KOMUNIKASI ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Karyawan memiliki kebutuhan dan keinginan informasi untuk mengetahui tugas–tugasnya dan mengerti seluruh tujuan dan strategi perusahaan. Keterbukaan dan kejujuran kebijakan komunikasi harus dibangun oleh pimpinan dan harus diterima oleh setiap bawahan. Komunikasi dari manajemen–karyawan, karyawan ke pihak manajemen harus jujur dan dibangun berdasar kepercayaan jika digunakan untuk membangun semangat kerja, produktivitas dan kemajuan perusahaan.

Organisasi harus selalu memberikan informasi kepada karyawan tentang program–program perusahaan, masalah yang dihadapi perusahaan, perubahan-perubahan yang dilakukan beserta alasannya atau segala hal yang menarik minat karyawan. Perlu ditumbuhkan kebebasan untuk berdiskusi antara pimpinan dan karyawan. Bila karyawan selalu diberi informasi, maka karyawan akan lebih merasa dihargai, dipercaya dan akan lebih koperatif mencurahkan usaha pada tujuan–tujuan organisasi. Mediasi yang digunakan untuk melakukan semua itu adalah komunikasi.

Komunikasi yang efektif akan menghasilkan kepuasan dan produktivitas karyawan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan perusahaan. Komunikasi karyawan yang efektif tergantung dari hubungan karyawan yang memuaskan yang dibangun berdasarkan iklm dan kepercayaan atau suasana perusahaan yang positif. Komunikasi karyawan termasuk dalam komunikasi organisasi, dilakukan perusahaan kepada karyawan.

Komunikasi karyawan memiliki tiga wujud. Pertama, komunikasi ke bawah (downward communication) yaitu komunikasi dari pimpinan perusahaan kepada karyawan. Kedua, komunikasi ke atas (up ward communication) yaitu komunikasi dari pihak karyawan ke pihak manajemen. Ketiga, komunikasi sejajar (sideways communication), komunikasi yang berlangsung antara sesama karyawan di dalam suatu organisasi

Komunikasi karyawan meliputi komunikasi interpersonal. Proses komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan khususnya yang menyangkut komunikasi antara pimpinan dan karyawan merupakan faktor penting dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif. Komunikasi efektif tergantung dari hubungan karyawan yang memuaskan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan atau suasana organisasi yang positif. Hubungan atasan dan bawahan merupakan jantung pengelolaan yang efektif. Agar hubungan ini berhasil, harus ada kepercayaan dan keterbukaan antara atasan dan bawahan. Rasa percaya, keyakinan, keterbukaan, kejujuran, dukungan keamanan, kepuasan, keterlibatan, tingginya harapan merupakan gambaran iklim perusahaan yang ideal. Tujuan utama dari komunikasi dengan karyawan adalah mengidentifikasi, menciptakan dan menjalin hubungan timbal balik yang menguntungkan antara pimpinan dengan karyawan.

Komunikasi yang efektif ditentukan oleh pihak–pihak yang terlibat di dalamnya, yaitu pimpinan dan karyawan. Pimpinan harus dapat memfasilitasi kondisi komunikasi interpersonal yang efektif. Selain itu komunikasi efektif antara pimpanan dan karyawan juga harus dibangun berdasarkan hubungan interpersonal yang efektif. .

Perlu dipahami oleh perusahaan bahwa hubungan antara sesama karyawan di sebuah organisasi lebih berfokus pada aspek–aspek manusiawi, sehingga hal tersebut tidak sepenuhnya sama dengan hubungan industrial (industrial relations). Hubungan industri lebih menekankan pada besar kecilnya upah dan berbagai kondisi atau fasilitas kerja. Akan tetapi, di antara keduanya terdapat hubungan yang erat, mengingant hubungan industri juga sangat dipengaruhi oleh efektif tidaknya komunikasi di kalangan karyawan maupun antara karyawan dengan pihak manajemen.

