Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia komunikasi adalah:

1. pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak.

2. perhubungan.

Pengertian Bisnis dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ialah: usaha dagang; usaha komersial dalam dunia perdagangan. Dalam buku yang berjudul Komunikasi Bisnis, karangan Djoko Purwanto diuraikan bahwa "komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

B. Etika Komunikasi Dan Etika Bisnis

Menurut KBBI etika adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan kewajiban moral (akhlak).

Etika bisnis kegiatannya mencakup tentang:

1. Perdagangan, yaitu kegiatan jual beli dengan tujuan memperoleh suatu keuntungan. Perdagangan bisa dilakukan untuk dalam negeri dan bisa untuk luar negeri.

2. Industri, yaitu kegiatan memproduksi atau menghasilkan barang-barang yang nilainya bisa berguna dari asalnya, sehingga bermanfaat untuk kebutuhan manusia.

3. Jasa jasa, yaitu adalah kegiatan menyediakan jasa-jasa, seperti perhotelan, konsultan akuntansi, asuransi dan lain sebagainya.

1. Etika bisnis adalah prinsip atau pandangan kegiatan usaha dengan segala persoalannya dalam kegiatan usaha.

2. Etika bisnis adalah norma atau kaidah yang mengatur perhubungan manusia di dalam kegiatan usaha.

3. Hukum bisnis adalah peraturan-peraturan yang men gatur masalah-masalah perdagangan/ perniagaan atau soal-soal yang timbul karena tingkah laku manusia dalam bisnis.

C. Proses Negosiasi Dan Kerja Sama (Contact)

Proses negosiasi dalam bisnis maksudnya ialah proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak(kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain. Selain itu, negosiasi juga dapat diartikan sebagai penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak-pihak yang bersengketa.

Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis yang harus diketahui, yaitu:

1. Informasi atau keterangan

Pelaku bisnis harus berusaha memberi dan mencari keterangan mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan materi bisnis.

2. Persuasi atau membujuk

Pelaku bisnis harus mampu membujuk rekan bisnis dengan bahasa yang baik dan tepat.

3. Kolaborasi atau kerja sama

Pada saat melakukan kerja sama, pelak~ bisnis harus mampu mewujudkan bentu:: kerja sama secara jelas.

Tujuan khusus dalam komunikasi bisnis atau menuju proses negosiasi merupakan penjabarai atau perincian dari tujuan umum. Cara menentukan tujuan khusus yaitu:

1. tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistik maksudnya ide atau gagasan yang akan disampaikan dapat dilakukan sesuai dengan kemampuan yang ada.

2. pada saat menyampaikan ide atau gagasan masalah ketepatan waktu perlu diperhitungkan.

3. orang yang ditunjuk untuk melakukan negosiasi harus tepat. Pesan atau ide yang dikemukakan oleh orang memiliki kedudukan atau jabatan yang tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada kita disampaikan oleh orang yang jabatannya rendah.

4. tujuan penyampaian suatu pesan atau negosiasi hendaknya mengacu kepada tujuan, kebijakan. dan aturan organisasi atau perusahaan.

Contoh:

Tujuan umum	Tujuan khusus
Memberi informasi	Memberitahu omzet penjualan bulan ini
Membujuk	Meyakinkan konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan
Kerjasama	Membuka cabang baru

Setelah menentukan tujuan, langkah selanjutnya dalam proses negosiasi dan kerja sama ialah menyusun pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesanpesan bisnis meliputi empat tahap, yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan

Rencanakan dengan matang hal-hal pokok yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2. Komposisi bahasa dan isi

Susunan pokok yang akan disampaikan diungkapkan dengan kalimat yang jelas, sederhana, santun, mudah dipahami, dimengerti, dan direncanakan oleh lawan bicara. Isi komposisi sesuai iebutuhan konsumen, dengan memperhatikan:

a. mencari apa yang diinginkan mengantisipasihal yang tak terduga memberi informasi yang lengkap

b. memberi informasi yang akurat (teliti atau cermat)

c. memberikan tekanan pada ide/gagasan yang menarik.

3. Revisi

Setelah ide dituangkan ke dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikanlah apakah semuanya telah benar dan tepat. Seluruh maksud dan isi pecan harus ditelaah kembali. Diperiksa yang seluruh kelengkapan dan memperbaikinya _a ada kekurangan atau kesalahan.

4. Kerja sama

Kesimpulan dari urutan di atas, bila pelaku bisnis akan melakukan negosiasi dan kerja sama _arus mengikuti tahap, berikut:

a. penentuan tujuan tepat waktu

b. orang yang ditunjuk untuk negosiasi harus berkualitas

c. tujuan sesuai kebijakan perusahaan perencanaan hams tepat

d. komposisi/susunan bahasa dan isi materi revisi/perbaikan atau cek ulang

e. kerja sama

D. Jenis-Jenis Pertemuan Bisnis

Jenis-jenis pertemuan bisnis, yaitu:

1. Pertemuan informal

Pertemuan informal ialah pertemuan yang bersifat tidak resmi. Sebagai contoh pertemuan keluarga, arisan (kadang-kadang pertemuan keluarga dan arisan sering dijadikan lahan bisnis), pertemuan bisnis yang dilakukan tanpa sengaja/ tidak terencana.

2. Pertemuan formal

Pertemuan formal ialah pertemuan yang bersifat resmi yang direncanakan terlebih dahulu dengan mengikuti prosedur pertemuan (prosedur pertemuan akan dibahas lebih lanjut pada bab 3 bagian A).

Macam-macam pertemuan formal, antara lain sebagai berikut.

a. Diskusi

Diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu masalah.

Beberapa macam diskusi, yaitu:

1) Diskusi kelompok

Diskusi kelompok biasanya mengacu pada terbatasnya jumlah peserta. Kelompok dapat terjadi atas kesamaan profesi, status, usia, jenis kelamin, atau latar belakang sosial budaya. Misalnya, diskusi kelompok yang diselenggarakan disekolah atau di kelas, dalam rapat.

2) Diskusi pleno

Diskusi pleno merupakan diskusi lengkap yang diikuti oleh segenap kelompok-kelompok yang ada.

