TIME MANAGEMENT MATRIX

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur dilimpahkan hanya kepada Allah SWT, Tuhan pemelihara semesta alam yang dengan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyusun tugas yang berjudul “Time Management Matrix”. Tugas ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas ujian tengah semester mata kuliah Manajemen Perkantoran. Penulisan tugas ini terdapat hambatan dan rintangan tetapi atas bantuan beberapa pihak, maka hambatan dan rintangan tersebut dapat diatasi. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian tugas ini.

Untuk semua itu penulis tidak dapat membalas jasa dan memberi penghargaan sebagaimana mestinya selain  memohon kehadirat Allah SWT semoga amal dan jasa yang penulis terima dari mereka diterima oleh Allah SWT sebagai amal saleh disisi-Nya. Akhirnya dengan ketulusan hati penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang baik dari para pembaca guna memperbaiki tugas ini.

Jakarta, November 2013

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ....................................................................................................  i

KATA PENGANTAR  ................................................................................................  ii

DAFTAR ISI .................................................................................................................  iii

A.    Pendahulan .........................................................................................................  1

B.     Pengertian Manajemen Waktu ............................................................................  1

C.     Arti Penting Manajemen Waktu .........................................................................  2

D.    Cara Memanajemen Waktu .................................................................................  2

E.     Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Waktu ............................................................  3

F.      Personal Time Management ................................................................................  4

G.    Eisenhower Matrix ..............................................................................................  6

H.    Time Robbers ......................................................................................................  7

I.       Mengukur Kualitas Manajemen Waktu ..............................................................  8

J.       Time Management Matrix ...................................................................................  8

K.    Kasus dan Analisisnya ........................................................................................  12

L.     Penutup ...............................................................................................................  13

DAFTAR PUSTAKA

A.    Pendahuluan

Freelancer sering menemukan hambatan utama untuk mengembangkan dan pertumbuhan basis klien adalah waktu mereka sendiri.  William Penn, pengusaha dan filsuf berkata "Waktu adalah apa yang paling kita inginkan, tapi apa yang kami gunakan terburuk," beberapa dari kami akan berdebat dengan sentimen ini.

Bahkan di zaman kemajuan teknologi, tak seorang pun belum menemukan cara pas lebih dari 24 jam dalam satu hari, maka dari itu perlu dirancang manajemen waktu yang baik untuk membantu kita memaksimalkan manfaat dari jam yang telah tersedia bagi kita.

B.     Pengertian Manajemen Waktu

Definisi manajemen waktu jika kita pisahkan menurut kata penyusunnya yaitu manajemen berasal dari kata manage artinya: mengatur atau mengelola, kemudian diikuti dengan kata waktu itu sendiri adalah terdiri dari siang dan malam yang tersusun dari  satuan waktu terkecil detik, menit,dan jam, hari, minggu, bulan, tahun dan seterusnya. Untuk lebih mudah dalam pelaksanaannya dan pemaksimalan hasilnya manajemen waktu sebaiknya dilakukan dari satuan waktu yang terkecil detik, menit, jam, hari dst.

Jadi manajemen waktu adalah usaha untuk memanfaatkan setiap bagian dari waktu untuk dilakukan aktivitas tertentu yang mana telah ditentukan target dalam jangka waktu tertentu suatu aktifitas atau pekerjaan harus sudah diselesaikan. Memang akan sulit sekali untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditargetkan, namun jika kita ingin hasil yang maksimal hal itu harus dilakukan setidaknya jika kita belum mampu 100% sesuai target kita berupaya semaksimal mungkin itu lebih baik.

Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut.Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline.Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi.Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

C.    Arti Penting Manajemen Waktu

Jatah waktu yang diberikan kepada kita adalah 24 jam sehari 7 hari seminggu. Dengan modal waktu yang sama seseorang bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dibanding orang lain. Kemampuan inilah yang kemudian disebut sebagai manajemen waktu.

 Kemudian muncul pertanyaan seberapa penting manajemen waktu itu.  Berdasarkan penelitian, orang yang sukses di dunia ini rata-rata adalah orang yang mampu memanajemen waktunya dengan baik. Orang-orang yang mampu memanfaatkan waktu dengan maksimal adalah orang-orang yang mampu memanfaatkan tiap waktu luangnya. sesempit apapun itu.