Tanpa adanya komunikasi kegiatan organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Melalui komunikasi diharapkan dapat membawa hasil pertukaran informasi dan saling pengertian di antara orang–orang yang terlibat dalam kegiatan tersebut Ukuran manajemen komunikasi interpersonal yang efektif tergantung pada informasi yang disampaikan serta kualitas hubungan yang dibangun. Keberhasilan dalam mencapai ketepatan penyampaian informasi ditentukan oleh sifat, mutu informasi yang disampaikan di mana hal ini selanjutnya juga ditentukan oleh pengertian, keterangan, pengaruh sikap, hubungan yang makin baik serta tindakan.

Komunikasi karyawan yang efektif akan memberikan kontribusi terhadap produktivitas kerja karyawan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan perusahaan. Selain itu sejumlah keuntungan–keuntungan penting dapat dicapai di mana karyawan akan berpengetahuan luas. Banyaknya informasi akan dapat memuaskan karyawan. Karyawan akan menjadi lebih baik dan produktif di mana mereka memberikan waktu lebih banyak untuk pekerjaan mereka dan melakukan pekerjaan dengan lebih baik untuk perusahaan. Bila saluran komunikasi terbuka maka keinginan–keinginan perusahaan akan lebih mudah diketahui.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi?

2.      Apa saja fungsi-fungsi komunikasi organisasi?

3.      Bagaimana pendekatan-pendekatan dalam komunikasi organisasi?

C.    Tujuan Penulisan

1.      Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi

2.      Untuk mengetahui apa saja fungsi-fungsi komunikasi organisasi

3.      Untuk mengetahui bagaimana pendekatan-pendekatan dalam komunikasi organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Komunikasi Organisasi

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok atau organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Dari pengertian ini mengandung 7 konsep kunci yaitu proses, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidak pastian.

1.         Proses

Organisasi adalah  suatu system terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tak ada henti-hentinya, maka hal itu dapat dikatakan sebagai suatu proses.

2.            Pesan

Pesan adalah susunan symbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Kominkasi dapat efektif apabila pesan yang dikirimkan oleh komunikator diartikan oleh komunikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirimnya. Symbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal maupun non verbal.

Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan verbal dalam oirganisasi misalnya surat, memo, pidato dan percakapan. Pesan non verbal,adalah pesan yang tidak tertulis seperti bahasa, gerakan badan, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dsbnya.

Klasifikasi pesan menurut penerima dapat dibedakan menjadi pesan internal dan eksternal. Pesan internal dipakai karyawan dalam organisasi misalnya memo, bulletin, dan rapat. Sedangkan pesan eksternal digunakan untuk memenuhi kebutuhan orang yang berkaitan dengan lingkungan dan masyarakat umum. Seperti, iklan, usaha hubungan dengan masyarakat, usaha mengenai penjualan atau pelayanan, dll.

Pesan juga dapat diklasifikasikan menurut bagaimana pesan itu disebarluaskan. Ada 2 metode, yaitu metode perangkat keras dan metode perangkat lunak.  Metode perangkat keras digunakan , apabila pesan yang akan disampaikan menggunakan alat elektronik, dan tenaga listrik, missal computer. Metode perangkat lunak digunakan apabila pesan bergantung pada kemampuan dan keterampilan individu terutama dalam berfikir, menulis maupun berbicara. Contohnya, komunikasi lisan secara berhadapan, percakapan dalam rapat, interview, diskusi, dan kegiatan tulis menulis(surat, nota, laporan, usulan, maupun pedoman).

Klasifikasi pesan yang terakhir berdasarkan tujuan daripada pengiriman pesan. Ada 3 alasan umum arus pesan dalam organisasi, yaitu berkenaan dengan tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan.

Thayer mengumukan 4 fungsi dari arus pesan dalam organisasi yaitu untuk memberi informasi, untuk mengatur, untuk membujuk, dan untuk mengintegrasi. Goldhaber (1986) menambahkan klasifikasi barunya yaitu inovasi. Inovasi sangat penting bagi organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah-ubah. Pesan inovasi misalnya rencana baru organisasi, kegiatan baru, program baru/penghargaan yang membangkitkan pemecahan masalah.

3.            Jaringan

Organisasi terdiri dari beberapa orang yang setiap orang menduduki posisi tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Luas dari jaringan dipengaruhi oleh  banyak factor, antara lain hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seni dari arus pesan dan isi dari pesan.

