SURAT NIAGA

Surat niaga disebut juga sebagai surat bisnis. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi dalam transaksi bisnis/perdagangan. Surat niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.

Sebelum suatu transaksi perdagangan terjadi selalu diawali dengan perkenalan, tawar-menawar dan sebagainya. Dengan demikian terjadilah kegiatan tukar menukar informasi, baik secara lisan maupun tertulis. Pertukaran informasi secara tertulis salah satunya menggunakan surat sebagai medianya. Kegiatan inilah yang selanjutnya disebut sebagai korespondensi niaga.

Macam-macam surat niaga/surat bisnis

1.      Surat perkenalan (introduction letter)

2.      Surat permintaan penawaran (letter of inquiry)

3.      Surat penawaran (offered)

4.      Surat pesanan (ordered atau purchase order/PO)

5.      Surat pemberitahuan pengiriman barang/surat pengantar barang

6.      Surat klaim dan penyelesaiannya

7.      Surat tagihan dan jawabannya

8.      Surat pesanan secara kredit dan tanggapannya

9.      Surat permintaan referensi dan tanggapannya

Dalam menulis surat niaga ada juga hal-hal yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:

§  Menetapkan tujuan

§  Menetapkan isi surat

§  Nama dan jenis barang

§  Merk dan kualitas barang

§  Banyak barang yang ditawar

§  Penetapan tata urutan isi surat

§  Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu

§  Hindari penggunaan singkatan

1.       Surat Perkenalan (Introduction Letter)

Surat perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang suatu produk. Tujuan surat ini adalah menyampaikan informasi agar pembaca tertarik dengan produk yang dihasilkan dan berlanjut dengan memesan produk tersebut. Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin.

Hal-hal yang perlu diinformasikan dalam surat perkenalan antara lain:

§  Nama perusahaan dan bidang usaha yang dijalankan.

§  Gambaran produk yang dihasilkan, ciri-ciri, kelebihan dan sebagainya.

Cara Menyusun

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu disampaikan/diinformasikan dalam surat perkenalan.

1)      Hal: Perkenalan….

2)      Alinea Pembuka

Memperkenalkan nama perusahaan dan kegiatannya.

3)      Alinea Isi (Tubuh)

Mengenalkan produk atau jasa yang dihasilkan; cantumkan nama, jenis, ukuran barang, serta kelebihannya.

4)      Alinea Penutup

Menyampaikan ucapan terima kassih, harapan agar segera memesan dan niat untuk memberikan pelayanan yang baik.

Contoh Surat Perkenalan

PT SURYA ABADI

Jalan Kemanggisan Nomor 21

JAKARTA BARAT 11530

_________________________________________________________________________

No. : 021/SA-B/IV/14                                                                                                1 April 2014

Yang Terhormat

Pimpinan PT Mandiri Jati

JL. Pahlawan Revolusi No. 88

Jakarta Timur

Hal      : Perkenalan Jasa Perjalanan

Dengan hormat,

Perusahaan kami PT Surya Abadi, bergerak dalam jasa bidang perjalanan, khusus melayani berbagai perjalanan rohani atau ziarah.

Perjalanan yang biasa kami lakukan adalah perjalanan tour ke Loudres, Yerusalem, Roma, dan tempat-tempat suci lainnya. Petugas-petugas kami sangat berpenganlaman dalam memilih rute yang bisa menghemat biaya. Selain itu mereka dibekali pengetahuan yang memadai tentang tempat ziarah tersebut.

Telah disediakan Tour Leader dalam beberapa bahasa sekaligus siap memadu berbagai acara ibadat yang berkaitan dalam tur tersebut.

Bersama ini kami lampirkan brosur agar bisa lebih menjelaskan keterangan kami.

Kepercayaan Bapak kami tunggu dan terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Manager Penjualan

Lampiran: Brosur Perjalanan

2.       Surat Permintaan Penawaran (Letter Of Inquiry)

Surat permintaan penawaran juga dapat disebut permintaan daftar harga dari calon pembeli. Surat ini merupakan tanggapan atas perkenalan atau pameran yang diselenggarakan. Pada umumnya alasan perlunya pembutan surat permintaan penawaran antara lain:

a.       Untuk mengisi berbagai barang dagangan karena akan membuka cabang baru, termasuk membuka usaha baru.

b.      Produk yang diminta diminati oleh calon pembeli.

c.       Mempunyai keinginan untuk memiliki produk yang ditawarkan.

d.      Tertarik akan suatu hasil produk yang dipamerkan, diiklankan atau dilihat di show room.

e.       Tertarik dengan perkenalan yangdisampaikan.

Informasi yang diharapkan dapat disampaikan melalui surat penawaran antara lain:

§  Nama barang, model, tife, merk, syarat mendapatkan, syarat pembayaran, potongan harga, sifat penawaran.

§  Bila memungkinkan, minta dikirim contoh, daftar harga, booklet, katalog, brosur, dan sebagainya.

Cara Menyusun

1)      Hal: Permintaan Penawaran….

2)      Alinea Pembuka

Bagian ini menyampaikan alas an pembuatan surat permintaan penawaran.  Bisa karena tertarik setelah menyaksikan suatu pameran, karena membaca iklan, menanggapi surat perkenalan, atau karena akan mengembangkan usaha.

