Surat niaga disebut
juga sebagai surat bisnis. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi dalam
transaksi bisnis/perdagangan. Surat
niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Sebelum suatu transaksi
perdagangan terjadi selalu diawali dengan perkenalan, tawar-menawar dan
sebagainya. Dengan demikian terjadilah kegiatan tukar menukar informasi, baik
secara lisan maupun tertulis. Pertukaran informasi secara tertulis salah
satunya menggunakan surat sebagai medianya. Kegiatan inilah yang selanjutnya
disebut sebagai korespondensi niaga.
Macam-macam surat
niaga/surat bisnis
1. Surat
perkenalan (introduction letter)
2. Surat
permintaan penawaran (letter of inquiry)
3. Surat
penawaran (offered)
4. Surat
pesanan (ordered atau purchase order/PO)
5. Surat
pemberitahuan pengiriman barang/surat pengantar barang
6. Surat
klaim dan penyelesaiannya
7. Surat
tagihan dan jawabannya
8. Surat
pesanan secara kredit dan tanggapannya
9. Surat
permintaan referensi dan tanggapannya
Dalam menulis surat niaga ada juga hal-hal
yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:
§ Menetapkan
tujuan
§ Menetapkan
isi surat
§ Nama
dan jenis barang
§ Merk
dan kualitas barang
§ Banyak
barang yang ditawar
§ Penetapan
tata urutan isi surat
§ Menyelesaikan
setiap bagian isi surat satu persatu
§ Hindari
penggunaan singkatan
1.
Surat
Perkenalan (Introduction Letter)
Surat
perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli
yang berisi informasi tentang suatu produk. Tujuan surat ini adalah
menyampaikan informasi agar pembaca tertarik dengan produk yang dihasilkan dan
berlanjut dengan memesan produk tersebut. Kedudukan surat perkenalan cukup
lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin.
Hal-hal
yang perlu diinformasikan dalam surat perkenalan antara lain:
§ Nama
perusahaan dan bidang usaha yang dijalankan.
§ Gambaran
produk yang dihasilkan, ciri-ciri, kelebihan dan sebagainya.
Cara
Menyusun
Berikut
ini adalah beberapa hal yang perlu disampaikan/diinformasikan dalam surat
perkenalan.
1) Hal:
Perkenalan….
2) Alinea
Pembuka
Memperkenalkan nama perusahaan dan
kegiatannya.
3) Alinea
Isi (Tubuh)
Mengenalkan produk atau jasa yang
dihasilkan; cantumkan nama, jenis, ukuran barang, serta kelebihannya.
4) Alinea
Penutup
Menyampaikan ucapan terima kassih,
harapan agar segera memesan dan niat untuk memberikan pelayanan yang baik.
Contoh
Surat Perkenalan
PT SURYA ABADI
Jalan Kemanggisan Nomor 21
JAKARTA BARAT 11530
_________________________________________________________________________
No.
: 021/SA-B/IV/14 1
April 2014
Yang
Terhormat
Pimpinan
PT Mandiri Jati
JL.
Pahlawan Revolusi No. 88
Jakarta
Timur
Hal : Perkenalan Jasa Perjalanan
Dengan
hormat,
Perusahaan kami PT Surya Abadi, bergerak
dalam jasa bidang perjalanan, khusus melayani berbagai perjalanan rohani atau
ziarah.
Perjalanan yang biasa kami lakukan
adalah perjalanan tour ke Loudres, Yerusalem, Roma, dan tempat-tempat suci
lainnya. Petugas-petugas kami sangat berpenganlaman dalam memilih rute yang
bisa menghemat biaya. Selain itu mereka dibekali pengetahuan yang memadai
tentang tempat ziarah tersebut.
Telah disediakan Tour Leader dalam beberapa bahasa sekaligus siap memadu berbagai
acara ibadat yang berkaitan dalam tur tersebut.
Bersama ini kami lampirkan brosur agar
bisa lebih menjelaskan keterangan kami.
Kepercayaan
Bapak kami tunggu dan terima kasih.
Hormat
kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Lampiran:
Brosur Perjalanan
2.
Surat
Permintaan Penawaran (Letter Of Inquiry)
Surat
permintaan penawaran juga dapat disebut permintaan daftar harga dari calon
pembeli. Surat ini merupakan tanggapan atas perkenalan atau pameran yang
diselenggarakan. Pada umumnya alasan perlunya pembutan surat permintaan
penawaran antara lain:
a. Untuk
mengisi berbagai barang dagangan karena akan membuka cabang baru, termasuk
membuka usaha baru.
b. Produk
yang diminta diminati oleh calon pembeli.
c. Mempunyai
keinginan untuk memiliki produk yang ditawarkan.
d. Tertarik
akan suatu hasil produk yang dipamerkan, diiklankan atau dilihat di show room.
e. Tertarik
dengan perkenalan yangdisampaikan.
Informasi
yang diharapkan dapat disampaikan melalui surat penawaran antara lain:
§ Nama
barang, model, tife, merk, syarat mendapatkan, syarat pembayaran, potongan
harga, sifat penawaran.
§ Bila
memungkinkan, minta dikirim contoh, daftar harga, booklet, katalog, brosur, dan sebagainya.
Cara
Menyusun
1) Hal:
Permintaan Penawaran….
