My Globe: SOAL MANAJEMEN PERKANTORAN POKOK BAHASAN EFISIENSI SISTEM KERJA

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .................................................................................................... 1

DAFTAR ISI ................................................................................................................. 2

Tabel Spesifikasi Tes pilihan Ganda ............................................................................... 3

Tabel Spesifikasi Tes esai ................................................................................................ 4

Soal Pilihan Ganda Biasa................................................................................................. 5

Soal Pilihan Ganda Analisis Hubungan Antar Hal ......................................................... 16

Soal Pilihan Ganda Analisis Kasus ................................................................................. 21

Soal Pilihan Ganda Kompleks ........................................................................................ 29

Soal Esai ......................................................................................................................... 35

Kunci Jawaban Soal Pilihan Ganda ................................................................................ 36

Kunci Jawaban Soal Esai ................................................................................................ 38

TABEL SPESIFIKASI TES PILIHAN GANDA

Mata Pelajaran : Manajemen Perkantoran

Waktu Tes : -

Bentuk Tes : Pilihan Ganda

Jumlah Soal : 125

No	Pokok Bahasan	Jenjang Kemampuan																		Jml. Butir Soal	%
		C1			C2			C3			C4			C5			C6
		M	s	S	M	s	S	M	s	S	M	s	S	M	s	S	M	s	S
1	Pengertian efisiensi kerja	2			1	2		1				2					1		2	11	8, 8%
2	Faktor-faktor efisiensi kerja	3	2		1					2						3		1		12	9,6%
3	Asas-asas efisiensi kerja	4	3	1	1	5	5		3				4		2			5		33	26,4%
4	Syarat efisiensi kerja	2		3			1	2						3					3	14	11,2%
5	Sumber efisiensi kerja	3	5	2			1			2				1			1	1		16	12,8%
6	Penerapan efisiensi dalam kantor	1	4		3		4	3	1	4			5		5	3		6		39	31,2%
Jumlah Butir Soal		15	14	6	6	7	11	6	4	8	0	2	9	4	7	6	2	13	5	125	100%

Keterangan:

M : Mudah

s (kecil) : Sedang

S (besar) : Sulit

TABEL SPESIFIKASI TES ESAI

Mata Pelajaran : Manajemen Perkantoran

Waktu Tes : -

Bentuk Tes : Esai

Jumlah Soal : 20

No.	Pokok Bahasan	Jenjang Kemampuan						Jumlah Butir Soal	%
No.	Pokok Bahasan	C1	C2	C3	C4	C5	C6	Jumlah Butir Soal	%
1	Pengertian efisiensi kerja		1		1		1	3	15%
2	Faktor-faktor efisiensi kerja		2					2	10%
3	Asas-asas efisiensi kerja	1	2	1	1			5	25%
4	Syarat efisiensi kerja			1				1	5%
5	Sumber efisiensi kerja		2	1				3	15%
6	Penerapan efisiensi dalam kantor				3	2	1	6	30%
Jumlah Butir Soal		1	7	3	5	2	2	20	100%

SOAL PILIHAN GANDA BIASA

1. Berikut ini yang bukan merupakan pengertian dari efisiensi kerja adalah…..

A. Perbandingan terbalik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.

B. Mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan.

C. Apabila mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil yang mungkin diberikan.

D. Prediksi keluaran/output pada buaya minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan dengan keluaran yang dikirim.

2. Dibawah ini merupakan faktor-faktor efisiensi kerja adalah, kecuali..…

A. Cahaya

B. Warna

C. Udara

D. Gerak

3. Perbuatan yang bisa menimbulkan pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor adalah…..

A. Barang yang tidak dipakai karena kelebihan dikembalikan ke tempat asal.

B. Pemakaian barang atau peralatan yang sesuai dengan tujuannya.

C. Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi kerusakan atau kadaluarsa.

D. Cara pengoperasian peralatan yang tepat

4. Berikut ini yang bukan merupakan syarat-syarat efisiensi kerja adalah….

A. Pekerjaan yang dikerjakan berguna target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.

B. Dalam pelaksanaan harus menggunakan aturan kerja yang berbelit-belit.

C. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan.

D. Ada pembagian kerja yang jelas.

5. Berikut ini beberapa pedoman yang dapat dilakukan untuk bekerja yang efisien, kecuali…..

A. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.

B. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja.

C. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan sesantai mungkin.

D. Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat.

6. Berikut ini cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dalam bekerja, , kecuali…..

A. Ambil waktu sebanyak mungkin untuk beristirahat.

B. Penggunakan waktu dengan baik.

C. Jangan menyerah.

D. Lakukan dengan Eustress.

7. Syarat yang menyatakan bahwa dalam mencapai sesuatu yang efektif dari segi baiya, tenaga kerja, material, peralatn, waktu, dan ruang yang dimanfaatkan secara tepat merupakan pengertian syarat efisiensi kerja, yaitu.....

A. Efektif

B. Ekonomis

C. Rasionalis

D. Praktis

8. Pelaksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja memuaskan, merupakan pengertian dari syarat efisiensi kerja, yaitu.....

A. Rasionalisasi Wewenang dan Tanggung jawab

B. Pelaksanaan Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan

C. Rasionalisasi Wewenang dan Tanggung jawab

D. Prosedur Kerja yang Praktis

9. Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah.....

A. Kesadaran, keahlian dan disiplin

B. Perencanaan, penyederhanaan dan penggabungan

C. Pikiran, tenaga, benda (uang), dan waktu

D. Efektif, ekonomis dan praktis

10. Salah satu efisiensi kerja di kantor adalah Efisiensi dalam pemakaian alat tulis kantor, dapat dilakasanakan dengan cara.....

A. Pemakaian barang yang tidak sesuai dengan tujuan.

B. Pakailah kertas konsep secara timbal balik.

C. Pergunakan karbon dengan cermat.

D. Hindarkan membuat tembusan surat dan lainnya yang berlebihan.

11. Menurut The Liang Gie terdapat 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu....

A. Tanggung jawab, disiplin dan kerja keras.

B. Kemauan, kemampuan dan kemahiran.

C. Kesadaran, keahlian dan disiplin.

D. Pikiran, benda dan waktu

12. Dalam pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dan efektifitas, dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna, artinya…..

A. Efektif, ekonomis dan praktis.

B. Tepat, cepat, hemat, dan selamat.

C. Berhasil guna, pembagian kerja yang nyata, dan prosedur kerja yang praktis.

D. Dapat menyempurnakan pekerjaan.

13. Berikut ini yang bukan merupakan tujuan dari efisiensi kerja kantor adalah…..

A. Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan (SDM).

B. Menyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan.

C. Menentukan Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) Pegawai/Karyawan.

D. Menentukan laba perusahaan.

14. Efisiensi pekerjaan kantor berhubungan dengan produktivitas kerja yang mengatakan bahwa peningkatan produktivitas pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk, kecuali….

Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama.
Pengurangan sedikit sumber daya sekadarnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar.
Pengguanaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah produksi yang sama.
Penggunaan sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar lagi.

15. Menurut Soekartawi (1989:29), mengemukakan bahwa efisiensi pemasaran akan terjadi jika, kecuali…..

A. Prosentase pembedaan harga yang dibayarkan konsumen dan produsen terlalu tinggi.

B. Biaya pemasaran bisa ditekan sehingga ada keuntungan.

C. Pemasaran dapat lebih tinggi.

D. Tersedianya fasilitas fisik pemasaran.

16. Secara lebih terperinci, faktor yang memengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan efisien, di antaranya adalah sebagai berikut, kecuali.....

A. Bentuk dan susunan serta permukaan meja kerja perlu dirancang dengan baik.

B. Kursi hendaknya tetap dan tidak dapat berubah-ubah.

C. Posisi benda atau barang yang sering digunakan diatas meja dan segera simpan semua peralatan atau berkas yang tidak diperlukan lagi agar meja tetap rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efisien.