Peranan tingkah laku dalam suatu organisasi menentukan siapa yang menduduki posisi atau pekerjaan tertentu baik secara formal maupun informal.

Faktor ke-dua yang mempengaruhi jaringan adalah arah. Ada 3 arah jaringan komunikasi yaitu komunikasi pada bawahan, komunikasi pada atasan dan komunikasi horizontal. komunikasi  bawahan biasanya untuk tujuan tertentu missal mengajukan pertanyaan, memberikan saran-saran. Komunikasi pada atasan berkenaan dengan tugas/ pemeliharaan organisasi missal pengarahan tujuan, perintah, disiplin/ pertanyaan. Komunikasi horizontal berkenaan dengan pemecahan masalah koordinasi, penyelesaian konflik dan desas-desus.

4.            Keadaan saling tergantung

Keadaan saling tergantung 1 bagian dengan bagian lainnya merupakan suatu system terbuka dalam suatu organisasi. Intinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan, maka dia harus memperhitungkan implikasi keputusannya itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.

5.            Hubungan

Organisasi merupakan suatu system terbuka. Suatu system social maka dari itu semuanya terletak pada tangan manusia dimana jaringan suatu pesan dalam organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karna itu hubungan manusia dalam organisasi seperti sikap, skill. Moral harus dipelajari. Hubungan manusia dalam organisasi dimulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara 2 orang sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dengan kelompok kecil, besar dalam organisasi.

6.            Lingkungan

Lingkungan adalah totalitas secara fisik dan factor social yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu system. Lingkungan dibagi 2 yaitu lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal adalah personalia(karyawan), staf dan komponen organisasi lainnya. Lingkungan kesternal adalah langganan, leveransir, saingan dan teknologi.

Organisasi harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal, yaityu teknologi, ekonomi, UU dan factor social. Mengapa? Jika lingkungan berubah-ubah maka organisasi memerlukan informasi baru yang dapat mengatasi  perubahan dengan menciptakan pertukaran pesan baik internal maupun eksternal.

7.            Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Ketidakpastian dalam suatu organisasi disebabkan terlalu banyaknya informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu urusan utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.

B.     Fungsi Komunikasi Organisasi

Sendjaja menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut :

1.      Fungsi Informatif.

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

2.      Fungsi Regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

a.       Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

b.      Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3.      Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4.      Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:

a.       Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi

b.      Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

C.    Pendekatan Komunikasi Organisasi

Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu :

1)   Pendekatan Makro

Organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Aktivitasnya antara lain adalah :

a.    Memproses informasi dan lingkungan

Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi yang relevan dengan keadaan organisasi, kemudian merumuskan suatu respons yang tepat terhadap input informasi tersebut.

b.   Identifikasi

Suatu organisasi menggunakan informasi yang telah diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam negosiasi, persetujuan dengan relasi yang potensial dari langgananya. Proses penyesuaian diri dinamakan dengan identifikasi.

Dalam melakukan identifikasi peranan komunikasi memegang peranan penting. Tanpa dikomunikasikan kepada langganan, langganan tentu tidak mengetahui bahwa organisasi telah meningkatkan pelayannya.

c.    Integrasi dengan organisasi lain

Tidak ada organisasi bergerak dalam keadaan terisolasi. Setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Organisasi mesti memonitor altivitas ini, menentukan apa pengaruh aktivitas itu kepadanya.

Sebagian organisasi menggunakan prosedur pengawasan yang komplek untuk memonitor satu sama lain yang mencakup penggunaan peralatan elektronik yang sensitive dan membayar seorang mata-mata dalam industri.

Kadang-kadang interaksi dengan saingan terlalu bersifat institusioanl seperti dalam organisasi perdagangan. Kelompok ini mempunyai anggota yang bersifat terbuka hanya kepada orang yang ahli dibidangnya. Mereka melakukan konvensi dan rapat dan menggunakan materi yang memberikan informasi yang relevan bagi kepentingan golongannya.

d.      Penetuan Tujuan

Dari semua kegiatan organisasi secara makro yang memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah tujuan organisasi. Suatu tujuan adalah tempat yang diinginkan organisasi sesudah diberika periode waktu tertentu. Tujuan dari organisasi umumnya memproduksi suatu produksi dengan biaya yang minimum dan menjualnya dengan mendapat keuntungan bagi organisasi.