2) Alinea
Pembuka
Bagian ini menyampaikan alas an
pembuatan surat permintaan penawaran.
Bisa karena tertarik setelah menyaksikan suatu pameran, karena membaca
iklan, menanggapi surat perkenalan, atau karena akan mengembangkan usaha.
3) Alinea
Isi (Tubuh)
Ada kaitan antara isi dan pembuka.
Bagian ini berisi permintaan keterangan akan barang atau jasa yang diinginkan.
Biasanya meliputi: harga, mutu, jenis, ukuran keunggulan, syarat pembayaran,
syarat penyerahan, kemasan dan sebagainya. Bila pula disertai permintaan
pengiriman contoh (sample), brosur, daftar harga dan sebagainya.
4) Alinea
Penutup
Ucapan terima kasih dan harapan
agar permintaan segera dipenuhi. Dapat pula disampaikan alasan, karena akan
mempertimbangkan penawaran pihak lain.
Contoh
Surat Permintaan Penawaran
PT GUNUNG MERAPI
Jalan Mgr. Sugiyopranoto No. 25
SEMARANG
_________________________________________________________________________
No.: 004/GM/IV/14
16 April 2014
Yang terhormat
Direktur PT Indolook Bakti Utama
Jalan HR. Rasuna Said Kav. B-10
Jakarta
Hal: Permintaan Daftar Harga Lemari Besi
Salam hormat,
Setelah membaca dan menyimak kolom iklan di
harian Kompas tanggal 15 April 2014, mengenai penawaran lemari besi merk Chubb,
kami sangat tertarik dan bermaksud segera memesan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin
mengetahui informasi mengenai harga satuan, syarat pembayaran, cara pengiriman,
maupun potongan harga yang diberikan.
Selain itu, kami harap Saudara dapat melampirkan
brosur dan daftar harga merk lain sebagai bahan pertimbangan.
Tanggapan Saudara kami tunggu secepatnya. Terima
kasih.
Salam kami,
Ani Atih, S.E.
Manager Pembelian
Tembusan: Bagian Persediaan
A/a
3. Surat Penawaran (Offered)
Surat penawaran disebut juga surat jual atau offered. Kedudukan surat ini lemah, maka
harus menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta menyampaikan
informasi secara lengkap. Isi informasi harus sesuai dengan barang yang
ditawarkan dan jangan menjerumuskan karena berlebihan.
Surat penawaran dibuat atas dasar surat permintaan
penawaran atau karena akan memasarkan suatu produk baru. Bila penawaran
dilakukan karena ingin memperkenalkan produk, maka bentuknya dapat lebih bebas
dibandingkan dengan permintaan penawaran.
Isi pokok surat penawaran antar
lain:
a. Nama,
jenis, kualitas barang
b. Harga
satuan
c. Sifat
penawaran
d. Cara
pembayaran
e. Cara
penyerahan barang
f. Besar
potongan yang diberikan
g. Besar
uang muka yang harus dibayarkan
h. Alat
angkut barang
i.
Jaminan lainnya
Sifat
penawaran ada tiga macam, yaitu:
1) Penawaran
tetap, yaitu penawaran yang tidak berubah sifat, baik mengenai harga maupun
syarat-syarat.
2) Penawaran
bebas, penawaran yang isi informasinya sewaktu-waktu bisa berubah, tanpa
pemberitahuan.
3) Penawaran
dengan jangka waktu, misalnya berlaku untuk 3 bulan, selam bualn promosi dan
sebagainya.
Ada
beberapa macam syarat-syarat pembayaran yang biasa dilakukan yaitu:
a. Pembayaran
tunai/kontan, dibedakan atas:
1)
Cash
and carry (C&C), dibayarkan sebelum barang diangkat
2)
Cash
on delivery (COD), dibayarkan setelah barang dikirim
b. Remburs, yaitu
pembayaran yang dilakukan saat mengangkat barang.
c. Membayar
saaat dokumen tiba, yaitu untuk barang impor.
Alat
angkut yang bisa dimanfaatkan sehubungan dengan pengiriman barang antara lain:
§ EMKL
(Ekpedisi Muatan Kapal Laut)
§ AWB
(Air Way Bill)
§ ELTEHA
§ Titipan
Kilat
§ Armada
Angkatan Laut Perusahaan
§ Pos,
dan lain-lain
Sedangkan
alat penawaran yang dapat dimanfaatkan antara lain: Surat, iklan, reklame,
poster, spanduk, brosur/selebaran, TV, radio, dan lain-lain. Harga satuan dan
penyerahan barang dalam penawaran sering disatukan.
Contoh
Harga
per buah Rp. 50.000,00/franco
Artinya, harga per buah Rp.
50.000,00 dan barang diserahkan di gudang pembeli.
Beberapa
istilah penyerahan barang yang perlu diketahui antara lain:
a. Loco
gudang: barang diserahkan di gudang penjual
b. Franco:
barang diserahkan di gudang pembeli
c. Eks
gudang: barang diserahkan di luar gudang penjual
d. Fob:
free on board, barang diserahkan di
atas kapal
e. For:
free on rail, barang diserahkan di
atas gerbong kereta
f. Fos:
free
on station, barang diserahkan di gudang stasiun kereta
g. Fas:
free alongside ship, barang
diserahkan di samping kapal
Bila
penawaran yang disampaikan menyangkut tentang suatu produk, biasanya disertai
dengan contoh (sample) barang yang
disertakan. Sample untuk:
§ Kain,
berupa album berisi berbagai jenis kain
§ Mesin,
berupa miniatur
§ Hasil
bumi, berupa kantong berisi hasil bumu tersebut
§ Minyak
wangi, berupa botol-botol kecil
Cara
Menyusun
1) Hal:
Penawaran….
