METODE AKSES SISTEM INFORMASI AKADEMIK MELALUI SMS DENGAN ALTERNATIF SMS GATEWAY (SM-SIAKAD)

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Penggunaan teknologi informasi yang menunjang kegiatan belajar mengajar saat ini telah menjadi suatu kebutuhan pada sebuah institusi pendidikan. Keberhasilan dalam pengelolaan institusi sangat dipengaruhi oleh ketersediaan informasi yang tepat dan akurat dalam upaya memperolah peluang sekaligus menopang keunggulan kompetitifnya.

Salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan institusi pendidikan adalah proses administrasi akademik, karena pada prakteknya hampir melibatkan semua elemen institusi dan sejumlah besar berkas-berkas informasi. Sehingga apa yang selama ini dilakukan secara konvensional dan manual telah mulai terasa kelemahan dan kekurangannya. Oleh sebab itu penggunaan sistem informasi akademik yang terkomputerisasi dan terintegrasi telah menjadi satu solusi dalam proses administrasi.

Universitas-universitas dalam menghadapi kondisi persaingan global juga telah mulai menerapkan langkah-langkah strategis, terutama dalam hal penggunaan teknologi informasi untuk mendukung proses pendidikannya. Hal ini ditandai dengan telah terbangunnya jaringan intranet kampus dan sistem informasi akadamik (SIAKAD) yang mendukung proses belajar mengajar di lingkungan kampus.

1

Mengingat akan pesatnya kemajuan teknologi yang sudah merambah ke semua bidang, serta pola kehidupan masyarakat Indonesia yang sudah relatif maju, dapat dipastikan bahwa hampir semua orang saat ini sudah memanfaatkan teknologi seluler baik GSM maupun CDMA, serta media intenet, yang sebenarnya hal ini dapat diarahkan untuk menjadi nilai tambah dalam rangka kemajuan dunia pendidikan. Demikian pula dengan layanan SMS sebagai salah satu layanan seluler yang paling populer serta paling diminati saat ini, karena penggunaannya yang relatif mudah serta biayanya yang sangat murah.

Layanan berbasis SMS adalah sebagai suatu media komunikasi antara lembaga dengan mahasiswa, yang dapat membantu mahasiswa dalam mengawasi perkembangan akademisnya. Pengiriman informasi melalui media SMS akan menjamin tersampaikannya informasi secara cepat, tepat, akurat, dan up to date. Secara keseluruhan sistem ini berfungsi membantu kelancaran sistem pendidikan, dengan memanfaatkan teknologi infomasi dan komunikasi sebagai media penghubung antara mahasiswa dengan lembaga. Secara keseluruhan sistem ini berfungsi membantu kelancaran sistem pendidikan.

SMS atau short Messaging Services merupakan salah satu media yang paling banyak digunakan sekarang ini dikarenakan murah dan prosesnya cepat, dan langsung kepada tujuan. Adapun jasa atau servis yang menggunakan SMS antara lain adalah perbankan, seperti SMS banking. Kita hanya tinggal mengirim SMS untuk mengetahui saldo tabungan. Contact Center, yang memanfaatkan SMS untuk meningkatkan servis level kepada pelanggannya. Pada industri, seperti pemanfaatan SMS pada aplikasi GPS, yang dapat memonitor posisi langsung ke handphone si pengguna. Di pabrik yang memanfaatkan SMS sebagai alerting program dari mesin pabrik bila sewaktu-waktu mengalami kerusakan. Pada industri IT, data center yang memanfaatkan SMS untuk mengawasi kinerja dari server. Serta masih banyak lagi jasa dan industri yang menggunakan media ini.

Penulis menyadari akan manfaat tersebut dan menyampaikan gagasan tertulis mengenai “Metode Akses Sistem Informasi Akademik  melalui SMS dengan Alternatif SMS Gateway”. Dengan adanya metode ini diharapkan mahasiswa dapat mengakses sistem informasi akademik (SIAKAD) dimana saja dengan cepat dan mudah.

B.     Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang masalah di atas adalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana aplikasi SM-SIAKAD?