3)      Alinea Isi (Tubuh)

Ada kaitan antara isi dan pembuka. Bagian ini berisi permintaan keterangan akan barang atau jasa yang diinginkan. Biasanya meliputi: harga, mutu, jenis, ukuran keunggulan, syarat pembayaran, syarat penyerahan, kemasan dan sebagainya. Bila pula disertai permintaan pengiriman contoh (sample), brosur, daftar harga dan sebagainya.

4)      Alinea Penutup

Ucapan terima kasih dan harapan agar permintaan segera dipenuhi. Dapat pula disampaikan alasan, karena akan mempertimbangkan penawaran pihak lain.

Contoh Surat Permintaan Penawaran

PT GUNUNG MERAPI

Jalan Mgr. Sugiyopranoto No. 25

SEMARANG

­­­­_________________________________________________________________________

No.: 004/GM/IV/14

16 April 2014

Yang terhormat

Direktur PT Indolook Bakti Utama

Jalan HR. Rasuna Said Kav. B-10

Jakarta

Hal: Permintaan Daftar Harga Lemari Besi

Salam hormat,

Setelah membaca dan menyimak kolom iklan di harian Kompas tanggal 15 April 2014, mengenai penawaran lemari besi merk Chubb, kami sangat tertarik dan bermaksud segera memesan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin mengetahui informasi mengenai harga satuan, syarat pembayaran, cara pengiriman, maupun potongan harga yang diberikan.

Selain itu, kami harap Saudara dapat melampirkan brosur dan daftar harga merk lain sebagai bahan pertimbangan.

Tanggapan Saudara kami tunggu secepatnya. Terima kasih.

Salam kami,

Ani Atih, S.E.

Manager Pembelian

 Tembusan: Bagian Persediaan

A/a

3.      Surat Penawaran (Offered)

Surat penawaran disebut juga surat jual atau offered. Kedudukan surat ini lemah, maka harus menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta menyampaikan informasi secara lengkap. Isi informasi harus sesuai dengan barang yang ditawarkan dan jangan menjerumuskan karena berlebihan.

Surat penawaran dibuat atas dasar surat permintaan penawaran atau karena akan memasarkan suatu produk baru. Bila penawaran dilakukan karena ingin memperkenalkan produk, maka bentuknya dapat lebih bebas dibandingkan dengan permintaan penawaran.

Isi pokok surat penawaran antar lain:

a.       Nama, jenis, kualitas barang

b.      Harga satuan

c.       Sifat penawaran

d.      Cara pembayaran

e.       Cara penyerahan barang

f.       Besar potongan yang diberikan

g.      Besar uang muka yang harus dibayarkan

h.      Alat angkut barang

i.        Jaminan lainnya

Sifat penawaran ada tiga macam, yaitu:

1)      Penawaran tetap, yaitu penawaran yang tidak berubah sifat, baik mengenai harga maupun syarat-syarat.

2)      Penawaran bebas, penawaran yang isi informasinya sewaktu-waktu bisa berubah, tanpa pemberitahuan.

3)      Penawaran dengan jangka waktu, misalnya berlaku untuk 3 bulan, selam bualn promosi dan sebagainya.

Ada beberapa macam syarat-syarat pembayaran yang biasa dilakukan yaitu:

a.       Pembayaran tunai/kontan, dibedakan atas:

1)      Cash and carry (C&C), dibayarkan sebelum barang diangkat

2)      Cash on delivery (COD), dibayarkan setelah barang dikirim

b.      Remburs, yaitu pembayaran yang dilakukan saat mengangkat barang.

c.       Membayar saaat dokumen tiba, yaitu untuk barang impor.

Alat angkut yang bisa dimanfaatkan sehubungan dengan pengiriman barang antara lain:

§  EMKL (Ekpedisi Muatan Kapal Laut)

§  AWB (Air Way Bill)

§  ELTEHA

§  Titipan Kilat

§  Armada Angkatan Laut Perusahaan

§  Pos, dan lain-lain

Sedangkan alat penawaran yang dapat dimanfaatkan antara lain: Surat, iklan, reklame, poster, spanduk, brosur/selebaran, TV, radio, dan lain-lain. Harga satuan dan penyerahan barang dalam penawaran sering disatukan.

Contoh

Harga per buah Rp. 50.000,00/franco

Artinya, harga per buah Rp. 50.000,00 dan barang diserahkan di gudang pembeli.

Beberapa istilah penyerahan barang yang perlu diketahui antara lain:

a.       Loco gudang: barang diserahkan di gudang penjual

b.      Franco: barang diserahkan di gudang pembeli

c.       Eks gudang: barang diserahkan di luar gudang penjual

d.      Fob: free on board, barang diserahkan di atas kapal

e.       For: free on rail, barang diserahkan di atas gerbong kereta

f.       Fos: free  on station, barang diserahkan di gudang stasiun kereta

g.      Fas: free alongside ship, barang diserahkan di samping kapal

Bila penawaran yang disampaikan menyangkut tentang suatu produk, biasanya disertai dengan contoh (sample) barang yang disertakan. Sample untuk:

§  Kain, berupa album berisi berbagai jenis kain

§  Mesin, berupa miniatur

§  Hasil bumi, berupa kantong berisi hasil bumu tersebut

§  Minyak wangi, berupa botol-botol kecil

Cara Menyusun

1)      Hal: Penawaran….