2) Alinea
Pembuka
Alinea ini berisi jawaban dari
surat permintaan penawaran yang telah diterima. Jangan lupa menyebut nomor dan
tanggal suratnya. Selain itu bisa pula berisi usaha coba-coba menawarkan suatu
produk baru yang menginformasikan keunggulan akan produk baru yang
dikeluarkannya yang berbeda dengan produk lain yang telah ada.
3) Aline
Isi (Tubuh)
Bagian ini bisa terdiri atas
beberapa alinea tergantung dari informasi yang akan disampaikan. Biasanya isi
informasi adalah menyebutkan nama barang, harga satuan, kualitas, cara
pembayaran, uang muka, cara penyerahan, cara pemesan melakukan pembayaran, alat
angkut yang digunakan, penyampaian lampiran dan sebagainya.
4) Alinea
Penutup
Bagian ini berisi ungkapan terima
kasih dan harapan agar penerima segera melakukan pesanan.
5) Lampiran
Brosur, leaflet, daftar harga dan
sebagainya.
Contoh
Surat Penawaran
PT ECHOSTAR
Jalan Danau Sunter Utara
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 0924/ECH/IV/14 18 April 2014
Toko Electrica Nusantara
Jalan Gereja Lama No. 5
Semarang
Hal: Penawaran Alwedo
Parabola
Dengan hormat,
Surat Saudara No. 011/EN/IV/14, tanggal 16 April
2014, perihal permintaan penawaran Alwedo Parabola, telah kami terima. Untuk
itu terima kasih.
Sehubungan dengan hal itu, dapat kami
informasikan hal-hal berikut:
1. Harga satuan Rp. 2.150.000,00/franco
2. Pembelian lebih dari satu unit mendapat
potongan 15%
3. Pesanan disertai uang muka 25% dari
jumlah harga
4. Pelunasan pembayaran setelah barang diterima
5. Garansi 2 tahun
Selain itu, kami juga menjual parabola dengan
harga grosir.
Agar lebih jelas, berikut ini kami lampirkan
daftar harga dan leaflet. Terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Lampiran: Brosur dan Daftar Harga
Tembusan: Bagian Promosi
A/a
4. Surat Pesanan (Ordered atau Purchase Order/PO)
Surat
pesanan juga disebut surat beli, biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya
surat penawaran dengan mempertimbangkan ketentuan:
a. Setelah
mempelajari dan meneliti barang yang ditawarkan
b. Barang
tersebut memang diperlukan atau banyak diminati calon pembeli
c. Ingin
melengkapi barang-barang yang dijual
d. Syarat-syarat
yang diajukan dalam penawaran disetujui calon pembeli
e. Sesuai
dengan kondisi keuangan yang telah diperhitungkan
Hal-hal
yang dicantumkan dalam pesanan antara lain:
a. Menyebutkan
nama barang dan jumlahnya
b. Menyebutkan
harga satuan dan jumlah harganya
c. Menyebutkan
jumlah terbayar setelah dipotong discount
d. Menyebutkan
jumlah uang muka yang telah dikirim dan sarana pengiriman
e. Kesanggupan
pelunasan sisanya
f. Kapan
barang harus diterima
g. Mungkin
minta cara pembungkusan dan alat
angkutnya
Cara
Menyusun
1) Hal:
Pesanan….
2) Alinea
Pembuka
Menyebutkan nama dan tanggal surat
penawaran yang telah diterima dan ucapan terima kasih
3) Alinea
Isi (Tubuh), antara lain memuat informasi:
§ Setelah
mempelajari barang yang ditawarkan, tertarik untuk melakukan pemesanan.
§ Menyebutkan
jenis, tipe, jumlah barang yang akan dipesan
§ Menyebutkan
harga satuan dan jumlah harga keseluruhan
§ Berapa
yang harus dibayar setelah dipotong discount
§ Menyebutkan
uang muka yang telah dikirim dan cara pengirimannya
§ Menyebutkan
jumlah sisa yang belum dibayar dan kesanggupan pelunasan
§ Melampirkan
kopi pembayaran uang muka
§ Menyampaikan
harapan akan pengiriman barang
4) Alinea
Penutup
Menyampaikan terima kasih dan
harapan akan kiriman barang.
5) Lampiran
Foto kopi bukti setoran uang muka
Contoh
Surat Pesanan
PT PADANG BULAN
Jalan P. Andalas No. 2
SEMARANG SELATAN
_________________________________________________________________________
No.: 028/PB/IV/14 20 April 2014
Yang terhormat,
Direktur Pemasaran Drs. Lukito
PT Jaya Raya
Jalan Siaga Raya No. 16, Pulo Gadung
Jakarta
Hal: Pesanan Mesin Facsimile
Dengan hormat,
Surat penawaran Saudara No. 80/JR/III/12,
tanggal 30 Maret 2012, tentang penawaran mesin facsimile, telah kami terima.