3) Diskusi panel

diskusi panel adalah 'bentuk diskusi yang didahului dengan penyampaian uraian atau pembahasan masalah oleh beberapa ahli dihadapan khalayak, pendengar (siaran radio), atau penonton ( televisi).

b. Debat

Debat adalah suatu pembahasan atau pertukaran pendapat mengenai suatu pokok masalah, masing-masing peserta saling memberikan alasan untuk mempertahankan pendapatnya.

c. Kongres

Kongres ialah pertemuan para wakil organisasi (politik, sosial, profesi) untuk berpikir bersama dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah. Kongres sering juga disebut muktamar atau rapat besar.

d. Simposium

Simposium ialah suatu pertemuan untuk mendiskusikan uraian singkat mengenai suatu masalah dengan sudut pandang tertentu atau sederajat pidato-pidato dari beberapa pakar.

e. Seminar

Seminar merupakan pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu masalah di bawah pimpinan ketua sidang (guru besar, ahli sebagainya).

f. Konferensi

Konferensi adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok dengan tujuan berpikir bersama sehingga mencapai suatu keputusan bersama.

g. Lokakarya

Lokakarya adalah pertemuan para ahli untuk membahas suatu masalah sesuai bidang keahliannya.

h. Rapat

Rapat sebagai salah satu bentuk proses berpikir bersama, menyelenggarakan suatu pertemuan untuk membicarakan masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Beberapa jenis rapat, yaitu:

1) Rapat akbar yaitu rapat raksasa.

2) Rapat anggota yaitu sidang diadakan untuk anggota perserikatan, partai, dan sebagainya.

3) Rapat desa yaitu rapat majelis menurut hukum adat terdiri atas berbagai golongan penduduk, yang berhak hadir dan berhak memberikan suara dalam rapat desa.

4) Rapat kerja mempunyai arti:

a) sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi.

b) pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

5) Rapat kilat mempunyai arti:

a) sidang yang berlangsung dengan mendadak

b) sidang yang berlangsung dalam waktu singkat

6) Rapat lengkap adalah rapat yang dihadiri oleh segenap anggota,seksi, dan pengurus; rapat pleno.

7) Rapat paripurna adalah rapat lengkap anggota dan pimpinan dan merupakan forum tertinggi dalam melaksanakan wewenang dan tugas.

8) Rapat paripurna luar biasa ialah rapat paripurna yang diadakan dalam masa reses. Reses adalah masa perhentian sidang (parlemen); masa istirahat dari kegiatan bersidang.

9) Rapat pleno adalah rapat lengkap.

10) Rapat raksasa ialah rapat besar untuk umum, biasanya diadakan di lapangan terbuka yang luas; rapat samudera.

11) Rapat samudera adalah rapat raksasa.

12) Rapat terbuka ialah rapat yang boleh dihadiri oleh semua orang; rapat umum.

13) Rapat umum ialah rapat untuk semua orang; rapat terbuka.

3. Pertemuan individu

Pertemuan individu ialah pertemuan bisnis yang dilakukan secara perorangan, tidak mewakili :rganisasi atau perusahaan.

4. Pertemuan rutin

Pertemuan rutin ialah pertemuan yang dilakukan dengan prosedur yang teratur dan tidak ber-::bah-ubah.

5. Pertemuan kepanitiaan

Pertemuan kepanitiaan adalah pertemuan yang lakukan oleh kelompok orang yang ditunjuk atau pilih untuk mempertimbangkan atau mengurus gal-hal yang ditugaskan kepadanya.

MODUL 2
MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

A. Pengertian Rapat

1. Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

2. Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.

3. Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

4. Dalam buku Etika Komunikasi Kantor, susunan Jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah:

a. Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

b. Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

d. Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.

e. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f. Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

B. Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

7. dan lain-lain.

Untuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut.

1. Apakah tujuan tersebut realistik?

2. Apakah waktunya tepat?

3. Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?

4. Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga) organisasi atau perusahaan.

C. Jenis-Jenis Rapat Dan Syaratsyaratnya

1. Jenis-jenis rapat

a. Berdasarkan tujuan

1) Rapat penjelasan

Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

Sebagai contoh:

· Rapat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di SMK.

· Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan secara umum.

· Rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.

2) Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3) Rapat perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b. Berdasarkan sifat

1) Rapat formal (formal meeting)

Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2) Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

3) Rapat terbuka

Rapat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4) Rapat tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c. Berdasarkan jangka waktu

1) Rapat mingguan

2) Rapat bulanan

3) Rapat semester

4) Rapat tahunan

d. Berdasarkan frekuensi

1) Rapat rutin

Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan.

2) Rapat incidental

Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e. Berdasarkan nama

1) Rapat kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membabas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2) Rapat dinas

Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3) Musyawarah kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

2. Syarat-syarat rapat

a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b. Pada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif.

c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).

d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat hams mengetahui syaratsyarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain:

a. Persiapan rapat

Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu:

1) penentuan tujuan rapat dan acara rapat

2) penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3) penentuan tempat.

4) Akomodasi

5) Konsumsi

6) media/peralatan

Mengenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi berikutnya.

b. Pelaksanaan rapat

1) Suasana rapat berlangsung terbuka

2) Para peserta rapat berpartisipasi aktif

3) Adanya kendali dari ketua rapat

4) Hindarkan debat kusir

5) Bahasa harus komunikatif

6) Hindarkan monopoli ketika berbicara

7) Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

8) Adanya notulen

9) Acara rapat

10) Media rapat

11) Waktu

D. Unsur-Unsur Rapat

Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di antaranya:

1. tujuan rapat

2. masalah yang dirapatkan pemimpin rapat

3. peserta rapat

4. media rapat

5. notulis atau sekretaris

1. Tujuan rapat

2. Masalah yang dirapatkan

3. Pemimpin rapat

Tipe-tipe pemimpin rapat:

a. Tipe otoriter

Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya.

b. Tipe demokratis

Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok.

c. Tipe laissez faire

Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah. Peserta rapat

a. Sifat atau karakter peserta rapci

Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:

1) Tipe pemersatu

penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.

2) Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun kelompok.

3) Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara).

4) Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.

5) Tipe inisiatif

Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.