2.      Bagaimana pengembangan software SM-SIAKAD?

3.      Apa saja maksud dan tujuan SM-SIAKAD?

4.      Apa saja manfaat SM-SIAKAD?

5.      Bagaimana tahapan pengerjaan SM-SIAKAD?

6.      Siapa saja Sumber Daya Manusia yang terlibat dalam SM-SIAKAD?

C.    Tujuan

Adapun tujuan berdasarkan rumusan masalah di atas adalah sebagai berikut:

1.      Untuk mengetahui bagaimana aplikasi SM-SIAKAD.

2.      Untuk mengetahui bagaimana pengembangan software SM-SIAKAD.

3.      Untuk mengetahui maksud dan tujuan SM-SIAKAD.

4.      Untuk mengetahui manfaat SM-SIAKAD.

5.      Untuk mengetahui bagaimana tahapan pengerjaan SM-SIAKAD.

6.      Untuk mengetahui Sumber Daya Manusia yang terlibat dalam SM-SIAKAD.

D.    Metodologi Penulisan

Pengumpulan data yang dilakukan dalam penulisan makalah ini adalah teknik studi pustaka sebagai teknik utama. Studi pustaka dilakukan dengan cara mencari referensi sumber bacaan dari koran, majalah, dan buku mengenai topik yang kami bahas, baik itu melalui perpustakaan dan internet.

 

BAB II

LANDASAN TEORI

A.    Pengertian Sistem Informasi

Secara umum Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Berikut ini beberapa pengertian system informasi menurut para ahli.

1.      Menurut Mc leod, Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.[1]

2.      Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.[2]

3.      Menurut Erwan Arbie, Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan.[3]

4.     

4

Menurut Tafri D. Muhyuzir, Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.[4]

5.      Menurut O’Brien,  sistem  informasi   adalah   suatu   kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.

Gambar Komponen Sistem Informasi.

6.      Menurut Leitch Rosses mengemukakan sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

7.      Menurut Lani Sidharta, “Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen–komponen manual dan komponen–komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai”. [5]

8.      Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” [6]

9.      Menurut Gordon B. Davis (1991: 91), “Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.” [7]

B.     Pengertian Sistem Informasi Akademik

Sistem Informasi Akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk keperluan pengeloaan data-data Akademik dengan penerapan teknologi komputer baik ‘hardware’ maupun ‘software’,  ‘hardware’ (perangkat keras). Hardware adalah peralatan-peralatan seperti komputer (PC maupun Laptop), Printer, CD ROM, HardDisk, Handphone dan sebagainya. Sedang ‘Software’ (perangkat lunak) merupakan program komputer yang memfungsikan ‘hardware’ tersebut, sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil keputusan atau top manajemen di lingkungan perguruan tinggi.[8]

C.    Sistem dan Prosedur Sistem Informasi Akademik

Sistem Informasi Akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan Perguruan Tinggi yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya.

Sistem Informasi Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan perangkat lunak agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional.

Secara umum, Sistem Informasi Akademik yang digunakan di Perguruan Tinggi idealnya memiliki fitur-fitur sebagai berikut: [9]

Modul Data Sivitas Akademika

a.       Registrasi

b.      Kartu Tanda Mahasiswa

c.       Biodata

Modul Data Nilai Akademik

a.       Biodata Akademik

b.      Biodata Kegiatan

c.       Grafik Prestasi

d.      Kurikulum

e.       Kartu Rencana Studi

f.       Kartu Hasil Studi

g.      Transkrip Akademik

h.      Analisa Biodata

i.        Analisa Akademik

j.        Aplikasi Migrasi Data

k.      Aplikasi Akuntansi

Yang menjadi tantangan dalam sistem dan prosedur Sistem Informasi Akademik adalah:

1.      Bagaimana cara mengintegrasikan seluruh proses pengelolaan berbagai data akademik didalam Perguruan Tinggi ke dalam SIA?

2.      Bagaimana cara menjaga integritas SIA agar memiliki tingkat akurasi yang tinggi dan selalu tersedia?

3.      Bagaimana cara menjaga keamanan data yang tersimpan didalam SIA?

4.      Bagaimana cara memasyarakatkan SIA didalam SDM Perguruan Tinggi agar memanfaatkan SIA secara optimal?

Bagan Sistem dan Prosedur

SISDUR SIA
TIM PPTIK	DOSEN	MHS	STAF BAK	STAF KEU	UNIV/FAK/ PRODI	UMUM
Pemeliharaan SIA   Pengadaan SIA	Akses data ringkas mahasiswa,  Akses data ringkas dosen, Akses jadwal kuliah dan jadwal ujian,  Akses pengumuman   Login   Pengisian KRS   Akses nilai ujian   Pengelolaan nilai   Akses data mhs		SIA   Pengelolaan krs   Pengelolaan dosen   Pengelolaan pengumuman   Pengelolaan mhs	Pengelolaan biaya akademik	Pengelolaan jadwal   Akses data keuangan