Setelah mempertimbangkan beberapa hal, kami
tertarik dan bermaksud memesan 10 unit mesin Facsimile merk Dotoon @Rp.
10.000.000,00, total terbayar Rp. 100.000.000,00.
Pembayaran akan kami lakukan secara tunai
setelah mesin kami terima dalam kondisi baik.
Harap mesin tersebut Saudara kirim secepatnya.
Terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Manager Pembelian
Tembusan:
1. Bag. Keuangan
2. Bag. Gudang
5. Surat Pemberitahuan Pengiriman
Barang (SPPB) dan Surat Pengantar Barang (SPB)
Surat
Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB)
Apabila
syarat-syarat pesanan sudah disepakati, maka sudah dapat dibuatkan surat
perjanjian jual beli. Apabila barang-barang yang dipesan ada dalam persediaan,
maka dipersiapkan pengiriman barang. Surat tersebut perlu dilampiri dengan kopi
faktur, daftar barang dan surat pengantar barang.
Hal-hal
yang dicantumkan dalam surat pemberitahuan pengiriman barang antara lain:
a. Nama
barang, merk, jumlah dan harga satuan
b. Discount
yang disepakati
c. Uang
muka yang telah diterima
d. Kode-kode
dalam bungkus barang
e. Mengingatkan
akan pelunasan sisanya
f. Pemberitahuan
alat angkut yang dipakai
Cara
Menyusun
1) Hal:
Pengiriman Barang Pesanan
2) Alinea
Pembuka
Memuat informasi telah menerima
surat pesanan dengan menyebutkan nomor dan tanggal surat tersebut.
3) Alinea
Isi (Tubuh) memuat beberapa hal berikut:
§ Informasi
tanggal pengiriman dan perkiraan sampai
§ Menyebutkan
kembali jumlah barang yang dipesan, merk, harga satuan
§ Jumlah
terbayar setelah dipotong discount
§ Uang
muka yang telah diterima sambil mengingatkan pelunasan sisa uang yang harus
dibayar
§ Kode-kode
barang dalam peti
§ Lampiran
yang disertakan
4) Aline
Penutup
Berisi ucapan terima kasih, harapan
agar puas dengan barang kiriman sekaligus menunggu pesanan selajutnya.
5) Lampiran
Melampirkan dokumen niaga berupa:
kopi faktur, packing list, surat
jalan.
Contoh
Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB)
PT GRAMEDIA
Jalan Matraman Raya Nomor 5
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.
: 125/G/V/14 2
Mei 2014
PT
Padang Bulan
Jalan
P. Andalas Nomor 2
Sumatera
Selatan
Hal : Kiriman mesin Tik Elektronik
Dengan
hormat,
Surat pesanan Saudara Nomor
251/PB/AS/IV/14 tanggal 18 April 2014 tentang pesanan mesin tik telah kami
terima.
Sesuai permintaan, barang pesanan
tersebut telah kami kirim, hari ini tanggal 2 Mei 2014 dengan Kijang box B 2774
AW dan diperkirakan akan sampai pada sore hari itu juga.
Agar terjadi salah paham, kami jelaskan
kembali bahwa pesanan Saudara:
a.
100 buah mesin tik elektronik Remington
@Rp 1.200.000,00, dikemas dalam peti dengan kode R1-10.
b.
100 buah mesin tik elektronik
Olympic @Rp 1.500.000,00, dikemas dalam
10 peti besar kode 01-10.
Uang muka sebesar Rp 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah) telah kami terima. Mohon sisanya dilunasi setelah barang
tiba.
Semoga Saudara puas dengan
baranng-barang kiriman dan kami menunggu pesanan selanjutnya, terima kasih.
Hormat
kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Lampiran:
1.
Kopi faktur
2.
Packing list
3.
Surat jalan
Tembusan:
Keuangan
Surat
Pengantar Barang (SPB)
Selain
surat pemberitahuan pengiriman barang, dikenal juga jenis surat niaga lain yang
berkaitan dengan pengiriman barang, yaitu surat pengantar barang (SPB). Surat
pengantar barang disebut juga surat jalan. Surat in memiliki fungsi:
a. Sebagai
bukti penyerahan dan tanda terima barang
b. Untuk
menjamin bila ada pemeriksaan dalam perjalanan
Jenis
angkutan dan surat yang dipergunakan:
a. Untuk
angkutan darat disebut surat pengantar barang
b. Untuk
angkutan laut disebut konosemen atau Bill
of Lading atau surat muatan
c. Untuk
angkutan melalui udara dengan dokumen Air
Way Bill (AWB)
Macam-macam
Konosemen:
1) Konosemen
dengan nama atau konosemen recta,
yaitu hanya yang tercantum dalam konosemen itu yang berhak menerima
2) Konosemen
kepada order artinya barang dapat diserahkan kepada orang lain dengan endosemen
(keterangan hak diserahkan kepada orang lain)
3) Konosemen
dengan nama atau order artinya dapat diterimakan kepada yang namanya tercantum
atau dengan endosemen
4) Konosemen
kepada siapa yang membawa, artinya bisa diserahkan begitu saja
Contoh
Surat Pengantar Barang (SPB)
PT DWITAMA
Jalan Malioboro
Nomor 15
YOGYAKARTA
_________________________________________________________________________
Order Nomor: Yang
terhormat,
………………..