Waktu adalah terbatas dan langka. Harus disadari setiap individu memiliki jumlah jam yang sama, namun anda akan melihat beberapa orang yang mengeluh tentang waktu yang mereka miliki. Oleh karena itu, untuk manajemen waktu yang efisien sangat penting untuk menetapkan prioritas dan menyelaraskan dengan tenggat waktu. Ketika mulai memprioritaskan hal ini, maka akan terlihat bahwa ada cukup waktu untuk kegiatan yang penting dalam hidup.

Manajemen waktu membantu dalam mengorganisir diri sendiri. Jika bisa membagi waktu tertentu untuk setiap pekerjaan atau kegiatan, tentu tidak akan terjadi kekhawatiran tentang pencapaian target tertentu. Manajemen waktu adalah semua tentang penyelarasan tugas dan penyelesaiannya dalam 24 jam.

Waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan yang dilakukan haruslah direncanakan. Harus diketahui bagaimana membagi jam istirahat dan memulai kegiatan di antara berbagai kegiatan hari itu. Hal ini akan memastikan bahwa tugas selesai dan waktu yang digunakan dapat dipertanggungjawabkan. Pentingnya manajemen waktu, itu membantu dalam mewujudkan atau mencapai tujuan yang telah ditentukan.

D.    Cara Memanajemen Waktu

Berikut ini cara yang dapat digunakan untuk dapat memanajemen waktu dengan baik, yaitu:

1.      Tetapkan tujuan

Sebelum melakukan kegiatan, hal yang harus ditetapkan terlebih dahulu adalah menetapkan tujuan. Dengan tujuan yang jelas, maka akan dengan mudah dilakukan langkah selanjutnya dan tentunya ditetapkan waktunya.

2.      Lakukan perencanaan

Tetapkan  rencana apa saja yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Buat rencana secara cermat. Misalnya rencana  untuk menyusun proposal, mengadakan presentasi, menemui klien,  memulai bisnis baru, dan lain-lain.

3.      Tetapkan skala prioritas

Setelah membuat perencanaan, buatlah daftar hal-hal yang harus dicapai dalam waktu dekat. Misalnya, apa yang harus dikerjakan dalam  minggu depan, bulan depan, tahun depan, dan seterusnya.

4.      Batasi rencana

Terlalu banyak rencana bukanlah hal yang baik karena  tidak mungkin mengerjakan semuanya. Rencana yang terlalu banyak  hanya akan membuat stres. Bahkan gagal mencapainya. Buatlah rencana yang yakin dapat  segera diselesaikan.

5.      Luangkan waktu

Walaupun sudah memiliki sejumlah rencana yang akan segera dikerjakan, namun tetap luangkan waktu untuk melakukan hal-hal yang menyenangkan untuk diri pribadi. Misalnya tidur/beristirahat, melakukan hobi, berkumpul dengan keluarga dan sahabat, berolahraga, belanja, dan bermain internet. Tetapi jangan sampai kesenangan itu menyita waktu sehingga mengesampingkan hal-hal yang lebih penting.

E.     Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Waktu

1.      Disiplin waktu

Yaitu ketepatan waktu dalam kehadiran dan penyelesaian tugas.

§  Ketidak disiplinan waktu adalah sumber kegagalan

§  Ketidak disiplinan waktu akan membebani orang lain

2.      Meningkatkan kualitas pengisian waktu

Cobalah selalu bekerja lebih keras. Kita bisa meningkatkan hasil antara 10 hingga 15% dengan melakukan usaha sedikit lebih. Jika berencana untuk membaca sejumlah halaman tertenu atau bekerja hingga jam tertentu, kita bisa memaksa diri melakukan sesuatu lebih sedikit dari itu. Kebiasaan ini dapat meningkatkan produksi dan membantu keberhasilan. Karena tugas selalu lebih banyak dari waktu yang tersedia, kebiasaan ini bisa membuat kita lebih produktif dan menguntungkan.

3.      Jangan tangguhkan pekerjaan hingga esok

Jika menangguhkan suatu pekerjaan, tugas akan bertimbun. Kita tidak tahu apakah yang akan terjadi pada esok hari. Adalah sesuatu yang melegakan jika memulai kerja hari ini tanpa ada pekerjaan kemarin yang masih tertinggal. Latihan yang baik adalah melakukan tugas dengan serta merta jika tugas itu hanya 5 menit atau kurang. Jika tugas itu lebih dari 5 menit, jadwalkan menurut prioritasnya.