2)      Alinea Pembuka

Alinea ini berisi jawaban dari surat permintaan penawaran yang telah diterima. Jangan lupa menyebut nomor dan tanggal suratnya. Selain itu bisa pula berisi usaha coba-coba menawarkan suatu produk baru yang menginformasikan keunggulan akan produk baru yang dikeluarkannya yang berbeda dengan produk lain yang telah ada.

3)      Aline Isi (Tubuh)

Bagian ini bisa terdiri atas beberapa alinea tergantung dari informasi yang akan disampaikan. Biasanya isi informasi adalah menyebutkan nama barang, harga satuan, kualitas, cara pembayaran, uang muka, cara penyerahan, cara pemesan melakukan pembayaran, alat angkut yang digunakan, penyampaian lampiran dan sebagainya.

4)      Alinea Penutup

Bagian ini berisi ungkapan terima kasih dan harapan agar penerima segera melakukan pesanan.

5)      Lampiran

Brosur, leaflet, daftar harga dan sebagainya.

Contoh Surat Penawaran

PT ECHOSTAR

Jalan Danau Sunter Utara

JAKARTA

_________________________________________________________________________

No.: 0924/ECH/IV/14                                                                                                18 April 2014

Toko Electrica Nusantara

Jalan Gereja Lama No. 5

Semarang

Hal: Penawaran Alwedo Parabola

Dengan hormat,

Surat Saudara No. 011/EN/IV/14, tanggal 16 April 2014, perihal permintaan penawaran Alwedo Parabola, telah kami terima. Untuk itu terima kasih.

Sehubungan dengan hal itu, dapat kami informasikan hal-hal berikut:

1. Harga satuan Rp. 2.150.000,00/franco

2. Pembelian lebih dari satu unit mendapat potongan 15%

3. Pesanan disertai uang muka 25% dari jumlah harga

4. Pelunasan pembayaran setelah barang diterima

5. Garansi 2 tahun

Selain itu, kami juga menjual parabola dengan harga grosir.

Agar lebih jelas, berikut ini kami lampirkan daftar harga dan leaflet. Terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Manager Penjualan

Lampiran: Brosur dan Daftar Harga

Tembusan: Bagian Promosi

A/a

4.      Surat Pesanan (Ordered atau Purchase Order/PO)

Surat pesanan juga disebut surat beli, biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya surat penawaran dengan mempertimbangkan ketentuan:

a.       Setelah mempelajari dan meneliti barang yang ditawarkan

b.      Barang tersebut memang diperlukan atau banyak diminati calon pembeli

c.       Ingin melengkapi barang-barang yang dijual

d.      Syarat-syarat yang diajukan dalam penawaran disetujui calon pembeli

e.       Sesuai dengan kondisi keuangan yang telah diperhitungkan

Hal-hal yang dicantumkan dalam pesanan antara lain:

a.       Menyebutkan nama barang dan jumlahnya

b.      Menyebutkan harga satuan dan jumlah harganya

c.       Menyebutkan jumlah terbayar setelah dipotong discount

d.      Menyebutkan jumlah uang muka yang telah dikirim dan sarana pengiriman

e.       Kesanggupan pelunasan sisanya

f.       Kapan barang harus diterima

g.      Mungkin minta cara pembungkusan  dan alat angkutnya

Cara Menyusun

1)      Hal: Pesanan….

2)      Alinea Pembuka

Menyebutkan nama dan tanggal surat penawaran yang telah diterima dan ucapan terima kasih

3)      Alinea Isi (Tubuh), antara lain memuat informasi:

§  Setelah mempelajari barang yang ditawarkan, tertarik untuk melakukan pemesanan.

§  Menyebutkan jenis, tipe, jumlah barang yang akan dipesan

§  Menyebutkan harga satuan dan jumlah harga keseluruhan

§  Berapa yang harus dibayar setelah dipotong discount

§  Menyebutkan uang muka yang telah dikirim dan cara pengirimannya

§  Menyebutkan jumlah sisa yang belum dibayar dan kesanggupan pelunasan

§  Melampirkan kopi pembayaran uang muka

§  Menyampaikan harapan akan pengiriman barang

4)      Alinea Penutup

Menyampaikan terima kasih dan harapan akan kiriman barang.

5)      Lampiran

Foto kopi bukti setoran uang muka

Contoh Surat Pesanan

PT PADANG BULAN

Jalan P. Andalas No. 2

SEMARANG SELATAN

_________________________________________________________________________

No.: 028/PB/IV/14                                                                                           20 April 2014

Yang terhormat,

Direktur Pemasaran Drs. Lukito

PT Jaya Raya

Jalan Siaga Raya No. 16, Pulo Gadung

Jakarta

Hal: Pesanan Mesin Facsimile

Dengan hormat,

Surat penawaran Saudara No. 80/JR/III/12, tanggal 30 Maret 2012, tentang penawaran mesin facsimile, telah kami terima.

Setelah mempertimbangkan beberapa hal, kami tertarik dan bermaksud memesan 10 unit mesin Facsimile merk Dotoon @Rp. 10.000.000,00, total terbayar Rp. 100.000.000,00.