D.    Short Message Service (SMS)

Short Message Service (SMS) merupakan sebuah layanan yang banyak diaplikasikan pada system komunikasi tanpa kabel, memungkinkan dilakukannya pengiriman pesan dalam bentuk alphanumeric antara terminal pelanggan atau antara terminal pelanggan dengan sitem eksternal seperti email, paging, voice mail, dan lain-lain [Gunawan, 2003]. Isu SMS pertama kali muncul di belahan Benua Eropa pada sekitar tahun 1991 bersama sebuah teknologi komunikasi wireless yang saat ini cukup banyak penggunaannya, yaitu Global System for Mobile Communication (GSM).

1.      Arsitektur dan Elemen Jaringan SMS

Layanan SMS dibangun dari berbagai entitas yang saling terkait dan mempunyai fungsi dan tugas masing-masing. Entitas dalam jaringan SMS ini disebut juga elemen jaringan SMS.

2.      Komunikasi Antar Elemen Jaringan SMS

Elemen utama dalam jaringan SMS adalah SMSC, dimana di dalamnya terdapat berbagai proses pengolahan short message. Prinsip kerja sebuah SMSC adalah store and forward. Dengan prinsip ini, seluruh short message yang masuk akan langsung ditampung tanpa melihat status tujuan apakah ada atau tidak. Penyampaian ke tujuan akan dilakukan kemudian dengan terlebih dahulu mengidentifikasi tujuan dengan meng-query entitas-entitas yang terlibat.

3.      Mengirim dan Menerima SMS

Ada dua mode untuk mengirim dan menerima SMS, Yaitu mode text dan mode PDU (protocol data Unit). Akan tetapi, sistem mode teks tidak didukung oleh semua operator GSM maupun terminal.

a.       Text Mode

Mode ini adalah cara termudah untuk mengirim pesan. Pada mode teks pesan yang kita kirim tidak dilakukan konversi. Sesungguhnya, mode teks adalah hasil enkode yang direpresentasikan dalam format PDU. Kelemahannya, kita tidak dapat menyisipkan gambar dan nada dering kedalam pesan yang akan dikirim serta terbatasnya tipe encoding.

b.      PDU (Protocol Data Unit) Mode

PDU Mode adalah format message dalam heksadesimal octet dengan panjang mencapai 160 (7 bit default alphabet). Kelebihan menggunakan mode PDU adalah kita dapat melakukan encoding sendiri yang tentunya harus pula didukung oleh hardware dan operator GSM.

E.     SMS Gateway

SMS Gateway adalah teknologi mengirim, menerima dan bahkan mengolah SMS melalui komputer dan sistem komputerisasi (software).[10]

SMS pada awalnya didesain untuk pertukaran message yang berukuran kecil, terutama digunakan untuk keperluan notifikasi dan paging baik numerik maupun alphanumerik. Akan tetapi, dengan perkembangan pesat SMS, kemudian bermunculan berbagai jenis aplikasi yang memanfaatkan fasilitas SMS. Sifat perangkat SMS yang Mobile dan dapat mengirimkan informasi dari mana saja selama masih dalam cakupan layanan operator, memunculkan aplikasi lapangan di mana informasi-informasi pendek dikirimkan kepada pusat pengolahan informasi.

Seperti kita ketahui, pada jaman sekarang, hampir semua individu telah memiliki telepon selular (handphone), bahkan ada individu yang memiliki lebih dari 1 handphone. SMS merupakan salah satu fitur pada handphone yang pasti digunakan oleh pengguna (user), baik untuk mengirim, maupun untuk menerima sms.Selain harganya terjangkau, sms juga praktis, dapat dibaca kapan saja (berbeda dengan telepon yang harus diakses pada saat itu juga).