4.      Prioritas Waktu

Jika ada lebih dari satu schedule task yang harus dikerjakan dalam satu waktu apa yang harus kita lakukan? Berikut ini arahan-arahan dalam memilih prioritas waktu:

§  Prinsip Patero 80/20

Bahwa 80% dari nilai suatu kelompok kegiatan biasanya hanya terpusat pada 20% saja dari seluruh kegiatan tersebut. Apabila memiliki sebuah daftar pekerjaan harian yang berisi sepuluh pekerjaan, maka berarti dapat diharapkan untuk memperoleh efektifitas sebesar 80% dengan hanya berhasil menyelesaikan dua hal yang paling penting dari daftar tersebut.

§  Di mana kekuatan Anda lebih dibutuhkan

Kita biasanya bekerja bersama TIM. Maka kajilah pada TIM yang mana kekuatan kita lebih dibutuhkan. Lalu perkuatlah kekuatan TIM yang (terpaksa) kita tinggalkan (secara psikologi atau Anda dapat meminta tugas-tugas yang dapat Anda selesaikan untuk meringankan beban TIM yang Anda tinggalkan)

5.      Multi Tasking: Memanfaatkan waktu yang terluang

Apa yang harus dilakukan pada waktu-waktu luang, yaitu waktu yang disebut sebagai waktu lebih. Waktu yang luang itu mungkin beberapa menit saja, namun apakah kita memanfaatkan waktu ini sebagai waktu yang kreatif. Untuk itu, manajemen waktu yang baik adalah memanfaatkan waktu sesempt apapun agar tidak terbuang begitu saja. Lakukanlah hal-hal yang bermanfaat untuk mengisi waktu luang tersebut.

F.     Personal Time Management

Sebagai sumber daya, waktu adalah sumber daya yang tidak terbarui (unrenewable resource). Bahasa Latin mengatakan “tempus fugit” (arti harfiah : waktu “terbang”). Waktu “terbang” dan tidak akan pernah kembali lagi. Hanya sejarah yang terulang kembali, tetapi waktu tidak. Karena itu, waktu adalah sumberdaya yang sangat penting dan personal time management sangat relevan.

Apakah waktu penting bagi manusia? Seberapa pentingkah waktu bagi manusia? Dari peribahasa “tempus fugit”, “time is money” dan “waktu adalah pedang”, dapat disimpulkan bahwa secara umum manusia berpendapat waktu adalah penting. Sejatinya, apakah waktu penting atau tidak penting, tergantung dari masing-masing individu.

Orientasi dan persepsi waktu setiap individu dan masyarakat berbeda-beda. Ada masyarakat yang memiliki orientasi ke masa lalu lebih penting dan kurang memperhatikan orientasi waktu masa kini dan yang akan datang. Sebaliknya, ada juga masyarakat yang lebih menghargai orientasi waktu yang akan datang lebih penting daripada masa lalu.

Demikian juga setiap individu juga memiliki persepsi yang berbeda tentang waktu. Persepsi tersebut biasanya dipengaruhi oleh agama, sistem nilai budaya di mana individu tersebut hidup, status sosial ekonomi, dan lain sebagainya.  Perbedaan persepsi tentang waktu disarikan dalam beberapa contoh sebagai berikut:

§  Untuk memahami makna satu tahun, tanyalah seorang siswa yang gagal dalam ujian kenaikan kelas.

§  Untuk memahami makna satu bulan, tanyalah seorang ibu yang melahirkan bayi premature.

§  Untuk memahami makna satu minggu, tanyalah buruh mingguan.

§  Untuk memahami makna satu hari, tanyalah seorang pekerja dengan upah harian.

§  Untuk memahami makna satu jam, tanyalah seorang gadis yang sedang menunggu pacarnya.

§  Untuk memahami makna satu menit, tanyalah seseorang yang ketinggalan kereta.

§  Untuk memahami makna satu detik, tanyalah seseorang yang selamat dari kecelakaan.

§  Untuk memahami makna satu mili detik, tanyalah seorang pelari yang meraih medali perak olimpiade.

Meskipun ada perbedaan persepsi individu dan masyarakat tentang waktu, tetapi secara umum mengakui bahwa waktu adalah penting. Karena itu,  maka diperlukan manajemen waktu.

Ada berbagai strategi dan metode untuk mengelola waktu. Hal penting yang harus diketahui adalah mengetahui apa yang paling penting dan faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi waktu.

G.    Eisenhower Matrix

Cara “klasik” untuk mengetahui apa yang paling penting dalam hidup dan harus dilakukan adalah menggunakan Eisenhower Matrix (Stephen R. Covey mempopulerkan Eisenhower Matriks tersebut dalam bukunya 7 Habits of Highly Effective People). Berdasarkan kriteria Penting dan Mendesak, maka diperoleh empat kemungkinan.

 

Berdasarkan Eisenhower Matrix tersebut maka aktivitas yang harus diproritaskan berturut-turut adalah Urgent and Important, Not Imporant but Urgent; Not Urgent but Important;  Not Important and Not Urgent. Kata kuncinya, dahulukan yang URGENT. Berikut contoh-contoh dari masing-masing kotak :

§  Urgent and Important – for example the kitchen catching fire, a deadline to submit tax reports, a baby crying

§  Not Urgent and Important – doing exercises, long term planning, working on a project

§  Urgent and Not Important – various interruptions, facebook updates (not that Eisenhower used Facebook at his time), dealing with annoying people

§  Not Urgent and Not Important – activities that just waste time, procrastination, checking the latest lolcats, the wikipedia time-sucking hole, etc

Mengapa Eisenhower selalu mengatakan bahwa “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Tanpa memiliki Eisenhower Matrix maka sulit membedakan apa  yang urgent dan apa yang important. Tanpa mengetahui apa yang yang urgent dan apa yang important, kecenderungan manusia akan mengarah pada Urgent but Not Important.

Eisenhower Matrix hanya sebuah alat untuk mengelompokkan berbagai aktivitas manusia ke dalam kelompok yang tepat,  berdasarkan kriteria urgent dan important. Hal yang lebih penting adalah menetapkan apa yang paling penting dan mendesak.

Tentu saja apa yang paling penting dan paling mendesak bagi setiap orang berbeda-beda. Agama, status sosial ekonomi, latar belakang budaya, pengalaman hidup dan faktor-faktor lain yang relevan dapat mempengaruhi kriteria seseorang dalam menetapkan apa yang paling penting dan paling mendesak dalam hidupnya.

Dasar untuk mengetahui apa yang paling penting dalam kehidupan adalah dengan menetapkan misi, visi dan mengacu pada nilai-nilai yang menjadi pedoman sikap dan perilaku. Sebab, semua sikap dan perilaku manusia seharusnya mengacu pada misi dan visi yang akan diwujudkannya, dan nilai-nilai yang menjadi pedoman hidupnya.

Manusia perlu mengetahui waktu-waktu yang penting dalam hidupnya agar ia dapat menetapkan aktivitas-aktivitas penting dan mendesak yang akan dikerjakannya.

H.    Time Robbers

Setelah memiliki time management dan Eisenhower Matrix, maka hal penting selanjutnya yang harus diketahui adalah para pencuri waktu (time robbers). Dalam Eisenhower Matrix, time robbers sudah pasti masuk dalam kotak not urgent and not important.

Dalam buku Super Tactics of Time Management Experts diberikan beberapa contoh, antara lain: televisi dan radio, telephone, traffic terror, e-mails (internet), dan lain sebagainya. Tentu saja bukan berarti televisi, radio, telephone, dan internet tidak bermanfaat bagi manusia. Masalahnya, manusia seringkali bukan tidak mengetahui porsi waktu yang tepak untuk menonton acara televisi, mendengarkan radio, berbicara di telepon, dan menggunakan internet.

Mengetahui apa saja time robbers yang dapat menggagalkan program time management sangat penting agar orang dapat kembali fokus kepada berbagai aktivitas yang masuk kategori urgent and important.

I.       Mengukur Kualitas Manajemen Waktu

Tanpa memandang latar belakang status sosial seseorang, semua orang pasti sepakat bahwa, hari ini harus lebih baik daripada hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik daripada hari ini. Itulah semangat yang terkandung dalam continous improvement.

Jadi, seberapa baik kualitas manajemen waktu yang dijalankan, sangat dipengaruhi oleh konsistensi setiap orang menjalankan “proyek” continous improvement. Masing-masing oranglah yang bisa menilai apakah keadaannya menjadi lebih baik, atau merugi, atau beruntung.