Pembayaran akan kami lakukan secara tunai setelah mesin kami terima dalam kondisi baik.

Harap mesin tersebut Saudara kirim secepatnya. Terima kasih.

Hormat kami,

Ani Atih, S.E.

Manager Pembelian

Tembusan:

1. Bag. Keuangan

2. Bag. Gudang

5.      Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB) dan Surat Pengantar Barang (SPB)

Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB)

Apabila syarat-syarat pesanan sudah disepakati, maka sudah dapat dibuatkan surat perjanjian jual beli. Apabila barang-barang yang dipesan ada dalam persediaan, maka dipersiapkan pengiriman barang. Surat tersebut perlu dilampiri dengan kopi faktur, daftar barang dan surat pengantar barang.

Hal-hal yang dicantumkan dalam surat pemberitahuan pengiriman barang antara lain:

a.       Nama barang, merk, jumlah dan harga satuan

b.      Discount yang disepakati

c.       Uang muka yang telah diterima

d.      Kode-kode dalam bungkus barang

e.       Mengingatkan akan pelunasan sisanya

f.       Pemberitahuan alat angkut yang dipakai

Cara Menyusun

1)      Hal: Pengiriman Barang Pesanan

2)      Alinea Pembuka

Memuat informasi telah menerima surat pesanan dengan menyebutkan nomor dan tanggal surat tersebut.

3)      Alinea Isi (Tubuh) memuat beberapa hal berikut:

§  Informasi tanggal pengiriman dan perkiraan sampai

§  Menyebutkan kembali jumlah barang yang dipesan, merk, harga satuan

§  Jumlah terbayar setelah dipotong discount

§  Uang muka yang telah diterima sambil mengingatkan pelunasan sisa uang yang harus dibayar

§  Kode-kode barang dalam peti

§  Lampiran yang disertakan

4)      Aline Penutup

Berisi ucapan terima kasih, harapan agar puas dengan barang kiriman sekaligus menunggu pesanan selajutnya.

5)      Lampiran

Melampirkan dokumen niaga berupa: kopi faktur, packing list, surat jalan.

Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB)

PT GRAMEDIA

Jalan Matraman Raya Nomor 5

JAKARTA

_________________________________________________________________________

No. : 125/G/V/14                                                                                            2 Mei 2014

PT Padang Bulan

Jalan P. Andalas Nomor 2

Sumatera Selatan

Hal      : Kiriman mesin Tik Elektronik

Dengan hormat,

Surat pesanan Saudara Nomor 251/PB/AS/IV/14 tanggal 18 April 2014 tentang pesanan mesin tik telah kami terima.

Sesuai permintaan, barang pesanan tersebut telah kami kirim, hari ini tanggal 2 Mei 2014 dengan Kijang box B 2774 AW dan diperkirakan akan sampai pada sore hari itu juga.

Agar terjadi salah paham, kami jelaskan kembali bahwa pesanan Saudara:

a.       100 buah mesin tik elektronik Remington @Rp 1.200.000,00, dikemas dalam peti dengan kode R1-10.

b.      100 buah mesin tik elektronik Olympic  @Rp 1.500.000,00, dikemas dalam 10 peti besar kode 01-10.

Uang muka sebesar Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) telah kami terima. Mohon sisanya dilunasi setelah barang tiba.

Semoga Saudara puas dengan baranng-barang kiriman dan kami menunggu pesanan selanjutnya, terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Manager Penjualan

Lampiran:

1.      Kopi faktur

2.      Packing list

3.      Surat jalan

Tembusan: Keuangan

Surat Pengantar Barang (SPB)

Selain surat pemberitahuan pengiriman barang, dikenal juga jenis surat niaga lain yang berkaitan dengan pengiriman barang, yaitu surat pengantar barang (SPB). Surat pengantar barang disebut juga surat jalan. Surat in memiliki fungsi:

a.       Sebagai bukti penyerahan dan tanda terima barang

b.      Untuk menjamin bila ada pemeriksaan dalam perjalanan

Jenis angkutan dan surat yang dipergunakan:

a.       Untuk angkutan darat disebut surat pengantar barang

b.      Untuk angkutan laut disebut konosemen atau Bill of Lading atau surat muatan

c.       Untuk angkutan melalui udara dengan dokumen Air Way Bill (AWB)

Macam-macam Konosemen:

1)      Konosemen dengan nama atau konosemen recta, yaitu hanya yang tercantum dalam konosemen itu yang berhak menerima

2)      Konosemen kepada order artinya barang dapat diserahkan kepada orang lain dengan endosemen (keterangan hak diserahkan kepada orang lain)

3)      Konosemen dengan nama atau order artinya dapat diterimakan kepada yang namanya tercantum atau dengan endosemen

4)      Konosemen kepada siapa yang membawa, artinya bisa diserahkan begitu saja

Contoh Surat Pengantar Barang (SPB)

PT DWITAMA

Jalan Malioboro Nomor 15

YOGYAKARTA

_________________________________________________________________________

Order Nomor:                                                                                     Yang terhormat,

………………..

Harap diterima barang-barang di bawah ini:

No.	Jumlah	Satuan	Jenis Barang	Keterangan

Jakarta, …………………….