6) Tipe pemberi informasi

Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

7) Tipe penyerang

Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.

b. Fungsi peserta rapat

1) Sebagai penyumbang pendapat

2) Sebagai penyimpul

3) Sebagai penyumbang data

4) Sebagai penerima basil keputusan

5) Sebagai pembantu pemimpin

4. Media rapat

Media rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat balk rapat dengan peserta yang sedikit maupun peserta rapat yang berjumlah banyak. Beberapa contoh media rapat, antara lain:

a. ruangan, meja, dan kursi;

b. lampu penerangan;

c. papan tulis/white board;

d. flip chart;

e. sound system;

f. ballpoint;

g. buku;

h. kertas;

i. pensil;

j. OHP (over head projector);

k. komputer;

l. dan lain-lain

5. Notulis atau sekretaris

Jalannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis atau sekretaris. Perihal notulis ini dibahas lebih terperinci dalam bab 3 bagian

E. Teknik Penyelenggaraan Rapat

Teknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut.

1. Persiapan rapat

a. Why (Mengapa?)

Latar belakang diadakannya rapat. Para peserta rapat perlu mengetahui mengapa rapat perlu diselenggarakan.

b. What (Apa?)

Materi atau masalah harus dirumuskan dengan tepat. Jangan sampai permasalahan dirumuskan terlalu luas.

c. Who (Siapa?)

Orang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan.

d. Where (Dimana)

Penentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut diperhitungkan dengan sebaikbaiknya.

e. When (kapan)

Penentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan melihat kondisi atau situasi perkembangan organisasi atau perusahaan.

f. How (bagaimana)

yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain).

hal-hal lain yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat, yaitu sebagai berikut:

a. Persiapan administrasi

Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain sebagai berikut:

1) mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat.

2) mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya.

3) mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat.

4) memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu.

5) membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.

6) menyusun secara sistematis setiap acara.

7) menentukan peserta rapat.

8) membuat surat undangan rapat atau konvokasi.

9) menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.

10) memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, OHP, lampu penerangan, penempatan tempat duduk peserta rapat, LCD projector, layar, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, buku, pensil, tip ex, komputer.

11) menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim.

12) menyiapkan notulen.

b. Persiapan ruangan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam aturan ruang rapat, antara lain:

1) cahaya penerangan

2) ventilasi udara

3) pengaturan tempat duduk

4) penempatan peralatan.

c. Persiapan akomodasi konsumsi

d. Kesehatan dan keamanan

e. Penyusunan proposal

Kegiatan yang memerlukan proposal sebelum pelaksanaan, antara lain:

1) Hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. urusan dinas, organisasi, perusahaan.

2) Hal-hal yang berkaitan dengan hiburan. Misal, pentas seni, pasar amal, bazar, dan lain-lain.

3) Perayaan hari besar nasional dan keagamaan. Misal, hari kemerdekaan, hari pendidikan, Isra Miraj, dan lain-lain.

Adapun cara menyusun proposal, yaitu sebagai berikut:

1) Kata pengantar; isinya mengemukakan intisari proposal, -antara lain berisi alasan dibuatnya proposal.

2) Pendahuluan; berisi dasar pemikiran diaclakannya kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan, secara singkat.

3) Maksud clan tujuan kegiatan secara jelas.

4) Jenis kegiatan; contoh perlbmbaan, pembangunan, pentas, amal.

5) Rencana kerja; jadwal kegiatan, target yang ingin dicapai.

6) Lokasi atau tempat kegiatan.

7) Waktu kegiatan.

8) Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia pelaksana kegiatan.

9) Dana; dituliskan secara terperinci danalbiaya untuk pengeluaran dan pemasukan;

10) Harapan; ditulis dalam bagian kalimat penutup, misal memohon agar orang yang menyetujui proposal turut aktif atau terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.

11) Lampiran-lampiran; daftar panitia, foto/denah yang berkaitan dengan kegiatan.

2. Penyelenggaraan rapat atau pelaksanaan rapat

a. Pembukaan rapat

b. Pembagian tugas

Pada saat rapat berlangsung, adakalanya pembahasan masalah harus dilakukan dengan cara

· Orang-orang yang harus mempromosikan barang

· Cara mempromosikan barang, media cetak/elektronik

· Pmebagian wilayah pemasaran

· Peningkatan kualitas barang

· Dan lain-lain

c. Rapat kelompok

Topik yang telah dibagi-bagi oleh pemimpin rapat dibahas dalam rapat kelompok. Apabila dipandang perlu setiap topik dapat dibahas lagi dalam setiap subkelompok (kelompok yang telah dibentuk dibagi lagi menjadi subkelompok).

d. Rapat pleno

Rapat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan.

e. Perumusan

Perumusan hasil rapat dapat dilakukan oleh tim perumus rapat (biasanya tim perumus rapat telah ditentukan sebelum rapat dimulai).

f. Reproduksi

Hasil perumusan rapat atau kesimpulan rapat diserahkan kepada pemimpin rapat. Naskah basil rapat disahkan oleh pemimpin rapat sebagai hasil keputusan bersama dalam rapat. Setelah hasil rapat disetujui dan disahkan.

g. Selingan atau istirahat

Acara rapat yang padat bukan berarti tanpa istirahat. Penyusun acara rapat harus menyelipkan waktu untuk istirahat makan, seperti makanan ringan, makan berat, dan waktu untuk istirahat serta waktu untuk sembahyang (salat).

3. Pelaporan

a. Buku Administrasi Perkantoran Modern karya The Liang Gie, ialah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.

b. Buku Bahasa yang lugas dalam laporan teknik karangan Zaenal Arifin, adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan.

c. Dalam KBBI, adalah segala sesuatu yang dilaporkan, berita. Sedangkanpelaporan ialah proses, cara, perbuatan melaporkan.

Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan laporan bukan hasil penelitian ilmiah.

Unsur-unsur laporan hasil rapat, yaitu:

a. Pelapor

b. Penerima laporan

c. Bahan yang dilaporkan

4. Sarana komunikasi (bahasa)

Ialah bahasa yang digunakan pelapor. Bahasa dalam laporan basil rapat hendaknya sederhana dan lugas agar mudah dipahami. Selain itu, bahasa harus komunikatif artinya bahasa yang digunakan harus bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Bahasa yang baik dan benar berarti memperhatikan hal-hal:

a. Paragraf yang runtut

Paragraf yang baik ialah semua kalimat yang membentuk paragraf menguraikan satu gagasan dan kalimat-kalimatnya saling berkaitan/padu.

b. Kalimat yang efektif

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.