J.      Time Management Matrix

Apakah Anda pernah merasa banyak sekali pekerjaan yang harus Anda selesaikan, padahal waktu yang Anda miliki terbatas? Jika hal itu sering terjadi, sudah tiba saatnya Anda mempelajari matrix pengelolaan waktu di bawah ini. Matrix Manajemen Waktu terdiri dari empat Quadran. Quadran I berisikan tugas-tugas Penting dan Mendesak, Quadran II tugas-tugas yang Penting tapi Tidak Mendesak, Quadran III kegiatan yang Mendesak tapi Tidak Penting, dan Quadran IV adalah kegiatan yang Tidak Penting dan juga Tidak Mendesak.

Dr Stephen Covey memperkenalkan konsep matriks manajemen waktu, terdiri dari empat kuadran mewakili dimana kita menghabiskan waktu kita.

§  Kuadran 1 adalah penting dan mendesak tugas-seperti menekan masalah & proyek batas waktu didorong.

§  Kuadran 2 adalah penting tapi tidak mendesak tugas-tugas seperti membangun hubungan, perencanaan dan mengenali peluang baru.

§  Quadrant 3 adalah tidak tugas-tugas penting, tetapi mendesak termasuk kegiatan dianggap gangguan (panggilan tertentu ie atau email).

§  Kuadran 4 tidak mendesak dan tidak tugas-tugas penting seperti hal-hal sepele dan buang waktu.

Matriks manajemen waktu bisa membantu kita untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan kita, sehingga waktu yang ada mencukupinya. Matrix manajemen waktu di mulai dengan penetapan tugas-tugas atau pekerjaan apa yang dinilai “penting/tidak penting” dan “mendesak/tidak mendesak” dalam kehidupan. 

Suatu tugas dinilai penting ketika tugas tersebut berkaitan langsung dengan tujuan yang ingin kita capai dalam kehidupan personal dan profesional. Punya waktu cukup bersama keluarga yang kita cintai, pengembangan di bidang pekerjaan dan karier, senantiasa aktif dalam kondisi sehat, bisa jadi merupakan tujuan professional dan personal bagi diri kita. Itulah mimpi atau visi hidup kita. Kegiatan-kegiatan yang berkontribusi pada visi kita ada di Quadran I dan II kegiatan yang penting, dan tidak boleh diabaikan.

Sebaliknya, menghabiskan waktu untuk mengirim e-mail berkepanjangan, sms-antanpa makna, menonton acara gossip di TV , bertelepon ria, menghadiri pertemuan yang tidak ada kaitan dengan tujuan utama hidup kita, adalah kegiatan-kegiatan yang tidak terlampau penting. Kegiatan-kegiatan tersebut ada di Quadran III dan IV. Namun jika memang aktivitas tadi tidak berkaitan dengan pengembangan profesi atau pribadi kita–misalnya ketika kita adalah seorang kritikus acara TV, maka nonton TV seharian adalah kegiatan penting, jadi ada Quadran I atau II. 

Apakah kita cenderung bereaksi (reaktif) terhadap lingkungan di sekeliling kita, atau kita cenderung pro-aktif? Makin reaktif, makin banyak tugas yang sifatnya mendesak. Tugas-tugas yang mendesak adalah tugas yang tidak bisa ditunda sama sekali. Segera harus dilakukan. Telepon yang berdering, bos yang tiba-tiba memanggil Anda untuk rapat, atau mengantarkan seseorang pergi berobat ke dokter, atau hal-hal lain yang membuat kita harus mengerjakannya segera. 

Tugas-tugas yang tidak mendesak adalah tugas yang tidak menuntut untuk segera dilakukan. Nonton TV, baca koran, baca novel, berkunjung ke tetangga, rekan, ngobrol santai, dan lain sebagainya. Artinya, kalaupun tidak dilakukan pada saat itu, masih bisa dilakukan di lain waktu.

Quadran II 

Dari sudut pandang manajemen waktu, kita harus lebih banyak berada di Quadran II, bersifat proaktif, senantiasa melakukan pekerjaan yang penting bagi kehidupan kita, tanpa tergesa-gesa, dikejar-kejar waktu. Kegiatan-kegiatan di Quadran II umumnya merupakan kegian-kegiatan preventif atau pencegahan. Misalnya memeriksa kondisi alat alat kerja (komputer), membangun hubungan antar pribadi, merencanakan kegiatan, ikut program pelatihan, cuti, berlibur. berolah raga, membaca buku bermutu, beres-beres rumah, kerja rutin sehari-hari. Misalnya, kita harus mempresentasikan sesuatu hal yang penting minggu depan. Hari ini pekerjaan tersebut telah kita mulai sedikit demi sedikit, hati-hati dan hasilnya bisa lebih berkualitas.