Penerima                                                                                                         Pengirim

_______________                                                                                          _____________

6.      Surat Klaim dan Penyelesaiannya

Surat Klaim

Dalam kegiatan bisnis, surat klaim diajukan oleh pihak pembeli. Surat ini terjadi atau dibuat karena ada masalah di dalam suatu transaksi bisnis.

Beberapa hal yang menjadi penyebab terjadinya klaim antara lain:

a.       Keterlambatan pengiriman barang

b.      Barang pesanan tidak sesuai dengan contoh yang pernah dikirim (kualitas lebih rendah)

c.       Barang pesanan rusak atau cacat

d.      Jumlah yang dipesan kurang atau tidak lengkap

e.       Merk berbeda dengan yang dipesan

Hal-hal di atas mengakibatkan timbulnya tuntutan atau klaim, misalnya:

1)      Membatalkan pesanan

2)      Minta ganti rugi

3)      Minta potongan harga

4)      Barang minta dibuka

5)      Minta tambahan barang sesuai dengan kekurangan

6)      Minta dikirim tenaga teknisi (pembelian kapal, pesawat, AC, dan sebgainya)

Syarat-syarat pengajuan klaim

Mengajukan klaim harus dilakukan secara hati-hati sehingga tidak terjadi salah paham. Oleh karena itu, harus diselidiki lebih dahulu dan data-data pendukung harus dipersiapkan selengkap-lengkapnya, tidak hanya bersifat emosional saja. Ini perlu diusahakan agar hubungan kerja/dagang tetap berjalan (tidak putus). Bila perlu dan memungkinkan diadakan musyawarah untuk mencari penyelesaian yang terbaik, dan dihindari sengketa jangan sampai ke pengadilan. Klaim dapat diajukan kepada penjual, pengangkut barang atau kepada asuransi yang menanggung barang. Sebaiknya diajukan segera setelah diketahui ada persoalan.

Ada beberapa hal yang tidak bisa diklaim, misalnya: barang yang rusak secara alami, berat barang menurun karena semakin kering (misalnya: cengkeh, tembakau dan sebagainya).

Cara Menyusun

1)      Hal: Klaim atas Barang Kiriman (Pesanan)

2)      Alinea Pembuka

Menyampaikan ucapan terima kasih atas barang yang telah diterima dan informasi waktu penerimaan.

3)      Alinea Isi (Tubuh), bagian ini memuat hal-hal berikut:

§  Setelah diteliti/dicoba/dihidupkan/dihitung kami kecewa karena….

§  Kami minta ganti rugi berupa…./kami minta tukar dengan yang baru dan sebagainya

§  Sebagai bukti, bersama ini kami lampirkan surat dari kepolisian…. (kalau ada)

4)      Alinea Penutup

Alinea penutup biasanya memuat tindak lanjut atau akibat dari kesalahan, dapat pula berupa sanksi/ancaman, misalnya: sisa pembayaran akan kami selesaikan setelah klaim diselesaikan, akan membatalkan pembelian, jika klaim tidak segera ditanggapi, dsb.

5)      Lampiran

Memuat dokumen yang ada.

Contoh Surat Klaim

HOTEL BANDUNG PLAZA

Jalan Bumi Siliwangi No. 12

BANDUNG

_________________________________________________________________________

No.: 117/HBP/K/V/14                                                                                    5 Mei 2014

PT Apolo Indah

Jalan Gajah Mada 115

Jakarta

Hal: Klaim atas Air Conditioning

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa 10 unit Air Conditioning merk Apollo sesuai pesanan kami No.116/HBP/P/V/14, tanggal 1 Mei 2014 telah kami terima.

Setelah beberapa hari AC tersebut digunakan, ternyata 2 unit AC dari 10 unit yang Saudara kirim macet dan motornya sering mati. Selain itu, walaupun AC dihidupkan, udara tetap tidak sejuk.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami harap agar Saudara mendatangkan montir untuk memperbaiki dan memeriksa AC yang belum dipasang.

Berikut ini kami lampirkan fotokopi pesanan.

Harap Saudara segera mengirimkan montir untuk memperbaiki AC tersebut. Terima kasih.

Hormat kami,

Ani Atih, S.E.

Manager Pembelian

Lampiran: Fotokopi surat pesanan

Tembusan:

1. Bag. Keuangan

2. Bag. Pembelian

A/a

Surat Penyelesaian Klaim

Bila terjadi suatu klaim, tindakan yang seharusnya dilakukan adalah:

a.       Menyelidiki kebenaran tuntutan

b.      Tidak emosional

c.       Kalau benar, diselesaikan secara musyawarah

d.      Kalau tidak benar, perlu memberi penjelasan dan alsan yang tepat

Berikut adalah beberapa contoh alasan yang dapat disampaikan.

a.       Kerusakan bukan disebabkan karena kesalahan kami, melainkan kesalahan dari perusahaan pengirim (kargo), silahkan menghubungi perusahaan pengirim yang bersangkutan, alamat terlampir.

b.      Kami minta maaf tidak bisa menanggapi klaim Saudara, mengingat kekurangan berat barang terjadi karena penyusutan/penguapan kadar air.

