EFISIENSI SISTEM KERJA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG MASALAH

Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”. Secara singkat efisiensi adalah usaha menghemat materi, tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Efesiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, palingringan bebannya dan paling singkat waktunya. Di dalam kantor, seorang pegawai yang bekerja efesien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang besar maupun yang kecil.

B.     RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang masalah diatas adalah sebagai berikut:

1.      Apa saja asas-asas efisiensi dalam pekerjaan perkantoran?

2.      Bagaimana penerapan efisiensi dalam kantor?

C.    TUJUAN

Adapun tujuan  berdasarkan rumusan masalah diatas adalah sebagai berikut:

1.      Untuk mengetahui asas-asas efisiensi dalam pekerjaan perkantoran.

2.      Untuk mengetahui bagaimana penerapan efisiensi dalam kantor.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    ASAS-ASAS EFISIENSI DALAM PEKERJAAN PERKANTORAN

Tatausaha sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, atau pendeknya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tak keruan.  Akibatnya mungkin kesimpang-siuran dalam penyediaan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi, mungkin bukannya membantu berhasilnya pekerjaan-pekerjaan operatif, melainkan sebaliknya malah merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya, tetapi yang pasti ialah mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja.

Penataan terhadap tatausaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berkiblat pada efisiensi. Efisiensi perlu sekali dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan. Misalnya dalam menulis surat hendaknya diutamakan pokok soalny yang jelas daripada bahasanya bahsanya dengan kata-kata poetis yang indah.  Alat tulis yang dapat dipakai secra cepat dan lancer adalah lebih penting daripada pulpen emas 24 karat yang tintanya sering macet kalau dipakai dalam pelaksanaan tatausaha.

Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu:

1.      Segi Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yakni:

a.       Pikiran

b.      Tenaga

c.       Waktu

d.      Ruang

e.       Benda, termasuk uang

 

Usaha huruf C adalah yang efisien karena memberikan perbandingan yang terbaik dilihat dari sudut usaha, yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber kerja untuk mencapai hasil tertentu yang diharapakan.

2.      Segi Hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha  tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.

Usaha huruf C adalah yang efisien karena menunjukakan perbandingan yang terbaik ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau mutunya.

Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat perorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan dalam bidang kerja apapun, maka terdapatlah efisiensi kerja.

Penelaahan dan aktivitas untuk mecapai efisiensi kerja telah lazim di sebut work simplication (secara harfiah berarti penyederhanaan kerja) dalam kepustakaan dunia Barat. Usaha mencapai efisiensi kerja atau work simplication di dunia Barat itu berdasarkan ide pokok bahwa “selalu terdapat suatu cara yang lebih baik untuk melaksanakan suatu pekerjaan”. Tokoh pelopornya antara lain seorang insinyur perindustrian Amerika bernama Allan H. Mogensen. Tokoh ini secara sederhana merumuskan pengertian work simplification sebagai “penggunaan akal sehat secara teratur untuk menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan”. Dalam perkembangan selanjunya work simplication diterapakn pula pada pelaksanaan pekerjaan tatausaha di kantor-kantor sehingga kini dikenal pula istilah “paperwork simplication” (secara harfiah berarti penyederhanaan pekerjaan kertas). Segenap usaha penyederhanaan  dalam bidang tatausaha itu cukup kiranya dicakup dalam pengertian efisiensi perkantoran.

Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana sesuatu keja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah, rangakaian aktivitas-aktivitas itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-cara rangkaian aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tertentu mencakup suatu cara tertentu dalam melakukan setiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.

Dengan tak mengabaikan faktor-faktor lainnya yang ikut mempengaruhi suatu kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya dalam kerja itu terutama ditentukan oleh cara melakukan aktivitas yang bersangkutan. Jadi, efisiensi kerja pada umumnya merupakan, perwujudan dari cara-cara kerja yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan hasil, yaitu cara-cara bekerja yang efisien.

Sebagaimana yang telah disebut di awal, bahwa pengertian “usaha” dalam konsepsi tentang efisiensi mencakup 5 unsur atau sumber kerja, yaitu pikiran (tenaga rohani), tenaga jasmani, waktu, ruang dan material (termasuk uang).