D. Barang atau benda yang ada di dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan.

17. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara.....

A. Suatu usaha dengan hasil

B. Suatu hasil dengan mutu

C. Suatu pikiran dengan tenaga

D. Suatu waktu dengan dengan pikiran

18. Lima unsur yang menjadi sumber-sumber kerja, adalah…..

A. Pikiran, uang, mesin kantor, alat kantor, dan tenaga

B. Pikiran, tenaga, waktu, alat kantor, dan mesin kantor

C. Pikiran, waktu, ruang, alat kantor, dan uang

D. Pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda

19. Yang dimaksud dengan work simplification adalah…..

A. Penerapan kerja

B. Perencanaan kerja

C. Pedoman kerja

D. Penyederhanaan kerja

20. Apa yang dimaksud dengan cara yang paling mudah…..

A. Tidak mudah akibat memakai banyak tenaga

B. Tidak sulit akibat memakai banyak pikiran

C. Tidak bisa akibat memakai banyak benda

D. Tidak jauh karena jaraknya ruang kerja

21. Berikut ini merupakan 5 asas efisiensi dalam tatausaha, yaitu…..

A. Asas perencanaan, asas penghematan, asas penghapusan, asas penggabungan, dan asas pedoman

B. Asas perencanaan, asas penyederhanaan, asas penghematan, asas penerapan, dan asas penghapusan

C. Asas perencanaan, asas penyederhanaan, asas penghematan, asas penggabungan, dan asas penyelesaian

D. Asas perencanaan, asas penyederhanaan, asas penghematan, asas penghapusan, dan asas penggabungan

22. Perwujudan asas perencanaan dalam bidang tatausaha, adalah…..

A. Pedoman tentang maksud warkat

B. Pedoman tentang tatausaha

C. Pedoman tentang biaya

D. Pedoman tentang kegiatan

23. Pedoman kedua dalam asas perencanaan, adalah…..

A. Pedoman tentang biaya

B. Pedoman tentang penetapan prosedur

C. Pedoman tentang perencanaan formulir

D. Pedoman tentang pengadaan mesin

24. Pedoman ketiga dalam asas perencanaan, adalah…..

A. Pedoman tentang penyelesaian

B. Pedoman tentang maksud warkat

C. Pedoman tentang pengadaan mesin tatusaha

D. Pedoman tentang penetapan prosedur

25. Asas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet menjadi.....

A. Lebih mudah

B. Lebih berat

C. Lebih terinci

D. Lebih sistematis

26. Asas pertama dari asas penyederhanaan, yaitu…..

A. Pedoman tentang waktu

B. Pedoman tentang tatacara

C. Pedoman tentang perlengkapan tatausaha

D. Pedoman tentang tindakan

27. Asas kedua dari asas penyederhanaan, yaitu…..

A. Pedoman tentang waktu

B. Pedoman tentang tatacara

C. Pedoman tentang perlengkapan tatausaha

D. Pedoman tentang tindakan

28. Asas ketiga dari asas penyederhanaan, yaitu…..

A. Pedoman tentang waktu

B. Pedoman tentang tatacara

C. Pedoman tentang perlengkapan tatausaha

D. Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha

29. Berikut ini merupakan pedoman-pedoman dalam asas penghematan, adalah…..

A. Pedoman tentang mesin dan alat kantor dalam pelaksanaan

B. Pedoman tentang penggabungan biaya

C. Pedoman tentang kelengkapan mesin kantor

D. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan

30. Asas penghematan berfungsi untuk....

A. Menghitung biaya

B. Mencegah pemakaian benda berlebihan

C. Membuat terobosan baru

D. Menghilangkan sistem yang tidak berjalan

31. Asas penggabungan berfungsi untuk...

A. Meniadakan langkah-langkah

B. Membuat sistem baru

C. Memusatkan sistem yang telah ada

D. Menghemat waktu kerja

32. Pedoman pelaksanaan pertama dalam asas penggabungan, adalah….

A. Pedoman tentang kerja sekali jalan

B. Pedoman tentang pemakaian alat serbaguna

C. Pedoman tentang mesin

D. Pedoman tentang gedung

33. Pedoman pelaksanaan kedua dalam asas penggabungan, yaitu…..

A. Pedoman tentang kerja sekali jalan

B. Pedoman tentang pemakaian alat serbaguna

C. Pedoman tentang mesin

D. Pedoman tentang gedung

34. Pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, berjalan dengan adanya … unsur usaha atau sumber kerja.

A. 5 B. 4 C. 3 B. 2

35. Dalam pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan pikiran dalam sumber kerja yaitu…

A. Untuk mencapai cara yang teringan

B. Untuk mencapai cara yang tercepat

C. Untuk mencapai cara yang termurah

D. Untuk mencapai cara yang termudah

36. Dalam pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan tenaga dalam sumber kerja yaitu…

A. Untuk mencapai cara yang terdekat

B. Untuk mencapai cara yang teringan

C. Untuk mencapai cara yang termudah

D. Semua jawaban benar

37. Dalam pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan benda dalam sumber kerja yaitu…

A. Untuk mencapai cara yang terdekat

B. Untuk mencapai cara yang teringan

C. Untuk mencapai cara yang termurah

D. Semua jawaban salah

38. Dalam pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan ruang dalam sumber kerja yaitu…

A. Untuk mencapai cara yang termurah

B. Untuk mencapai cara yang teringan

C. Untuk mencapai cara yang terdekat

D. a dan b benar

39. Dalam pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan waktu dalam sumber kerja yaitu…

A. Untuk mencapai cara yang tercepat

B. Untuk mencapai cara yang teringan

C. Untuk mencapai cara yang terdekat

D. a dan c benar

40. Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja, merupakan salah satu dari unsur…

A. Pemakaian waktu

B. Pemakaian ruang

C. Pemakaian kerja

D. Pemakaian pikiran

41. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu, merupakan salah satu dari unsur…

A. Pemakaian waktu

B. Pemakaian ruang

C. Pemakaian kerja

D. Semua salah

42. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-dapatnya langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut, merupakan salah satu dari unsur…

A. Pemakaian waktu

B. Pemakaian pikiran

C. Pemakaian kerja

D. Semua salah

43. Terdapat lima unsur usaha atau sumber kerja dalam pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, yaitu…

A. Pikiran, tenaga, benda, ruang, dan waktu

B. Pikiran, Objek, Subjek, ruang, dan waktu

C. Objek, Subjek, benda, ruang, dan waktu

D. Objek, subjek, tenaga, ruang, dan waktu

44. Dibawah ini merupakan salah satu unsur usaha atau sumber kerja dalam pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, kecuali…

A. Pikiran b. Tenaga c. Objek d. Benda

45. Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya. Hal ini merupakan salah satu unsur dari pemakaian pikiran, contoh riil dalam kehidupan sehari-hari dapat dibuktikan dengan…

A. Pengelompokkan surat dari tingkat urgensi penting, segera, dan amat segera

B. Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara jari-jari tangan

C. Lemari, mesin tik dan peralatan lainnya hendaknya diletakkan terdekat dengan pegawai-pegawai yang paling banyak memakianya untuk memelihara jarak yang paling pendek

D. Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya

46. Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancer dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urut-urutan yang tepat, merupakan salah satu dari unsur…

A. Objektif B. Subjektif C. Pemakaian waktu D. Semua salah

47. Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai. Hal ini merupakan salah satu unsur dari pemakaian pikiran, contoh riil dalam kehidupan sehari-hari dapat dibuktikan dengan…

A. Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara jari-jari tangan

B. Penyimpanan bermacam-macam berkas atau material tatausaha disediakan lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi tulisan-tulisan seperlunya mengenai isinya