Mekanisme Sistem Kerja SMS Gateway

Dari segi kecepatan sms, semakin banyak terminal (handphone/modem) yang terhubung ke komputer (dan disetting ke software sms), maka semakin cepat proses pengiriman smsnya. Hal ini dapat diilustrasikan sbb: 1 orang melakukan sms, dapat mengirimkan 10sms/menit (contohnya), maka apabila terdapat 10 orang, maka dapat mengirimkan 100sms/menit, 6.000 sms/jam. Semakin banyak orang/terminal, maka dibutuhkan waktu (loading) yang lebih sedikit (proses lebih cepat).

Selain dalam hal mengirim sms, dengan sistem komputerisasi, sms gateway dapat melakukan auto responder/auto reply, dimana dapat melakukan sms kembali ke pelanggan yang reply ke terminal anda. Fitur ini banyak dimanfaatkan seperti pada Pendaftaran agen pulsa, program iklan televisi (REG SELULAR88 kirim ke xxxx). Fitur lain dari sms gateway dapat juga dimanfaatkan sebagai pengumpul hasil polling. Contohnya pada : Indonesian Idol, Pilkada, dll (banyak acara televisi yang memanfaatkan kecanggihan sms gateway).

F.        Oracle

Perusahaan oracle didirikan pada tahun 1977 oleh tiga orang programmer, Bob Miner, Ed Oates, dan Larry Ellison yang menjabat sebagai CEO (chief Executive Officer) selama beberapa tahun sampai saat ini.
Perusahaan Oracle mengeluarkan empat family oracle database :

1. Edisi Personal – terbatas untuk dipakai oleh satu pemakai dan satu komputer saja
2. Edisi Standard – untuk database kecil/menengah dengan sejumlah pemakai bersama. Sering juga disebut edisi Work-group
3. Edisi Enterprise – untuk dipakai pada jaringan berskala besar dengan jumlah pemakai yang sangat banyak mendukung fitur-fitur lanjutan seperti data warehousing dan lain-lain.

4. Edisi Lite – untuk digunakan pada komputer laptop. Edisi ini berbeda dengan edisi lainnya dan didesain khusus untuk pemakaian memori dan harddisk berkapasitas kecil yang dimiliki oleh komputer laptop atau notebook.

Oracle menggunakan layanan Oracle Net untuk memungkinkan hubungan aplikasi client-server ke oracle database. Oracle Net mendukung hubungan jaringan dengan protocol TCP/IP. Layanan Oracle Net bekerja sebagai perantara untuk memungkinkan Oracle Client akses ke oracle database server.
Hubungan langsung antara client ke server ini disebut juga arsitektur “Two-Tier”. Oracle Net mempunyai tiga fungsi :

• Connection Action (Aksi Koneksi)
• Data Transmission (pengiriman Data)
• Exception handling operation (Pengaturan perkecualian)

Connection Action (Aksi Koneksi) adalah tahap dimana hubungan antara client dan server akan dibina. Pada mulanya client akan mengajukan permohonan untuk mengadakan koneksi dengan Oracle database server. Aplikasi client harus menyediakan nama pemakai (user name), password, dan nama net service.
Oracle Net Listener atau secara singkat disebut listener adalah komponen Oracle Net yang berfungsi untuk mendengarkan permohonan client untuk mengadakan koneksi. Listener tersebut di konfigurasikan dengan alamat protokol. Jika client juga di konfigurasikan dengan alamat protokol yang sama, client tersebut dapat mengajukan permohonan untuk berhubungan ke listener tersebut. Setelah hubungan terbina, client dan oracle database server berkomunikasi secara langsung.

BAB III

PEMBAHASAN

A.    Aplikasi SM-SIAKAD

SM-SIAKAD adalah aplikasi SMS Gateway yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). Aplikasi ini dapat melakukan pengiriman dan penerimaan SMS dari Personal Computer (PC) yang terkoneksi dengan GSM modem atau handphone. Pemilihan antara menggunakan GSM modem atau handphone dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing dengan pertimbangan perbedaan harga dan kualitas sinyal. Kualitas sinyal yang dimiliki oleh GSM modem lebih baik dibandingkan handphone karena GSM modem dedesain khusus untuk mengirim dan menerima SMS. Namun dari sisi harga, penggunaan handphone dirasa lebih menarik. Beberapa GSM modem yang diproduksi oleh Siemens antara lain TC45, TC35, dan M20.