Uang tidak dijadikan sebagai suatu unsur usaha tersendiri karena pada dasarnya uang adalah suatu alat pengukur nilai dari benda-benda yang ada di dunia ini. Kalau diliaht uangnya itu sendiri terlepas dari fungsinya sebagai alat pengukur dan alat penukar, maka wujudnya adalah suatu benda juga berupa lembaran kertas atau kepingan logam.

Namun, walaupun uang dimasukkan dalam unsur benda dari sesuatu usaha, uang itu tetap penting sebagai alat pengukur nilai setiap benda. Dalam memperbandingkan pemakaian sejumlah benda yang berlainan dalam berbagai usaha, maka penjabaran nilai benda-benda itu dalam jumlah harganya yang dicerminkan oleh mata uang merupakan suatu kelaziman dalam masyarakat modern dewasa ini. Jadi, dalam membandingkan mana diantara dua usaha yang efisien dilihat dari segi penggunaan materialnya, maka penghitungan jumlah harganya masing-masing akan lebih memudahkan penilaian itu. Cara inilah yang kini lebih banyak dipakai terutama dalam rangka menentukan ada atau tidaknya penghematan.

Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut  maka dapat dirumuskan lebih kokrit bahwa suatu cara bekerja efesien ialah yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai merupakan:

1)      Cara yang paling mudah

2)      Cara yang paling ringan

3)      Cara yang aling cepat

4)      Cara yang paling dekat

5)      Cara yang paling murah

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya biasanya dapat disimpulkan suatu asas yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. Demikian pula dalam bidang tatausaha perlulah kiranya diindahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Asas-asas efisiensi bagi tatausaha itu ada 5, yaitu perencanaan, penghematan, penghapusan, dan penggabungan. Kesemua ini berturut-turut akan diuraikan lebih lanjut di bawah ini.

1.      Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan di muka mengenai tindaka-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Perwujudan asas ini dalam bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut:

a.       Pedoman untuk waktu warkat

Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuan/dokumentasi. Bila tidak bisa dijawab untuk apa suatu warkat dibuat, maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu diciptakan.

b.      Pedoman tentang penetapan prosedur

Lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur berbagai ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri,  melainkan harus selalu direncakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosdur dalam suatu organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual).

c.       Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha

Setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah ditetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu, barulah kemudian menyusun prosedur pekerjaan disekitar atau mengikuti mesin itu.

d.      Pedoman tentang perencanaan formulir

Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, atau menyimpan  berbagai keterangan hendaknya dirancangsecara tepat mengenai bentuknya, macam, dan bahannya. Selanjutnya penciptaan formulir itu harus dikendalikan secara terpusat agar terhindar penyakit “formitis” (lahirnya formulir baru terus-menerus sambil dipertahankannya formulir-formulir lama sehingga macamnya sangat banyak). Formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketatausahaan yang telah berjalan.

2.       Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suautu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menajdi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

a.       Pedoman tentang tatacara

Tatacara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah (menghemat pikiran), yang teringan (menghemat gerak dan tenaga), yang tercepat (menghemat waktu), yang terdekat (menghemat jarak/ruang kerja), dan yang termurah (menghemat benda).

b.      Pedoman tentang perlengkapan tatausaha

Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan, pengurusan, dan perawatannya.

c.       Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha

Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian tatusaha yang melayani semua satuan operatif, dan rancangan formulir. Selanjutnya kerja-kerja perkantoran lainnya yang agak khusus dapat dilakukan dalam masing-masing satuan operatif yang berhubungan dengan suatu pekerjaan induk atau menyusun laporan dari suatu tugas.

3. Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

a)      Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan

Dalam menetapkan suatu prosedur ketatausahaan atau merancang sebuah formulir, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan kemanfaatan yang mungkin diterima. Biaya tata usah harus sepadan dengan kegunaannya. Misalnya apabila dengan sehelai kertas biasa dapat dicatat keterangan yang sama mudahnya atau manfaatnya seperti memakai suatu formulir, maka fomulir tercetak yang jelas biayanya lebih mahal itu tiak perlu dibuat.

b)      Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat

Dalam memperbanyak warkat (berbagai manual dan naskah-naskah lainnya yang tebal) hendaknya senantiasa dihitung secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berlebihan sehingga menghamburka material atau warkat itu bertahun-tahun di kantor karena tidak habis.

c)      Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha

Pemakaian mesin-mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan prosedur ketatausahaan yang ditetapkan dan faktor biaya. Harga sesatu mesin baru perlu diperbandingkan dengan kemungkinan jasa yang dapat diberikannya dan harga mesin lain yang sejenis. Yang harus diutamakan ialah kemanfaatan riil suatu mesin dan kewaspadaan terhadap penghematan semu (mesin yAng tampaknya lebih murah tapi mutunya rendah sekali).

4. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

a)      Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan

Dalam pelaksanan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya oleh para pegawai. Gerak-gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. Misalnya saja tanda kurung pada nama penandatanganan surat atau garis bawah pada nama kota dari alamat surat disampul sesungguhnya dapat dihapuskan tanpa mengurangi maksud surat itu. Prof. Ralph Barnes (Motion and Time Study, 1958) menaksir bahwa 25%-50% pekerjaan jasmani di toko, kantor, pabrik, dan rumah adalah tidak perlu; pekerjaan termaksud dapat dilakukan dengan cara yang mengeluarkan tenaga yang lebih kecil tetapi memberian hasil yang sama.

b)      Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau Warkat-warkat Lainnya

Dalam pelaksanaanna tatausaha tembusan-tembusan surat kepada instansi-instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan hendaknya ditiadakan. Demikian pula, penyalinan atau penyetensilan sesuatu warkat sebaiknya tidak dilakukan apabila dokumen itu dapat dipakai secara bergilir.

5. Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

a)      Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan

Kekembaran kerja dalam tatausaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak mungkin menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis. Misalnya dalam pembuatan macam-macam formulir, penstensilan sekaligus 2 model atau lebih pada helai sit akan menghemat tenaga dan waktu.

b)      Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna

Dalam pengadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan penggabungan antara 2 satuan yang lebih sederhana. Ini misalnya ialah potlot merah-biru, karet pengapus kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-macam cara berhitung.

Demikianlah 5 asas efisiensi sebagai dalil umum berikut serangkaian pedoman yang merupakan perumusan secara garis besar guna menerapkan asas-asas itu dalam bidang tatausaha yag harus diperhatikan oleh para manajer kantor. Selanjutnya pedoman-pedoman tentang efisiensi tatausaha itu akan terwujud secara nyata dalam suatu rangkaian “pelaksanaan” yang hendaknya betul-betul dijalankan oleh setiap pegawai tatausaha.

B.     PENERAPAN EFISIENSI DALAM KANTOR

Berdasarkan asas dan pedoman-pedoman efisiensi tatausaha sebagaimana telah diuraikan dalam paragraph 1 di muka, dapatlah kini diperinci lebih lanjut cara-cara bekerja yang efisien di bidang tatausaha yang perlu dilaksanakan dalam setiap kantor modern. Sejalan dengan adanya 5 unsur usaha atau sumber kerja, maka pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan ini digolong-golongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu:

a.       Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah

b.      Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan

c.       Waktu - untuk mencapai cara yang tercepat

d.      Ruang - untuk mencapai cara yang terdekat

e.       Benda - untuk mencapai cara yang termurah

a.   Pemakaian Pikiran

1)      Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja.

Contoh:

Untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan tabel-tabel jumla atau perkalian sehingga tinggal membacanya dan tidak usah setiap kali menghitung. Ini akan menghemat pikiran dan mengurangi kemungkinan membuat kesalahan di sampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.

2)      Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu.

Contoh:

Dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata. Dalam menyalin naskah dengan mesin tik, hendaknya dletakkan mistar dibawah garis-garis kalimat sehingga memudahkan pembacaan dan tidak kehilangan jejak pada naskah itu.

3)      Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-dapatnya langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.

Contoh:   

Dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut itu ditulis dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan. Dalam membuat suatu formuir pada sit stensil, kolom-kolom mendatar dan tegak dari formulir itu dapat digaris lebih dulu dengan mistar di atas meja sebelum sit dipasang pada mesin tik untuk dibubuhi kata-katanya. Demikian pula label-label menegnai berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dulu sehingga kelak tinggal menempelkan secara secara gampang.

4)      Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara terpisah-pisah sehingga mempermudah penyelesainnya.