Harap diterima
barang-barang di bawah ini:
No.
|
Jumlah
|
Satuan
|
Jenis Barang
|
Keterangan
|
Jakarta,
…………………….
Penerima Pengirim
_______________ _____________
6. Surat Klaim dan Penyelesaiannya
Surat
Klaim
Dalam
kegiatan bisnis, surat klaim diajukan oleh pihak pembeli. Surat ini terjadi
atau dibuat karena ada masalah di dalam suatu transaksi bisnis.
Beberapa
hal yang menjadi penyebab terjadinya klaim antara lain:
a. Keterlambatan
pengiriman barang
b. Barang
pesanan tidak sesuai dengan contoh yang pernah dikirim (kualitas lebih rendah)
c. Barang
pesanan rusak atau cacat
d. Jumlah
yang dipesan kurang atau tidak lengkap
e. Merk
berbeda dengan yang dipesan
Hal-hal
di atas mengakibatkan timbulnya tuntutan atau klaim, misalnya:
1) Membatalkan
pesanan
2) Minta
ganti rugi
3) Minta
potongan harga
4) Barang
minta dibuka
5) Minta
tambahan barang sesuai dengan kekurangan
6) Minta
dikirim tenaga teknisi (pembelian kapal, pesawat, AC, dan sebgainya)
Syarat-syarat
pengajuan klaim
Mengajukan
klaim harus dilakukan secara hati-hati sehingga tidak terjadi salah paham. Oleh
karena itu, harus diselidiki lebih dahulu dan data-data pendukung harus
dipersiapkan selengkap-lengkapnya, tidak hanya bersifat emosional saja. Ini
perlu diusahakan agar hubungan kerja/dagang tetap berjalan (tidak putus). Bila
perlu dan memungkinkan diadakan musyawarah untuk mencari penyelesaian yang
terbaik, dan dihindari sengketa jangan sampai ke pengadilan. Klaim dapat
diajukan kepada penjual, pengangkut barang atau kepada asuransi yang menanggung
barang. Sebaiknya diajukan segera setelah diketahui ada persoalan.
Ada
beberapa hal yang tidak bisa diklaim, misalnya: barang yang rusak secara alami,
berat barang menurun karena semakin kering (misalnya: cengkeh, tembakau dan
sebagainya).
Cara
Menyusun
1) Hal:
Klaim atas Barang Kiriman (Pesanan)
2) Alinea
Pembuka
Menyampaikan ucapan terima kasih
atas barang yang telah diterima dan informasi waktu penerimaan.
3) Alinea
Isi (Tubuh), bagian ini memuat hal-hal berikut:
§ Setelah
diteliti/dicoba/dihidupkan/dihitung kami kecewa karena….
§ Kami
minta ganti rugi berupa…./kami minta tukar dengan yang baru dan sebagainya
§ Sebagai
bukti, bersama ini kami lampirkan surat dari kepolisian…. (kalau ada)
4) Alinea
Penutup
Alinea penutup biasanya memuat
tindak lanjut atau akibat dari kesalahan, dapat pula berupa sanksi/ancaman,
misalnya: sisa pembayaran akan kami selesaikan setelah klaim diselesaikan, akan
membatalkan pembelian, jika klaim tidak segera ditanggapi, dsb.
5) Lampiran
Memuat dokumen yang ada.
Contoh
Surat Klaim
HOTEL BANDUNG PLAZA
Jalan Bumi Siliwangi No. 12
BANDUNG
_________________________________________________________________________
No.: 117/HBP/K/V/14 5 Mei 2014
PT Apolo Indah
Jalan Gajah Mada 115
Jakarta
Hal: Klaim atas Air
Conditioning
Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa
10 unit Air Conditioning merk Apollo sesuai pesanan kami No.116/HBP/P/V/14,
tanggal 1 Mei 2014 telah kami terima.
Setelah beberapa hari AC
tersebut digunakan, ternyata 2 unit AC dari 10 unit yang Saudara kirim macet
dan motornya sering mati. Selain itu, walaupun AC dihidupkan, udara tetap tidak
sejuk.
Sehubungan dengan hal
tersebut, kami harap agar Saudara mendatangkan montir untuk memperbaiki dan
memeriksa AC yang belum dipasang.
Berikut ini kami
lampirkan fotokopi pesanan.
Harap Saudara segera
mengirimkan montir untuk memperbaiki AC tersebut. Terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Manager Pembelian
Lampiran: Fotokopi surat pesanan
Tembusan:
1. Bag. Keuangan
2. Bag. Pembelian
A/a
Surat
Penyelesaian Klaim
Bila
terjadi suatu klaim, tindakan yang seharusnya dilakukan adalah:
a. Menyelidiki
kebenaran tuntutan
b. Tidak
emosional
c. Kalau
benar, diselesaikan secara musyawarah
d. Kalau
tidak benar, perlu memberi penjelasan dan alsan yang tepat
Berikut
adalah beberapa contoh alasan yang dapat disampaikan.
a. Kerusakan
bukan disebabkan karena kesalahan kami, melainkan kesalahan dari perusahaan
pengirim (kargo), silahkan menghubungi perusahaan pengirim yang bersangkutan,
alamat terlampir.
b. Kami
minta maaf tidak bisa menanggapi klaim Saudara, mengingat kekurangan berat
barang terjadi karena penyusutan/penguapan kadar air.
Cara
Menyusun
1) Hal:
Jawaban Tuntutan Klaim Barang Kiriman
2) Alinea
Pembuka
Menyampaikan informasi bahwa surat
klaim telah diterima dan menyebutkan nomor dan tanggal surat tersebut.
3) Alinea
Isi (Tubuh)
Berisi informasi yang menyampaikan
tanggapan, antara lain:
a.
Kalau mengakui kesalahan:
Ungkapan
pengakuan kesalahan dan permintaan maaf, atau menawar dengan kesediaan akan
menanggung sebagian dan memberikan penjelasan tentang alasan.
Misalnya:
Setelah
diteliti ternyata kesalahan ada dipihak kami. Untuk itu, kami minta maaf dan
tuntutan kami terima. Kami akan segera menyelesaikannya. Terima kasih atas
pengertian Anda. Semoga kita tetap bisa membina kerja sama.
b.
Kalau menolak
Berikan
penjelasan alasan penolakan klaim dengan jelas, bila perlu disertai bukti.
Misalnya:
Setelah
kami teliti, ternyata kesalahan bukan ada pada pihak kami. Kami telah melakukan
pengepakan dan penggiriman sesuai aturan. Namun pegawai Saudara yang kurang
berhati-hati dalam melakukan pembongkaran. Oleh karena itu, kami berpendapat
bukan menjadi tanggung jawab kami lagi.
c.
Kalau salah alamat
Sebutkan
instansi mana yang bertanggung jawab, bila memungkinkan berikan penjelasan
bahwa siap membanu pengurusannya.
Misalnya:
Setelah
kami teliti, ternyata terletak pada proses pengiriman barang. Sedangkan kami
hanya bertanggung jawab terhadap penyediaan barang. Oleh karena itu, kami
persilahkan Saudara menghubungi pihak Biro Jassa Pengiriman Barang pada alamat
terlampir.
4) Alinea
Penutup
Bisa berupa ungkapan permintaan
maaf, pengertian, dan kesediaan memenuhi tuntutan.
Contoh
Surat Penyelesaian Klaim
PT
APOLLO INDAH
Jalan
Gajah Mada 115
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 92/AI/JK/V/14 6 Mei 2014
HOTEL BANDUNG PLAZA
Jalan Bumi Siliwangi No. 12
BANDUNG
Hal: Jawaban Klaim
Dengan hormat,
Surat tuntutan Saudara No. 117/HBP/K/V/14, tanggal 5 Mei 2014,
perihal Air Conditioning, telah kami terima.Setelah kami adakan pengecekan,
memang terdapat kekusakan pada mesin AC tersebut. Untuk itu kami meminta maaf.
Sehubungan AC masih dalam waktu garansi, maka kami menyetujui
tuntutan Saudara. Secepatnya kami akan mendatangkan montir ke
hotel Saudara.
Harapan kami peristiwa ini tidak mengakibatkan terganggunya
hubungan kerjasama kita. Terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Tembusan:
1. Bag. Keuangan
2. Bag. Pengiriman
A/a
7. Surat Tagihan dan Jawabannya
Surat
Tagihan
Tagihan
terjadi karena pihak pemesan tidak melakukan pembayaran sesuai dengan
kesepakantan. Misalnya menunda pembayaran atau bahkan mundur cukup lama tanpa
ada pemberitahuan atau alasan yang pasti.
Ada
beberapa tahapan pengiriman surat tagihan, mulai dari tagihan pertama hinngga
ketiga. Apabila setalah surat tagihan ketiga, pembeli tetap tidak memberikan
tanggapan, persoalan utang-piutang bisa diserahkan ke bank melalui inkaso. Bila
hal ini juga tidak diindahkan, maka langkah terakhir yang ditempuh adalah
mengajukan surat gugat ke pengadilan negeri setempat.
Cara
Menyusun
1) Hal:
Tagihan Faktur Nomor….
2) Alinea
Pembuka
Akan melakukan tutup buku,
ditemukan faktur yang belum diselesaikan pembayaran dll atau batas waktu
pembayran telah lewat, namun tidak ada kabar apapun dsb.
3) Aline
Isi (Tubuh)
a. Permintaan
agar faktur terutang segera dibayar
b. Informasi
bahwa penulis melampirkan faktur dan kopi pesanan
4) Alinea
Penutup
Permintaan penyelesaian pembayaran
faktur terutang dan penyampaian ucapaan terima kasih.
Contoh
Surat Tagihan
PT IMAMORA MOTOR
Jalan Jend. Sudirman Kav. 25-27
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 28/IM/V/14
25 Mei 2014
PT Suralaya
Jalan Kalijati No. 15
Subang
Hal: Tagihan Faktur No. 07/08
Dengan hormat,
Dengan ini, kami beritahukan kepada Saudara
bahwa terdapat faktur dengan No. 07/08, sebesar Rp. 2.250.000,00 (dua juta dua
ratus lima puluh ribu rupiah) yang belum dibayar. Seharusnya angsuran tersebut
sudah dilunasi sejak 5 hari yang lalu.
Sehubungan dengan hal itu, kami harap agar
Saudara segera melunasi kekurangan tersebut melalui rekening kami.
Berikut ini kami lampirkan fotokopi pesanan dan
faktur tersebut.