Cara Menyusun

1)      Hal: Jawaban Tuntutan Klaim Barang Kiriman

2)      Alinea Pembuka

Menyampaikan informasi bahwa surat klaim telah diterima dan menyebutkan nomor dan tanggal surat tersebut.

3)      Alinea Isi (Tubuh)

Berisi informasi yang menyampaikan tanggapan, antara lain:

a.       Kalau mengakui kesalahan:

Ungkapan pengakuan kesalahan dan permintaan maaf, atau menawar dengan kesediaan akan menanggung sebagian dan memberikan penjelasan tentang alasan.

Misalnya:

Setelah diteliti ternyata kesalahan ada dipihak kami. Untuk itu, kami minta maaf dan tuntutan kami terima. Kami akan segera menyelesaikannya. Terima kasih atas pengertian Anda. Semoga kita tetap bisa membina kerja sama.

b.      Kalau menolak

Berikan penjelasan alasan penolakan klaim dengan jelas, bila perlu disertai bukti.

Misalnya:

Setelah kami teliti, ternyata kesalahan bukan ada pada pihak kami. Kami telah melakukan pengepakan dan penggiriman sesuai aturan. Namun pegawai Saudara yang kurang berhati-hati dalam melakukan pembongkaran. Oleh karena itu, kami berpendapat bukan menjadi tanggung jawab kami lagi.

c.       Kalau salah alamat

Sebutkan instansi mana yang bertanggung jawab, bila memungkinkan berikan penjelasan bahwa siap membanu pengurusannya.

Misalnya:

Setelah kami teliti, ternyata terletak pada proses pengiriman barang. Sedangkan kami hanya bertanggung jawab terhadap penyediaan barang. Oleh karena itu, kami persilahkan Saudara menghubungi pihak Biro Jassa Pengiriman Barang pada alamat terlampir.

4)      Alinea Penutup

Bisa berupa ungkapan permintaan maaf, pengertian, dan kesediaan memenuhi tuntutan.

Contoh Surat Penyelesaian Klaim

PT APOLLO INDAH

Jalan Gajah Mada 115

JAKARTA

­­­_________________________________________________________________________

No.: 92/AI/JK/V/14                                                                                             6 Mei 2014

HOTEL BANDUNG PLAZA

Jalan Bumi Siliwangi No. 12

BANDUNG

Hal: Jawaban Klaim

Dengan hormat,

Surat tuntutan Saudara No. 117/HBP/K/V/14, tanggal 5 Mei 2014, perihal Air Conditioning, telah kami terima.Setelah kami adakan pengecekan, memang terdapat kekusakan pada mesin AC tersebut. Untuk itu kami meminta maaf.

Sehubungan AC masih dalam waktu garansi, maka kami menyetujui tuntutan Saudara. Secepatnya kami akan mendatangkan montir ke hotel Saudara.

Harapan kami peristiwa ini tidak mengakibatkan terganggunya hubungan kerjasama kita. Terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Manager Penjualan

Tembusan:

1. Bag. Keuangan

2. Bag. Pengiriman

A/a

7.      Surat Tagihan dan Jawabannya

Surat Tagihan

Tagihan terjadi karena pihak pemesan tidak melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakantan. Misalnya menunda pembayaran atau bahkan mundur cukup lama tanpa ada pemberitahuan atau alasan yang pasti.

Ada beberapa tahapan pengiriman surat tagihan, mulai dari tagihan pertama hinngga ketiga. Apabila setalah surat tagihan ketiga, pembeli tetap tidak memberikan tanggapan, persoalan utang-piutang bisa diserahkan ke bank melalui inkaso. Bila hal ini juga tidak diindahkan, maka langkah terakhir yang ditempuh adalah mengajukan surat gugat ke pengadilan negeri setempat.

Cara Menyusun

1)      Hal: Tagihan Faktur Nomor….

2)      Alinea Pembuka

Akan melakukan tutup buku, ditemukan faktur yang belum diselesaikan pembayaran dll atau batas waktu pembayran telah lewat, namun tidak ada kabar apapun dsb.

3)      Aline Isi (Tubuh)

a.       Permintaan agar faktur terutang segera dibayar

b.      Informasi bahwa penulis melampirkan faktur dan kopi pesanan

4)      Alinea Penutup

Permintaan penyelesaian pembayaran faktur terutang dan penyampaian ucapaan terima kasih.

Contoh Surat Tagihan

PT IMAMORA MOTOR

Jalan Jend. Sudirman Kav. 25-27

JAKARTA

_________________________________________________________________________

No.: 28/IM/V/14

25 Mei 2014

PT Suralaya

Jalan Kalijati No. 15

Subang

Hal: Tagihan Faktur No. 07/08

Dengan hormat,

Dengan ini, kami beritahukan kepada Saudara bahwa terdapat faktur dengan No. 07/08, sebesar Rp. 2.250.000,00 (dua juta dua ratus lima puluh ribu rupiah) yang belum dibayar. Seharusnya angsuran tersebut sudah dilunasi sejak 5 hari yang lalu.

Sehubungan dengan hal itu, kami harap agar Saudara segera melunasi kekurangan tersebut melalui rekening kami.

Berikut ini kami lampirkan fotokopi pesanan dan faktur tersebut.

Penyelesaian pembayaran Saudara kami tunggu secepatnya. Terima kasih.