Contoh:

Surat-surat yang akan diajukan kepada pimpinan instansi perlu dipisahkan dalam beberapa berkas yang ditandai misalnya. “Untuk dibaca” (berisi umpamanya surat-surat tembusan yang hanya perlu diketahui oleh pimpinan), “Untuk dijawab”, “Memerlukan tindakan-tindakan” atau “Surat-surat untuk ditandatangani”. Selanjutya bila perlu sesuai dengan pentingny, surat-surat dapat diajukan dalam 2 macam berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan berkas warna merah untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari pimpinan

5)      Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya.u

Contoh:

Surat-surat hendaknya tidak dibedakan dalam 3 urgensi (misalnya penting, segera, dan amat segera) melainkan sebanyak-banyaknya 2 tingkat saja yaitu cepat dan kilat. Dalam administrasi Negara yang baik dan tertib, sesungguhya semua surat harus diselesaikan secepatnya sehingga untuk tingkat yang lebih cepat cukup 1 saja, yaitu segera yang berarti surat itu harus diselesaikan seketika.

6)      Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancer dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urut-urutan yang tepat.

7)      Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai.

Contoh:

Untuk menyimpan bermacam-macam berkas atau material tatausaha hendaknya disediakan lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi tulisan-tulisan seperlunya mengenai isinya. Berkas-berkas dan benda-benda itu hendaknya disusun secara teratur dan ditaruh dengan tertib. Ini akan mengurangi kemungkinan mencari-cari atau memili-milih yang membuat banyak tenaga dan waktu sedang kadang-kadang menimbulkan kejengkelan. Kalau tempat penyimpanannya sudah tetap dan pegawai sudah biasa, setiap berkas atau material yang diperlukan dapat diambil dengan mudah dan cepat.

8)      Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya.

b.   Pemakai Tenaga

9)      Gerak-gerak tangan atau tubuh lainya yang berlebih-lebihan dalam melaksanakan suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan.

10)  Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis.

Contoh:

Dalam membubuhkan keterangan tertentu pada warkat-warkat, hendaknya diubah dari tulisan tangan menjadi pembubuha dengan stempel. Dalam menggandakan warkat hendaknya diusahakan dengan mesin listrik yang dapat memutar sendiri secara otomatis.

11)  Bagi setiap pekerjaan sedapat-dapatnya diusahakan agar dilakukan dengan kedua tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup.

Contoh:

Dalam menghimpun lembaran-lembaran stensil hendaknya lembaran itu tidak dijejerkan secara memanjang diatas meja, melainkan disusun dalam bentuk setengah lingkaran di muka pegawai dan kemudian setiap kali diambil berbarengan dengan tangan kanan maupun kiri dari sebelah luar terus kea rah tengah sehingga kedua tangan bertemu.

12)  Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya dibagi secara tepat diantara masing-masing jari itu sesuai dengan kekuatannya.

Contoh:

Mengetik dengan 10 jari membagi  beban kerja secara lebih merata diantara jari-jari tangan.

13)  Benda dan alat kerja yang setiap stas taluaat dipakai hendaknya ditaruh dalam lingkungan bidang kerja yang dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakkan badan.

Contoh:

Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil  diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya. Demikian pula karet penghapus dapat diikar dengan seutas tali yang ujung satu nya ditambatkan pada mesin tik sehingga setiap kali diperlukan tidak usah mencari-cari kemana-mana. Pesawat telepon hendaknya ditaruh diatas meja dalam batas jarak yang dapat diraih oleh tangan pejabat yang bersangkutan dengan tidak usah berdiri atau memutarkan tubuhnya.

14)   Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan berulang-ulang dalam suatu kebutuhan kerja, 1 kali saja sudah cukup.

Contoh:

Dalam menandatangani surat yang mempunyai beberapa tembusan hendaknya dilakukan dengan karbonnya masih melekat pada surat itu sehingga cukup dengan 1 kali tanda tangan saja memakai pena bolpen dapat tembus beberapa rangkap.

15)  Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanaannya sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannnya dalam 1 proses.

Contoh:

Formulir-formulir stensilan yang jumlah pemakaiannya kira-kira sama hendaknya diketik pada satu sot sehingga sekali putar dapat diperoleh 2 macam formulir atau lebih.

16)  Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia.

Contoh:

Bila seseorang pejabat ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelepon lebih dulu tentang ada atau tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu secara sia-sia karena pejabat yang akan ditemui itu sedang pergi.

17)  Tangan kiri hendaknya  tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam proses pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja.

c.       Pemakaian Waktu

18)  Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.

19)  Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya.