C. Pengelompokkan surat dari tingkat urgensi penting, segera, dan amat segera

D. Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya

48. Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya. Hal ini merupakan salah satu unsur dari pemakaian pikiran, contoh riil dalam kehidupan sehari-hari dapat dibuktikan dengan…

A. Penulisan keterangan dalam lemari arsip

B. Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara jari-jari tangan

C. Pengelompokkan surat dari tingkat urgensi penting, segera, dan amat segera

D. Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya

49. Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Hal ini merupakan salah satu unsur dari pemakaian pikiran, contoh riil dalam kehidupan sehari-hari dapat dibuktikan dengan…

A. Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya

B. Surat-surat yang akan diajukan kepada pimpinan instansi perlu dipisahkan dalam beberapa berkas yang ditandai misalnya. “Untuk dibaca” (berisi umpamanya surat-surat tembusan yang hanya perlu diketahui oleh pimpinan)

C. Penulisan keterangan dalam lemari arsip

D. Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara jari-jari tangan

50. Dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata, merupakan pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan …

A. Audio visual B. Audio C. Visual D. Semua benar

SOAL PILIHAN GANDA HUBUNGAN

Petunjuk pilihan:

A. Jika pernyataan betul, alasan betul, keduanya menunjukkan hubungan sebab-akibat.

B. Jika pernyataan betul dan alasan betul, tetapi ke-duanya tidak menunjukkan hubungan sebab-aki-bat.

C. Jika pernyataan betul dan alasan salah.

D. Jika pernyataan salah dan alasan betul.

1. Efisiensi dalam pelaksanaan bidang kerja harus dijadikan dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok dalam pelaksanaan kerja.

SEBAB

Melalui efisiensi dapat dilihat perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.

2. Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha sekecil-kecilnya.

SEBAB

Rangkaian aktivitas kerja tidak harus selalu dilakukan mengikuti tujuan yang hendak dicapai.

3. Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaiannya yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan adalah asas-asas efisiensi.

SEBAB

Work simplification diterapkan pada pelaksanaan pekerjaan tatausaha dikantor.

4. Asas perencanaan berfungsi untuk mempersatukan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu.

SEBAB

Dalam pelaksanaan asas perencanaan terdapat pedoman tentang penetapan prosedur.

5. Asas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem menjadi lebih mudah.

SEBAB

Terdapat pedoman mengenai pedoman tentang penetapan prosedur.

6. Pedoman tentang perlengkapan tatausaha berfungsi untuk menghemat waktu.

SEBAB

Perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor harus distandardisasi.

7. Langkah atau kegiatan dalam pelaksanaan pekerjaan yang kurang perlu perlu harus ditiadakan.

SEBAB

Dalam pelaksanaan kerja perkantoran, gerak-gerak atau bagian tubuh lainnya dilakukan oleh para pegawai.

8. Pedoman tentang kerja sekali jalan merupakan cara tercepat (menghemat waktu).

SEBAB

Dalam setiap kegiatan perlu diubah sistem apabila terjadi kesalahan.

9. Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai.

SEBAB

Penerangan yang baik dapat membuat pekerjaan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan mata tidak mudah lelah.

10. Kebenaran pernyataan mengenai “kantor adalah orang-orang”, pada akhirnya di pandang dari sudut manapun pekerjaan kantor dilaksanakan oleh, dengan dan untuk orang-orang.

SEBAB

Manajemen perkantoran tidak mungkin dapat berjalan dengan baik apabila tidak didukung dengan sumber daya manusia yang juga baik.

11. Syarat efisiensi kerja yaitu dalam pelaksanaan harus ekonomis.

SEBAB

Pekerjaan yang dikerjakan berguna target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.

12. Sumber efisiensi kerja adalah manusia karena dengan alat pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien.

SEBAB

Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah pikiran, tenaga, dan waktu.

13. Dalam menciptakan efisiensi kerja, sebaiknya diteliti dan ditemukan tempat atau bagian-bagian yang sering mengalami inefisiensi terlebih dahulu sehingga efisiensi dapat diterapkan pada bagian-bagian yang mengalami inefisiensi tersebut.

SEBAB

Dalam pekerjaan sehari-hari di kantor, umumnya inefisiensi terjadi dalam pemakaian alat tulis kantor dan pemeliharaan serta pemakaian barang kantor.

14. Hal yang bisa dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien adalah dengan membuat perencanaan pekerjaan termasuk berapa lama waktu yang ditargetkan.

SEBAB

Pekerjaan yang besar susah dan butuh waktu yang lama untuk diselesaikan, dengan membaginya menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil, membuatnya menjadi lebih ringan, apalagi jika pekerjaan tersebut bisa didelegasikan ke orang-orang yang berkompeten dibidangnya.

15. Dalam rangka membantu menciptakan cara kerja yang efisien, diperlukan beberapa pedoman diantaranya adalah mengubah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan manual.

SEBAB

Pada initinya efisiensi kerja adalah mencari cara temudah, termurah, teringan, dan tercepat dalam pelaksanaan pekerjaan.

16. Perencanaan, berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matang dan pertimbangan-pertimbangan yang sebaik-baiknya.

SEBAB

Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir.

17. Pemakaian pikiran untuk mencapai cara yang termudah pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan.

SEBAB

Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang berlebih-lebihan atau yang bersfiat mewah, melainkan secukupnya saja dalam kuantitas maupun kualitas sepanjang pekerjaan tersebut telah dapat diselesaikan secara baik.

18. Pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda merupakan lima sumber kerja dalam pelaksanaan efisiensi.

SEBAB

Dari penggolongan yang telah ditetapkan mencakup banyak manfaat yang didapat pada macam-macam kerja ketatausahaan.

19. Untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan tabel-tabel jumlah atau perkalian.

SEBAB

Ini akan menambah beban pikiran dan meningkatkan kemungkinan membuat kesalahan di sampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih lama.

20. Dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan huruf dan bukan angka-angka sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata.

SEBAB

Dalam menyalin naskah dengan mesin tik, hendaknya diletakkan mistar dibawah garis-garis kalimat sehingga memudahkan pembacaan dan tidak kehilangan jejak pada naskah itu.

21. Sedapat-dapatnya langkah-langkah permulaan untuk melakukan suatu pekerjaan disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu.

SEBAB

Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet akan memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.

22. Dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut itu ditulis dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan.

SEBAB

Dalam membuat suatu formulir pada sit stensil, kolom-kolom mendatar dan tegak dari formulir itu tidak dapat digaris lebih dulu dengan mistar di atas meja sebelum sit dipasang pada mesin tik untuk dibubuhi kata-katanya.

23. Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas.

SEBAB

Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu.

24. Pekerjaan mental yang tidak memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja.

SEBAB

Hal ini akan menghemat pikiran dan mengurangi kemungkinan membuat kesalahan di sampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.

25. Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya.

SEBAB

Dalam tempat penyimpanan tidak harus dijadikan suatu hal sangat penting dalam ketatausahaan.