Secara garis besar, ada dua pekerjaan penting yang dilakukan pada server, yaitu:

1.      Memantau pesan yang datang ke terminal, memprosesnya (parsing) dan menuliskannya ke database,

2.      Memantau pesan yang akan di eksekusi sesuai dengan kode yang telah ditetapkan untuk kemudian di proses ke Database Server Siakad. Hasil proses dengan segera dikirimkan keterminal kembali.

12

Rancangan dan mekanisme yang terjadi pada aplikasi SM-SIAKAD dibangun menggunakan UML (Unified Modelling Language). Rancangan ini terdiri dari diagram use case dan activity diagram. Gambar di bawah adalah diagram use case aplikasi SM-SIAKAD. Aplikasi SM-SIAKAD melibatkan empat pengguna sistem, yaitu mahasiswa, administrator, operator, dan dosen. Mahasiswa adalah pencari informasi akademik, yaitu indeks prestasi kumulatif dan indeks prestasi pada semester sebelumnya, nilai UAS, nilai UTS, nilai tugas, nilai remidial, jadwal kuliah, dan informasi terbaru jurusan. Selain mencari informasi akademik, mahasiswa juga dapat mengubah username  dan  password untuk keamanan ataupun untuk kemudahan mengakses informasi.

Diagram use case dan activity aplikasi SM-SIAKAD[11]

B.     Pengembangan Software SM-SIAKAD

1.      Sebab Utama Masalah Pengembangan Software

Meskipun kegagalan pada tiap proyek berbeda-beda, akan tetapi pada umumnya disebabkan oleh kombinasi sebab utama sebagai berikut :

a.       Tidak adanya manajemen requirement yang khusus.

b.      Komunikasi yang tidak tepat dan meragukan.

c.       Arsitektur yang rapuh.

d.      Kompleksitas masalah yang kian berat.

e.       Requirement, perancangan dan implementasi yang tidak terdeteksi ketidakkonsistenannya.

f.       Testing yang kurang mencukupi.

g.      Kegagalan mengurangi resiko.

h.      Perubahan yang tidak terkontrol.

i.        Otomatisasi yang kurang.

Jika sebab utama diatas bisa ditangani dengan baik, tidak hanya gejala saja yang bisa diatasi, akan tetapi juga bisa mengubah keadaan ke posisi yang lebih baik untuk mengembangkan dan memelihara software yang berkualitas yang bisa diprediksi dan bisa diulangi [Munawar, 2005].

2.      Pengembangan Software dengan Rational Unified Process (RUP)

Pengembangan software secara klasik mengikuti siklus air terjun secara berulang-ulang, masalah mendasar pada pendekatan ini adalah adanya resiko terhadap waktu yang akan membutuhkan biaya tinggi untuk membetulkan kesalahan yang terjadi pada proses awal. Proses berurutan juga menjadi kendala yang lain, karena bila salah satu bagian telat maka akan berpengaruh terhadap keseluruhan proyek. Dampak lebih jauh jelas akan memperbesar biaya proyek.

Pendekatan lain yang popular untuk menguasai persoalan pada model air terjun diatas dikemukakan oleh Barry Boem pada tahun 1986 yang lebih dikenal dengan model Spiral. Model Spiral ini mendeskripsikan bagaimana sebuah produk berkembang kebentuk versi baru dan bagaimana sebuah versi dikembangkan secara incremental dari mulai prototipe ke produk jadi.

Perbaikan dari model spiral adalah dengan pendekatan Rational Unified Process (RUP) atau biasa disebut proses iterative dan incremental. Dengan model ini, identifikasi resiko pada proyek dipaksa untuk muncul pada fase-fase awal siklus, agar bisa dilakukan antisipasi secara tepat waktu dan efisien. Dengan pendekatan ini pengembang dipaksa untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang bisa diprediksikan serta bisa dilakukan pengulangan atas pekerjaan tersebut.

Metode Pengembangan RUP berorientasi pada fase, inkrementasi, dan proses iterasi. Adapun kelebihan RUP adalah adaptif terhadap derajat kompleksitas sistem yang sedang dikembangkan.