Contoh:

Setiap pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan ataupun jangka waktu yang lebih panjang. Umpamanya merencanakan setiap pagi pada satu jam yang pertama setelah tiba dikantor mempelajari persoalan-persoalan/urusan-urusan yang sulit, 1 jam terakhgir menandatangi surat-surat, minggu pertama dari setiap bulan menyusun laporan, akhir bulan mengadakan pemeriksaan atau melakukan perhitungan. Dengan demikian, waktu kerja dipakai dengan sebaik-baiknya.

d.      Pemakaian Ruang

20)  Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak perabotan kantor sesuai dengan urut-urutan penyelesaian warkat itu.

21)  Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai-pegawai yang paling sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak.

Contoh:

Lemari, mesin tik dan peralatan lainnya hendaknya diletakkan terdekat dengan pegawai-pegawai yang paling banyak memakianya untuk memelihara jarak yang paling pendek.

22)  Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan langsung dibuang ke dalam keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat.

Contoh:

Sit-sit stensil yang sudah tak terpakai lagi, undangan-undangan pertemuan yang sudah lewat, memo-memo yang telah diselesaikan serta benda-benda lainnya seperti umapamnya botol tinta kosong, bekas pita mesin tik dan sisa potongan potlot yang tidak terpakai lagi hendaknya tidak disimpan terus dalam laci-laci meja kerja, melainkan terus disingkarkan.

e.       Pemakaian Benda (termasuk uang)

23)  Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Titik berat hendaknya ditekankan pada faktor fungsionil (yaitu kemanfaatan rill yang dapat diberikan oleh perbekalan itu) dan bukan faktor prestise.

Contoh:

Material tatausaha yang sedikit banyak dapat dipakai untuk berbagai keperluan misalnya ialah potlot merah-biru, potlot yang ujung belakangnya diberi karet penghapus, pita mesin tik 2 warna, sedang alat serbaguna misalnya ialah mesin hitung yang lengkap untuk segala macam perhitungan atau lemari serbaguna. Material dan peralatan ini sesuai dengan kebutuhan hendaknya dimiliki untuk melancarkan pekerjaan-pekerjaan.

24)  Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar. Misalnya membeli kertas berukuran plano (65x100cm) atau bahkan rol-rolan dan membeli tinta dalam takaran literan atau kalengan. Jadi, tidak membeli menurut rim-riman folio atau losinan botol-botol kecil yang apabila dihitung harganjya menjadi mahal.

25)  Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya untuk kemudian diolah sendiri. Misalnya bahan perekat kristal yang dapat dimasak sendiri sehingga tidak perlu membeli lem yang sudah jadi dalam botolan kecil-kecil. Ini juga akan menghemat biaya atau dengan pengeluaran biaya yang sama seperti semula memperoleh barang yang lebih banyak.

26)  Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak pemakaiannya hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih rendah. Mislanya, dalam membeli kertas karbon gendaknya ditetapkan warnanya, ukurannya, tebalnya, dan merek pabriknya yang terkenal bermutu tinggi (tahan lama dipakai) dengan harga yang layak.

27)  Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat tulis yang harganya memang murah, tapi kegunaan atau daya tahan alat itu sangat rendah sehingga tak seimbang dengan berturunnya harganya dibandingkan dengan alat tulis merek lainnya yang harganya lebih tinggi. Dalam hal ini akan terjadi bahwa alat tulis tersebut sebentar-sebentar harus diganti sehingga akhirnya jumlah pembiayaan dengan alat itu menjadi mahal juga. Lebih tepat membeli alat yang harganya lebih tinggi secukupnya tapi mutunya tinggi dan kegunaannya terjami lama.

28)  Setiap pemakaian material tatausaha hendaknya dapat diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya. Misalnya dalam menstensil peraturan hendaknya dapat dihitung dimuka mengenai banyaknya rim kertas yang betul-betul diperlukan. Jadi, tifak boleh kira-kira perlu sekian banyak. Perhitungan yang cermat dan pertanggungjawaban yang ketat akan mendorong pegawai untuk memakainya secara hati-hati dan tidak boros.

29)  Pembuatan warkat-warkat hendaknya dilakukan dalam jumlah yang sungguh-sungguh diperlukan sehingga tidak menghamburkan material.

Misalnya dengan jalan:

    Tidak membuat warkat misaalnya tembusan surat dalam rangkap yang lebih dari pada jumlah yang diperlukan berdasarkan perkiraan bahwa kelak mungkin dibutuhkan.