SOAL PILIHAN GANDA ANALISIS KASUS

KASUS 1 (Untuk soal nomor 1 dan 2)

1. Berikut ini langkah terbaik yang harus dilakukan oleh perusahaan A dan B, yaitu…..

A. Tetap berdiri masing-masing

B. Menggabungkan dua kelebihan dari perusahaan A dan B

C. Perusaahaan A mencari tenaga kerja sebanyak yang diperlukan

D. Perusahaan B mencari modal sesuai kebutuhan perusahaan

2. Apa yang terjadi apabila kedua perusahaan bergabung…..

A. Perusahaan A tidak dapat mengoptimalkan modalnya

B. Perusahaan B tidak dapat mempekerjakan tenaga kerjanya

C. Dapat dicapai penghematan tenaga maupun sarana produksi yang merupakan kekurangan atau kelemahan yang dimiliki kedua perusahaan

D. Tidak akan terjadi apa-apa

KASUS 2 (Untuk soal nomor 3 dan 4)

Sebuah Perusahaan membuka sebuah lowongan pekerjaan di bidang akutansi. Pada tahap penerimaan, perusahaan akan melakukan tes tulis, hitung dan wawancara. Pada tahap tes menghitung dipersilahkan untuk 2 pelamar yang berijazah akutansi untuk masuk ke ruang tes lalu membuat laporan keuangan dengan peralatan yang telah di persiapkan yaitu 2 laptop dengan fasilitas yang boleh digunakan hanya word dan excel, soal yang sama, kalkulator dan waktu 30 menit. Hasil kerja yang di berikan yaitu :

- Pelamar A telah mampu membuat laporan keuangan sampai 4 bulan dengan hanya menggunakan fasilitas excel.

- Pelamar B hanya mampu membuat laporan keuangan untuk 2 bulan dengan fasilitas yang di gunakan kalkulator dan microsoft word.

3. Dari kasus tesebut, dapat disimpulkan pelamar yang paling efisien menggunakan tenaganya adalah…..

A. Pelamar A

B. Pelamar B

C. Pelamar A dan B

D. Keduanya tidak ada yang efisien

4. Berikut ini cara yang dapat kita lakukan untuk menilai tingkat efisiensi pelamar dalam mengerjakan tugasnya, kecuali…..

A. Lebih banyak menghasilkan laporan

B. Menggunakan cara atau ilmu yang tepat

C. Pelamar yang menggunakan dua fasilitas sekaligus saat mengerjakan laporan

D. Tidak membuang-buang tenaga

KASUS 3 (Untuk soal nomor 5-7)

Seorang dosen mata kuliah Manajemen Perkantoran menugaskan mahasiswanya untuk mencari contoh kasus efisiensi Waktu, Biaya, dan Tenaga dengan tempo waktu 1 minggu. Untuk menyelesaikan tugas ini, berbagai cara di lakukan mahasiswanya. Ada mahasiswa yang menyelesaikan tugas nya tersebut dengan menggunakan fasilitas internet, buku, dan ada juga yang merupakan hasil pemikiran sendiri.

5. Mahasiswa yang mengutamakan efisiensi biaya akan mengerjakan tugasnya dengan…..

A. Internet

B. Membeli buku

C. Mencari di perpustakaan

D. Hasil pemikiran sendiri

6. Mahasiswa yang mengutamakan efisiensi pikiran akan mengerjakan tugasnya dengan…..

A. Internet

B. Membeli buku

C. Mencari buku di perpustakaan

D. Mencontek dari teman

7. Berikut ini sikap mahasiswa yang tidak mengutamakan efisiensi waktu adalah…..

A. Mencari referensi di internet

B. Sharing dengan teman saat mata kuliah selesai

C. Mencari buku referensi di perpustakaan

D. Hasil pemikiran sendiri

KASUS 4 (Untuk soal nomor 8)

Sebuah perusahaan memberikan modal usaha awal masing-masing sebesar Rp 500.000, Laptop dan sebuah printer kepada 2 mahasiswa yang baru saja lulus disebuah universitas yang sama untuk membuka usaha penjualan pulsa. Perusahaan tersebut juga memberi softkill ilmu berbisnis Lalu yang dilakukan oleh 2 mahasiswa adalah:

- Mahasiswa X menggunakan modal tersebut untuk menyewa toko, membeli saldo M-Kios. Setiap penjualan yang terjadi dicatat di buku penjualan dan setiap bulannya membuat laporan sendiri di excel.

- Mahasiswa Y menggunakan modal tersebut membeli software pembayaran online lengkap dan membeli kartu yang berkuata internet. Mahasiswa tersebut membuka loket di kediamannya sendiri. Setiap transaksi yang terjadi akan masuk ke dalam database software.

8. Manakah yang lebih efisien…..

A. Mahasiswa X

B. Mahasiswa Y

C. Keduanya

D. Tidak keduanya

KASUS 5 (Untuk soal nomor 9-13)

Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja dengan biaya yang besar. Strategi internal, seperti membenahi aministrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.

9. Apa yang harus dilakukan pengelola perusahaan dalam membenahi administrasi di perkantoran?

A. Menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun manajerial

B. Mengelola arsip atau dokumen perusahaan dengan benar

C. Menyadari bahwa fresh graduate lebih baik dari pada pekerja-pekerja senior

D. Meniadakan sistem-sistem yang sukar dilaksanakan dalam perkantoran

10. Bagaimana cara sebuah perusahaan dapat mencapai efisiensi dalam bidang perkantoran?

A. Memiliki perbandingan terbaik dalam setiap bidang kerja dalam perkantoran

B. Mengetahui kelemahan perusahaan

C. Menjaga rahasia perusahaan

D. Mengeluarkan sedikit setiap unsur sumber kerja namun dapat menghasilkan hasil yang diinginkan.

11. Bagaimana pelaksanaan pencapaian efisiensi dalam bidang perkantoran?

A. Menetapkan prioritas-prioritas utama yang harus dikerjakan

B. Menjalankan dengan benar setiap pedoman dari setiap asas efisiensi

C. Meniadakan hal-hal yang buruk yang ada diperkantoran

D. Mengukur kinerja dari setiap karyawan dikantor

12. Apa yang harus dilakukan para pengelola perusahaan dalam membenahi sistem yang ruwet diperkantoran?

A. Merencanakan sistem baru

B. Menyederhanakan sistem tersebut menjadi lebih mudah

C. Meniadakan sistem tersebut dan menggantinya dengan sistem yang baru tanpa melakukan evaluaasi

D. Menggabungkan sistem tersebut dengan sistem yang mudah dijalankan

13. Apa dampak yang nyata apabila manajemen perkantoran sudah dibenahi dalam perusahaan?

A. Hasil atau mutu yang lebih signifikan

B. Pekerja lebih profesional

C. Pola pikir berubah

D. Tatacara dari suatu perkantoran lebih baik

KASUS 6 (Untuk soal nomor 14-17)

Saat ini, pekerjaan perkantoran didalam sebuah perusahaan sering disepelekan. Hal ini menjadikan kumpulan aktivitas yang tak keruan sehingga menimbulkan kesimpangsiuran dalam penyediaan keterangan-keterangan yang diperluakan dalam suatu perusahaan atau organisasi bahkan mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja. Misalnya dalam menulis surat hendaknya diutamakan pokok soalnya yang jelas daripada bahasanya dengan kata-kata puitis indah dan dalam penggunaan alat tulis yang dipakai harus cepat dan lancar adalah hal yang lebih penting, dari pada pulpen emas 24karat yang kadang-kadang tintanya sering macet kalau dipakai dalam pelaksanaan bidang kerja.