Hormat kami,

Ani Atih, S.E.

Manager Penjualan

Lampiran

1. Fotokopi Pesanan

2. Faktur

Tembusan: Bag. Keuangan

A/a

Jawaban Surat Tagihan

Biasanya seorang pembeli akan segera menanggapi surat tagihan petama. Hal ini dilakukan agar hubungan kerja sama bisa tetap terjalin dan agar memberikan kesan yang baik.

Ada beberpa hal yang disampaikan alam menjawab surat tagihan yang pertama:

1)      Mengakui kelalaian dengan menyampaikan alas an dan kesanggupan akan segera menyelesaikan kewajiban.

2)      Mengakui kelalaian dan menyampaikan alasan, namun meminta diberi waktu untuk menunda pembayaran.

3)      Setelah melakuakn pengecekan, menyampaikan bahwa faktur tersebut sesungguhnya telah dilunasi dan mengirim bukti-bukti pelunasan faktur itu.

Cara Menyusun

1)      Hal: Tagihan Faktur….

2)      Alinea Pembuka

Menyebutkan nomor dan tanggal surat tagihan yang telah diterima.

3)      Alinea Isi (Tubuh)

a.       Mengakui kelalaian dan menyampaikan alsan serta permintaan maaf atas kelalaian.

b.      Bila meminta penundaan, sebutkan kapan waktu yang dijanjikan, dan melaui apa uang akan dikirim.

4)      Alinea Penutup

Ucapan terima kasih atau harapan terkabulnya permintaan penundaan, serta harapan agar hubungan bisnis tidak terganggu atas kelalaian tersebut.

Contoh Jawaban Surat Tagihan

PT INDAH SENTOSA

Jalan Persada Jaya II Nomor 45

Jati Barang-Jawa Barat

_________________________________________________________________________

No.: 34/JST/V/14                                                                                            30 Mei 2014

Yang terhormat,

Direktur PT Berlian Kencana

Jalan Pademangan Raya 43

Jakarta

Hal      : Tanggapan Tagihan Faktur No. 05/06

Dengan hormat,

            Surat tagihan Saudara No. 27/ST/V/14 tanggal 28 Mei 2014 telah kami terima.

Kami mengakui telah melakukan kelalaian dengan menunda pembayaran faktur No. 05/06 sejumlah Rp. 3.500.000,00 (tiga juta lima ratus ribu rupiah). Hal tersebut terjadi karena kami baru mengalami musibah kebakaran pada toko kami (bukti laporan polisi terlampir). Untuk itu kami mohon maaf dan mohon pengertian Saudara.

            Sisa pembayaran tersebut telah kami lunasi pada tanggal 29 Mei 2014 dan kami lampirkan kopi bukti pembayaran tersebut.

Semoga hal ini tidak mengecewakan Saudara apalagi menyebabkan terganggunya hubungan bisnis kita. Atas pengertian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Direktur

Lampiran: Kopi Laporan Polisi dan Kopi Bukti Pembayaran

Tembusan: Bagian Keungan

8.      Surat Pesanan Secara Kredit

Apabila penjual akan memberikan kredit kepada calon pembeli, biasanya ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan, antara lain:

a.       Bagaimana kemampuan calon pembeli dalam hal keuangan, berapa penghasilan perbulan.

b.      Karakter calon pembeli.

c.       Jaminan yang dimiliki

d.      Berapa uang muka yang akan dibayar dan berapa kali akan diangsur.

e.       Referensi Bank dan perorangan yang bergerak di bidang bisnis, dapat juga perserikatan dagang.

Cara Menyusun

1)      Hal: Pesanan Secara Kredit

2)      Alinea Pembuka

Dapat diisi sumber informasi yang diperoleh, dan mengapa berminat dengan barang tersebut.

3)      Alinea Isi (Tubuh)

a.       Menyebutkan jumlah barang, harga satuan dan jumlah harga yang harus dibayar.

b.      Kesangguapn pembayaran uang muka dan berapa kali sisa pembayaran akan diangsur.

c.       Mencantukan:

§  Bank sebagai referensi serta alamatnya

§  Nama orang atau perserikatan dagang

4)      Alinea Penutup

Ucapan terima kasih dan harapan dapat menunggu keputusan.

Contoh Surat Pesanan Pembelian Kredit

PT SURYA KENCANA

Jalam Kemuning Nomor 5

SALATIGA

_________________________________________________________________________

No.: 265/SK/PS/VI/14                                                                                    7 Juni 2014

PT Gema Electronic

Jalan Wahid Hasyim No. 89

Jakarta Pusat

Hal      : Pesanan Secara Kredit

Dengan hormat,

Setelah membaca iklan di harian kompas tanggal 6 Juni 2014 pada harian Kompas tentang produk Sony.

Mengingat berbagai pertimbangan, kami bermaksud memesan secara kredit beberapa produk Sony berupa:

a.       50 Radio Sony FH-B 771 @Rp. 800.000,00 = Rp. 40.000.000,00

b.      50 TV Color Sony 14”      @Rp. 600.000,00 = Rp. 30.000.000,00

c.       50 Video Sony F-597        @Rp. 900.000,00 = Rp. 45.000.000,00

                                                                     Total = Rp. 115.000.000,00

Kami sanggup membayar uang muka Rp. 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah) dan sisanya akan kami angsur setipa bulan sebesar Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) atau sepuluh kali angsuran, dimulai satu bulan setelah barang kami terima.