Agar kalimat yang kita susun dalam laporan rapat mudah dipahami, perhatikan petunjuk gut ini.

1) Gunakanlah kalimat-kalimat pendek.

2) Gunakanlah bahasa yang sederhana dan rnudah dipahami orang lain.

3) Gunakan kalimat luas tanpa kalimat majemuk kalimat tunggal yang diperluas disebut kalimat luas).

Contoh:

Saya pergi = kalimat tunggal.

Saya pergi ke Bandung = kalimat luas

4) Gunakan kalimat aktif.

5) ?ilihlah kata-kata yang tepat (jangan ber~uakna _anda).

6) Gunakan buku pedoman umum Ejaan yang Disempurnakan.

Selain keempat macam teknik penyelenggara‑at tersebut di atas, masih diperlukan langkahah selanjutnya, yaitu alat pengganda dan cara :nstribusian atau pengiriman. Mengenai hal ini dibahas secara khusus dalam bab 4.

F. Identifikasi Keperluan Rapat

Secara garis besar keperluan rapat mencakup hal, yaitu:

1. Bahan

2. Alat

3. akomodasi

Berikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut.

1. Bahan

Yang dimaksud bahan di sini ialah materi atau zk masalah yang akan dibahas dalam rapat.Beberapa bahan yang harus dipersiapkan, yaitu:

a. Notula, yang merupakan hasil rapat sebelumnya.

b. Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat.

c. Beberapa peraturan yang dibutuhkan.

d. Bahan-bahan acuan berupa buku, majalahl media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat.

2. Alat

Alat atau peralatan dan perlengkapan rapat yang harus diidentifikasi antara lain sebagai berikut:

a. flip chart dan spidol.

b. white board, alat tulis, dan penghapusnya.

c. Over Head Projector (OHP) atau LCD Projector dan layarnya.

d. Sound system dan mike.

e. Video shooting atau handy carp.

f. Kamera dan isi kamera.

g. Tape recorder dan kaset.

h. Map atau tas untuk bahan-bahan rapat.

i. Block note dengan ballpoint

j. Name tag untuk peserta rapat.

k. Peralatan menulis dimasukkan ke dalam map atau tas (buku, pensil, penghapus, penggaris, dan lain-lain.

l. Kertas (HVS, doorslag, kertas stensil, kertas bergaris), stopmap, melhekter, ordner.

m. Terminal data atau komputer, internet.

n. Kalkulator mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda/stensil, fotokopi, risograf, dan lain-lain).

o. Dan disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan rapat.

3. Akomodasi

G. Macam-Macam Tata Ruang Rapat

Pengertian tata ruang menurut para ahli adalah sebagai berikut.

1. The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern dikemukakan bahwa "Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran".

2. Menurut Litlefield & Petterson, dalam bukunya "Modern Office Management", mengatakan: "Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within availeble flour space" (Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

Adapun tujuan penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2. memberikan kondisi keij a yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja para karyawan.

3. memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4. memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5. menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya.

6. mempergunakan segenap ruangan dengan aik, sehingga setiap meter persegi, sudut atau -engah ruangan dapat dimanfaatkan untuk aerbagai aktifitas pekerjaan kantor.

7. memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, aduh dan mengganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8. terciptanya kesan yang baik tentang organi-E:asi tersebut dari para relasi dan tamu yang ;atang.

9. pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak -erpendek.

Menurut Drs. The Gie mengatakan bahwa tata ruang yang baik mempunyai beberapa keuntungan, di antaranya:

1. mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar mandir yang seharusnya tidak perlu;

2. menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;

3. mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian tertentu;

4. memungkinkan pemakaian ruangan secara _fisien;

5. pengawasan mudah dilaksanakan;

6. _erciptanya suasana kerja yang menyenang-_ian.

Selanjutnya Drs. Moekijat dalam bukunya Tata sana Kantor, mengatakan tata ruang yang baik memberikan manfaat sebagai berikut.

1. merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan

2. penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat

3. pengawasan dapat dipermudah

4. hubungan dapat dipercaya

5. perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik

6. jalannya pekerjaan lebih lancer

7. menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan

faktor yang harus diperhatikan dalam tata ruang rapat di antaranya:

· pengembangan kantor pada masa yang akan datang;

· gambaran perkembangan wilayah di masa yang akan datang;

· sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor;

· udara yang bersih dan segar;

· ongkos pemeliharaan yang rendah;

· fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

Dalam merancang dan menyusun tata ruang kantor perlu Anda perhatikan juga faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi terhadap penataan ruang kantor, yaitu cahaya, warna, udara, dan suara.

1. Perencanaan cahaya

Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:

a. hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b. kualitas pekerjaan lebih baik

c. kesalahan-kesalahan berkurang

d. semangat kerja pegawai lebih baik

e. mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)

f. prestise lebih baik untuk perusahaan

Ada empat cahaya buatan manusia, yaitu:

a. Cahaya langsung

b. Cahaya setengah langsung

c. Cahaya tidak langsung

d. Cahaya setengah tidak langsung

Dibawah ini merupakan daftar tentang banyaknya cahaya yang mesti digunakan di dalam menerangi sebuah kantor menurut para ahli penerangan di Amerika Serikat.

Macam Pekerjaan	Saran-saran besarnya cahaya (menurut perhitungan dengan FootCandle*)
1. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan tajam...ini meliputi pekerjaan mengenai huru-uruf atau angka-angka yang lembut, perbedaan warna yang samat atau untuk jangka waktu lama secara terus menerus. Contoh: memeriksa perhitungan, melakukan pembukuan dan menggambar	50 watt
2. Pekerjaan yang membutuhkan pengliahatan biasa Contoh: membuat surat, mengurus arsip, melakukan rapat, bagian pembukuan dan menggambar	30 watt
3. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas lalu Contoh: ruang aktivitas, resepsi, tangga gedung atau kamar mandi	10 watt
4. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sederhana Contoh: lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung	5 watt

2. Perencanaan warna

Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.