14. Apa yang harus dilakukan dalam membenahi masalah tersebut dalam perkantoran?

A. Menerapkan asas efisiensi dalam pekerjaan perkantoran

B. Membuang setiap perlengkapan dan peralatan perkantoran

C. Melaksanakan penghematan biaya dalam pengeluaran perkantoran

D. Mengawasi setiap sistem yang berlaku diperkantoran

15. Bagaimana contoh konkret dari penerapan asas perencanaan efisiensi?

A. Mengetahui langkah-langkah dalam mengaplikasikan metode

B. Memprediksikan hal-hal yang akan terjadi didepannya

C. Merumuskan tujuan, kebijakan, metode dan prosedur

D. Menetapkan metode utama yang akan dipakai

16. Bagaimana contoh konkret dalam prosedur pengarsipan dari penerapan asas penyederhanaan efisiensi?

A. Mengumpulkan nota menurut kronologi waktu

B. Tidak mengetahui nota dalam box file sebagai arsip

C. Mencatat seluruh nota

D. Menyimpan berbagai jenis keterangan dalam rak berbeda

17. Apa prinsip-prinsip prosedur perkantoran?

A. Efektif dan efisien

B. Fokus pada suatu tujuan

C. Tidak mementingkan masalah sendir

D. Sederhana dan tidak rumit

KASUS 7 (Untuk soal nomor 18-21)

Selama tiga tahun belakangan ini para guru dan staf SMK N 1 yang berlokasi di Kebun Wali- Jakarta Barat selalu sibuk mengerjakan laporan kegiatan pendidikan sekolah dalam rangka menutup akhir tahun pelajaran 2013. Hal tersebut dikarenakan peningkatan jumlah siswa dari setiap tahunnya. Pengerjaan tersebut mengalami kendala dalam hal pemasukan data-data kesiswaan dikarenakan kurangnya daya tampung penempatan yang strategis sehingga data-data yang tersedia sebelumnya, tidak dalam satu tempat khusus. Ditambah dengan adanya kesenjangan komunikasi yang terjadi antar sesama pegawai juga mengakibatkan pekerjaan yang satu dengan yang lainnya tidak berjalan dengan baik dan selesai dalam waktu yang lama.

18. Bagaimana tindakan sekolah dalam membenahi keadaan yang terjadi setiap tahunnya agar berjalan lebih baik?

A. Dibuat pengelompokkan data-data penting dalam tempat khusus sehingga proses pencarian tidak memerlukan waktu lama

B. Membuat list pembelian semua fasilitas

C. Tetap membiarkan keadaan semula karena sulit untuk mengubah sistem

D. Memperpanjang waktu pengerjaan hingga awal tahun

19. Siapa yang seharusnya memperbaiki keadaan sekolah sehingga pekerjaan terselesaikan dengan tepat waktu?

A. Guru

B. Staf

C. Siswa

D. Kepala sekolah

20. Apa dampak yang akan terjadi apabila masalah tersebut tidak kunjung terselesaikan?

A. Sekolah akan untung dalam setiap kinerja yang berjalan

B. Sekolah mengalami penurunan kinerja dalam kepegawaian

C. Sekolah mendapatkan tantangan dari masalah yang ada

D. Sekolah tidak akan merugi sama sekali

21. Mengapa kasus tersebut dapat bertahan selama kurun waktu yang cukup lama?

a. Karena pegawai dan staff menginginkan hal tersebut terjadi

b. Karena murid yang terdaftar sedikit

c. Karena kurangnya strategi penempatan fasilitas

d. Karena banyaknya pengeluaran

KASUS 8 (Untuk soal nomor 22-25)

Dalam era globalisasi ini, banyak perusahaan yang menerapkan sistem perkantoran yang modern untuk mempercepat pekerjaan. Namun masih banyak ditemukan kurangnya pemahaman pegawai kantor dalam menggunakan peralatan yang modern. Hal ini mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam proses pekerjaan. Kurangnya pelatihan yang dibuat untuk memakai peralatan tersebut menjadi salah satu factor pemicu terjadinya kesalahan pekerjaan. Perusahaan menganggap tiap pegawai mengerti dalam pengoperasian peralatan perkantoran tersebut, namun kekeliruan tersebut justru mendatangkan kerugian bagi perusahaan dari hal yang kecil hingga terbesar.

22. Siapa yang seharusnya memberikan pengertian awal dalam mengerjakan tugas dan tanggung jawab dalam konteks yang sesungguhnya agar kejadian tersebut tidak terulang?

A. Pegawai

B. Perusahaan

C. Office Boy

D. Konsumen

23. Apa tindakan perusahaan dalam menanggapi kasus tersebut?

A. Bereaksi cepat dengan melakukan pelatihan khusus terlebih dahulu

B. Bereaksi lambat dengan melakukan pelatihan khusus terlebih dahulu

C. Memanggil orang yang ahli dari luar perusahaan

D. Mencantumkan cara kerja seadanya

24. Bagaimana sikap bijak yang patut dilaksanakan jika dihadapkan sebagai seorang manajer di perusahaan tersebut?

A. Membiarkannya berlarut-larut

B. Melakukan pergantian terhadap waktu kinerja

C. Melakukan pelatihan dari pegawai ahli kepada yang bersangkutan

D. Melimpahkan kekuasaan kepada orang lain

25. Kapan seharusnya perusahaan melakukan pelatihan terhadap pegawai-pegawai yang akan mengoperasikan peralatan yang bersangkutan?

A. Tidak sama sekali

B. Sesudah pekerjaan dilakukan

C. Saat pekerjaan dilakukan

D. Sebelum pekerjaan dilakukan

SOAL PILIHAN GANDA KOMPLEKS

Petunjuk Pilihan.

A. Jika (1), (2), dan (3) benar

B. Jika (1) dan (3) benar

C. Jika (2) dan (4) benar

D. Jika hanya (4) yang benar

1. Dibawah ini yang merupakan faktor–faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, adalah…..

(1) Cahaya

(2) Warna

(3) Udara

(4) Gerak

2. Berikut ini yang merupakan syarat-syarat efisiensi kerja, yaitu…..

(1) Mahal

(2) Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawbkan

(3) Prosedur kerja yang banyak

(4) Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab

3. Dalam rangka membantu menciptakan cara kerja yang efisien, diperlukan beberapa pedoman sebagai berikut, yaitu.....

(1) Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan manual

(2) Pergunakanlah satu tangan untuk bekerja

(3) Simpanlah semua benda kerja di atas meja

(4) Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat

4. Beberapa cara ini dapat berguna untuk meningkatkan efisiensi dalam bekerja, yaitu…..

(1) Pergunakan waktu dengan baik

(2) Jangan menyerah

(3) Ambil waktu istirahat

(4) Menunda pekerjaan

5. Sumber Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah.....

(1) Kesadaran

(2) Keahlian

(3) Disiplin

(4) Tanggung jawab

6. Efisiensi dalam pemakaian alat tulis kantor dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.....

(1) Jangan mudah membuang bahan

(2) Memelihara alat kerja seperti komputer dengan pemeiliharaan yang eksklusif

(3) Pergunakan karbon dengan cermat

(4) Menggandakan surat sebayak mungkin

7. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga meningkatkan jumlah biaya pemeliharaan, yaitu.....

(1) Pemeliharaan alat-alat kecil

(2) Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tepat

(3) Pemakaian mesin atau barang yang sesuai dengan tujuan

(4) Pemakaian barang yang berlebihan dan kelebihan itu tidak dikembalikan atau dilaporkan

8. Menurut The Liang Gie juga terdapat 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, diantaranya adalah.....

(1) Disiplin

(2) Kemampuan

(3) Kesadaran

(4) Kemahiran

9. Berikut ini merupakan tujuan efisiensi dalam bekerja, yaitu.....

(1) Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan (SDM)

(2) Menentukan Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas

(3) Menyempurnakan Standard Operating Procedure (SOP)

(4) Membuat Struktur Organisasi yang baru

10. Beberapa hal yang bisa dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, sebagai berikut…..

(1) Mengerti latar belakang dan tujuan dari pekerjaan yang dilakukan

(2) Melakukan penghapusan barang sebelum waktunya

(3) Membuat perencanaan pekerjaan termasuk berapa lama waktu yang ditargetkan

(4) Menghindari pekerjaan-pekerjaan besar

11. Cara termudah dan cara tercepat dalam sumber-sumber kerja adalah..

(1) Pikiran dan benda

(2) Tenaga dan benda

(3) Jarak dan pikiran

(4) Pikiran dan waktu

12. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila diukur dari...

(1) Segi usaha

(2) Segi bidang kerja

(3) Segi hasil

(4) Segi material

13. Asas efisiensi bagi tatausaha adalah....

(1) Penyederhanaan

(2) Perencanaaan

(3) Penggabungan

(4) Penerapan

14. Pedoman tentang maksud warkat dalam asas perencanaan berfungsi untuk…..

(1) Penetapan prosedur yang jelas

(2) Menyimpan keterangan yang ada

(3) Sistem ketatausahaan yang berlaku

(4) Kegunaan yang nyata dan jelas dalam bidang pekerjaan

15. Pedoman tentang tatacara dalam asas penyederhanaan harus dipilih sesuai dengan…..

(1) Sumber kerja

(2) Cara-cara termudah

(3) Cara-cara teringan

(4) Cara-cara sederhana

16. Pedoman tentang mekanisasi tatausaha pada asas penghematan dilakukan pada saat...

(1) Pekerjaan-pekerjaan berat

(2) Merencanakan sistem yang akan diterapkan

(3) Proses biaya mesin dan alat kantor

(4) Mempertimbangkan prosedur ketatausahaan yang ditetapkan

17. Pedoman dari asas penghapusan terdiri dari..

(1) Perhitungan kebutuhan warkat

(2) Pemakaian alat serbaguna

(3) Peniadaan gerak dalam pekerjaan

(4) Penghapusan tembusan atau warkat lainnya

18. Asas penggabungan berfungsi untuk...

(1) Menghemat waktu

(2) Menghemat tenaga

(3) Membuat kerja sekali jalan

(4) Menyelidiki solusi dari masalah

19. Untuk mencapai cara yang termudah dan teringan tergolong dalam penggunaan sumber kerja…

(1) Subjek

(2) Objek

(3) Pikiran

(4) Tenaga

20. Untuk mencapai cara yang terdekat dan termurah tergolong dalam penggunaan sumber kerja…

(1) Ruang

(2) Waktu

(3) Benda

(4) Pikiran

21. Tingkat … dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya.

(1) Flexibilitas

(2) Keakuratan

(3) Validitas

(4) Urgensi

22. Untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan tabel-tabel jumla atau perkalian sehingga tinggal membacanya dan tidak usah setiap kali menghitung. Ini akan menghemat … dan …

(1) Pikiran

(2) Wawasan

(3) Mengurangi kemungkinan membuat kesalahan

(4) Pengetahuan

23. Dalam kegiatan riil yang dilakukan dalam suatu perusahaan, surat-surat dapat diajukan dalam 2 macam berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan berkas warna merah untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari pimpinan. Pembagian tersebut dilakukan sesuai dengan…

(1) Kebutuhannya

(2) Jenisnya

(3) Keasliannya

(4) Kepentingannya

24. Untuk menyimpan bermacam-macam berkas atau material tatausaha hendaknya disediakan lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi tulisan-tulisan seperlunya mengenai isinya. Berkas-berkas dan benda-benda itu hendaknya disusun secara teratur dan ditaruh dengan tertib. Ini akan mengurangi kemungkinan mencari-cari atau memilih-milih yang membuat banyak … dan …

(1) Pikiran

(2) Ruang

(3) Tenaga

(4) Waktu

25. Setiap tempat penyimpanan dalam suatu ruangan tertentu hendaknya diberi … atau … mengenai isinya.

(1) Tanda pengenal seperlunya

(2) Label

(3) Catatan keterangan

(4) Semua benar

SOAL ESAI

1. Jelaskan perbandingan terbaik antara suatu segi usaha dan segi hasil!

2. Jelaskan setiap unsur dari 5 unsur sumber-sumber kerja!

3. Jelaskan pedoman tentang penetapan prosedur dan perencanaan formulir dari asas perencanaan!

4. Jelaskan pedoman tentang tatacara dari asas penyederhanaan?

5. Jelaskan persamaan dan perbedaan antara asas penyederhanaan dan asas penggabungan?

6. Jelaskan yang dimaksud dengan asas penghapusan!

7. Jelaskan contoh konkret dari pedoman tentang pemakaian alat-alat serbaguna dalam asas penggabungan!

8. Jelaskan hubungan antara efisiensi dengan produktivitas kerja!

9. Deskripsikan menurut pendapat Anda cara apa saja yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja!

10. Untuk mencapai efisiensi kerja diperlukan beberapa syarat, sebutkan dan jelaskan syarat-syarat tersebut!

11. Jelaskan sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia!

12. Langkah apa saja yang dapat dilakukan untuk melakukan efisiensi dalam pemakaian alat tulis kantor?

13. Jelaskan apa yang dimaksud dengan efisiensi dalam pemeliharaan dan pemakaian barang-barang kantor?

14. Sebutkan dan jelaskan hal-hal apa saja yang menyebabkan terjadinya pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga meningkatkan jumlah biaya pemeliharaan!

15. Sebutkan dan jelaskan tujuan dan manfaat efisiensi dalam bekerja!

16. Sebutkan dan jelaskan lima unsur usaha atau sumber kerja pada pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan dalam setiap kantor modern!

17. Buatlah contoh langkah-langkah permulaan untuk memudahkan penyelesaian suatu pekerjaan!

18. Buatlah contoh yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda sehingga hendaknya digolong-golongkan secara jelas!

19. Bagaimana penerapan pemakaian pikiran pada pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan? Berikan contohnya masing-masing!

20. Bagaimana penerapan pemakaian pikiran pada pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan? Berikan contohnya masing-masing!

KUNCI JAWABAN SOAL PILIHAN GANDA

PILIHAN GANDA BIASA	PILIHAN GANDA HUBUNGAN	PILIHAN GANDA ANALISIS KASUS	PILIHAN GANDA KOMPLEKS
1. A 2. D 3. C 4. B 5. C 6. A 7. B 8. D 9. A 10. A 11. B 12. B 13. D 14. C 15. A 16. B 17. A 18. D 19. D 20. B 21. D 22. A 23. B 24. C 25. A 26. B 27. C 28. D 29. D 30. B 31. D 32. A 33. B 34. A 35. D 36. B 37. C 38. C 39. A 40. D 41. D 42. B 43. A 44. C 45. A 46. D 47. B 48. A 49. B 50. C	1. A 2. C 3. B 4. D 5. C 6. B 7. B 8. C 9. A 10. A 11. B 12. C 13. A 14. B 15. D 16. A 17. B 18. A 19. C 20. D 21. A 22. C 23. B 24. D 25. C	1. B 2. C 3. A 4. C 5. D 6. A 7. C 8. B 9. A 10. D 11. B 12. B 13. A 14. A 15. C 16. A 17. D 18. A 19. D 20. B 21. C 22. B 23. A 24. C 25. D	1. A 2. C 3. D 4. A 5. A 6. B 7. D 8. C 9. A 10. B 11. D 12. B 13. A 14. D 15. A 16. D 17. C 18. A 19. C 20. B 21. D 22. B 23. D 24. C 25. B

KUNCI JAWABAN SOAL ESAI

1. Segi usaha adalah suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Jadi, usaha terkecil adalah usaha yang memberikan perbandingan terbaik yang dapat dilihat dari sudut usaha karena hanya mengeluarkan sedikit 5 sumber kerja untuk mencapai hasil tertentu yang diharapkan.

Segi hasil adalah suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu dapat memberikan hasil sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutu maupun jumlah satuan hasil itu. Jadi, hasil terbesar adalah hasil yang efisen karena menunjukkan perbandingan terbaik yang ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau mutunya.

2. Apabila dilihat dari segi usaha yang meliputi unsur sumber kerja (pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda) maka dalam kenyataannya bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurang hasil yang hendak dicapai.

- Cara yang paling mudah (tidak sulit akibat memakai banyak pikiran)

- Cara yang paling ringan (tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia)

- Cara yang paling cepat (tidak lama dikarenakan memakan banyak waktu)

- Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan menghamburkan ruang kerja)

- Cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros penggunaan bendanya)

3. Terdapat dua pedoman tentang penetapan prosedur dan perencanaan formulir dari asas perencanaan, yaitu:

1) Pedoman tentang penetapan prosedur

Lalu lintas keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu, selanjutnya semua prosedur dalam sesuatu organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman.

2) Pedoman tentang perencanaan formulir

Penciptaan formulir harus dikendalikan secara terpusat agar terhondar dari formitis.

Formitis yaitu timbulnya formulir baru secara terus menerus namun masih mempertahankan formulir-formulir lama sehingga jenisnya sangat banyak.

4. Pedoman tentang tatacara adalah tata cara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar-benar menghemat sumber-seumber kerja, yakni menghemat pikiran (cara yang mudah), menghemat gerak dan tenaga (cara teringan), menghemat waktu (cara tercepat), menghemat jarak/ruang kerja (cara terdekat), dan menghemat benda (cara termurah).

5. Berikut ini persamaan dan perbedaan antara asas penyederhanaan dan asas penggabungan:

- Persamaan

Asas penyederhanaan dan asas penggabungan memiliki persamaan dalam fungsinya yaitu kedua asas ini sama-sama menghemat waktu sehingga dalam penyelesaiannya setiap bidang kerja diselesaikan secara cepat dan tepat

- Perbedaan

Asas penyederhanaan hanya membuat sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih ringan dan mudah. Sedangkan, asas penggabungan dapat mempersatukan pekerjaan–pekerjaan dalam penyelesaiannya sehingga dalam 1 langkah selsai.

6. Asas penghapusan adalah menghapuskan atau meniadakan langkah-langkah atau kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

7. Dalam penggadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan penggabungan antara 2 satuan yang lebih sederhana. Misalnya, potlot merah-biru, karet penghapus kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-macam cara berhitung

8. Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran dalam bentuk barang atau jasa dengan masukan, baik sumber daya manusia maupun non-manusia, yang digunakan dalam proses produksi. Dengan demikian maka usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja tersebut dilakukan melalui peningkatan efisiensi, dalam arti melakukan penghematan terhadap sumber daya. Dengan diusahakan efisiensi maka akan meningkatkan produktivitas kerja karena hubungan antara output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. Sebaliknya peningkatan produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan efisiensi karena peningkatan produktivitas dapat juga dilakukan dengan penambahan penggunaan sumber daya yang tidak dibarengi dengan penghematan.

9. Beberapa cara ini yang dapat berguna untuk meningkatkan efisiensi dalam bekerja, seperti dilansir oleh Idiva

1) Pergunakan Waktu dengan Baik

Salah satu cara untuk dapat meningkatkan efisiensi kerja yaitu dengan mempergunakan waktu kerja dengan baik. Jika waktu kerja Anda delapan jam sehari, sebaiknya buatlah list tentang pekerjaan apa saja yang perlu untuk segera diselesaikan. Hal ini akan memudahkan Anda untuk menyelesaikan satu per satu pekerjaan secara terorganisir.

2) Jangan Menyerah

Saat sedang berusaha untuk menyelesaikan pekerjaan, jangan sampai Anda tergoda untuk menyerah di tengah jalan. Tetaplah untuk bersemangat dan pantang menyerah. Melakukan hal ini akan membantu membangun ketahanan mental Anda seperti olahragawan yang melewati titik kelelahan untuk mencapai suatu kekuatan terhadap fisik mereka.

Jika Anda berpikir untuk menyerah, cobalah mengatasi masalah tersebut dengan menyemangati diri dalam hati dan berkata "lima menit lagi". Hal ini akan membangun ketahanan mental selama periode waktu dan membantu Anda menyelesaikan tugas yang diberikan dengan lebih mudah.

3) Lakukan dengan Eustress

Stress merupakan bagian dari setiap kehidupan. Stress itu sendiri terdiri dari dua macam. Ada stress yang membawa kemajuan (eustress) dan stress yang membawa dampak buruk dan merugikan kita (distress).

Eustress merupakan tingkat stress yang membawa kemajuan dan membawa dampak yang baik. Eustress dapat membuat Anda memiliki pengetahuan, pengalaman dan kebijaksanaan bertambah. Sehingga energi pikiran menjadi sangat terfokus dan terorganisir dalam bekerja. Jadi, lakukan segala pekerjaan Anda dengan eustress. Cara ini sangat membantu Anda berkonsentrasi pada pekerjaan pentin yang perlu segera diselesaikan.

4) Ambil Waktu untuk Istirahat

Agar produktif, Anda tak melulu harus duduk di depan komputer. Hal ini malah akan menurunkan produktivitas karena Anda akan merasa letih, pusing dan bosan. Sangat disarankan untuk menghirup udara segar sejenak. Bisa dengan cara sekedar ke kantin di kantor atau membaca majalah.

5) Jangan Menunda Pekerjaan

Berhentilah menunda-nunda pekerjaan dan hanya dengan bertanya pada diri sendiri, Apakah saya harus melakukan pekerjaan ini? Apakah saya ingin pekerjaan tersebut dikerjakan sehingga tidak ada di pikiran saya? Semakin Anda hanya banyak berpikir, semakin pula Anda hanya membuang-buang waktu dan menunda segala pekerjaan yang harus diselesaikan.

10. Untuk mencapai efisiensi kerja tersebut diperlukan beberapa syarat berikut ini:

- Berhasil guna/efektif

Syarat ini menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dalam tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

- Ekonomis

Syarat ekonomis menyatakan bahwa dalam usaha mencapai sesuatu yang efektif biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah dimanfaatkan dengan tepat.

- Pelaksanaan Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan

Syarat ini untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada telah dimanfaatkan dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

- Pembagian Kerja yang Nyata

Manusia mempunyai kemampuan yang terbatas sehingga tidak mungkin mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Hendaknya ada pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.

- Rasionalisasi Wewenang dan Tanggung jawab

Wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab seseorang, artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya, atau sebaliknya jangan sampai terjadi lebih kecil tanggung jawabnya.

- Prosedur Kerja yang Praktis

Artinya bahwa pelaksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja memuaskan.

11. Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian dan disiplin.

- Kesadaran

Kesadaran terhadap arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha ke arah efisiensi kerja. Kesadaran mendorong seseorang berkeinginan membangkitkan kehendak guna melakukan sesuatu. Efisiensi kerja erat kaitannya dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup seseorang dapat mengarah kepada perbutan yang efisien atau sebaliknya. Oleh karena itu, penerapan efisiensi kerja tidak dapat diharapkan timbul ketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari proses yang panjang. Kesadaran sebagai salah satu sumber efisiensi perlu secara terus-menerus dipupuk agar usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

- Keahlian

Suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada apabila pekerjaan tersebut dilakukan oleh orang yang bukan ahlinya. Unsur keahlian dalam efisiensi kerja melekat pada manusia, sama halnya dengan unsur kesadaran. Keahlian manusia di bidang tertentu perlu ditunjang denga peralatan, agar efisiensi kerja yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa ditunjang oleh fasilitas yang memadai tidak mungkin diterapkan untuk dapat menghasilkan yang terbaik. Tetapi keahlian itu sendiri sudah merupakan jaminan akan didapatkannya hasil yang efisien.

- Disiplin

Disiplin erat hubungannya dengan kesadaran, sebab disiplin timbul dari kesadaran. Kesadaran belum memerlukan waktu lama dan agak sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang singkat dan pada awalnya dapat dipaksakan dengan suatu aturan. Di tempat kerja terdapat berbagai aturan yang menuntut adanya disiplin pegawai dengan berbagai sanksinya. Usaha untuk menciptakan disiplin pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau tata kerja (prosedur) yang sederhana tetapi memadai yang dapat diketahui dan dipahami oleh tiap karyawan sehingga mereka bisa melaksanakan disiplin tersebut.

