DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .................................................................................................... 1
DAFTAR ISI ................................................................................................................. 2
Tabel Spesifikasi Tes pilihan Ganda ............................................................................... 3
Tabel Spesifikasi Tes esai ................................................................................................ 4
Soal Pilihan Ganda Biasa................................................................................................. 5
Soal Pilihan Ganda Analisis Hubungan Antar Hal ......................................................... 16
Soal Pilihan Ganda Analisis Kasus ................................................................................. 21
Soal Pilihan Ganda Kompleks ........................................................................................ 29
Soal Esai ......................................................................................................................... 35
Kunci Jawaban Soal Pilihan Ganda ................................................................................ 36
Kunci Jawaban Soal Esai ................................................................................................ 38
TABEL SPESIFIKASI TES PILIHAN GANDA
Mata
Pelajaran : Manajemen
Perkantoran
Waktu
Tes : -
Bentuk
Tes : Pilihan
Ganda
Jumlah
Soal : 125
|
No
|
Pokok
Bahasan
|
Jenjang
Kemampuan
|
Jml. Butir Soal
|
%
|
|
C1
|
C2
|
C3
|
C4
|
C5
|
C6
|
|
M
|
s
|
S
|
M
|
s
|
S
|
M
|
s
|
S
|
M
|
s
|
S
|
M
|
s
|
S
|
M
|
s
|
S
|
|
1
|
Pengertian
efisiensi kerja
|
2
|
|
|
1
|
2
|
|
1
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
1
|
|
2
|
11
|
8,
8%
|
|
2
|
Faktor-faktor
efisiensi kerja
|
3
|
2
|
|
1
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
3
|
|
1
|
|
12
|
9,6%
|
|
3
|
Asas-asas
efisiensi kerja
|
4
|
3
|
1
|
1
|
5
|
5
|
|
3
|
|
|
|
4
|
|
2
|
|
|
5
|
|
33
|
26,4%
|
|
4
|
Syarat
efisiensi kerja
|
2
|
|
3
|
|
|
1
|
2
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
3
|
14
|
11,2%
|
|
5
|
Sumber
efisiensi kerja
|
3
|
5
|
2
|
|
|
1
|
|
|
2
|
|
|
|
1
|
|
|
1
|
1
|
|
16
|
12,8%
|
|
6
|
Penerapan
efisiensi dalam kantor
|
1
|
4
|
|
3
|
|
4
|
3
|
1
|
4
|
|
|
5
|
|
5
|
3
|
|
6
|
|
39
|
31,2%
|
|
Jumlah
Butir Soal
|
15
|
14
|
6
|
6
|
7
|
11
|
6
|
4
|
8
|
0
|
2
|
9
|
4
|
7
|
6
|
2
|
13
|
5
|
125
|
100%
|
Keterangan:
M :
Mudah
s (kecil) : Sedang
S (besar) : Sulit
TABEL SPESIFIKASI TES ESAI
Mata
Pelajaran : Manajemen
Perkantoran
Waktu
Tes : -
Bentuk
Tes : Esai
Jumlah
Soal : 20
|
No.
|
Pokok
Bahasan
|
Jenjang
Kemampuan
|
Jumlah
Butir Soal
|
%
|
|
C1
|
C2
|
C3
|
C4
|
C5
|
C6
|
|
1
|
Pengertian
efisiensi kerja
|
|
1
|
|
1
|
|
1
|
3
|
15%
|
|
2
|
Faktor-faktor
efisiensi kerja
|
|
2
|
|
|
|
|
2
|
10%
|
|
3
|
Asas-asas
efisiensi kerja
|
1
|
2
|
1
|
1
|
|
|
5
|
25%
|
|
4
|
Syarat
efisiensi kerja
|
|
|
1
|
|
|
|
1
|
5%
|
|
5
|
Sumber
efisiensi kerja
|
|
2
|
1
|
|
|
|
3
|
15%
|
|
6
|
Penerapan
efisiensi dalam kantor
|
|
|
|
3
|
2
|
1
|
6
|
30%
|
|
Jumlah
Butir Soal
|
1
|
7
|
3
|
5
|
2
|
2
|
20
|
100%
|
SOAL PILIHAN GANDA BIASA
1.
Berikut ini yang bukan merupakan pengertian dari
efisiensi kerja adalah…..
A.
Perbandingan terbalik antara suatu kerja dengan hasil
yang dicapai oleh kerja itu.
B.
Mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang
diberikan.
C.
Apabila mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan
usaha terkecil yang mungkin diberikan.
D.
Prediksi keluaran/output pada buaya minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas
sumber yang digunakan dengan keluaran yang dikirim.
2.
Dibawah ini merupakan faktor-faktor efisiensi kerja
adalah, kecuali..…
A.
Cahaya
B.
Warna
C.
Udara
D.
Gerak
3.
Perbuatan yang bisa menimbulkan pemborosan yang menjadi
musuh dari upaya efisiensi dalam kantor adalah…..
A.
Barang yang tidak dipakai karena kelebihan dikembalikan
ke tempat asal.
B.
Pemakaian barang atau peralatan yang sesuai dengan
tujuannya.
C.
Kelengahan menangani bahan-bahan mentah
sehingga terjadi kerusakan atau kadaluarsa.
D.
Cara
pengoperasian peralatan yang tepat
4.
Berikut ini yang
bukan merupakan syarat-syarat efisiensi kerja adalah….
A.
Pekerjaan yang dikerjakan berguna target dari hasil
kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.
B.
Dalam pelaksanaan harus menggunakan aturan kerja yang
berbelit-belit.
C.
Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan.
D.
Ada pembagian kerja yang jelas.
5.
Berikut ini beberapa pedoman yang dapat dilakukan untuk
bekerja yang efisien, kecuali…..
A. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak
menjadi pekerjaan otomatis.
B. Simpanlah benda-benda yang benar-benar
penting saja.
C. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan
pekerjaan sesantai mungkin.
D. Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja
yang tepat.
6. Berikut
ini cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dalam bekerja, , kecuali…..
A. Ambil
waktu sebanyak mungkin untuk beristirahat.
B. Penggunakan
waktu dengan baik.
C. Jangan
menyerah.
D. Lakukan
dengan Eustress.
7.
Syarat yang menyatakan
bahwa dalam mencapai sesuatu yang efektif dari segi baiya, tenaga kerja,
material, peralatn, waktu, dan ruang yang dimanfaatkan secara tepat merupakan
pengertian syarat efisiensi kerja, yaitu.....
A.
Efektif
B.
Ekonomis
C.
Rasionalis
D.
Praktis
8.
Pelaksanaan
kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan
lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja memuaskan, merupakan
pengertian dari syarat efisiensi kerja, yaitu.....
A.
Rasionalisasi
Wewenang dan Tanggung jawab
B.
Pelaksanaan
Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
C.
Rasionalisasi
Wewenang dan Tanggung jawab
D.
Prosedur
Kerja yang Praktis
9.
Sumber
efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah.....
A. Kesadaran, keahlian dan disiplin
B. Perencanaan,
penyederhanaan dan penggabungan
C.
Pikiran, tenaga, benda (uang), dan waktu
D.
Efektif,
ekonomis dan praktis
10. Salah
satu efisiensi kerja di kantor adalah Efisiensi dalam pemakaian alat tulis kantor, dapat dilakasanakan dengan
cara.....
A.
Pemakaian
barang yang tidak sesuai dengan tujuan.
B.
Pakailah
kertas konsep secara timbal balik.
C.
Pergunakan
karbon dengan cermat.
D.
Hindarkan
membuat tembusan surat dan lainnya yang berlebihan.
11. Menurut The Liang Gie terdapat 3
faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu....
A.
Tanggung
jawab, disiplin dan kerja keras.
B.
Kemauan,
kemampuan dan kemahiran.
C.
Kesadaran,
keahlian dan disiplin.
D.
Pikiran, benda dan waktu
12. Dalam
pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dan
efektifitas, dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna,
artinya…..
A.
Efektif,
ekonomis dan praktis.
B.
Tepat, cepat, hemat, dan selamat.
C.
Berhasil
guna, pembagian kerja yang nyata, dan prosedur kerja yang praktis.
D.
Dapat menyempurnakan pekerjaan.
13. Berikut
ini yang bukan merupakan tujuan dari efisiensi kerja kantor adalah…..
A. Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan
(SDM).
B.
Menyempurnakan
(Redesign) Tugas Jabatan.
C.
Menentukan Kebutuhan
Pelatihan (Training Needs) Pegawai/Karyawan.
D.
Menentukan laba
perusahaan.
14. Efisiensi
pekerjaan kantor berhubungan dengan produktivitas kerja yang mengatakan bahwa
peningkatan produktivitas pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk, kecuali….
- Pengurangan
sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama.
- Pengurangan
sedikit sumber daya sekadarnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih
besar.
- Pengguanaan
jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah produksi yang sama.
- Penggunaan
sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk memperoleh jumlah produksi
yang lebih besar lagi.
15. Menurut
Soekartawi (1989:29), mengemukakan bahwa efisiensi pemasaran akan terjadi jika,
kecuali…..
A.
Prosentase pembedaan harga yang dibayarkan konsumen dan
produsen terlalu tinggi.
B.
Biaya pemasaran bisa ditekan sehingga ada keuntungan.
C.
Pemasaran dapat lebih tinggi.
D.
Tersedianya fasilitas fisik pemasaran.
16. Secara lebih terperinci, faktor yang
memengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan efisien, di antaranya adalah
sebagai berikut, kecuali.....
A.
Bentuk
dan susunan serta permukaan meja kerja perlu dirancang dengan baik.
B.
Kursi
hendaknya tetap dan tidak dapat berubah-ubah.
C.
Posisi benda
atau barang yang sering digunakan diatas meja dan segera simpan semua peralatan
atau berkas yang tidak diperlukan lagi agar meja tetap rapi dan dapat digunakan
untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efisien.
D.
Barang
atau benda yang ada di dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan.
17. Efisiensi
adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara.....
A.
Suatu usaha dengan hasil
B.
Suatu hasil dengan mutu
C.
Suatu pikiran dengan tenaga
D.
Suatu waktu dengan dengan pikiran
18. Lima
unsur yang menjadi sumber-sumber kerja, adalah…..
A.
Pikiran, uang, mesin kantor, alat kantor, dan tenaga
B.
Pikiran, tenaga, waktu, alat kantor, dan mesin kantor
C.
Pikiran, waktu, ruang, alat kantor, dan uang
D.
Pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda
19. Yang
dimaksud dengan work simplification adalah…..
A.
Penerapan kerja
B.
Perencanaan kerja
C.
Pedoman kerja
D.
Penyederhanaan kerja
20. Apa
yang dimaksud dengan cara yang paling mudah…..
A.
Tidak mudah akibat memakai banyak tenaga
B.
Tidak sulit akibat memakai banyak pikiran
C.
Tidak bisa akibat memakai banyak benda
D.
Tidak jauh karena jaraknya ruang kerja
21. Berikut
ini merupakan 5 asas efisiensi dalam tatausaha, yaitu…..
A.
Asas perencanaan, asas penghematan, asas penghapusan,
asas penggabungan, dan asas pedoman
B.
Asas perencanaan, asas penyederhanaan, asas
penghematan, asas penerapan, dan asas penghapusan
C.
Asas perencanaan, asas penyederhanaan, asas
penghematan, asas penggabungan, dan asas penyelesaian
D.
Asas perencanaan, asas penyederhanaan, asas
penghematan, asas penghapusan, dan asas penggabungan
22. Perwujudan
asas perencanaan dalam bidang tatausaha, adalah…..
A.
Pedoman tentang maksud warkat
B.
Pedoman tentang tatausaha
C.
Pedoman tentang biaya
D.
Pedoman tentang kegiatan
23. Pedoman
kedua dalam asas perencanaan, adalah…..
A.
Pedoman tentang biaya
B.
Pedoman tentang penetapan prosedur
C.
Pedoman tentang perencanaan formulir
D.
Pedoman tentang pengadaan mesin
24. Pedoman
ketiga dalam asas perencanaan, adalah…..
A. Pedoman
tentang penyelesaian
B. Pedoman
tentang maksud warkat
C. Pedoman
tentang pengadaan mesin tatusaha
D. Pedoman
tentang penetapan prosedur
25. Asas
penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet menjadi.....
A.
Lebih mudah
B.
Lebih berat
C.
Lebih terinci
D.
Lebih sistematis
26. Asas
pertama dari asas penyederhanaan, yaitu…..
A.
Pedoman tentang waktu
B.
Pedoman tentang tatacara
C.
Pedoman tentang perlengkapan tatausaha
D.
Pedoman tentang tindakan
27. Asas
kedua dari asas penyederhanaan, yaitu…..
A.
Pedoman tentang waktu
B.
Pedoman tentang tatacara
C.
Pedoman tentang perlengkapan tatausaha
D.
Pedoman tentang tindakan
28. Asas
ketiga dari asas penyederhanaan, yaitu…..
A.
Pedoman tentang waktu
B.
Pedoman tentang tatacara
C.
Pedoman tentang perlengkapan tatausaha
D.
Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha
29. Berikut
ini merupakan pedoman-pedoman dalam asas penghematan, adalah…..
A.
Pedoman tentang mesin dan alat kantor dalam pelaksanaan
B.
Pedoman tentang penggabungan biaya
C.
Pedoman tentang kelengkapan mesin kantor
D.
Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan
30. Asas
penghematan berfungsi untuk....
A.
Menghitung biaya
B.
Mencegah pemakaian benda berlebihan
C.
Membuat terobosan baru
D.
Menghilangkan sistem yang tidak berjalan
31. Asas
penggabungan berfungsi untuk...
A.
Meniadakan langkah-langkah
B.
Membuat sistem baru
C.
Memusatkan sistem yang telah ada
D.
Menghemat waktu kerja
32. Pedoman
pelaksanaan pertama dalam asas penggabungan, adalah….
A.
Pedoman tentang kerja sekali jalan
B.
Pedoman tentang pemakaian alat serbaguna
C.
Pedoman tentang mesin
D.
Pedoman tentang gedung
33. Pedoman
pelaksanaan kedua dalam asas penggabungan, yaitu…..
A.
Pedoman tentang kerja sekali jalan
B.
Pedoman tentang pemakaian alat serbaguna
C.
Pedoman tentang mesin
D.
Pedoman tentang gedung
34. Pelaksanaan
efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, berjalan dengan adanya … unsur
usaha atau sumber kerja.
A.
5 B. 4 C.
3 B. 2
35. Dalam
pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan pikiran
dalam sumber kerja yaitu…
A.
Untuk mencapai cara yang teringan
B.
Untuk mencapai cara yang tercepat
C.
Untuk mencapai cara yang termurah
D.
Untuk mencapai cara yang termudah
36. Dalam
pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan tenaga
dalam sumber kerja yaitu…
A.
Untuk mencapai cara yang terdekat
B.
Untuk mencapai cara yang teringan
C.
Untuk mencapai cara yang termudah
D.
Semua jawaban benar
37. Dalam
pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan benda
dalam sumber kerja yaitu…
A.
Untuk mencapai cara yang terdekat
B.
Untuk mencapai cara yang teringan
C.
Untuk mencapai cara yang termurah
D.
Semua jawaban salah
38. Dalam
pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan ruang
dalam sumber kerja yaitu…
A.
Untuk mencapai cara yang termurah
B.
Untuk mencapai cara yang teringan
C.
Untuk mencapai cara yang terdekat
D.
a dan b benar
39. Dalam
pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, penggunaan waktu
dalam sumber kerja yaitu…
A.
Untuk mencapai cara yang tercepat
B.
Untuk mencapai cara yang teringan
C.
Untuk mencapai cara yang terdekat
D.
a dan c benar
40. Pekerjaan
mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan
semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga
jasmani saja, merupakan salah satu dari unsur…
A.
Pemakaian waktu
B.
Pemakaian ruang
C.
Pemakaian kerja
D.
Pemakaian pikiran
41. Pekerjaan
yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang
memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu, merupakan salah satu dari unsur…
A.
Pemakaian waktu
B.
Pemakaian ruang
C.
Pemakaian kerja
D.
Semua salah
42. Pada
pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-dapatnya
langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk
memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut, merupakan salah satu dari
unsur…
A.
Pemakaian waktu
B.
Pemakaian pikiran
C.
Pemakaian kerja
D.
Semua salah
43. Terdapat
lima unsur usaha atau sumber kerja dalam pelaksanaan efisiensi pada macam-macam
kerja ketatausahaan, yaitu…
A.
Pikiran, tenaga, benda, ruang, dan waktu
B.
Pikiran, Objek, Subjek, ruang, dan waktu
C.
Objek, Subjek, benda, ruang, dan waktu
D.
Objek, subjek, tenaga, ruang, dan waktu
44. Dibawah
ini merupakan salah satu unsur usaha atau sumber kerja dalam pelaksanaan
efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan, kecuali…
A.
Pikiran b.
Tenaga c. Objek d. Benda
45. Tingkat
urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak
sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun
melaksanakannya. Hal ini merupakan salah satu unsur dari pemakaian pikiran,
contoh riil dalam kehidupan sehari-hari dapat dibuktikan dengan…
A.
Pengelompokkan surat dari tingkat urgensi penting,
segera, dan amat segera
B.
Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara
jari-jari tangan
C.
Lemari, mesin tik dan peralatan lainnya hendaknya
diletakkan terdekat dengan pegawai-pegawai yang paling banyak memakianya untuk
memelihara jarak yang paling pendek
D.
Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang
sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya
46. Segenap
langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur
sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancer dan mengikuti aliran pekerjaan
menurut urut-urutan yang tepat, merupakan salah satu dari unsur…
A.
Objektif B.
Subjektif C. Pemakaian
waktu D. Semua salah
47. Untuk
setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu
harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai. Hal ini merupakan
salah satu unsur dari pemakaian pikiran, contoh riil dalam kehidupan
sehari-hari dapat dibuktikan dengan…
A.
Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara
jari-jari tangan
B.
Penyimpanan bermacam-macam berkas atau material tatausaha
disediakan lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi
tulisan-tulisan seperlunya mengenai isinya
C.
Pengelompokkan surat dari tingkat urgensi penting,
segera, dan amat segera
D.
Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering
dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil
diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya
48. Setiap
tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau
catatan-catatan keterangan mengenai isinya. Hal ini merupakan salah satu unsur
dari pemakaian pikiran, contoh riil dalam kehidupan sehari-hari dapat
dibuktikan dengan…
A.
Penulisan keterangan dalam lemari arsip
B.
Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara
jari-jari tangan
C.
Pengelompokkan surat dari tingkat urgensi penting,
segera, dan amat segera
D.
Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang
sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya
49. Pekerjaan-pekerjaan
yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang
berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Hal ini merupakan salah
satu unsur dari pemakaian pikiran, contoh riil dalam kehidupan sehari-hari
dapat dibuktikan dengan…
A.
Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang
sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya
B.
Surat-surat yang akan diajukan kepada pimpinan instansi
perlu dipisahkan dalam beberapa berkas yang ditandai misalnya. “Untuk dibaca”
(berisi umpamanya surat-surat tembusan yang hanya perlu diketahui oleh
pimpinan)
C.
Penulisan keterangan dalam lemari arsip
D.
Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara
jari-jari tangan
50. Dalam
menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan bukan
huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata, merupakan pekerjaan yang
terdiri dari banyak kegiatan …
A.
Audio visual B.
Audio C. Visual D. Semua benar
SOAL
PILIHAN GANDA HUBUNGAN
Petunjuk pilihan:
A.
Jika pernyataan betul, alasan betul, keduanya menunjukkan
hubungan sebab-akibat.
B.
Jika pernyataan betul dan alasan betul, tetapi
ke-duanya tidak menunjukkan hubungan sebab-aki-bat.
C.
Jika pernyataan betul dan alasan salah.
D.
Jika pernyataan salah dan alasan betul.
1.
Efisiensi dalam pelaksanaan bidang kerja harus
dijadikan dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok dalam pelaksanaan
kerja.
SEBAB
Melalui efisiensi dapat dilihat perbandingan terbaik antara suatu usaha
dengan hasilnya.
2.
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu
hasil tertentu tercapai dengan usaha sekecil-kecilnya.
SEBAB
Rangkaian aktivitas kerja tidak harus selalu dilakukan mengikuti tujuan
yang hendak dicapai.
3.
Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaiannya
yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan adalah asas-asas efisiensi.
SEBAB
Work simplification diterapkan pada pelaksanaan pekerjaan tatausaha dikantor.
4.
Asas perencanaan berfungsi untuk mempersatukan
pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu.
SEBAB
Dalam pelaksanaan asas perencanaan terdapat pedoman tentang penetapan
prosedur.
5.
Asas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem
menjadi lebih mudah.
SEBAB
Terdapat pedoman mengenai pedoman tentang penetapan prosedur.
6.
Pedoman tentang perlengkapan tatausaha berfungsi untuk
menghemat waktu.
SEBAB
Perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor
harus distandardisasi.
7.
Langkah atau kegiatan dalam pelaksanaan pekerjaan yang
kurang perlu perlu harus ditiadakan.
SEBAB
Dalam pelaksanaan kerja perkantoran, gerak-gerak atau bagian tubuh
lainnya dilakukan oleh para pegawai.
8.
Pedoman tentang kerja sekali jalan merupakan cara
tercepat (menghemat waktu).
SEBAB
Dalam setiap kegiatan perlu diubah sistem apabila terjadi kesalahan.
9.
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan
tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai.
SEBAB
Penerangan yang baik dapat membuat pekerjaan lebih
cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan mata tidak mudah lelah.
10.
Kebenaran pernyataan mengenai “kantor adalah
orang-orang”, pada akhirnya di pandang dari sudut manapun pekerjaan kantor
dilaksanakan oleh, dengan dan untuk orang-orang.
SEBAB
Manajemen perkantoran tidak mungkin dapat berjalan
dengan baik apabila tidak didukung dengan sumber daya manusia yang juga baik.
11.
Syarat efisiensi kerja yaitu dalam pelaksanaan
harus ekonomis.
SEBAB
Pekerjaan
yang dikerjakan berguna target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang
ditetapkan.
12. Sumber efisiensi kerja adalah
manusia karena dengan alat pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu
menciptakan cara kerja yang efisien.
SEBAB
Sumber efisiensi kerja
yang melekat pada manusia adalah pikiran, tenaga, dan waktu.
13.
Dalam
menciptakan efisiensi kerja, sebaiknya diteliti dan ditemukan tempat atau
bagian-bagian yang sering mengalami inefisiensi terlebih dahulu sehingga
efisiensi dapat diterapkan pada bagian-bagian yang mengalami inefisiensi
tersebut.
SEBAB
Dalam pekerjaan
sehari-hari di kantor, umumnya inefisiensi terjadi dalam pemakaian alat tulis
kantor dan pemeliharaan serta pemakaian barang kantor.
14.
Hal yang bisa dilakukan untuk membuat pekerjaan
menjadi lebih efektif dan efisien adalah dengan membuat perencanaan pekerjaan
termasuk berapa lama waktu yang ditargetkan.
SEBAB
Pekerjaan
yang besar susah dan butuh waktu yang lama untuk diselesaikan, dengan
membaginya menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil, membuatnya menjadi
lebih ringan, apalagi jika pekerjaan tersebut bisa didelegasikan ke orang-orang
yang berkompeten dibidangnya.
15. Dalam rangka membantu menciptakan
cara kerja yang efisien, diperlukan beberapa pedoman diantaranya adalah mengubah
pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan manual.
SEBAB
Pada initinya efisiensi kerja adalah mencari cara temudah, termurah,
teringan, dan tercepat dalam pelaksanaan pekerjaan.
16. Perencanaan,
berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka
pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matang dan
pertimbangan-pertimbangan yang sebaik-baiknya.
SEBAB
Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa
penetapan pedoman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang
prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan
penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir.
17. Pemakaian
pikiran untuk mencapai cara yang termudah pelaksanaan efisiensi pada
macam-macam kerja ketatausahaan.
SEBAB
Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan
material yang berlebih-lebihan atau yang bersfiat mewah, melainkan secukupnya
saja dalam kuantitas maupun kualitas sepanjang pekerjaan tersebut telah dapat
diselesaikan secara baik.
18. Pikiran,
tenaga, waktu, ruang, dan benda merupakan lima sumber kerja dalam pelaksanaan
efisiensi.
SEBAB
Dari penggolongan yang telah ditetapkan mencakup banyak manfaat yang didapat pada macam-macam kerja
ketatausahaan.
19. Untuk
pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah
buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan
tabel-tabel jumlah atau perkalian.
SEBAB
Ini akan menambah beban pikiran dan meningkatkan
kemungkinan membuat kesalahan di sampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan
lebih lama.
20. Dalam
menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan huruf dan bukan
angka-angka sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata.
SEBAB
Dalam menyalin naskah dengan mesin tik, hendaknya
diletakkan mistar dibawah garis-garis kalimat sehingga memudahkan pembacaan dan
tidak kehilangan jejak pada naskah itu.
21. Sedapat-dapatnya
langkah-langkah permulaan untuk melakukan suatu pekerjaan disiapkan atau
diselesaikan terlebih dahulu.
SEBAB
Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan
cukup ruwet akan memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.
22. Dalam
mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut itu ditulis dulu
semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan.
SEBAB
Dalam membuat suatu formulir pada sit stensil,
kolom-kolom mendatar dan tegak dari formulir itu tidak dapat digaris lebih dulu
dengan mistar di atas meja sebelum sit dipasang pada mesin tik untuk dibubuhi
kata-katanya.
23. Pekerjaan-pekerjaan
yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang
berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas.
SEBAB
Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual
hendaknya memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu.
24. Pekerjaan
mental yang tidak memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi
pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan
tenaga jasmani saja.
SEBAB
Hal ini akan menghemat pikiran dan mengurangi kemungkinan
membuat kesalahan di sampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih
cepat.
25. Setiap
tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau
catatan-catatan keterangan mengenai isinya.
SEBAB
Dalam tempat penyimpanan tidak harus dijadikan suatu hal
sangat penting dalam ketatausahaan.
SOAL
PILIHAN GANDA ANALISIS KASUS
KASUS 1 (Untuk soal nomor 1
dan 2)
Ada dua perusahaan atau dua wirausaha yang bekerja sama
(mis. A dan B). Perusahaan atau wirausaha A memiliki kelebihan dalam modal
berupa teknologi dan sarana produksi, namun tidak memiliki tenaga kerja yang
cukup. Sedangkan, perusahaan atau wirausaha B memiliki tenaga kerja, namun
kurang memiliki sarana produksi (modal) yang cukup.
1.
Berikut ini langkah terbaik yang harus dilakukan oleh
perusahaan A dan B, yaitu…..
A.
Tetap berdiri masing-masing
B.
Menggabungkan dua kelebihan dari perusahaan A dan B
C.
Perusaahaan A mencari tenaga kerja sebanyak yang
diperlukan
D.
Perusahaan B mencari modal sesuai kebutuhan perusahaan
2.
Apa yang terjadi apabila kedua perusahaan bergabung…..
A.
Perusahaan A tidak dapat mengoptimalkan modalnya
B.
Perusahaan B tidak dapat mempekerjakan tenaga kerjanya
C.
Dapat dicapai penghematan tenaga maupun sarana produksi
yang merupakan kekurangan atau kelemahan yang dimiliki kedua perusahaan
D.
Tidak akan terjadi apa-apa
KASUS
2 (Untuk soal nomor 3 dan 4)
Sebuah Perusahaan
membuka sebuah lowongan pekerjaan di bidang akutansi. Pada tahap penerimaan,
perusahaan akan melakukan tes tulis, hitung dan wawancara. Pada tahap tes
menghitung dipersilahkan untuk 2 pelamar yang berijazah akutansi untuk masuk ke
ruang tes lalu membuat laporan keuangan dengan peralatan yang telah di
persiapkan yaitu 2 laptop dengan fasilitas yang boleh digunakan hanya word dan
excel, soal yang sama, kalkulator dan waktu 30 menit. Hasil kerja yang di
berikan yaitu :
-
Pelamar A telah mampu membuat laporan keuangan sampai 4
bulan dengan hanya menggunakan fasilitas excel.
-
Pelamar B hanya mampu membuat laporan keuangan untuk 2
bulan dengan fasilitas yang di gunakan kalkulator dan microsoft word.
3. Dari kasus tesebut, dapat disimpulkan pelamar
yang paling efisien menggunakan tenaganya adalah…..
A. Pelamar A
B. Pelamar B
C. Pelamar A dan B
D. Keduanya tidak ada yang efisien
4.
Berikut ini cara yang dapat kita lakukan untuk menilai
tingkat efisiensi pelamar dalam
mengerjakan tugasnya, kecuali…..
A.
Lebih banyak menghasilkan laporan
B.
Menggunakan cara atau ilmu yang tepat
C.
Pelamar yang menggunakan dua fasilitas sekaligus saat
mengerjakan laporan
D.
Tidak membuang-buang tenaga
KASUS 3 (Untuk soal nomor 5-7)
Seorang dosen mata
kuliah Manajemen Perkantoran menugaskan mahasiswanya untuk mencari contoh kasus
efisiensi Waktu, Biaya, dan Tenaga dengan tempo waktu 1 minggu. Untuk
menyelesaikan tugas ini, berbagai cara di lakukan mahasiswanya. Ada mahasiswa
yang menyelesaikan tugas nya tersebut dengan menggunakan fasilitas internet,
buku, dan ada juga yang merupakan hasil pemikiran sendiri.
5.
Mahasiswa yang mengutamakan efisiensi biaya akan
mengerjakan tugasnya dengan…..
A.
Internet
B.
Membeli buku
C.
Mencari di perpustakaan
D.
Hasil pemikiran sendiri
6.
Mahasiswa yang mengutamakan efisiensi pikiran akan
mengerjakan tugasnya dengan…..
A.
Internet
B.
Membeli buku
C.
Mencari buku di perpustakaan
D.
Mencontek dari teman
7.
Berikut ini sikap mahasiswa yang tidak mengutamakan
efisiensi waktu adalah…..
A.
Mencari referensi di internet
B.
Sharing dengan teman saat mata kuliah selesai
C.
Mencari buku referensi di perpustakaan
D.
Hasil pemikiran sendiri
KASUS
4 (Untuk soal nomor 8)
Sebuah perusahaan
memberikan modal usaha awal masing-masing sebesar Rp 500.000, Laptop dan sebuah
printer kepada 2 mahasiswa yang baru saja lulus disebuah universitas yang sama
untuk membuka usaha penjualan pulsa. Perusahaan tersebut juga memberi softkill
ilmu berbisnis Lalu yang dilakukan oleh 2 mahasiswa adalah:
-
Mahasiswa X menggunakan modal tersebut untuk menyewa
toko, membeli saldo M-Kios. Setiap penjualan yang terjadi dicatat di buku
penjualan dan setiap bulannya membuat laporan sendiri di excel.
-
Mahasiswa Y menggunakan modal tersebut membeli software
pembayaran online lengkap dan membeli kartu yang berkuata internet. Mahasiswa
tersebut membuka loket di kediamannya sendiri. Setiap transaksi yang terjadi
akan masuk ke dalam database software.
8.
Manakah yang lebih efisien…..
A.
Mahasiswa X
B.
Mahasiswa Y
C.
Keduanya
D.
Tidak keduanya
KASUS
5 (Untuk soal nomor 9-13)
Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan
memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga
terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan.
Tentu saja dengan biaya yang besar. Strategi internal,
seperti membenahi aministrasi
kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Pernyataan di atas bukan berarti strategi
eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu
dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang
kian ketat saat ini.
9.
Apa yang harus dilakukan pengelola perusahaan dalam
membenahi administrasi di perkantoran?
A.
Menempatkan
orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun
manajerial
B.
Mengelola arsip atau dokumen perusahaan dengan benar
C.
Menyadari bahwa fresh graduate lebih baik dari pada
pekerja-pekerja senior
D.
Meniadakan sistem-sistem yang sukar dilaksanakan dalam
perkantoran
10. Bagaimana
cara sebuah perusahaan dapat mencapai efisiensi dalam bidang perkantoran?
A.
Memiliki perbandingan
terbaik dalam setiap bidang kerja dalam perkantoran
B.
Mengetahui kelemahan perusahaan
C.
Menjaga rahasia perusahaan
D.
Mengeluarkan sedikit setiap unsur sumber kerja namun
dapat menghasilkan hasil yang diinginkan.
11. Bagaimana
pelaksanaan pencapaian efisiensi dalam bidang perkantoran?
A.
Menetapkan prioritas-prioritas utama yang harus
dikerjakan
B.
Menjalankan dengan benar setiap pedoman dari setiap
asas efisiensi
C.
Meniadakan hal-hal yang buruk yang ada diperkantoran
D.
Mengukur kinerja dari setiap karyawan dikantor
12. Apa
yang harus dilakukan para pengelola perusahaan dalam membenahi sistem yang
ruwet diperkantoran?
A.
Merencanakan sistem baru
B.
Menyederhanakan sistem tersebut menjadi lebih mudah
C.
Meniadakan sistem tersebut dan menggantinya dengan
sistem yang baru tanpa melakukan evaluaasi
D.
Menggabungkan sistem tersebut dengan sistem yang mudah
dijalankan
13. Apa
dampak yang nyata apabila manajemen perkantoran sudah dibenahi dalam
perusahaan?
A.
Hasil atau mutu yang lebih signifikan
B.
Pekerja lebih profesional
C.
Pola pikir berubah
D.
Tatacara dari suatu perkantoran lebih baik
KASUS
6 (Untuk soal nomor 14-17)
Saat ini, pekerjaan perkantoran didalam
sebuah perusahaan sering disepelekan. Hal ini menjadikan kumpulan aktivitas
yang tak keruan sehingga menimbulkan kesimpangsiuran dalam penyediaan
keterangan-keterangan yang diperluakan dalam suatu perusahaan atau organisasi
bahkan mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja. Misalnya dalam menulis
surat hendaknya diutamakan pokok soalnya yang jelas daripada bahasanya dengan
kata-kata puitis indah dan dalam penggunaan alat tulis yang dipakai harus cepat
dan lancar adalah hal yang lebih penting, dari pada pulpen emas 24karat yang
kadang-kadang tintanya sering macet kalau dipakai dalam pelaksanaan bidang
kerja.
14. Apa
yang harus dilakukan dalam membenahi masalah tersebut dalam perkantoran?
A.
Menerapkan asas efisiensi dalam pekerjaan perkantoran
B.
Membuang setiap perlengkapan dan peralatan perkantoran
C.
Melaksanakan penghematan biaya dalam pengeluaran
perkantoran
D.
Mengawasi setiap sistem yang berlaku diperkantoran
15. Bagaimana
contoh konkret dari penerapan asas perencanaan efisiensi?
A.
Mengetahui langkah-langkah dalam mengaplikasikan metode
B.
Memprediksikan hal-hal yang akan terjadi didepannya
C.
Merumuskan tujuan, kebijakan, metode dan prosedur
D.
Menetapkan metode utama yang akan dipakai
16. Bagaimana
contoh konkret dalam prosedur pengarsipan dari penerapan asas penyederhanaan
efisiensi?
A.
Mengumpulkan nota menurut kronologi waktu
B.
Tidak mengetahui nota dalam box file sebagai arsip
C.
Mencatat seluruh nota
D.
Menyimpan berbagai jenis keterangan dalam rak berbeda
17. Apa
prinsip-prinsip prosedur perkantoran?
A.
Efektif dan efisien
B.
Fokus pada suatu tujuan
C.
Tidak mementingkan masalah sendir
D.
Sederhana dan tidak rumit
KASUS 7 (Untuk
soal nomor 18-21)
Selama tiga tahun belakangan ini para guru dan staf
SMK N 1 yang berlokasi di Kebun Wali- Jakarta Barat selalu sibuk mengerjakan
laporan kegiatan pendidikan sekolah dalam rangka menutup akhir tahun pelajaran
2013. Hal tersebut dikarenakan peningkatan jumlah siswa dari setiap tahunnya.
Pengerjaan tersebut mengalami kendala dalam hal pemasukan data-data kesiswaan
dikarenakan kurangnya daya tampung penempatan yang strategis sehingga data-data
yang tersedia sebelumnya, tidak dalam satu tempat khusus. Ditambah dengan
adanya kesenjangan komunikasi yang terjadi antar sesama pegawai juga
mengakibatkan pekerjaan yang satu dengan yang lainnya tidak berjalan dengan
baik dan selesai dalam waktu yang lama.
18. Bagaimana
tindakan sekolah dalam membenahi keadaan yang terjadi setiap tahunnya agar
berjalan lebih baik?
A.
Dibuat pengelompokkan data-data penting dalam tempat
khusus sehingga proses pencarian tidak memerlukan waktu lama
B.
Membuat list pembelian semua fasilitas
C.
Tetap membiarkan keadaan semula karena sulit untuk
mengubah sistem
D.
Memperpanjang
waktu pengerjaan hingga awal tahun
19. Siapa
yang seharusnya memperbaiki keadaan sekolah sehingga pekerjaan terselesaikan
dengan tepat waktu?
A.
Guru
B.
Staf
C.
Siswa
D.
Kepala sekolah
20. Apa
dampak yang akan terjadi apabila masalah tersebut tidak kunjung terselesaikan?
A.
Sekolah akan untung dalam setiap kinerja yang berjalan
B.
Sekolah mengalami penurunan kinerja dalam kepegawaian
C.
Sekolah mendapatkan tantangan dari masalah yang ada
D.
Sekolah tidak akan merugi sama sekali
21. Mengapa
kasus tersebut dapat bertahan selama kurun waktu yang cukup lama?
a.
Karena pegawai dan staff menginginkan hal tersebut
terjadi
b.
Karena murid yang terdaftar sedikit
c.
Karena kurangnya strategi penempatan fasilitas
d.
Karena banyaknya pengeluaran
KASUS
8 (Untuk soal nomor 22-25)
Dalam era globalisasi ini, banyak
perusahaan yang menerapkan sistem perkantoran yang modern untuk mempercepat
pekerjaan. Namun masih banyak ditemukan kurangnya pemahaman pegawai kantor
dalam menggunakan peralatan yang modern. Hal ini mengakibatkan terjadinya
kesalahan dalam proses pekerjaan. Kurangnya pelatihan yang dibuat untuk memakai
peralatan tersebut menjadi salah satu factor pemicu terjadinya kesalahan
pekerjaan. Perusahaan menganggap tiap pegawai mengerti dalam pengoperasian
peralatan perkantoran tersebut, namun kekeliruan tersebut justru mendatangkan
kerugian bagi perusahaan dari hal yang kecil hingga terbesar.
22. Siapa
yang seharusnya memberikan pengertian awal dalam mengerjakan tugas dan tanggung
jawab dalam konteks yang sesungguhnya agar kejadian tersebut tidak terulang?
A.
Pegawai
B.
Perusahaan
C.
Office Boy
D.
Konsumen
23. Apa
tindakan perusahaan dalam menanggapi kasus tersebut?
A.
Bereaksi cepat dengan melakukan pelatihan khusus
terlebih dahulu
B.
Bereaksi lambat dengan melakukan pelatihan khusus
terlebih dahulu
C.
Memanggil orang yang ahli dari luar perusahaan
D.
Mencantumkan cara kerja seadanya
24. Bagaimana
sikap bijak yang patut dilaksanakan jika dihadapkan sebagai seorang manajer di
perusahaan tersebut?
A.
Membiarkannya berlarut-larut
B.
Melakukan pergantian terhadap waktu kinerja
C.
Melakukan pelatihan dari pegawai ahli kepada yang
bersangkutan
D.
Melimpahkan kekuasaan kepada orang lain
25. Kapan
seharusnya perusahaan melakukan pelatihan terhadap pegawai-pegawai yang akan
mengoperasikan peralatan yang bersangkutan?
A.
Tidak sama sekali
B.
Sesudah pekerjaan dilakukan
C.
Saat pekerjaan dilakukan
D.
Sebelum pekerjaan dilakukan
SOAL
PILIHAN GANDA KOMPLEKS
Petunjuk Pilihan.
A.
Jika (1), (2), dan (3)
benar
B.
Jika (1) dan (3) benar
C.
Jika (2) dan (4) benar
D.
Jika hanya (4) yang benar
1. Dibawah
ini yang merupakan faktor–faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, adalah…..
(1)
Cahaya
(2)
Warna
(3)
Udara
(4)
Gerak
2. Berikut
ini yang merupakan syarat-syarat efisiensi kerja, yaitu…..
(1) Mahal
(2) Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawbkan
(3) Prosedur kerja yang banyak
(4) Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab
3.
Dalam
rangka membantu menciptakan cara kerja yang efisien, diperlukan beberapa
pedoman sebagai berikut, yaitu.....
(1) Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi
pekerjaan manual
(2) Pergunakanlah satu tangan untuk bekerja
(3) Simpanlah semua benda kerja di atas meja
(4) Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang
tepat
4.
Beberapa cara ini dapat berguna untuk meningkatkan
efisiensi dalam bekerja, yaitu…..
(1) Pergunakan
waktu dengan baik
(2) Jangan
menyerah
(3) Ambil
waktu istirahat
(4) Menunda
pekerjaan
5.
Sumber
Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah.....
(1)
Kesadaran
(2)
Keahlian
(3)
Disiplin
(4)
Tanggung
jawab
6.
Efisiensi
dalam pemakaian alat tulis kantor dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut.....
(1) Jangan mudah membuang bahan
(2) Memelihara alat kerja seperti
komputer dengan pemeiliharaan yang eksklusif
(3)
Pergunakan
karbon dengan cermat
(4) Menggandakan surat sebayak mungkin
7.
Beberapa
hal yang menyebabkan terjadinya pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga
meningkatkan jumlah biaya pemeliharaan, yaitu.....
(1)
Pemeliharaan
alat-alat kecil
(2)
Cara
penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tepat
(3)
Pemakaian
mesin atau barang yang sesuai dengan tujuan
(4)
Pemakaian
barang yang berlebihan dan kelebihan itu tidak dikembalikan atau dilaporkan
8.
Menurut
The Liang Gie juga terdapat 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, diantaranya
adalah.....
(1)
Disiplin
(2)
Kemampuan
(3)
Kesadaran
(4)
Kemahiran
9.
Berikut ini merupakan
tujuan efisiensi dalam bekerja, yaitu.....
(1) Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan (SDM)
(2)
Menentukan
Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas
(3)
Menyempurnakan
Standard Operating Procedure (SOP)
(4)
Membuat
Struktur Organisasi yang baru
10. Beberapa
hal yang bisa dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan
efisien, sebagai berikut…..
(1)
Mengerti latar belakang dan tujuan dari pekerjaan yang
dilakukan
(2)
Melakukan
penghapusan barang sebelum waktunya
(3)
Membuat perencanaan pekerjaan termasuk berapa lama
waktu yang ditargetkan
(4)
Menghindari pekerjaan-pekerjaan besar
11. Cara
termudah dan cara tercepat dalam sumber-sumber kerja adalah..
(1)
Pikiran dan benda
(2)
Tenaga dan benda
(3)
Jarak dan pikiran
(4)
Pikiran dan waktu
12. Suatu
pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila diukur dari...
(1)
Segi usaha
(2)
Segi bidang kerja
(3)
Segi hasil
(4)
Segi material
13. Asas
efisiensi bagi tatausaha adalah....
(1)
Penyederhanaan
(2)
Perencanaaan
(3)
Penggabungan
(4)
Penerapan
14. Pedoman
tentang maksud warkat dalam asas perencanaan berfungsi untuk…..
(1)
Penetapan prosedur yang jelas
(2)
Menyimpan keterangan yang ada
(3)
Sistem ketatausahaan yang berlaku
(4)
Kegunaan yang nyata dan jelas dalam bidang pekerjaan
15. Pedoman tentang tatacara dalam asas
penyederhanaan harus dipilih sesuai dengan…..
(1)
Sumber kerja
(2)
Cara-cara termudah
(3)
Cara-cara teringan
(4)
Cara-cara sederhana
16. Pedoman tentang mekanisasi tatausaha pada asas
penghematan dilakukan pada saat...
(1)
Pekerjaan-pekerjaan berat
(2)
Merencanakan sistem yang akan diterapkan
(3)
Proses biaya mesin dan alat kantor
(4)
Mempertimbangkan prosedur ketatausahaan yang ditetapkan
17. Pedoman
dari asas penghapusan terdiri dari..
(1)
Perhitungan kebutuhan warkat
(2)
Pemakaian alat serbaguna
(3)
Peniadaan gerak dalam pekerjaan
(4)
Penghapusan tembusan atau warkat lainnya
18. Asas penggabungan berfungsi untuk...
(1) Menghemat
waktu
(2) Menghemat
tenaga
(3) Membuat
kerja sekali jalan
(4) Menyelidiki
solusi dari masalah
19. Untuk
mencapai cara yang termudah dan teringan tergolong dalam penggunaan sumber
kerja…
(1)
Subjek
(2)
Objek
(3)
Pikiran
(4)
Tenaga
20. Untuk
mencapai cara yang terdekat dan termurah tergolong dalam penggunaan sumber
kerja…
(1)
Ruang
(2)
Waktu
(3)
Benda
(4)
Pikiran
21. Tingkat …
dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga
hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya.
(1)
Flexibilitas
(2)
Keakuratan
(3)
Validitas
(4)
Urgensi
22. Untuk
pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah
buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan
tabel-tabel jumla atau perkalian sehingga tinggal membacanya dan tidak usah
setiap kali menghitung. Ini akan menghemat … dan …
(1)
Pikiran
(2)
Wawasan
(3)
Mengurangi kemungkinan membuat kesalahan
(4)
Pengetahuan
23. Dalam
kegiatan riil yang dilakukan dalam suatu perusahaan, surat-surat dapat diajukan
dalam 2 macam berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan
berkas warna merah untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari
pimpinan. Pembagian tersebut dilakukan sesuai dengan…
(1) Kebutuhannya
(2) Jenisnya
(3) Keasliannya
(4) Kepentingannya
24. Untuk
menyimpan bermacam-macam berkas atau material tatausaha hendaknya disediakan
lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi tulisan-tulisan
seperlunya mengenai isinya. Berkas-berkas dan benda-benda itu hendaknya disusun
secara teratur dan ditaruh dengan tertib. Ini akan mengurangi kemungkinan
mencari-cari atau memilih-milih yang membuat banyak … dan …
(1) Pikiran
(2) Ruang
(3) Tenaga
(4) Waktu
25. Setiap
tempat penyimpanan dalam suatu ruangan tertentu hendaknya diberi … atau … mengenai isinya.
(1) Tanda
pengenal seperlunya
(2) Label
(3) Catatan
keterangan
(4) Semua
benar
SOAL ESAI
1.
Jelaskan perbandingan terbaik antara suatu segi usaha
dan segi hasil!
2.
Jelaskan setiap unsur dari 5 unsur sumber-sumber kerja!
3.
Jelaskan pedoman tentang penetapan prosedur dan
perencanaan formulir dari asas perencanaan!
4.
Jelaskan pedoman tentang tatacara dari asas
penyederhanaan?
5. Jelaskan
persamaan dan perbedaan antara asas
penyederhanaan dan asas penggabungan?
6. Jelaskan
yang dimaksud dengan asas penghapusan!
7. Jelaskan
contoh konkret dari pedoman tentang pemakaian alat-alat serbaguna dalam asas
penggabungan!
8.
Jelaskan hubungan antara efisiensi dengan produktivitas
kerja!
9.
Deskripsikan menurut pendapat Anda cara apa saja yang
dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja!
10. Untuk mencapai efisiensi kerja
diperlukan beberapa syarat, sebutkan dan jelaskan syarat-syarat tersebut!
11. Jelaskan sumber efisiensi kerja yang
melekat pada manusia!
12. Langkah apa saja yang dapat
dilakukan untuk melakukan efisiensi dalam pemakaian alat tulis kantor?
13. Jelaskan apa yang dimaksud dengan
efisiensi dalam pemeliharaan dan pemakaian barang-barang kantor?
14. Sebutkan dan jelaskan hal-hal apa
saja yang menyebabkan terjadinya pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga
meningkatkan jumlah biaya pemeliharaan!
15. Sebutkan dan jelaskan tujuan dan
manfaat efisiensi dalam bekerja!
16. Sebutkan
dan jelaskan lima unsur usaha atau sumber kerja pada pelaksanaan efisiensi pada
macam-macam kerja ketatausahaan dalam setiap kantor modern!
17. Buatlah
contoh langkah-langkah permulaan untuk memudahkan penyelesaian suatu pekerjaan!
18. Buatlah
contoh yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda sehingga hendaknya
digolong-golongkan secara jelas!
19. Bagaimana
penerapan pemakaian pikiran pada pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja
ketatausahaan? Berikan contohnya masing-masing!
20. Bagaimana
penerapan pemakaian pikiran pada pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja
ketatausahaan? Berikan contohnya masing-masing!
KUNCI JAWABAN SOAL PILIHAN GANDA
|
PILIHAN
GANDA BIASA
|
PILIHAN
GANDA HUBUNGAN
|
PILIHAN
GANDA ANALISIS KASUS
|
PILIHAN
GANDA KOMPLEKS
|
|
1. A
2. D
3. C
4. B
5. C
6. A
7. B
8. D
9. A
10. A
11. B
12. B
13. D
14. C
15. A
16. B
17. A
18. D
19. D
20. B
21. D
22. A
23. B
24. C
25. A
26. B
27. C
28. D
29. D
30. B
31. D
32. A
33. B
34. A
35. D
36. B
37. C
38. C
39. A
40. D
41. D
42. B
43. A
44. C
45. A
46. D
47. B
48. A
49. B
50. C
|
1.
A
2.
C
3.
B
4.
D
5.
C
6.
B
7.
B
8.
C
9.
A
10. A
11. B
12. C
13. A
14. B
15. D
16. A
17. B
18. A
19. C
20. D
21. A
22. C
23. B
24. D
25. C
|
1.
B
2.
C
3.
A
4.
C
5.
D
6.
A
7.
C
8.
B
9.
A
10. D
11. B
12. B
13. A
14. A
15. C
16. A
17. D
18. A
19. D
20. B
21. C
22. B
23. A
24. C
25. D
|
1.
A
2.
C
3.
D
4.
A
5.
A
6.
B
7.
D
8.
C
9.
A
10. B
11. D
12. B
13. A
14. D
15. A
16. D
17. C
18. A
19. C
20. B
21. D
22. B
23. D
24. C
25. B
|
KUNCI JAWABAN SOAL ESAI
1.
Segi usaha adalah suatu kegiatan dapat dikatakan
efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang
sekecil-kecilnya. Jadi, usaha terkecil adalah usaha yang memberikan
perbandingan terbaik yang dapat dilihat dari sudut usaha karena hanya
mengeluarkan sedikit 5 sumber kerja untuk mencapai hasil tertentu yang
diharapkan.
Segi
hasil adalah suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan sesuatu usaha
tertentu dapat memberikan hasil sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutu maupun
jumlah satuan hasil itu. Jadi, hasil terbesar adalah hasil yang efisen karena
menunjukkan perbandingan terbaik yang ditinjau dari sudut hasil, yaitu
memberikan hasil yang paling besar mengenai
jumlah atau mutunya.
2.
Apabila dilihat dari segi usaha yang meliputi unsur
sumber kerja (pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda) maka dalam kenyataannya
bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun
mengurang hasil yang hendak dicapai.
-
Cara yang paling mudah (tidak sulit akibat
memakai banyak pikiran)
-
Cara yang paling ringan (tidak berat karena memerlukan
banyak tenaga jasmani manusia)
-
Cara yang paling cepat (tidak lama dikarenakan
memakan banyak waktu)
-
Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan
menghamburkan ruang kerja)
-
Cara yang paling murah (tidak mahal akibat
terlampau boros penggunaan bendanya)
3.
Terdapat dua pedoman tentang penetapan prosedur dan
perencanaan formulir dari asas perencanaan, yaitu:
1)
Pedoman tentang penetapan prosedur
Lalu lintas keterangan yang merupakan
berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan
harus selalu direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan
yang berjalinan dengan prosedur itu, selanjutnya semua prosedur dalam sesuatu
organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman.
2)
Pedoman tentang perencanaan formulir
Penciptaan formulir harus dikendalikan
secara terpusat agar terhondar dari formitis.
Formitis yaitu timbulnya formulir baru
secara terus menerus namun masih mempertahankan formulir-formulir lama sehingga
jenisnya sangat banyak.
4.
Pedoman tentang tatacara adalah tata cara dari suatu
kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar-benar menghemat sumber-seumber
kerja, yakni menghemat pikiran (cara yang mudah), menghemat gerak dan tenaga
(cara teringan), menghemat waktu (cara tercepat), menghemat jarak/ruang kerja
(cara terdekat), dan menghemat benda (cara termurah).
5.
Berikut ini persamaan dan perbedaan antara asas penyederhanaan dan asas
penggabungan:
- Persamaan
Asas penyederhanaan dan
asas penggabungan memiliki persamaan
dalam fungsinya yaitu kedua asas ini sama-sama menghemat waktu sehingga dalam
penyelesaiannya setiap bidang kerja diselesaikan secara cepat dan tepat
- Perbedaan
Asas penyederhanaan
hanya membuat sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih ringan
dan mudah. Sedangkan, asas penggabungan dapat mempersatukan pekerjaan–pekerjaan dalam penyelesaiannya sehingga dalam 1 langkah
selsai.
6.
Asas penghapusan adalah
menghapuskan atau meniadakan langkah-langkah atau kegiatan dalam
pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan
dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
7.
Dalam penggadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli
alat-alat kerja yang serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan
penggabungan antara 2 satuan yang lebih sederhana. Misalnya, potlot merah-biru,
karet penghapus kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk
macam-macam cara berhitung
8.
Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran
dalam bentuk barang atau jasa dengan masukan, baik sumber daya manusia maupun
non-manusia, yang digunakan dalam proses produksi. Dengan demikian maka usaha
untuk meningkatkan produktivitas kerja tersebut dilakukan melalui peningkatan
efisiensi, dalam arti melakukan penghematan terhadap sumber daya. Dengan
diusahakan efisiensi maka akan meningkatkan produktivitas kerja karena hubungan
antara output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. Sebaliknya peningkatan
produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan efisiensi karena peningkatan
produktivitas dapat juga dilakukan dengan penambahan penggunaan sumber daya
yang tidak dibarengi dengan penghematan.
9.
Beberapa cara ini yang
dapat berguna untuk meningkatkan efisiensi dalam bekerja, seperti dilansir oleh
Idiva
1) Pergunakan Waktu dengan Baik
Salah satu cara untuk dapat meningkatkan efisiensi
kerja yaitu dengan mempergunakan waktu kerja dengan baik. Jika waktu kerja Anda
delapan jam sehari, sebaiknya buatlah list tentang pekerjaan apa saja yang
perlu untuk segera diselesaikan. Hal ini akan memudahkan Anda untuk
menyelesaikan satu per satu pekerjaan secara terorganisir.
2) Jangan Menyerah
Saat sedang berusaha untuk menyelesaikan pekerjaan,
jangan sampai Anda tergoda untuk menyerah di tengah jalan. Tetaplah untuk
bersemangat dan pantang menyerah. Melakukan hal ini akan membantu membangun
ketahanan mental Anda seperti olahragawan yang melewati titik kelelahan untuk
mencapai suatu kekuatan terhadap fisik mereka.
Jika Anda berpikir untuk menyerah, cobalah mengatasi
masalah tersebut dengan menyemangati diri dalam hati dan berkata "lima
menit lagi". Hal ini akan membangun ketahanan mental selama periode waktu
dan membantu Anda menyelesaikan tugas yang diberikan dengan lebih mudah.
3) Lakukan dengan Eustress
Stress merupakan bagian dari setiap kehidupan. Stress
itu sendiri terdiri dari dua macam. Ada stress yang membawa kemajuan (eustress)
dan stress yang membawa dampak buruk dan merugikan kita (distress).
Eustress merupakan tingkat stress yang membawa
kemajuan dan membawa dampak yang baik. Eustress dapat membuat Anda memiliki
pengetahuan, pengalaman dan kebijaksanaan bertambah. Sehingga energi pikiran
menjadi sangat terfokus dan terorganisir dalam bekerja. Jadi, lakukan segala
pekerjaan Anda dengan eustress. Cara ini sangat membantu Anda berkonsentrasi
pada pekerjaan pentin yang perlu segera diselesaikan.
4) Ambil Waktu untuk Istirahat
Agar produktif, Anda tak melulu harus duduk di depan
komputer. Hal ini malah akan menurunkan produktivitas karena Anda akan merasa
letih, pusing dan bosan. Sangat disarankan untuk menghirup udara segar sejenak.
Bisa dengan cara sekedar ke kantin di kantor atau membaca majalah.
5) Jangan Menunda Pekerjaan
Berhentilah menunda-nunda pekerjaan dan hanya dengan
bertanya pada diri sendiri, Apakah saya harus melakukan pekerjaan ini? Apakah
saya ingin pekerjaan tersebut dikerjakan sehingga tidak ada di pikiran saya?
Semakin Anda hanya banyak berpikir, semakin pula Anda hanya membuang-buang
waktu dan menunda segala pekerjaan yang harus diselesaikan.
10. Untuk mencapai efisiensi kerja
tersebut diperlukan beberapa syarat berikut ini:
-
Berhasil
guna/efektif
Syarat ini menyatakan bahwa kegiatan
telah dilaksanakan dengan tepat, dalam tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
-
Ekonomis
Syarat ekonomis menyatakan bahwa
dalam usaha mencapai sesuatu yang efektif biaya, tenaga kerja, material,
peralatan, waktu dan ruangan telah dimanfaatkan dengan tepat.
-
Pelaksanaan
Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
Syarat ini untuk membuktikan bahwa
dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada telah dimanfaatkan dengan tepat
dan dapat dipertanggungjawabkan.
-
Pembagian
Kerja yang Nyata
Manusia mempunyai kemampuan yang
terbatas sehingga tidak mungkin mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik.
Hendaknya ada pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja, ukuran
kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.
-
Rasionalisasi
Wewenang dan Tanggung jawab
Wewenang harus seimbang dengan
tanggung jawab seseorang, artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai
wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya, atau sebaliknya jangan sampai
terjadi lebih kecil tanggung jawabnya.
-
Prosedur
Kerja yang Praktis
Artinya bahwa pelaksanaan kerja
harus merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar,
dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja memuaskan.
11. Sumber efisiensi kerja yang melekat
pada manusia adalah kesadaran, keahlian dan disiplin.
-
Kesadaran
Kesadaran terhadap arti dan makna
efisiensi sangat membantu usaha ke arah efisiensi kerja. Kesadaran mendorong
seseorang berkeinginan membangkitkan kehendak guna melakukan sesuatu. Efisiensi
kerja erat kaitannya dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya
bahwa tingkah laku dan sikap hidup seseorang dapat mengarah kepada perbutan
yang efisien atau sebaliknya. Oleh karena itu, penerapan efisiensi kerja tidak
dapat diharapkan timbul ketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari
proses yang panjang. Kesadaran sebagai salah satu sumber efisiensi perlu secara
terus-menerus dipupuk agar usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya
dan waktu.
-
Keahlian
Suatu pekerjaan yang dilakukan oleh
seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada apabila
pekerjaan tersebut dilakukan oleh orang yang bukan ahlinya. Unsur keahlian
dalam efisiensi kerja melekat pada manusia, sama halnya dengan unsur kesadaran.
Keahlian manusia di bidang tertentu perlu ditunjang denga peralatan, agar
efisiensi kerja yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan
alat. Sebab keahlian tanpa ditunjang oleh fasilitas yang memadai tidak mungkin
diterapkan untuk dapat menghasilkan yang terbaik. Tetapi keahlian itu
sendiri sudah merupakan jaminan akan didapatkannya hasil yang
efisien.
-
Disiplin
Disiplin erat hubungannya dengan
kesadaran, sebab disiplin timbul dari kesadaran. Kesadaran belum memerlukan
waktu lama dan agak sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam
waktu yang singkat dan pada awalnya dapat dipaksakan dengan suatu aturan. Di
tempat kerja terdapat berbagai aturan yang menuntut adanya disiplin pegawai
dengan berbagai sanksinya. Usaha untuk menciptakan disiplin pada organisasi
antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata
cara atau tata kerja (prosedur) yang sederhana tetapi memadai yang dapat
diketahui dan dipahami oleh tiap karyawan sehingga mereka bisa melaksanakan
disiplin tersebut.
12. Efisiensi dalam pemakaian alat tulis
kantor
-
Jangan
mudah membuang bahan, kecuali benar-benar tidak dapat digunaan lagi. Contoh:
kertas yang terbuang percuma setiap hari karena kebiasaan membuang kertas
padahal kertas masih bisa digunakan untuk keperluan lain.
-
Memelihara
alat kerja seperti komputer sesuai dengan kemampuan, misalnya dengan cara
memakai alat kerja tersebut sesuai dengan tujuannya.
-
Pakailah
kertas konsep secara timbal balik.
-
Pergunakan
karbon dengan cermat.
-
Hindarkan
membuat tembusan surat dan lainnya yang berlebihan.
-
Menggandakan
surat secukupnya saja.
13. Efisiensi dalam pemeliharaan serta
pemakaian barang kantor
Pemeliharaan
adalah merawat benda/barang agar benda/barang tetap berada dalam kondisi yang
terbaik dalam hal pemakaian atau dalam hal pemanfaatannya sehingga diperoleh
hasil sesuai dengan fungsinya.
Memelihara
barang tidak bergerak, baik bergerak di tempat (berupa mesin) maupun bergerak
dengan menempuh suatu jarak (mobil, motor, sepeda dan lain-lain). Pemeliharaan
barang bergerak membutuhkan keahlian khusus dan frekuensi pemeliharaannya
melebihi frekuensi pemeliharaan terhadap barang tidak bergerak. Artinya,
frekuensi pemeliharaan barang yang bergerak lebih banyak dibandingkan barang
tidak bergerak sehingga berpengaruh terhadap besarnya biaya pemeliharaan.
14. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya
pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga meningkatkan jumlah biaya
pemeliharaan, yaitu:
-
Kelengahan
pengelolaan bahan atau alat dalam proses produksi.
-
Kelengahan
dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan dan lain-lain.
-
Cara
penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.
-
Pemakaian
mesin atau barang yang tidak sesuai dengan tujuan.
-
Pemakaian
barang yang berlebihan dan kelebihan itu tidak dikembalikan atau dilaporkan.
-
Pemakaian
yang kasar dan ceroboh.
-
Kesalahan
dalam batas kecepatan atau kemampuan.
-
Beban
yang berlebih pada alat angkut yang menyebabkan alat cepat rusak.
-
Kelalaian
pengurusan barang atau mesin yang tidak dipakai.
-
Kelalaian
terhadap perbaikan kecil yang sebenarnya dapat dilakukan sendiri.
-
Penghapusan
barang sebelum waktunya.
-
Hilangnya
alat-alat kecil.
-
Kelambatan
dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada mesin.
15. Tujuan
Efisiensi dalam bekerja
-
Menentukan
Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan (SDM): sebagai dasar untuk menambah
atau mengurangi jumlah pegawai/karyawan pada suatu jabatan atau unit kerja.
-
Menyempurnakan
(Redesign) Tugas Jabatan: menambah atau mengurangi tugas atau
aktivitas-aktivitas dari suatu jabatan sehingga mencapai rentang beban kerja
standar (optimum).
-
Menyempurnakan
(Redesign) Struktur Organisasi: menggabung 2 jabatan atau lebih
menjadi 1 jabatan; memisahkan (spliting) 1 jabatan menjadi 2 atau lebih
jabatan; atau menciptakan suatu jabatan baru.
-
Menyempurnakan
(Redesign) Standard Operating Procedure (SOP): menyempurnakan SOP
karena adanya redesign tugas/aktivitas jabatan dan/atau penyempurnaan struktur
organisasi.
-
Menentukan
Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas: diperoleh
standar waktu dari setiap tugas dan aktivitas sesuai standar normal di
organisasi/perusahaan kita sendiri.
-
Menentukan
Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) Pegawai/Karyawan: yang
diidentifikasi dari Waktu Normal (Normal Time) individu pegawai/karyawan
yang lebih besar (lama) dibandingkan Waktu Standar (Standard Time) pada
suatu tugas/aktivitas tertentu.
-
Dengan mengimplementasikan kegunaan hasil analisis
beban kerja maka diharapkan organisasi/perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih
baik/tinggi dari para pegawai/karyawan, yang pada gilirannya diharapkan akan
mampu meningkatkan tingkat
produktivitas organisasi/perusahaan.
Manfaat
efisiensi
Manfaat efisiensi dapat diartikan sebagai dicapainya
cara kerja yang hemat, tidak terjadi pemborosan, dan menunjukkan keadaan
menguntungkan, baik dilihat dari segi waktu, tenaga maupun biaya.
Ini dapat dicapai karena dalam kerja sama mengikat
pihak-pihak yang bekerja sama untuk mentaati segala kesepakatan, serta terjadi
spesialisasi tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kemampuan yang dimiliki
masing-masing. Contoh:
Ada dua perusahaan atau dua wirausaha yang bekerja
sama (mis. A dan B). Perusahaan atau wirausaha A memiliki kelebihan dalam modal
berupa teknologi dan sarana produksi, namun tidak memiliki tenaga kerja yang
cukup. Sedangkan, perusahaan atau wirausaha B memiliki tenaga kerja, namun
kurang memiliki sarana produksi (modal) yang cukup. Oleh karena itu, dengan
menggabungkan dua kelebihan dari perusahaan A dan B tersebut akan dapat dicapai
penghematan tenaga maupun sarana produksi yang merupakan kekurangan atau
kelemahan yang dimiliki kedua perusahaan. Tanpa kerja sama, maka perusahaan A tidak
dapat mengoptimalkan modalnya karena tidak ada tenaga kerja yang
mengoperasikannya dan perusahaan B tidak dapat mempekerjakan tenaga kerjanya
karena tidak adanya modal dan sarana produksi.
16. Lima
unsur usaha atau sumber kerja:
-
Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah
-
Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan
-
Waktu - untuk mencapai cara yang tercepat
-
Ruang - untuk mencapai cara yang terdekat
-
Benda - untuk mencapai cara yang termurah
17. Dalam
mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut itu ditulis dulu
semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan. Dalam
membuat suatu formuir pada sit stensil, kolom-kolom mendatar dan tegak dari
formulir itu dapat digaris lebih dulu dengan mistar di atas meja sebelum sit
dipasang pada mesin tik untuk dibubuhi kata-katanya. Demikian pula label-label
menegnai berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dulu sehingga kelak tinggal
menempelkan secara secara gampang.
18. Surat-surat
yang akan diajukan kepada pimpinan instansi perlu dipisahkan dalam beberapa
berkas yang ditandai misalnya. “Untuk dibaca” (berisi umpamanya surat-surat
tembusan yang hanya perlu diketahui oleh pimpinan), “Untuk dijawab”,
“Memerlukan tindakan-tindakan” atau “Surat-surat untuk ditandatangani”.
Selanjutya bila perlu sesuai dengan pentingny, surat-surat dapat diajukan dalam
2 macam berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan berkas
warna merah untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari
pimpinan.
19. Pemakaian
pikiran pelaksanaan efisiensi, yaitu:
1) Pekerjaan
mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan
semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga
jasmani saja.
2) Pekerjaan
yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang
memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu.
3) Pada
pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-dapatnya
langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk
memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.
4) Pekerjaan-pekerjaan
yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang
berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjan
ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara terpisah-pisah
sehingga mempermudah penyelesainnya.
5) Tingkat
urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak
sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun
melaksanakannya.u
6) Segenap
langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur
sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancer dan mengikuti aliran pekerjaan
menurut urut-urutan yang tepat.
7) Untuk
setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu
harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai.
8) Setiap
tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau
catatan-catatan keterangan mengenai isinya.
20. Penerapan
Pemakaian Waktu dalam efisiensi kerja
1)
Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan
pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda,
terlambat, atau terbengkalai.
2)
Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada
waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya.
Contoh:
Setiap
pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap
minggu atau setiap bulan ataupun jangka waktu yang lebih panjang. Umpamanya
merencanakan setiap pagi pada satu jam yang pertama setelah tiba dikantor
mempelajari persoalan-persoalan/urusan-urusan yang sulit, 1 jam terakhgir
menandatangi surat-surat, minggu pertama dari setiap bulan menyusun laporan,
akhir bulan mengadakan pemeriksaan atau melakukan perhitungan. Dengan demikian,
waktu kerja dipakai dengan sebaik-baiknya.
Rahasia
Penting
Rutin