Macam-macam warna:

· Warna primer: merah, biru, kuning

· Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer

· Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder

Arti warna dan efek psikologis:

· Merah:berani, sensual, merah

· Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

· Hijau: alami

· Biru: harmonis, tenang, lapang

· Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang

· Merah muda: ceria, romantis

· Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruang:

· Ukuran ruang

· Lokasi bangunan

· Lokasi ruangan

· Tipe ruang

· Bentuk ruang

· Tinggi ruang

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh keuntungan, di antaranya

a. kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan.

b. mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

c. mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d. memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai.

e. mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Office Practice and Secretarial Administration" mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang yang harus dilayani, di antaranya:

a. Kepercayaan terhadap kantor

b. Efisiensi atau produktivitas

c. Moral

3. Perencanaan udara

Menurut Prof. Soetarman, bahwa "beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja". Untuk itu maka yang paling mendekati derajat celcius.

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut:

a. mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air Conditioning).

b. membuat lubang-lubang udara (ventilasi).

c. mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan, di antaranya:

a. kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b. produktivitas kerja yang lebih tinggi

c. kualitas pekerjaan yang lebih baik

d. semangat kerja yang lebih tinggi

e. kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f. kesan yang lebih baik dari para tamu

4. Penataan suara

Kebisingan/gaduh berakibat pada:

a. gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b. Kesulitan mengadakan konsentrasi

c. Kesalahan yang lebih banyakahan yang bertambah

d. Semangat kerja pegawai berkurang

Banyak suara terdapat dalam kantor yaitu: Haan, geseran kursi-kursi, suara mesin kantor dan suara di luar kantor.

Untuk mengatasi faktor suara yang sering yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendak-memperhatikan berikut:

a. Langit-langit atau dinding ruangan dipakai an penyadap suara.

b. Mesin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet r_ a tipis.

c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang -r-rtup rapat

d. Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas «-=-~et atau semacam tegel dari bahan yang tidak _a v ak meneruskan suara.

H. Teknik Menyusun Undangan Rapat

Surat tidak jelas dan terang pesannya, akan mengakibatkan:

1. Tidak dapat dimengerti dan menimbulkan keraguan bagi penerima;

2. Terjadi pemahaman yang salah (salah tafsir) pada isi surat;

3. Tidak mendapat tanggapan atau jawaban segaimana diharapkan;

4. tidak akan dapat mencapai maksud dan tujuan.

Dalam hal menulis surat, seseorang harus menguasai hal-hal berikut:

1. Memahami atau menguasai pemakaian bahasa/ tata bahasa yang baik.

2. Mengetahui permasalahan dan latar belakangn ya.

3. Memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya.

4. Mengetahui dan memahami kepada siapa is membuat atau menulis surat.

5. Mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik.

Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu sebagai berikut:

1. Nada bahasa surat harus tepat

a) hindari kata-kata atau kalimat majemuk,

b) perhatikan aturan tata bahasa, dan

c) terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim.

2. Penggunaan bahasa kalimat-kalimat yang sederhana

Kalimat adalah susunan kata yang teratur, yang menyatakan suatu pengertian.

3. Rumusan isi surat

Isi surat dirumuskan secara singkat di bagian surat yang dikenal dengan "HAL atau PERIHAL". Rumusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat.

4. Agar tidak terjadi salah penafsiran dari pembaca terhadap maksud dan tujuan isi surat, maka dalam penulisan surat harus jelas maknanya, untuk itu:

a. hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelit-belit serta panjang;

b. pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, teknik mengemukakan alinea yang teratur serta tulisan/ ketikan jelas dan benar akan memperjelas isi surat;

c. penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta dalam menggunakan singkatan hanya yang sudah biasa/umum dipakai.

5. Pengaturan alinea

Tiap-tiap bagian surat mempunyai kegunaankegunaan tertentu, di antaranya:

a) untuk mengetahui dari instansi atau perusahaan mana surat tersebut dikirimkan;

b) untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan;

c) untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan;

d) untuk mengetahui maksud, tujuan, dan keinginan pengirim;

e) untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat;

f) untuk mengetahui mungkin ada dokumendokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat

Dari bagian-bagian surat inilah akan terbentuk sebuah surat.

Letak atau penempatan bagian-bagian surat dinas terdiri dari empat bagian utama, yaitu sebagai berikut.

a. Kepala surat

b. Pembukaan

c. Isi surat

d. Penutup

e. Kepala surat

a. Kepala Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama instansi atau lembaga, alamat instansi atau lembaga, nomor telepon, lambang instansi, dan lain-lain.

b. Pembukaan

Pada bagian ini terdapat:

1) Tanggal surat,

2) Nomor surat,

3) Lampiran,

4) Hal atau perihal,

5) Nama dan alamat surat,

6) Salam pembuka,

7) Isi surat atau tubuh surat

c. Penutup

Bagian penutup berisikan hal-hal sebagai berikut:

1) Salam penutup

2) Pejabat penandatangan

I. Teknik Menyusun Agenda Rapat Dan Acara Rapat

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan:

1. Teknik adalah:

a. pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu yang berkenaan dengan hasil industri (bangunan, mesin, dan sebagainya)

b. cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang berhubungan dengan seni

c. cara sistematis mengerjakan sesuatu

2. Agenda ialah:

a. buku catatan yang bertanggal, untuk satu tahun;

b. acara (yang akan dibicarakan dalam rapat)

3. Acara ialah:

a. hal atau pokok yang akan dibicarakar. (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya); agenda;

b. hal atau pokok isi karangan;

c. perkara pemeriksaan dalam pengadilan.

4. Rapat adalah

a. pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis;

b. sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi;

c. pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

Berdasarkan arti harfiah istilah agenda rapat dengan acara rapat mempunyai arti yang sama. namun dalam hal rapat terdapat perbedaan antara agenda rapat dengan acara rapat. Dalam hal rapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Teknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat.

Adapun hal-hal yang hams diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu:

1. mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat

2. mengetahui tema dan tujuan rapat

3. mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:

a. peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)

b. peserta rapat dari dalam organisasi (intern)

c. peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)

d. jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara umum)

4. mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat

5. mengetahui peralatan yang akan digunakan

6. mengetahui keadaan calon pemimpin rapat

7. mengetahui keadaan ruang rapat

8. mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat

9. mengetahui tata tertib rapat.

Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah dengan:

1. acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan

2. secara umum urutan acara rapat terdiri atas:

a. pembukaan

b. pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang memberikan pengarahan

c. pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi), sebagai contoh:

1) penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat

2) pembagian tugas berdasarkan kriteria/ ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rap at

3) setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima

4) mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua kelompok

5) mengkaji permasalahan yang timbul

6) melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi

7) tahap mengambil keputusan

8) tahap menyimpulkan

d. pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan diakhiri dengan penutupan.