Pendekatan secara inkremental (incremental) dilakukan ditiap fase dengan tujuan meningkatkan kualitas produk, misal dengan adanya penambahan fitur dan fungsi pada suatu produk. Pada pendekatan ini, fungsi dasar aplikasi telah dipahami oleh user. Dimana aspek penting dari user requirements telah dirancang, sebagai awal dari pengembangan suatu aplikasi

Pendekatan secara iterasi di refleksikan ke RUP pada tiap-tiap fase, yang bertujuan melakukan proses perbaikan produk serta mengurangi resiko kesalahan. Dimana ke empat fase ini memiliki fokus pada proses pengembangan yang berbeda-beda. Masing-masing fase saling berhubungan satu sama lain.

Ada 5 aktivitas yang akan dijalani dalam pembuatan aplikasi berdasarkan metode RUP, yaitu:

1)      Requirements. Yaitu menentukan kebutuhan software.

2)      Analisys. Setelah kebutuhan ditentukan, hasilnya dianalisa untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang akan dibuat.

3)      Design. Setelah analisa kebutuhan selesai dilakukan dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu tahap design. Dimana pada tahap ini semua requirements dirancang desain software-nya.

4)      Implementation. Merupakan tahap implementasi dari desain yang telah dibuat. Pada tahap ini dilakukan penulisan kode sesuai dengan rancangan yang dibuat pada tahap design.

5)      Test. Pada tahap ini dilakukan testing dan debugging. Yaitu pengetesan dan penelusuran kesalahan dari software yang dibuat.

C.    Maksud dan Tujuan SM-SIAKAD

1.      Meningkatkan layanan informasi kepada mahasiswa, dosen, dan pihak lainnya.

2.      Menyediakan jasa layanan informasi akademik dan sekolah kepada mahasiswa khususnya, melalui media internet (website) dan pesan singkat (SMS).

3.      Memudahkan memonitor perkembangan akademik mahasiswa.

4.      Mempercepat akses SIAKAD tanpa adanya overload.

D.    Manfaat SM-SIAKAD

1.      Manfaat bagi Universitas

a.       Menyajikan informasi yang dibutuhkan pihak universitas mengenai data akademik mahasiswa secara up to date dengan biaya yang murah.

b.      Meningkatkan citra sekolah sebagai sekolah yang peduli, transparan, dan maju selangkah dibidang teknologi.

c.       Mendapatkan laporan yang komprehensif tentang prestasi akademik mahasiswa, pembayaran SPP, dan lain-lain yang disajikan dalam bentuk online melalui media Web dan Laporan SMS.

d.      Memudahkan universitas untuk mengirimkan infomasi kepada mahasiswa.

e.       Petugas penyedia layanan informasi akademik lebih mudah dalam melaksanakan tugasnya.

2.      Manfaat bagi Mahasiswa

a.       Memudahkan memperoleh data IP per semester, jadwal mata kuliah, nilai UTS, nilai UAS, nilai tugas, remedial, dan informasi-informasi terbaru dari jurusan.

b.      Mahasiswa dapat melihat nilainya melalui Website atau SMS, sehingga lebih cepat.

c.       Mahasiswa dapat mengetahui informasi akademik kapan saja dan dari mana saja.

E.     Tahapan Pengerjaan SM-SIAKAD

Fase yang digunakan dalam pengerjaan proyek adalah sebagai berikut:

1.      Preliminary Investigation Phase

Tahapan ini bertujuan untuk melakukan wawancara dan survei untuk mengetahui seberapa besar ruang lingkup proyek yang akan dilaksanakan serta membuat perkiraan biaya serta jadwalpengembangan proyek.

2.      Problem Analysis Phase

Tahapan analisa berguna untuk melakukan studi dan analisa terhadap sistem yang telah ada (sistem lama). Mengumpulkan informasi dari sistem yang telah ada mengenai permasalahannya, penyebab adanya masalah serta efek dari permasalahan yang ada.

3.      Requirement Analysis Phase

Tahapan ini berfungsi untuk mencari tahu apa saja yang dibutuhkan atau diinginkan oleh sistem yang baru. Mengidentifikasi data, proses serta tampilan antarmuka yang diperlukan untuk sistem baru.

4.      Decision Analysis Phase

Tahapan ini bertujuan untuk melakukan identifikasi terhadap beberapa kandidat dari solusi yang akan diajukan, menganalisa kelayakan kandidat-kandidat tersebut serta merekomendasikan kandidat yang layak sebagai solusi dari sistem. Kandidat tersebut dievaluasi dengan kriteria technical feasibility, operational feasibility, economic feasibility, schedule feasibility, dan risk feasibility.