12. Efisiensi dalam pemakaian alat tulis kantor

- Jangan mudah membuang bahan, kecuali benar-benar tidak dapat digunaan lagi. Contoh: kertas yang terbuang percuma setiap hari karena kebiasaan membuang kertas padahal kertas masih bisa digunakan untuk keperluan lain.

- Memelihara alat kerja seperti komputer sesuai dengan kemampuan, misalnya dengan cara memakai alat kerja tersebut sesuai dengan tujuannya.

- Pakailah kertas konsep secara timbal balik.

- Pergunakan karbon dengan cermat.

- Hindarkan membuat tembusan surat dan lainnya yang berlebihan.

- Menggandakan surat secukupnya saja.

13. Efisiensi dalam pemeliharaan serta pemakaian barang kantor

Pemeliharaan adalah merawat benda/barang agar benda/barang tetap berada dalam kondisi yang terbaik dalam hal pemakaian atau dalam hal pemanfaatannya sehingga diperoleh hasil sesuai dengan fungsinya.

Memelihara barang tidak bergerak, baik bergerak di tempat (berupa mesin) maupun bergerak dengan menempuh suatu jarak (mobil, motor, sepeda dan lain-lain). Pemeliharaan barang bergerak membutuhkan keahlian khusus dan frekuensi pemeliharaannya melebihi frekuensi pemeliharaan terhadap barang tidak bergerak. Artinya, frekuensi pemeliharaan barang yang bergerak lebih banyak dibandingkan barang tidak bergerak sehingga berpengaruh terhadap besarnya biaya pemeliharaan.

14. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga meningkatkan jumlah biaya pemeliharaan, yaitu:

- Kelengahan pengelolaan bahan atau alat dalam proses produksi.

- Kelengahan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan dan lain-lain.

- Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.

- Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan tujuan.

- Pemakaian barang yang berlebihan dan kelebihan itu tidak dikembalikan atau dilaporkan.

- Pemakaian yang kasar dan ceroboh.

- Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan.

- Beban yang berlebih pada alat angkut yang menyebabkan alat cepat rusak.

- Kelalaian pengurusan barang atau mesin yang tidak dipakai.

- Kelalaian terhadap perbaikan kecil yang sebenarnya dapat dilakukan sendiri.

- Penghapusan barang sebelum waktunya.

- Hilangnya alat-alat kecil.

- Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada mesin.

15. Tujuan Efisiensi dalam bekerja

- Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan (SDM): sebagai dasar untuk menambah atau mengurangi jumlah pegawai/karyawan pada suatu jabatan atau unit kerja.

- Menyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan: menambah atau mengurangi tugas atau aktivitas-aktivitas dari suatu jabatan sehingga mencapai rentang beban kerja standar (optimum).

- Menyempurnakan (Redesign) Struktur Organisasi: menggabung 2 jabatan atau lebih menjadi 1 jabatan; memisahkan (spliting) 1 jabatan menjadi 2 atau lebih jabatan; atau menciptakan suatu jabatan baru.

- Menyempurnakan (Redesign) Standard Operating Procedure (SOP): menyempurnakan SOP karena adanya redesign tugas/aktivitas jabatan dan/atau penyempurnaan struktur organisasi.

- Menentukan Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas: diperoleh standar waktu dari setiap tugas dan aktivitas sesuai standar normal di organisasi/perusahaan kita sendiri.

- Menentukan Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) Pegawai/Karyawan: yang diidentifikasi dari Waktu Normal (Normal Time) individu pegawai/karyawan yang lebih besar (lama) dibandingkan Waktu Standar (Standard Time) pada suatu tugas/aktivitas tertentu.

- Dengan mengimplementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja maka diharapkan organisasi/perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik/tinggi dari para pegawai/karyawan, yang pada gilirannya diharapkan akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas organisasi/perusahaan.

Manfaat efisiensi

Manfaat efisiensi dapat diartikan sebagai dicapainya cara kerja yang hemat, tidak terjadi pemborosan, dan menunjukkan keadaan menguntungkan, baik dilihat dari segi waktu, tenaga maupun biaya.

Ini dapat dicapai karena dalam kerja sama mengikat pihak-pihak yang bekerja sama untuk mentaati segala kesepakatan, serta terjadi spesialisasi tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kemampuan yang dimiliki masing-masing. Contoh:

Ada dua perusahaan atau dua wirausaha yang bekerja sama (mis. A dan B). Perusahaan atau wirausaha A memiliki kelebihan dalam modal berupa teknologi dan sarana produksi, namun tidak memiliki tenaga kerja yang cukup. Sedangkan, perusahaan atau wirausaha B memiliki tenaga kerja, namun kurang memiliki sarana produksi (modal) yang cukup. Oleh karena itu, dengan menggabungkan dua kelebihan dari perusahaan A dan B tersebut akan dapat dicapai penghematan tenaga maupun sarana produksi yang merupakan kekurangan atau kelemahan yang dimiliki kedua perusahaan. Tanpa kerja sama, maka perusahaan A tidak dapat mengoptimalkan modalnya karena tidak ada tenaga kerja yang mengoperasikannya dan perusahaan B tidak dapat mempekerjakan tenaga kerjanya karena tidak adanya modal dan sarana produksi.

16. Lima unsur usaha atau sumber kerja:

- Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah

- Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan

- Waktu - untuk mencapai cara yang tercepat

- Ruang - untuk mencapai cara yang terdekat

- Benda - untuk mencapai cara yang termurah

17. Dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut itu ditulis dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan. Dalam membuat suatu formuir pada sit stensil, kolom-kolom mendatar dan tegak dari formulir itu dapat digaris lebih dulu dengan mistar di atas meja sebelum sit dipasang pada mesin tik untuk dibubuhi kata-katanya. Demikian pula label-label menegnai berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dulu sehingga kelak tinggal menempelkan secara secara gampang.

18. Surat-surat yang akan diajukan kepada pimpinan instansi perlu dipisahkan dalam beberapa berkas yang ditandai misalnya. “Untuk dibaca” (berisi umpamanya surat-surat tembusan yang hanya perlu diketahui oleh pimpinan), “Untuk dijawab”, “Memerlukan tindakan-tindakan” atau “Surat-surat untuk ditandatangani”. Selanjutya bila perlu sesuai dengan pentingny, surat-surat dapat diajukan dalam 2 macam berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan berkas warna merah untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari pimpinan.

19. Pemakaian pikiran pelaksanaan efisiensi, yaitu:

1) Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja.

2) Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu.

3) Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-dapatnya langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.

4) Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara terpisah-pisah sehingga mempermudah penyelesainnya.

5) Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya.u

6) Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancer dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urut-urutan yang tepat.

7) Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai.

8) Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya.

20. Penerapan Pemakaian Waktu dalam efisiensi kerja

1) Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.

2) Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya.

Contoh:

Setiap pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan ataupun jangka waktu yang lebih panjang. Umpamanya merencanakan setiap pagi pada satu jam yang pertama setelah tiba dikantor mempelajari persoalan-persoalan/urusan-urusan yang sulit, 1 jam terakhgir menandatangi surat-surat, minggu pertama dari setiap bulan menyusun laporan, akhir bulan mengadakan pemeriksaan atau melakukan perhitungan. Dengan demikian, waktu kerja dipakai dengan sebaik-baiknya.

My Globe

Selasa, 24 Desember 2013

SOAL MANAJEMEN PERKANTORAN POKOK BAHASAN EFISIENSI SISTEM KERJA

Tidak ada komentar:

Posting Komentar