3. Pada saat menyusun acara rapat, penyusun harus memperhatikan waktu. Waktu untuk pelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat 10 menit untuk snack/kudapan dan minum (coffee break), untuk makan siang dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi apabila acara berlangsung sampai sore. Bila acara sampai malam hari tentunya ditambah lagi dengan makan malam.

MODUL 3
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN

A. Prosedur Pertemuan

Dalam buku Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka diuraikan bahwa prosedur adalah:

1. tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

2. metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem.

Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum yang dilakukan oleh panitia penyelenggara, yaitu sebagai berikut:

1. Melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah; tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.

2. Menentukan acara rapat dan, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.

3. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama.

4. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.

5. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris.

Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur pertemuan atau rapat terdiri atas empat unsur, yaitu:

1. prapersiapan;

2. persiapan;

3. pelaksanaan;

4. penggandaan dan pendistribusian.

B. Etika Pertemuan Dan Gaya Komunikasi

1. Etika pertemuan

Etika merupakan norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik yang sesuai dengan agama, tradisi dan hukum setempat.

Ketika melakukan pertemuan/ rapat setiap orang harus mempunyai etika seperti:

· kesusilaan, dan atau budi pekerti yang baik

· kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. Etika menjadi dasar atau pedoman ketika melakukan pertemuan/rapat.

Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan diterapkan, yaitu sebagai berikut:

a. pihak panitia penyelenggara rapat:

1) menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur yang berlaku, setiap acara tepat waktu.

2) menata ruangan dengan baik.

3) menempatkan tempat duduk untuk orang sesuai dengan kedudukan atau jabatan orang yang bersangkutan.

4) mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat (3 sampai 7 hari sebelum pelaksanaan rapat)

5) menghargai seluruh peserta rapat

6) membagikan makalah dengan sopan dan tertib menggunakan bahasa yang baik, santun, dan dapat dipahami.

b. pihak peserta rapat

1) hadir tepat waktu

2) mengikuti aturan atau tata tertib rapat

3) mematikan telepon selularnya (ponsel)

4) tidak merokok ketika rapat berlangsung

5) apalagi ruangan rapat ber-AC

6) bersikap menghargai orang yang sedang berbicara

7) tidak bersikap emosional/marah

8) tidak bersikap egois (mementingkan diri sendiri)

9) bersikap sopan, santun, dan bijaksana

10) menggunakan bahasa yang santun.

2. Gaya komunikasi

Gaya berkomunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika pertemuan.Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut:

a. Persepsi

Peserta rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat, pandangan dengan tepat sehingga dapat diterima orang lain.

b. Ketepatan

Peserta rapat harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka berpikir lawan bicara, sehingga terhindar dari miscommunication (komunikasi yang salah).

c. Kredibilitas

Pada saat berkomunikasi dalam rapat setiap peserta harus memiliki rasa saling percaya.

d. Pengendalian

Seseorang yang pandai mengendalikan din ketika berbicara, maka dia pun akan berupava agar pandai mengendalikan lawan bicaranya.

e. Kecocokan/keserasian

Peserta rapat harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan semua orang, bersikap bersahabat, menyenangkan. menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain:

a. Persyaratan komunikasi yang efektif seperti persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian. dan kecocokan.

b. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubul. atau ekspresi wajah.

c. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.

d. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

e. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Gaya bahasa yang Bering digunakan antara lain:

1) Gaya bahasa hiperbola yaitu gaya bahasa yang menyatakan sesuatu secara berlebihlebihan.

2) Gaya bahasa klimaks yaitu gaya bahasa yang menyatakan penegasan mulai dari rendah lalu meninggi.

3) Gaya bahasa antiklimaks ialah gaya bahasa yang mengungkapkan sesuatu mulai dari yang tinggi menuju ke yang rendah.

4) Gaya bahasa simbolik ialah gaya bahasa yang menggunakan nama dan sifat binatang sebagai perlambang.

Halhal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain:

a. Pakaian

b. Pandangan mata

c. Mimik wajah

d. Sikap badan

e. Suara

Suara dapat berbunyi lebih baik apabila memperhatikan hal-hal berikut:

1 Jelas; dapat didengar dan dipahami oleh lawan bicara.

2 Intonasi; tekanan dan nada suara tidak monoton, harus ada lagu turun naik pada saatsaat tertentu.

3 Semangat; suara yang diucapkan dengan penuh semangat akan turut menghangatkan suasana dan menular kepada para pendengar.

4 Ekspresi; suara harus diungkapkan dengan penuh penghayatan.

f. Tulisan

Tulisan turut berpengaruh terhadap gaya komunikasi. Pada saat rapat, seorang pembicara kadang harus menjelaskan sesuatu disertai tulisan. Tulisan harus jelas sehingga dapat terbaca orang lain.

C. Teknik Membuka Dan Menutup Rapat

Agar terampil berbicara perlu memperhatikan hal-hal berikut ini.

1. Memilih pokok persoalan yang sesuai dengan kebutuhan

2. Menguasai materi/pokok permasalahan

3. Berbicara dengan jelas, singkat, tepat dan santun

4. Berbicara diiringi dengan intonasi dan volume suara yang tepat

5. Berbicara diiringi dengan bantuan bahasa isyarat

6. Menyesuaikan situasi dengan lawan berbicara

7. Menanggapi dengan baik perkataan lawan bicara

8. Berbicara tidak keluar dari pokok masalah tema bicara

9. Berbicara tidak keluar dari pokok masalah tema pembicaraan

10. Menggunakan kata yang dikenal umum

11. Menggunakan kata yang baku atau bahasa indonesia daripada bahasa asing namun belum paham artinya

12. Menggunakan kata yang nyata/konkret dari pada kata yang abstrak

13. Menggunakan kalimat-kalimat yang pendek

1. Teknik membuka rapat

Teknik membuka rapat yaitu sebagai berikut:

a. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat

b. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.

c. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.

d. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain itu, hal-hal yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh para pendengar

e. Gunakan kalimat yang singkat jelas, tetapi langsung mearik perhatian para pendengar

f. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti:

1) Penggunaan data

Penggunaan data dapat digunakan untuk menarik perhatian pendengar. Penggunaan data adalah segala informasi yang berkaitan dengan pokok masalah. Data yang ada dapat berbentuk angka dan dituangkan dalam bentuk tabel atau grafik.