Penyelesaian pembayaran Saudara kami tunggu
secepatnya. Terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Manager Penjualan
Lampiran
1. Fotokopi Pesanan
2. Faktur
Tembusan: Bag. Keuangan
A/a
Jawaban
Surat Tagihan
Biasanya
seorang pembeli akan segera menanggapi surat tagihan petama. Hal ini dilakukan
agar hubungan kerja sama bisa tetap terjalin dan agar memberikan kesan yang
baik.
Ada
beberpa hal yang disampaikan alam menjawab surat tagihan yang pertama:
1) Mengakui
kelalaian dengan menyampaikan alas an dan kesanggupan akan segera menyelesaikan
kewajiban.
2) Mengakui
kelalaian dan menyampaikan alasan, namun meminta diberi waktu untuk menunda
pembayaran.
3) Setelah
melakuakn pengecekan, menyampaikan bahwa faktur tersebut sesungguhnya telah
dilunasi dan mengirim bukti-bukti pelunasan faktur itu.
Cara
Menyusun
1) Hal:
Tagihan Faktur….
2) Alinea
Pembuka
Menyebutkan nomor dan tanggal surat
tagihan yang telah diterima.
3) Alinea
Isi (Tubuh)
a.
Mengakui kelalaian dan menyampaikan
alsan serta permintaan maaf atas kelalaian.
b.
Bila meminta penundaan, sebutkan kapan
waktu yang dijanjikan, dan melaui apa uang akan dikirim.
4) Alinea
Penutup
Ucapan terima kasih atau harapan
terkabulnya permintaan penundaan, serta harapan agar hubungan bisnis tidak
terganggu atas kelalaian tersebut.
Contoh
Jawaban Surat Tagihan
PT
INDAH SENTOSA
Jalan Persada Jaya II Nomor 45
Jati
Barang-Jawa Barat
_________________________________________________________________________
No.: 34/JST/V/14 30
Mei 2014
Yang terhormat,
Direktur PT Berlian Kencana
Jalan Pademangan Raya 43
Jakarta
Hal :
Tanggapan Tagihan Faktur No. 05/06
Dengan hormat,
Surat
tagihan Saudara No. 27/ST/V/14 tanggal 28 Mei 2014 telah kami terima.
Kami mengakui telah melakukan kelalaian
dengan menunda pembayaran faktur No. 05/06 sejumlah Rp. 3.500.000,00 (tiga juta
lima ratus ribu rupiah). Hal tersebut terjadi karena kami baru mengalami
musibah kebakaran pada toko kami (bukti laporan polisi terlampir). Untuk itu
kami mohon maaf dan mohon pengertian Saudara.
Sisa
pembayaran tersebut telah kami lunasi pada tanggal 29 Mei 2014 dan kami
lampirkan kopi bukti pembayaran tersebut.
Semoga hal ini tidak mengecewakan
Saudara apalagi menyebabkan terganggunya hubungan bisnis kita. Atas pengertian
Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Direktur
Lampiran: Kopi Laporan Polisi dan Kopi
Bukti Pembayaran
Tembusan: Bagian Keungan
8. Surat Pesanan Secara Kredit
Apabila
penjual akan memberikan kredit kepada calon pembeli, biasanya ada beberapa
persyaratan yang harus diperhatikan, antara lain:
a.
Bagaimana kemampuan calon pembeli dalam
hal keuangan, berapa penghasilan perbulan.
b.
Karakter calon pembeli.
c.
Jaminan yang dimiliki
d.
Berapa uang muka yang akan dibayar dan
berapa kali akan diangsur.
e.
Referensi Bank dan perorangan yang
bergerak di bidang bisnis, dapat juga perserikatan dagang.
Cara
Menyusun
1) Hal:
Pesanan Secara Kredit
2) Alinea
Pembuka
Dapat diisi sumber informasi yang
diperoleh, dan mengapa berminat dengan barang tersebut.
3) Alinea
Isi (Tubuh)
a.
Menyebutkan jumlah barang, harga satuan
dan jumlah harga yang harus dibayar.
b.
Kesangguapn pembayaran uang muka dan
berapa kali sisa pembayaran akan diangsur.
c.
Mencantukan:
§ Bank
sebagai referensi serta alamatnya
§ Nama
orang atau perserikatan dagang
4) Alinea
Penutup
Ucapan terima kasih dan harapan
dapat menunggu keputusan.
Contoh
Surat Pesanan Pembelian Kredit
PT SURYA KENCANA
Jalam Kemuning
Nomor 5
SALATIGA
_________________________________________________________________________
No.:
265/SK/PS/VI/14 7
Juni 2014
PT Gema
Electronic
Jalan Wahid
Hasyim No. 89
Jakarta Pusat
Hal : Pesanan Secara Kredit
Dengan hormat,
Setelah membaca
iklan di harian kompas tanggal 6 Juni 2014 pada harian Kompas tentang produk
Sony.
Mengingat
berbagai pertimbangan, kami bermaksud memesan secara kredit beberapa produk
Sony berupa:
a.
50
Radio Sony FH-B 771 @Rp. 800.000,00 = Rp. 40.000.000,00
b.
50
TV Color Sony 14” @Rp. 600.000,00 =
Rp. 30.000.000,00
c.