Berhubung baru pertama kali mengadakan hubungan dagang, kami ajukan sebagai referensi:

1.      Bank Dagang Negara, Jl. Jatinegara Timur No. 14, Jakarta

2.      Bapak Sutaryo, S.E., Durektur PT Kencana Surya, Jl. Pakubuwono V/2, Jakarta Selatan.

Demikian permohonan kami, konfirmasi dari Bapak sangat kami harapkan.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Ani Atih, S.E.

Direktur

Tembusan: Bagian Pembelian

9.      Surat Permintaan Referensi dan Tanggapannya

Surat Referensi

Surat referensi adalah surat yang berisi penilaian pihak ketiga kepada pihak pertama tentang bonafod tidaknya seseorang/badan usaha/organisasi. Surat ini dibuat atas permintaan pihak kedua, karena pihak kedua akan mengambil keputusan meluluskan atau menolak permintaan pihak pertama (misalnya, pembelian secara kredit). Sifat referensi adalah sangat rahasia.

Cara Menyusun

1)      Hal: Permintaan Referensi atas nama PT….

2)      Alinea Pembuka

Menyebutkan bahwa telah diterima surat pembelian barang dengan permintaan pembayaran secara kredit dari suatu perusahaan, jumlahnya cukup besar dan menyebut seseorang sebagai referensinya.

3)      Alinea Isi (Tubuh)

a.       Bila disetujui minta diterbitkan refernsi atas nama PT tersebut.

b.      Semua keterangan yang diberikan akan dirahasiakan, sekaligus melampirkan kopi pesanan pembelian secara kredit.

4)      Alinea Penutup

Menunggu jawaban dengan ucapan terima kasih.

Contoh Surat permintaan Referensi

PT INDO MOTOR

Jalan Gajah Mada No. 9

JAKARTA

_________________________________________________________________________

No.: 012/IM/PR/V/14

4 Mei 2014

Yang terhormat

Pimpinan Gama Motor

Jalan Ir. H. Juandan No. 8

Jakarta

Hal: Permintaan Referensi a.n. PT Intan Motor

Dengan hormat,

PT Intan Motor mengajukan pembelian secara kredit dan dalam jumlah besar.

Apabila Saudara tidak keberatan, kami harap Saudara dapat memberikan referensi atas nama PT Intan Motor mengenai informasi tanggung jawab dalam memenuhi kewajibannya.

Informasi yang Saudara berikan akan kami rahasiakan.

Agar lebih jelas, berikut ini kami lampirkan fotokopi pesanan tersebut.

Informasi Saudara kami tunggu. Terima kasih.

Hormat kami,

Ani Atih, S.E.

Direktris

Lampiran: Fotokopi Pesanan

Tembusan: Administrasi

A/a

Jawaban Referensi

Bila ada permintaan refernsi, biasanya akan segera dijawab agar tidak menghambat kegiatan perdagangan. Namun apabila tidak cukup informasi yang dapat diberikan sebagai bahan pertimbangan, maka permintaan tersebut bisa ditanggapi secara terus terang. Yang jelas isi refernsi bersifat informatif dan tidak melebih-lebihkan. Ada beberapa jawaban referensi: positif, netral, dan negatif.

Cara Menyusun

1)      Hal: Jawaban Referensi atas nama PT….

2)      Alinea Pembuka

Menyebutkan nomor dan tanggal permintaan referensi yang telah diterima.

3)      Alines Isi (Tubuh)

a.       Bila Positif

Mengakui bahwa PT…. memang sebagai rekanannya, transaksi selalu beres, membayar sesuai kesepakatan, tidak pernah ada masalah.

b.      Bila Netral

Tidak berani memberi referensi, karena belum lama menjadi nasabah, atau sebagai nasabah yang bersangkutan sudah tidak aktif lagi, atau setelah dicari di buku, nama PT tersebut tidak tercantum sehingga tidak dapat memberi referensi.

c.       Bila Negatif

Memang nasabah kami, catatabn keuangan kurang baik, pernah menunggak tanpa pemberitahuan, dan tidak kooperatif saat ditagih.

4)      Alinea Penutup

Berisi ucapan terima kasih.

Contoh Surat Jawaban Referensi

PT GAMA MOTOR

Jalan Ir. H. Juanda No. 8

JAKARTA

_________________________________________________________________________

No.: 013/GM/R/V/14                                                                                      5 Mei 2014

Yang terhormat

Pimpinan PT Indo Motor

Jalan Gajah Mada No. 9

Jakarta

Hal: Jawaban Referensi a.n. PT Intan Motor

Dengan hormat,

Surat permintaan referesi Saudara atas nama PT Intan Motor, No. 012/IM/PR/V/14, tanggal 4 Mei 2014, telah kami terima.

Setelah kami teliti, PT Intan Motor sudah lama tidak aktif sebagai nasabah kami. Untuk itu kami tidak dapat memberikan referensi, karena kami tidak memiliki cukup informasi untuk dijadikan bahan referensi.

Harapan kami Saudara dapat memakluminya. Terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Direktur

Tembusan: Administrasi

A/a