Untuk menentukan tujuan, organisasi harus mengembangkan informasi kekuatan internal dan eksternal organisasi. Kekuatan eksternal organisasi mencakup sikap langganan, tersedianya bahan mentah, status pengaturan menurut pemerintah, dan tingkah laku dari saingan.

2)            Pendekatan Mikro

Pendekatan ini memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan submit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komuniaksi antara anggota kelompok, komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan, komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi untuk menjaga iklim organisasi, komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan dan komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi.

Didalam organisasi biasanya terdapat bermacam-macam kelompok yang masing-masing mempunyai tujuannya, terlebih dalam tujuan organisasinya. Dalam hal ini diperlukan keterampilan berkomunikasi dari pimpinan sehingga anggota kelompok mempunyai motivasi untuk bekerja dengan baik dan mereka  akan bekerja dengan giat dan akan mendukung tujuan organisasi.

a.       Orientasi dan latihan

Kadang-kadang organisasi perlu memberikan orientasi dan latihan untuk melatih orang-orang dalam suatu organisasi agar dapat melakukan suatu perkerjaan tertentu.

Orientasi adalah  proses yang terus-menerus yang menghendaki komuniaksi untuk membawa orang lain melihat apa yangs edang berlangsung dalam suatu organisasi. Tugas memberi orientasi ini dapat dilakukan oleh pimpinan unit-unit organisasi maupun oleh anggota unit lainnya.

b.      Keterlibatan Anggota

Dalam organisasi sangat diperlukan keterlibatan anggota dalam unitnya masing-masing untuk menjaga kelancaran tugas organisasi. Untuk mendorong anggota unit organisasi mau bekerja adalah dengan menggunakan komunikasi dan itu merupakan tugas dari pimpinan unit masing-masing.

c.       Penentuan Iklim Organisasi

Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam factor, tetapi pada umumnya iklim organisasi ditentukan oleh tingkah laku dari pimpinan kepada kelompoknya. Misalnya pimpinan yang tidak mau bicara dengan bawahannya dan tidak pula ambil pusing dengan apa yang dilakukan mereka mungkin akan menjadikan bawahannya malas bekerja dan tidak produktif.

d.      Supervisi dan Pengarahan

Tugas dalam organisasi perlu diawasi dikontrol serta diarahkan sesuai dengan kriteria yang telah dutentukan dan dilakukan oleh beberapa orang pimpinan organisasi terhadap orang-orang dibawah hierarki yaitu supervisor yang bertanggungjawab  terhadap orang-orang yang ada dibawahnya dan membantu agar dapat melakukan pekerjaannya sebaik mungkin. Semua kegiatan yang dilakukan supervise menggunakan komunikasi.

e.       Kepuasan Kerja

Ada dua hal yang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya. Pertama, apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkannya untuk melakukan pekerjaannya. Yang ke-dua apabila hubungan sesama teman sekerja kurang baik. Atau dengan kata lain ketidakpuasan kerja ini berhubungan dengan masalah komunikasi.

3)            Pendekatan Individual

Pendekatan individual berpusat kepada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Komunikasi individual ada beberapa bentuknya diantaranya berbicara dalam kelompok kerja, mengunjungi dan berinteraksi dalam rapat, menulis dan mengonsep surat, memperdebatkan suatu usulan dan sebagainya.

a.       Berbicara pada kelompok kerja

Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja organisasi. Oleh karena itu seseorang harus mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan orang lain untuk mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok.

b.      Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat

Rapat adalah satu cara kehidupan organisasi yang umum. Oleh karena itu seorang anggota organisasi harus terampil dalam interaksi rapat yang mencakup keterampilan memberikan informasi bila diperlukan atau untuk membujuk anggota lain untuk menerima usulan dan mengarahkan rapat bila diperlukan.

c.       .Menulis

Organisasi banyak memerlukan materi cetak dan tertulis yang biasanya dilakukan oleh anggota organisasi yang khusus bertugas untuk itu. Petugas itu biasa disebut dengan pegawai tata usaha yang dituntut untuk mempunyai keterampilan dalam menulis maupun mengetik.

d.      Berdebat suatu usulan

Di dalam organisasi keputusan penting dibuat dalam rapat kecil dimana orang saling berdebat satu sama lain sebelum memilih satu tindakan tertentu. Orang dalam organisasi harus membuat suatu usulan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan

Griffin menyatakan tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:

1.      Pendekatan Sistem

Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan munsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.