5.      Design Phase

Tahapan ini berguna untuk melakukan perubahan dari proses bisnis serta requirement dari tahapan analisa menjadi desain yang dibutuhkan untuk membangun sistem.

6.      Construction Phase

Tahapan ini melakukan dua hal yaitu: membuat sistem dan melakukan testing terhadap sistem yang memenuhi requirement dan spesifikasi desain, serta melakukan penyesuaian terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dengan proses bisnis baru yang sedang dikembangkan. Bagian akhir dari fase ini adalah pembuatan dokumentasi.

7.      Implementation Phase

Tahapan ini melakukan implementasi sistem agar sistem dapat beroperasi serta perpindahan sistem secara perlahan. Tahapan ini juga mencakup pelatihan pengguna.

F.     Sumber Daya Manusia yang Terlibat dalam SM-SIAKAD

1.      Project Manager, mengatur penggunaan sumber daya yang ada dalam pengembangan perangkat lunak.

2.      Sistem Analyst, menganalisa permasalahan, kebutuhan dan keputusan yang dibuat dalam pengembangan sistem.

3.      Database Designer, mengatur data-data yang dibutuhkan dalam keputusan, yaitu:

4.      Documentator, mendokumentasikan proses pembuatan dan membuat manual dari SIA Berbasis Web dan SMS.

5.      Programmer, mengimplementasikan analisa requirements, yaitu :

6.      Graphics Desainer, merancang antar muka pemakai sistem perangkat lunak.

7.      Tester, merancang urutan pengujian dan menguji SIA Berbasis Web dan SMS.

BAB IV

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi sistem informasi akademik berbasis SMS mampu mempermudah mahasiswa dalam mencari informasi akademik serta meningkatkan pelayanan pendidikan secara serta merta dapat meningkatkan kualitas kinerja lembaga.

Adapun kelebihan-kelebihan dari aplikasi ini adalah sebagai berikut. (1) Mahasiswa dapat dengan mudah mencari informasi indeks prestasi, jadwal mata kuliah, nilai UTS, nilai UAS, nilai tugas, remedial, dan informasi-informasi terbaru dari jurusan. (2) Mahasiswa dapat dengan cepat mengetahui informasi akademik. (3) Mahasiswa dapat mengetahui informasi akademik kapan saja dan dari mana saja. (4) Petugas penyedia layanan informasi akademik lebih mudah dalam melaksanakan tugasnya.

B.     Implikasi

Pertama, perencanaann SIAKAD Online melalui pendekatan bottom up dengan minta masukan dari fakultas dan jurusan, dan top down dengan memperhatikan arahan dari Dirjen Dikti Depdiknas. Perencanaan pengembangan perangkat lunak dan perangkat keras, ditangani oleh dosen sendiri yang menjalin kerja sama dengan Central Exellen Microsoft dan PT Telkom.

Kedua, struktur organisasi SIAKAD Online, masih merupakan bagian dari UPT Pusat Komputer, dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung-jawab kepada Rektor. Pengelola SIAKAD Online dibutuhkan orang-orang yang memiliki keahlian di bidangnya, sehingga dapat bekerja secara profesional, dan harus memiliki integritas dan dedikasi yang tinggi.

20

Ketiga, sumber pembiayaan SIAKAD Online berasal dari (a) iuran mahasiswa, (b) penerimaan negara bukan pajak, (c) APBN, (d) hibah, (e) block grand, dan (f) income generate.

Keempat, aplikasi perangkat lunak SIAKAD Online menggunakan back end database Oracle dengan mesin IBM serta HP Proliant dan Operating System Linux ES 3. Untuk aplikasi server-nya menggunakan Preprocessor Hipertext Programming berjumlah 6 server. Pengelolaan bandwidth dilakukan oleh mesin dengan sistem operasi Free BSD dan Traffic Shaper Altq. Sistem jaringan yang digunakan untuk intranet berbentuk bintang bertingkat, sedangkan jaringan untuk internet disediakan oleh switch yang terdapat di BBS Switching, dan server-nya terdapat di simpul MISTC. Pengguna utama SIAKAD Online adalah; mahasiswa, dosen, ketua jurusan, ketua program studi, dan Pembantu Dekan I.