50
Video Sony F-597 @Rp. 900.000,00 =
Rp. 45.000.000,00
Total = Rp. 115.000.000,00
Kami sanggup
membayar uang muka Rp. 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah) dan sisanya akan
kami angsur setipa bulan sebesar Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) atau
sepuluh kali angsuran, dimulai satu bulan setelah barang kami terima.
Berhubung baru
pertama kali mengadakan hubungan dagang, kami ajukan sebagai referensi:
1.
Bank
Dagang Negara, Jl. Jatinegara Timur No. 14, Jakarta
2.
Bapak
Sutaryo, S.E., Durektur PT Kencana Surya, Jl. Pakubuwono V/2, Jakarta Selatan.
Demikian
permohonan kami, konfirmasi dari Bapak sangat kami harapkan.
Atas perhatian
dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Direktur
Tembusan: Bagian Pembelian
9. Surat Permintaan Referensi dan
Tanggapannya
Surat
Referensi
Surat
referensi adalah surat yang berisi penilaian pihak ketiga kepada pihak pertama
tentang bonafod tidaknya seseorang/badan usaha/organisasi. Surat ini dibuat
atas permintaan pihak kedua, karena pihak kedua akan mengambil keputusan
meluluskan atau menolak permintaan pihak pertama (misalnya, pembelian secara
kredit). Sifat referensi adalah sangat rahasia.
Cara
Menyusun
1) Hal:
Permintaan Referensi atas nama PT….
2) Alinea
Pembuka
Menyebutkan bahwa telah diterima
surat pembelian barang dengan permintaan pembayaran secara kredit dari suatu
perusahaan, jumlahnya cukup besar dan menyebut seseorang sebagai referensinya.
3) Alinea
Isi (Tubuh)
a.
Bila disetujui minta diterbitkan
refernsi atas nama PT tersebut.
b.
Semua keterangan yang diberikan akan
dirahasiakan, sekaligus melampirkan kopi pesanan pembelian secara kredit.
4) Alinea
Penutup
Menunggu jawaban dengan ucapan
terima kasih.
Contoh
Surat permintaan Referensi
PT INDO MOTOR
Jalan Gajah Mada No. 9
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 012/IM/PR/V/14
4 Mei 2014
Yang terhormat
Pimpinan Gama Motor
Jalan Ir. H. Juandan No. 8
Jakarta
Hal: Permintaan Referensi a.n. PT Intan Motor
Dengan hormat,
PT Intan Motor mengajukan pembelian
secara kredit dan dalam jumlah besar.
Apabila Saudara tidak keberatan, kami harap
Saudara dapat memberikan referensi atas nama PT Intan Motor mengenai informasi
tanggung jawab dalam memenuhi kewajibannya.
Informasi yang Saudara berikan akan kami
rahasiakan.
Agar lebih jelas, berikut ini kami
lampirkan fotokopi pesanan tersebut.
Informasi Saudara kami tunggu. Terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Direktris
Lampiran: Fotokopi Pesanan
Tembusan: Administrasi
A/a
Jawaban
Referensi
Bila
ada permintaan refernsi, biasanya akan segera dijawab agar tidak menghambat
kegiatan perdagangan. Namun apabila tidak cukup informasi yang dapat diberikan
sebagai bahan pertimbangan, maka permintaan tersebut bisa ditanggapi secara
terus terang. Yang jelas isi refernsi bersifat informatif dan tidak
melebih-lebihkan. Ada beberapa jawaban referensi: positif, netral, dan negatif.
Cara
Menyusun
1) Hal:
Jawaban Referensi atas nama PT….
2) Alinea
Pembuka
Menyebutkan nomor dan tanggal
permintaan referensi yang telah diterima.
3) Alines
Isi (Tubuh)
a.
Bila Positif
Mengakui
bahwa PT…. memang sebagai rekanannya, transaksi selalu beres, membayar sesuai
kesepakatan, tidak pernah ada masalah.
b.
Bila Netral
Tidak
berani memberi referensi, karena belum lama menjadi nasabah, atau sebagai
nasabah yang bersangkutan sudah tidak aktif lagi, atau setelah dicari di buku, nama
PT tersebut tidak tercantum sehingga tidak dapat memberi referensi.
c.
Bila Negatif
Memang
nasabah kami, catatabn keuangan kurang baik, pernah menunggak tanpa
pemberitahuan, dan tidak kooperatif saat ditagih.
4) Alinea
Penutup
Berisi ucapan terima kasih.
Contoh
Surat Jawaban Referensi
PT GAMA MOTOR
Jalan Ir. H. Juanda No. 8
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 013/GM/R/V/14 5 Mei 2014
Yang terhormat
Pimpinan PT Indo Motor
Jalan Gajah Mada No. 9
Jakarta
Hal: Jawaban Referensi
a.n. PT Intan Motor
Dengan hormat,
Surat permintaan referesi Saudara atas nama PT
Intan Motor, No. 012/IM/PR/V/14, tanggal 4 Mei 2014, telah kami terima.
Setelah kami teliti, PT Intan Motor sudah lama
tidak aktif sebagai nasabah kami. Untuk itu kami tidak dapat memberikan
referensi, karena kami tidak memiliki cukup informasi untuk dijadikan bahan
referensi.
Harapan kami Saudara dapat memakluminya. Terima
kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Direktur
Tembusan: Administrasi
A/a