Di bawah ini ada hal-hal penting yang harus dikerjakan dengan cara proaktif (Quadran II) Namun ketika kita tidak lakukan, maka kegiatan tersebut akan pindah ke Quadran I, sehingga membuat kita merasa tertekan. 

§  Membangun hubungan baik dengan keluarga dan teman-teman 

§  Bagi manajer, mengembangkan kemampuan professional para pegawainaya. Bagi kita mengembangkan     pengetahuan dan keterampilan kita secara rutin

§  Berlatih/olahraga dan makan makanan yang sehat. 

§  Secara rutin menjaga peralatan kerja kita – komputer, kendaraan, dlsb. 

§  Menyisihkan waktu khusus untuk santai, rekreasi, istirahat

Semua contoh kegiatan di Quadran II tadi, mempunyai tujuan preventif atau pencegahan. Jika hal tersebut tidak dilakukan, maka kegiatan tersebut berpindah ke Quadran I, dan membuat kita tidak nyaman.

Quadran III

Quadran ini, tugas kita mendesak namun tidak penting. Ketika kita sedang mengerjakan sesuatu hal yang penting secara seksama (kita ada di Quadran II) , tiba-tiba ada rekan kita mengajak ke luar kantor untuk berbelanja sejenak ke toko di sebelah kantor. Atau menjawab telepon iseng yang berdering di HP atau telepon di meja kita, Segera mengikuti rapat kantor yang tidak punya kaitan langsung dengan pekerjaan kita. Kalau hal tersebut kita lakukan maka kita bisa masuk ke Quadran I.

Berani menolak ajakan teman, berani untuk tidak ikut bergabung dalam kegiatan lain ketika kita sedang berkonsentrasi pada satu kegiatan, membiasakan diri tidak “multitasking”, dapat mencegah kita masuk ke dalam Quadran III, dan tetap berada di Quadran II.

Quadran IV

Bentuk kegiatan di Quadran ini adalah kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak bagi tujuan hidup personal maupun professional. Sesekali sebagai bentuk “intermezzo” tidak ada salahnya, namun jangan dijadikan kebiasaan. Menggosip, saling curhat, nonton sinetron, menonton film, arisan, bersosialisasi, merupakan kegiatan yang dapat dikategorikan jatuh ke dalam Quadran IV. 

Mulai saat ini kita harus mempunyai pikiran yang jernih, bahwa Quadran II adalah daerah di mana kita akan melakukan kegiatan paling efektif dalam upaya mengapai tujuan hidup personal atau pun profesional. Jadi apa yang harus kita lakukan agar tetap berada di Quadran II sebanyak mungkin? 

1.      Dari daftar kegiatan kita, coba hilangkan atau kurangi kegiatan yang tidak pernting bagi kehidupan kita.

2.      Bangun, bentuk visi dan nilai hidup kita. Kehidupan yang bagaimana yang kita impikan. Visi tersebut akan memberikan arahan untuk memrioritaskan kegiatan kegiatan dan waktu kita. 

3.      Coba susun jadwal kegiatan mingguan dan harian yang relevan dengan visi atau mimpi kita. 

4.      Jangan menunda pekerjaan, jangan mencari kesempurnaan, jangan enggan mengatakan “TIDAK”. Hindari “time waster”, buang-buang waktu.

K.    Kasus dan Analisisnya

Besok Anda harus mempresentasikan laporan di depan atasan dan klien Anda, hari ini Anda masih belum juga menyusunnya. Perasaan Anda pastinya tertekan, jantung berdebar, adrenalin naik. Anda mulai stres. Lalu Anda berpikir: “Andai saja saya tugas tersebut tidak saya tunda mengerjakannya” Banyak di antara kita yang pernah mempunyai pengalaman seperti itu di tempat kerja dan di tempat kehidupan lainnya. Apa pun yang kita lakukan, rasanya tidak pernah ada waktu yang cukup.

Matriks manajemen waktu bisa membantu kita untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan Anda, sehingga waktu yang ada mencukupinya. Dan yang lebih utama: stres anda masih di ambang normal. Matrix manajemen waktu di mulai dengan penetapan tugas-tugas atau pekerjaan apa yang Anda nilai “penting/tidak penting” dan “mendesak/tidak mendesak” dalam kehidupan Anda.

Langkah pertama menggunakan matrix manajemen waktu, pasti yang dilakukan adalah apa ada di Quadran I, yaitu: “Penting dan Medesak”, dan pasti kita akan merasa tertekan atau stress. Tetapi ketika kita harus mengerjakan suatu tugas yang penting dalam waktu yang terbatas dan segera harus selesai, pasti kita akan merasa stres. Oleh karena itu, strateginya harus di ubah, kita harus pindah dari Quadran I ke Quadran II. Yaitu mengerjakan sesuatu yang penting namun tidak mendesak. Ketika kita berada di Quadran II, kita akan bisa mengerjakan tugas-tugas yang penting dengan cara tenang, tidak tergesa-gesa, sehingga tidak merasa tertekan.

Kemudian muncul pertanyaan, bagaimana caranya agar kita bisa pindah dari Quadran I ke Quadran II? Jawabnya adalah dengan menjawab pertanyaan berikut ini:

1.      Tugas tersebut penting atau tidak penting?

2.      Apakah tugas-tugas tersebut mendesak?

Dengan menjawab kedua pertanyaan tersebut, diharapakan kita bisa tahu kegiatan-kegiatan yang berada pada masing-masing Quadran dan kasus seperti di atas dapat segera diatasi dan selanjutya membuat manajemen waktu untuk melaksanakan tugas tersebut.

L.     Penutup

Orang yang hari ini sama dengan hari kemarin adalah orang yang merugi, dan sebaik-baiknya orang adalah orang yang hari ini lebih baik daripada hari kemarin dan keberadaanya berguna bagi orang lain. Hal ini akan tercapai jika anda bagus dalam menggunakan matriks managemen waktu. Dalam matriks ini dibagi menjdai 4 kuadran:

§  Kuadran 1: Penting Genting

§  Kuadran 2: Penting tak Genting

§  Kuadran 3: Tak Penting Genting

§  Kuadran 4: Tak Penting dan Tak Genting

Penting adalah hal-hal yang mendukung visi, misi kita, dan Genting adalah hal-hal yang membutuhkan penanganan segera. Seorang manager yang baik akan selalu memposisikan di posisi kuadran kedua, dimana segala urusan yang dia buat sudah direncanakan dengan sangat baik sehingga urusan-urusan penting berada dalam posisi tidak harus segera dalam penanganannya tapi sudah terencana dengan baik.

Esensi Manajemen Waktu bukan mengelola waktu karena waktu tak mungkin dikelola. Satu hari adalah 24 jam, tidak bisa ditambah atau dikurangi. Yang bisa dilalukan oleh kita adalah mengelola kegiatan kita sendiri, dicocokan dengan waktu yang telah tersedia. Mengelola diri sendiri atau self-management, itulah sejatinya manajemen waktu.

  

 DAFTAR PUSTAKA

http://adzanwahiddien.wordpress.com/manajemen-waktu/, diakses pada tanggal 31 Oktober 2013.

http://eseeky.com/ws/?source=0e457f76&tbp=homepage&toolbarid=base&u=d8ccc67d0000000000009cb70dde05d2, diakses pada tanggal 30 Oktober 2013.

http://hasanmustafa.blogspot.com/2009/11/matrix-manajemen-waktu.html,  diakses pada tanggal 30 Oktober 2013.

http://kancil-mbojo.blogspot.com/2012/09/manajemen-waktu-iii.html, diakses pada tanggal 31 Oktober 2013.

http://muhginanjar.blogspot.com/2011/05/5-tips-manajemen-waktu-untuk-freelancer.html, diakses pada tanggal 31 Oktober 2013.

http://personalitydinnyria.wordpress.com/, diakses pada tanggal 31 Oktober 2013.

http://www.businessdictionary.com/definition/matrix-organization.html, diakses pada tanggal 30 Oktober 2013.

http://www.hrcentro.com/artikel/Matriks_Management_Waktu_100505.html, diakses pada tanggal 31 Oktober 2013.

http://yennywisang.wordpress.com/2013/05/03/personal-time-management/, diakses pada tanggal 30 Oktober 2013.