Kelima, Evaluasi pelaksanaan program SIAKAD Online dilakukan oleh Tim Monev dibawah koordinasi Pembantu Rektor I, meliputi proses, prosedur operasi, pelaksanaan, pengamanan dan kendala serta kerusakan yang terjadi. Laporan pelaksanaan program SIAKAD Online berupa LAKIP dan digabung dengan Laporan Tahunan secara keseluruhan.

C.    Saran

Adapun saran yang dapat digunakan dalam pengembangan SM-Siakad yaitu : (a) harus diperhatikan aspek perangkat keras, perangkat lunak, sumberdaya manusia, dan manajemen dengan cermat dan proporsional; (b) perlu dilakukan pengkajian dan peninjauan organisasi SIAKAD Online agar sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan organisasi; (c) perlu penggalian dana yang lebih intensif dari berbagai sumber untuk pembiayaan SIAKAD Online; (d) infrastruktur program SIAKAD Online, masih harus ditingkatkan baik jumlah maupun kapasitasnya; (e) sumberdaya manusia yang terlibat dalam pelaksanaan SIAKAD Online perlu ditingkatkan kemampuan dan ketrampilannya; (f) evaluasi program SIAKAD Online seyogyanya juga mengevaluasi keterpaduan sistemnya, pengoperasiannya, pengamanannya, dan prosedurnya; (g) perlu upaya khusus untuk membina dan melatih para dosen yang masih menolak dan gagap teknologi, sebab melalui sosialisasi saja tidak cukup.

---

[1]  Raymond  Mcleod, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, PT. Prenhallindo,  p.11

[2]  Tata Sutabri, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Andi, p.57

[3] E. Arbie, 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke-7, Jilid 1, Bina Alumni Indonesia, Jakarta, p.88

[4] T.D. Muhyuzir, 2001, Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, Cetakan Kedua, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, p.145

[5] Lani Sidharta, 1995, Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T. ELEX Media Komputindo, Jakarta, p. 66

[6] HM. Jogiyanto, 1999, Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, p.92

[7] Gordon B. Davis, 1991, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta, p.47

[8] http://tipstrategi.wordpress.com/2010/05/05/pengertian-sistem-informasi-akademik/

[9] www.unhas.ac.id/rhiza/arsip/.../6-sispros-ais-v1.doc

[10] http://globalonlinebook.blogspot.com/2012/08/pengertian-sms-gateway.html

[11] http://blog.unsri.ac.id/Tefhan13/tugas-aplikom-2011-2012/implementasi-sistem-informasi-akademik-atau-pemanfaatanimplementasi-teknologi-informasi-/mrdetail/52533

DAFTAR PUSTAKA

Arbie, E.. 2000. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke-7, Jilid 1. Jakarta: Bina Alumni Indonesia.

Gordon B. Davis. 1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1. Jakarta: PT Pustaka Binamas Pressindo.

http://aproditemerindu.blogspot.com/2011/04/sms-gateway-sebagai-salah-satu.html, diakses pada tanggal 18 Oktober 2013.

http://blog.unsri.ac.id/Tefhan13/tugas-aplikom-2011-2012/implementasi-sistem-informasi-akademik-atau-pemanfaatanimplementasi-teknologi-informasi-/mrdetail/52533, diakses pada tanggal 29 Oktober 2013.

http://globalonlinebook.blogspot.com/2012/08/pengertian-sms-gateway.html, diakses pada tanggal 17 Oktober 2013.

http://p3m.amikom.ac.id/p3m/dasi/maret08/08%20%20AMIKOM_Yogyakarta_SISTEM%20INFORMASI%20SEKOLAH%20BERBASIS.pdf, diakses pada tanggal 20 Oktober 2013.

http://tipstrategi.wordpress.com/2010/05/05/pengertian-sistem-informasi-akademik/, diakses pada tanggal 18 Oktober 2013.

http://www.selular88.com/sms-gateway, diakses pada tanggal 18 Oktober 2013.

Jogiyanto HM.. 1999. Analisis dan Desain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Mcleod, Raymond. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Muhyuzir T.D.. 2001. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, Cetakan Kedua. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Sidharta, Lani. 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta: PT. ELEX Media Komputindo.

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.

www.unhas.ac.id/rhiza/arsip/.../6-sispros-ais-v1.doc, diakses pada tanggal 27 Oktober 2013.