2) Anekdot

Anekdot merupakan cerita singkat sesuatu yang lucu dan mengesankan sehingga dapat menarik perhatian.

3) Membuat pertanyaan

Pembicara yang diawali dengan pertanyaan akan membuat pendengar merasa ikut dilibatkan.

4) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa

5) Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.

2. Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut:

a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan

b. Kalimat penutup

Berikut ini, beberapa ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu:

1) Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.

2) Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan.

3) Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan.

4) Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:

a) mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat.

b) berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan.

c) berisi pujianlsanjungan kepada pendengar.

d) usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa.

e) penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci yang sesuai, kata bijak dari orang terkenal atau sesuatu yang dapat membangkitkan semangat para pendengar serta harapan.

5) Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif.

D. Teknik Memimpin Rapat

Sikap dan sifat yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain:

1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas

2. Seorang pemimpin dapat mengendalikan rapat.

Pengendalian rapat oleh pemimpin rapat terdapat tiga macam cara, yaitu sebagai berikut:

a. Pengendalian secara bebas terbatas (over-/wad)

b. Pengendalian secara ketat (closed con-trolled)

c. Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat

3. Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur, berwibawa, dan tegas.

4. Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.

5. Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat.

6. Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan.

7. Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan.

Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut:

1. Sebagai pengarah

2. Sebagai fasilitator

3. Sebagai Iayar pemantul

4. Sebagai penengah atau katalisator

5. Sebagai motivator

6. Sebagai pengumpul dan penentu keputusan

Hal-hal yang harus memperhatikan hal-hal berikut:

a. Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang diajukan pendengar;

b. Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong pertanyaan pendengar);

c. Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai sasaran;

d. Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak mengetahui jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang;

e. Menjawab pertanyaan disertai dengan bukti dan contoh agar jawaban pembicara dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya;

f. Pembicara hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian pembicara;

g. Ketika menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar.

E. Teknik Mengajukan Pendapat Dan Bertanya Dalam Rapat

Halhal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan ketika menyampaikan pendapat dapat berlangsung secara efektif, yaitu:

1. memakai kata-kata yang lugas, sederhana;

2. memakai kata-kata yang singkat, jelas, dan tepat sesuai kaidah bahasa;

3. menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif.

4. menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat sosial, dan pendidikan para pendengar;

5. penyampaian pendapat tidak menyimpang dari terra.

6. jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai pendapat orang lain.

Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut:

1. Pertanyaan langsung (direct question)

2. Pertanyaan umum (overhead question)

3. Pertanyaan terbuka (open question)

4. Pertanyaan mengembalikan (reverse question)

5. Pertanyaan dipindahkan (relay question)

6. Pertanyaan faktual (fact question)

7. Pertanyaan retoris

8. Pertanyaan penghargaan (pick up question)

9. Leading question

F. Tata Tertib Rapat

Tata tertib rapat adalah segala peraturan yang berlaku dalam penyelenggaraan rapat yang dibuat oleh panitia rapat agar jalannya rapat menjadi lancar, teratur, dan sesuai aturan yang berlaku sehingga rapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut:

1. Peraturan sebelum rapat dimulai

a. peserta rapat hadir tepat waktu

b. peserta rapat mengisi daftar hadir

c. peserta rapat membawa perlengkapan atau peralatan sesuai dengan isi surat undangan

d. bila tidak hadir ada pemberitahuan

e. mengenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat undangan

2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan

a. mematuhi aturan main rapat yang telah ditentukan biasanya ditulis dalam sehelai kertas

b. tata tertib berbicara, bersikap

c. tata tertib bertanya

d. tata tertib mengerjakan tugas perorangan atau kelompok

e. tata tertib istirahat/makan/minum

3. Peraturan pada saat selesai rapat

a. bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu

b. mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya

G. Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat

1. Pengertian notula

Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Seseorang yang menulis notula dinamakan notulis.

2. Macam-macam notula

Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).

3. Fungsi notula

a. Sebagai dokumen dan alat bukti

b. Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir

c. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

d. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

e. Sebagai dokumen

f. Sebagai alat untuk rapat semu

Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis, yaitu:

a. mendengarkan dan menulis.

b. memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

c. konsentrasi yang tinggi

d. menulis cepat/stenografi/shorthand.

e. bersikap objektif dan jujur

f. menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan

g. mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

h. mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat.

i. menguasai metode pencatatan secara sistematis.

j. menguasai metode pengolahan data

k. menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat

l. menyimpulkan hasil rapat.

Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang hams diperoleh seorang notulis. yaitu:

a. Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara berikut pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.

b. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.

c. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.

d. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.

e. Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.

f. Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara pada setiap sesi.

g. Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal. Pemimpin rapat dapat menyampaikan bahasa isyarat. petunjuk. bisikan atau surat kecil.

h. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menjadi notulis. Setiap dua jam atau setiap acara berlangsung dua jam. notulis digantikan dengan yang lain karena pekerjaan notulis membutuhkan konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam rapat yang besar notulis diganti setiap setengah jam.

i. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.

j. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk menyusun notula akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan lamanya rapat ialah 3 : 1. Maksudnya jika rapat berlangsung selama 1 jam, maka setelah rapat waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil rapat ialah selama 3 jam.

Garis Besar Notula:

1. Isi notula

Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Nota yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada organisasi atau lembaga yang menyimpang dari urutan-urutan berikut:

a. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;

b. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);

c. Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;

d. Tempat rapat;

e. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);

f. Nama dan jabatan pimpinan rapat;

g. Daftar hadir peserta;

h. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;

i. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;

j. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;

k. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;

l. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);

m. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

a. Lengkap berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas, tidak bertele-tele:

b. Bahasa notula mudah dipahami pembaca;

c. Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait;

d. Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;

e. Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan, umpama di pengadilan dan lain-lain;

f. Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.

2. Susunan notula

hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula, antara lain sebagai berikut:

1) Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.

2) Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya, tetapl kalau belum pasti selesainya maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai,

3) Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.

4) Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya

5) Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis

6) Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya ditik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua.

7) Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dibagikan pada waktu rapat berikutnya.

MODUL 4
MENGGANDAKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN

A. Alat Dan Mesin Pengganda

Biasanya ketika rapat berlangsung, sekretaris selaku notulis mencatat jalannya rapat secara manual. Setelah rapat selesai, sekretaris memproses hasil pertemuan tersebut dengan mengetiknya menggunakan mesin tik atau komputer. Hasil ketikan tersebutlah yang akhirnya akan diperbanyak dengan menggunakan mesin pengganda dan selanjutnya dibagikan kepada pihak-pihak yang memerlukannya. Adapun macam-macam mesin pengganda adalah sebagai herikut.

1. Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

2. Mesin Risograph

Mesin risograph adalah mesin pembuat kopi untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperhesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

3. Mesin Stensil

Mesin stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil.

B. Cara Penggandaan Hasil Pertemuan

Untuk dapat menggandakan hasil pertemuan/rapat, seorang sekretaris dituntut dapat mengoperasikan mesin pengganda khususnya yang ada di kantornya. Mesin yang biasa dipergunakan untuk memperbanyak atau menggandakan dokumen adalah mesin fotokopi.

Proses fotokopi dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kerta= putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna. Untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin fotokopi sebagai berikut.

1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Bagian ini berfungsi untuk menutup lembaran asli yang akan dikopi.

2. Kaca tempat asli (original glass). Lembar asli yang akan dikopi diletakkan pada bagian ini. Pada bagian tepi kanan terdapat skala yang berpangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah.

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Bagian ini digunakan untuk meletakkan lembar asli yang belum dikopi atau yang sudah dikopi.

4. Tombol on-off (on-off switch, power switch). Bagian ini untuk menghidupkan dan mematikar mesin.

5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Bagian ini sebagai tempat penampung hasil penggandaan

6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung, dan service mesin.

7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Bagian ini berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas kopi satu per satu.

8. Baki kertas (cassette). Bagian ini merupakan papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti A4, A3, B4, dan B5.

Adapun cara pengoperasian mesin fotokopi, yaitu sebagai berikut.

a. Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.

b. Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi tepat di tengah.

c. Tekan tombol pengatur hasil fotokopi.

d. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.

e. Tekan tombol cetak atau start.

f. Jika sudah selesai tekan tombol off.

C. Cara Pengiriman/Pendistribusian Hasil Pertemuan

Hasil pertemuan/rapat yang telah diperbanyak lalu didistribusikan kepada para peserta -apat yang hadir maupun yang tidak hadir. Adapun cara pendistribusian hasil pertemuan ini dikelompokkan sebagai berikut.

1. Intern

Cara pendistribusiannya dengan dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan -elah menerima hasil pertemuan.

Perhatikan contoh buku ekspedisi intern berikut ini.

No	Hari/Tanggal	Nama Penerima	Bagian	Paraf dan Tanggal Terima

2. Ekstern

Cara pendistribusiannya dengan menggunakan alat bantu berupa mesin faksimile, e-mail, atau pos.

a. Faksimile

Faksimile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima berita dan gambar melalui telefoto ke berbagai tempat dalam waktu yang relatif singkat. Ada pun langkahlangkah dalam mengirimkan hasil pertemuan/rapat melalui faksimile adalah sebagai berikut.

1) Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa.

2) Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.

3) Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan.

4) Tekan tombol monitor.

5) Tekan nomor faksimile yang dituju.

6) Tekan tombol start/copy.

7) Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau tidak.

8) Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset.

b. E-mail

Pengiriman hasil pertemuan/rapat juga dapat melalui e-mail. Ada pun langkah-langkah pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui e-mail adalah sebagai berikut.

1) Buka situs website, misalnya http://www.yahoo.com.

2) Klik menu mail.

3) Isikan Yahoo!ID dan password, kemudian klik sign in.

4) Klik menu new, kemudian pilih e-mail message.

5) Selanjutnya akan muncul lembar kerja.

· Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom to.

· Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom subject.

· Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.

· Klik attach untuk melampirkan dokumen hasil rapat.

· Carl file dokumen hasil rapat.

· Setelah proses attachment selesai, klik menu send.

c. Pos

Pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui jasa pos dapat dilakukan dengan cara berikut ini.

1) Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar.

2) Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/Iambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak-pihak yang memerlukan.

3) Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buk~ ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapatelah dikirim melalui pos.

DAFTAR PUSTAKA

Endang R, Sri, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Endang R, Sri, dkk. 2010. Modul Merencanakan dan Mengelola Pertemua/Rapat. Jakarta: Erlangga

Farida, Dra Ida, dkk. 2008. Merencanakan dan Melakukan Pertemuan. Bandung: Armico

My Globe

Jumat, 21 November 2014

MATERI MENGELOLA PERTEMUAN

DAFTAR ISI

MODUL 1
K0MUNIKASI BISNIS

A. Pengertian Komunikasi Bisnis

B. Etika Komunikasi Dan Etika Bisnis

C. Proses Negosiasi Dan Kerja Sama (Contact)

D. Jenis-Jenis Pertemuan Bisnis

MODUL 2
MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

A. Pengertian Rapat

B. Tujuan Rapat

C. Jenis-Jenis Rapat Dan Syaratsyaratnya

D. Unsur-Unsur Rapat

E. Teknik Penyelenggaraan Rapat

F. Identifikasi Keperluan Rapat

G. Macam-Macam Tata Ruang Rapat

H. Teknik Menyusun Undangan Rapat

I. Teknik Menyusun Agenda Rapat Dan Acara Rapat

MODUL 3
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN

A. Prosedur Pertemuan

B. Etika Pertemuan Dan Gaya Komunikasi

C. Teknik Membuka Dan Menutup Rapat

D. Teknik Memimpin Rapat

E. Teknik Mengajukan Pendapat Dan Bertanya Dalam Rapat

F. Tata Tertib Rapat

G. Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat

MODUL 4
MENGGANDAKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN

A. Alat Dan Mesin Pengganda

B. Cara Penggandaan Hasil Pertemuan

C. Cara Pengiriman/Pendistribusian Hasil Pertemuan

3 komentar:

Jumat, 21 November 2014

MATERI MENGELOLA PERTEMUAN

MODUL 2 MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

3 komentar:

MODUL 2
MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN