGURUSAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

Kartu kendali adalah kertas tipis yang berukuran 10 x 15 cm berisi kolom–kolom untuk mencatat surat masukdan keluar serta untuk mengendalikan surat. Penggunaannya bisa rangkap dua atau lebih sesuai dengan kebutuhan kantor.

Kolom – kolom dalam kartu kendali terdiri atas:

a.       Kolom indeks,yaitu kolom untuk menuliskan kata lengkap sebagai petunjuk utama surat.

b.      Kolom tanggal,yaitu kolom untuk mencantumkan nomor urut surat, huruf M untuk surat masuk huruf K untuk surat keluar.

c.       Kolom nomor urut, yaotu kolokuntuk mencatat nomor urut surat.

d.      Kolom huruf M/K, yaitu huruf M untuk surat masuk dan huruf K untuk surat keluar.

e.       Kolom kode, yaitukolomuntuk menuliskan kode klasifikasi arsip.

f.       Kolom isi ringkas, yaitu kolom untuk ringkasan isi surat.

g.      Kolom lampiran, yaitu kolomyang diisi dengan keterangan mengenai jumlah dan jenis lampiran yang menyertai surat.

h.      Kolom dari, yaitu kolom untuk mencatat dari mana asal surat itu datang

i.        Kolom kepada, yaitu kolom untuk mencatat kepada siapa surat itu ditujukan.

j.        Kolom tanggal, yaitu kolom untuk mencatat tanggal surat.

k.      Kolom nomor, yaitu kolom untuk mencatat nomor surat.

l.        Kolom pengelolah, yaitu kolom untuk mencatat pejabat pengelolah.

m.    Kolom paraf, yaitu kolom untuk paraf penerima surat.

n.      Kolom catatan, yaitu kolom untuk mencatat keterangan lain yang dianggap perlu.

Contoh Kartu Kendali

Indeks :	No. Urut :	Kode :	M/K
	Tanggal :
Perihal :		Isi Ringkas :
Dari :		Kepada :
No. Surat :		Tanggal Surat:
Lampiran :
Unit Pengolah :		Paraf :
Catatan :

 

Contoh Lembar Disposisi

Indeks :	Rahasia
	Penting
	Rutin
Kode :	Tanggal Penyelesaian :
Tanggal / Nomor                :
Asal                                    :
Isi Ringkas                         :
Tanggal diterima pengolah :
Instruksi / Informasi :	Diteruskan Kepada :
Sesudah digunakan harap segera kembali
Kepada    :
Unit          :
Tanggal    :

Pada saat ini, baik di kantor-kantor pemerintah maupun swasta, system kearsipan dengan kartu kendali banyak digunakan. Dengan menggunakan system kendali maka berbagai kegiatan penanganan surat mulai dari pencatatan sampai dengan penemuan kembali dapat dilakukan dengan lebih mudah. Dengan demikian, penanganan surat masuk ataupun keluar dapat dilakukan dengan efisien dan efektif.

Penanganan surat dengan kartu kendali dapat dibedakan atas tiga macam, yaitu sebagai berikut:

1)      Surat penting adalah semua surat di dalamnya memuat masalah-masalah popup yang dapat mempengaruhi berhasil atau tidaknya tercapainya tujuan.

2)      Surat biasa yaitu surat rutin yang isinya singkat dan tidak perlu disimpan lama.

3)      Surat rahasia adalah surat tertutup yang langsung ditunjukan kepada orang yang ditunjuk dengan pemrosesannnya dilakukan dalam keadaan tertutup.

1.      Prosedur Surat Masuk Penting

a.       Penerima surat

Penerima surat bertugas:

1)      Menerima surat dan memeriksa kebenaran alamat

2)      Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang ditunjuk

3)      Mengelompokan surat terbuka dan tertutup

4)      Membuka surat

5)      Membubuhkan stempel

b.      Pencatat surat

Pencatatan surat, tugasnya mencatat dalam lambar kartu kendali, terdiri dari 3 lembar kartu yaitu warna merah muda, kuning dan putih, lalu diteruskan ke pengolah.

c.       Pengarah surat

Pengarah surat berfungsi:

1)      Menentukan arah surat ke unit mana surat itu disampaikan

2)      Memisahkan surat masuk untuk pimpinan dengan yang langsung ke unit pengelolah. Untuk pimpinan berisi tentang masalah kebijakan dan untuk pengolah adalah surat yang bersifat rutin.

Pengarahan surat bertugas:

1)      Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali (dari pencatat surat)

2)      Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom: kode masalah atau indeks, serta pengolah yang dikosongkan oleh pencatat(dikhwatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom tersebut dengan tepat).

3)      Surat berserta kartu kendali (kuning dan merah atau lembar 2 dan lembar 3) diteruskan ke unit pengolah.

4)      Kartu kendali (putih/lembar 1) disimpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat.

Catatan: Kartu kendali (putih/lembar 1) setelah dikumpulkan selama satu tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku agenda” dalam sistem lama.

d.      Unit pengelola

Unit pengelolah (unit kerja) terdiri atas:

1)      Pimpinan unit pengelola

2)      Tata usaha unti pengelola

3)      Pengelola surat atau pelaksana sesuai dengan disposisi dari pimpinan

a)      Pimpinan unit pengelola bertugas

§  Menulis disposisi atau instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas tata usaha

§  Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi.

b)      Tata usaha pengelola bertugas

§  Menerima kartu kendali (kartu kuning dan merah atau lembar 2 dan lembar 3).

§  Kartu kendali tersebut (2 lembar) di paraf. Kartu kendali kuning atau lembar 2 dikembalikan ke piñata surat (setelah silihat parafnya oleh pengarah surat).

§  Kartu kendali (merah lembar ke 3) disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengelolah, kemusian surat yang telah diengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unti pengelola untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.

c)      Petugas atau pelaksana tugasnya

§  Menerima surat berserta lembar disposisi

§  Memproses surat sesuai dengan instruksi pimpinan

§  Mengembalikan surat ke tata usaha unit pengelola. Surat disampaikan ke penata arsip.

§  Kartu kendali warna merah ditukarkan dengan kartu kendali warna kuning, sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses.

e.       Penata arsip

Penata arsip bertugas:

1)      Menerima kartu kendali (kuning atau lembar 2) yang telah diparaf oleh petugas tata usaha dan menyimpan dalam kotak kartu kendali.

2)      Menerima surat yang telah diproses dari tata usahadanmenukar kartu kendali lembar 2 dengan kartu kendali lembar 2 dengan kartu kendali lembar 3.

3)      Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.

4)      Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.

2.      Surat Masuk Biasa

Untuk menangani masalah surat masuk biasa (rutin), prosesnya lebih sederhana dari pada penting, pencatatannya menggunakan lembar pengantar surat biasa.

Tugas pecatat dalam surat biasa adalah :

a.       Mengumpulkan surat biasa selama 1 atau 2 hari mencatat dalam lembar pengantar rangkap dua.

b.      Menyerahkan surat dan dua lembar pengantar kepada unit pengelola

c.       Menyimpan lembar pengantar 1 setelah diparaf unit pengelola.

d.      Menerima surat dan member paraf pada lembar pengantar

Unit pengelola tugasnya:

a.       Menyimpan lambar pengantar 2

b.      Menyerahkan lembar pengantar 1 kepada pencatat di unit kearsipan

c.       Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat kepada pengelolah atau pelaksana.

3.      Surat Masuk Rahasia

Surat masuk rahasia dicatat ke dalam lembar pengantar rahasia rangkap 2, disampaikan langsung kepada alamat yang dituju dalam keadaan tertutup.

a.       Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia, surat berikut 2 lembar surat pengantar disampaikan pada unit pengolah.

b.      Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat, tanda tangan dan nama terang .

c.       Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis.

d.      Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.

 

D.   MEMBACA DAN MEMBUBUHKAN KETERANGAN

Sejumlah pimpinan kebih suka bahwa surat-surat masuk tidak diberi coret-coretan baik dibawah hal-hal yang penting ataupun pada garis tepinya. Oleh karena itu sebaiknya mendapat persetujuan dahulu dari atasan anda sebelum menggaris bawahi sesuatu atau membubuhi catatan. Bacalah surat dengan cepat tetapi pusatkanlah perhatian pada isi surat dan pergunakanlah metode yang sistematis untuk membuat catatan yang dapat anda andalkan untuk tindakan selanjutnya. Biasakanlah bersifat kritis dalam memperhatikan maksud-maksud surat tersebut karena hal ini akan dapat menolong dalam mengambil langkah selanjutnya.