Teori Weick tentang pengorganisasian mempunyai arti penting dalam bidang komunikasi karena ia menggunakan komunikasi sebagai basis pengorganisasian manusia dan memberikan dasar logika untuk memahami bagaimana orang berorganisasi. Menurutnya, kegiatan-kegiatan pengorganisasian memenuhi fungsi pengurangan ketidakpastian dari informasi yang diterima dari lingkungan atau wilayah sekeliling. Ia menggunakan istilah ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, atau keruwetan, kerancuan, dan kurangnya predictability. Semua informasi dari lingkungan sedikit banyak sifatnya tidak jelas, dan aktivitas-aktivitas pengorganisasian dirancang untuk mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan.

Weick memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses: penentuan (enachment)à seleksi (selection)à penyimpanan (retention). Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan. Seleksi, proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi. Proses ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal. Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.

Sub-subkelompok individual dalam organisasi terus menerus melakukan kegiatan di dalam proses-proses ini untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Meskipun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Pendek kata di dalam organisasi terdapat siklus perilaku.

Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan). Demikianlah pembahasan tentang konsep-konsep dasar dari teori Weick, yaitu: lingkungan; ketidakjelasan; penentuan; seleksi; penyimpanan; masalah pemilihan; siklus perilaku; dan aturan-aturan berkumpul, yang semuanya memberi kontribusi pada pengurangan ketidakjelasan.

2.      Pendekatan Budaya

Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.

Pacanowsky dan para teoris interpretatif lainnya menganggap bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah organisasi, tetapi budaya adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi dihasilkan melalui interaksi dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang berorientasi tugas tidak hanya mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi juga menciptakan atau memperkuat cara-cara yang lain selain perilaku tugas ”resmi” dari para karyawan, karena aktivitas-aktivitas sehari-hari yang paling membumi juga memberi kontribusi bagi budaya tersebut.

Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.

3.      Pendekatan Kritik. 

Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.

Bahasa adalah medium utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi. Manajer dapat menciptakan kesehatan organisasi dan nilai-nilai demokrasi dengan mengkoordinasikan partisipasi stakeholderdalam keputusan-keputusan korporat.

BAB III

KESIMPULAN

Pimpinan di dalam organisasi harus dapat memfasilitasi tumbuhnya suasana keterbukaan dalam komunikasi dengan karyawan, dapat berempati, memiliki sikap yang dapat memberikan dukungan kepada karyawan, dapat bersikap positif baik terhadap diri sendiri maupun karyawan serta mampu menciptakan suasana setara.

Komunikasi karyawan yang efektif akan menghasilkan kepuasan dan produktivitas karyawan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan perusahaan. Tidak hanya itu, hubungan antar karyawan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan atau suasana perusahaan yang positif turut memberi andil dalam menciptakan iklim komunikasi efektif. Rasa percaya, keyakinan, keterbukaan, dukungan keamanan, kepuasan, keterlibatan dan tingginya harapan merupakan cermin iklim komunikasi organisasi yang ideal.

Jika organisasi atau perusahaan memiliki dan melakukan komitmen untuk melakukan komunikasi yang efektif dengan karyawan maka sejumlah keuntungan–keuntungan penting dapat dicapai. Karyawan akan memiliki pengetahuan yang luas dan banyaknya informasi akan memuaskan karyawan.

Selain itu, karyawan akan menjadi lebih baik dan produktif di mana mereka akan memberi waktu lebih banyak untuk pekerjaan mereka dan melakukan pekerjaan dengan lebih baik untuk perusahaan, sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan dapat terwujud.