    Tidak mengirim tembusan kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan yang dikerjakan.

    Tidak menggandakan sesuatu warkat apabila itu bisa dipakai secara berantai. Umpamanya tidak setiap peraturan perlu distensil dan dibagi-bagikan kepada semua pegawai. Bagi petugas atau bagian yang kelak mungkin memerlukan suatu peraturan, dapatlah kiranya meminjam dari bagian arsip atau dokumentasi.

30)  Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang berlebih-lebihan atau yang bersfiat mewah, melainkan secukupnya saja dalam kuantitas maupun kualitas sepanjang pekerjaan tersebut telah dapat diselesaikan secara baik. Misalnya dalam membuat formulir dengan sit stensil, tak perlu seluruh sit dipakai melainkan bila mungkin berukuran ½ atau ⅟₄ ukuran lembaran itu. Dalam mencetak kartu undangan instansi pemerintah rasanya belum waktunay memakai tinta emas dan lembaran mengkilat yang harganya jauh lebih mahal dalam keadaan keuangan negara belum berlimpah-limpah dan bahkan banyak hutangnya diluar negeri.

31)  Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan seksi hendaknya dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat. Dengan demiklan, masing-masing bagian/seksi tidak perlu membuat sendiri-sendiri yang biasanya mengakibatjan kekembaran kerja dan pemborosan material.

32)  Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak, benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali atau dipakai untuk keperluan-keperluan lainnya. Misalnya potongan-potongan kertas dapat dijadikan notes, sisa-sisa kertas stensilan dibuat menjadi amplop.

33)  Bagi mesin kantor dan perlatan tatausaha lainnya hendaknya disususn jadwal perawatan yang teratur agara alat-alat itu dapat dipakai secara lancar dan mencapai umur teknis yang terlama. Misalnya mesin tik, mesin stensil dengan pencatatan yang cermat hendaknya diserviskan setiap jangka waktu tertentu . demikian pula misalnya setiap tutup kantor, alat penutup mesin-mesin itu hendaknya dipasangkan oleh pegawai yang memakainya. Pembelian mesin-mesin kantor yang terlampau sering karena cepat rusak mesin-mesin yang telah dimiliki berarti penghamburan biaya inventaris yang sesungguhnya dapat dicegah.

34)  Pemakaian telepon interlokal atau pengiriman telegram harus dikontrol dengan ketat. Misalnya saja telegram yang disusun dengan cermat sehingga memakai kata-kata yang sedikit mungkin tanpa mengurangi kejelasannya dapat menghemat biaya yang banyak juga bila volume pengiriman itu cukup besar. Kebiasaan atau kegemaran untuk sedikit-sedikit main interlokal padahal urusannya cukup diselesaikan dengan surat harus pula dikikis agar tercapai penghematan dalam biaya tatahubungan.

35)  Pengeluaran biaya tatahubungan juga tidak sia-sia apabila pesawat-pesawat telepon selalu dalam keadaan baik. Pesawat yang rusak hendaknya seketika diusahakan perbaikannya sehingga meniadakan kejengkelan pada pihak sendiri maupun pihak lain yang melakukan hubungan telepon disampingnya tidak sia-sia membayar biaya langganan untuk pesawat telepon yang tidak pernah dipergunakan karena rusak.

Demikianlah pelaksanaan sejumlah cara-cara bekerja efisien dalam bidang tatausaha yang akan menghemat pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda. Sampai berapa besar jasa tatausaha dalam sesuatu organisasi atau bagi suksesnya pekerjaan –pekerjaan operatif, hal itu terutama ditentukan oleh efisiensi kerjanya.

BAB III

PENUTUP

Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target yang telah digariskan dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut agar bekerja dengan efisien dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara kolektif. Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor tidak boleh mempunyai pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh mempunyai pikiran bekerja lamban, tidak boleh mempunyai pikiran semaunya, karena semua itu akan mempengaruhi hasil kerjanya. Seorang pegawai yang hasil kerjanya jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari pimpinannya, bahkan bisa diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah. Pegawai macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki efisiensi kerja rendah. Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja dengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan sedikit saja ia sudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah yang malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien harus terus menerus dipraktekkan dan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor menjadi berpotensi (memiliki tenaga) besar.