Gunakan pensil berwarna ( marking pen) untuk menggaris bawahi dan buatlah catatan-catatan pada garis tepi. Garis bawahilah dengan cermat hanya pada bagian yang penting, agar hal-hal yang ditekankan tersebut jelas. Garis bawahilah intinya dan angka-angka yang tercantum, yang membicarakan mengenai siapa, apa, bilamana, dan dimana.

Berilah penjelasan-penjelasan kepada atasan anda dengan keterangan tambahan pada garis tepi. Hal inilah yang disebut membubuhi keterangan.

 

E.       MENYAMPAIKAN SURAT KEPADA ATASAN

Buatlah catatan didalam daftar yang akan dikerjakan guna mendapatkannya dari arsip. Segera setelah selesai dengan pembacaan surat-surat , ambilah surat-surat sebelumnya yang mungkin akan diperlukan tersebut dari arsip, buatkan copy surat tersebut, agar aslinya tidak hilang dan lampirkan copy tersebut juga, janganlah menunda-nunda menyampaikan surat-surat kepada atasan anda, anda dapat mengambil surat-surat sebelumnya menyertakan bukti-bukti serta memeriksa angka-angka dalamsatu berkas dalam map ( jangan dilepas dari map) pada waktu atasan anda sedang membaca surat tersebut.

Jangan lupa mencatat lampiran-lampiran yang hilang( yang tidak ditemukan) dalam daftar untuk dikerjakan. Kadang-kadang si pengirim menyadari bahwa sebuah lampiran tertinggal dan kemudian menyusul dalam surat yang lain. Kecuali bila sebuah lampiran surat sangat diperlukan, tunggulah satu hari untuk menanyakan . pada saat dimana atasan anda segera memerlukanya, beliau akan segera menelpon menanyakan hal tersebut, meskipun harus menggunakan sambungan telpon jarak jauh.

Bersamaan dengan selesainya membaca surat-surat, anda harus sudah menggolongkan semua itu dalam 4 susunan ( tumpukan).

Surat-surat yang perlu diperhatikan atasan anda ; surat-surat yang harus dijawab dengan bantuan orang lain diluar kantor anda; surat-surat yang memberilkan informasi, memorandum dan laporan-laporan yang tidak menghendaki jawaban; surat-surat yang dapat dijawab sendiri. Apabila jumlah surat masuk yang harus diproses pada saat yang sama cukup banyak untuk memungkinkannya pemisahannya kedalam map-map, pergunakanlah map-map yang berwarna, satu warna yang berbeda untuk anda gunakan dalam menggolongkan surat-surat tersebut. Berikanlah label-label pada map-map tersebut , sehingga satu warna selalu dipakai untuk satu keperluan, jadi anda dan atasan anda dapat menghubungkan tindakan-tindakan yang perlu diambil dengan warna- warna map-map tersebut.

 

 

 

 

 

F.        PENYIMPANAN SURAT (FILING)

            Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

·         Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

·         Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

·         Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

·         Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

·         Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

            Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

PENUTUP

A.                Kesimpulan

            Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir ( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). Sistem pengurusan surat masuk terbagi menjadi sistem buku agenda (sistem tradisional), sistem kartu kendali (sistem pola baru modern).

Pengurusan Surat Masuk Dengan Sistem Buku Agenda yaitu penerimaan, penyortiran, pencatatan, menggandakan surat masuk, pengarahan surat masuk, penyampaian surat, penyimpanan berkas atau arsip surat masuk.

         Buku agenda dipergunakan untuk mencatat surat dalam jangka waktu satu tahun. Buku agenda dibedakan menjadi 3 yaitu agenda tunggal,  agenda berpasangan, agenda kembar.

      Mengidentifikai surat masuk dengan menyeleksi dan menyortir surat sesuai tujuannya, seperti mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat, mengelompokkan surat sesuai dengan jenisnya seperti surat, naskah tertulis(buku,laporan,neraca) atau dokumen-dokumen kantor lainnya                 

B.                 Saran

Penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca mengenai makalah ini. Karena penulis menyadari adanya kekurangan dalam pembuatan makalah ini

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

1.      H. Ating Tedjasutisna, MBA.2000.ADMINISTRASI KANTOR 2B SMK TINGKAT 2.Bandung.ARMICO

2.      Zulkifli Amsyah, 1996, Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

3.      The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, (2000).

4.      http://datadewi.blogspot.com/2010/12/melakukan-prosedur-administrasi.html, diakses pada tanggal 3 september 2013.