COMMUNICATION, COACHING AND CONFLICT SKILLS (KOMUNIKASI, PELATIHAN DAN MENGELOLA KONFLIK)

COMMUNICATION, COACHING AND CONFLICT SKILLS

 (KOMUNIKASI, PELATIHAN DAN MENGELOLA KONFLIK)

Diajukan untuk Memenuhi salah Satu Tugas Mata Kuliah Kepemimpinan

 

Disusun oleh:

Disusun oleh: Kelompok 6

Ani Atih	(8105118050)
Eko Wahyudi	(8105118022)
Triviolanda	(8105118026)
Okta Tri Sari

KONSENTRASI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

JURUSAN EKONOMI DAN ADMINISTRASI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2014

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL 

DAFTAR ISI

A.    Komunikasi .......................................................................................................  1

1.      Komunikasi dan Kepemimpinan ...................................................................  1

2.      Mengirim Pesan dan Menerima Instruksi .....................................................  3

3.      Menerima Pesan ............................................................................................  7

4.      Umpan Balik .................................................................................................  10

B.     Pelatihan ............................................................................................................  16

1.      Pelatihan dan Kepemimpinan .......................................................................  17

2.      Bagaimana Memberikan Umpan Balik untuk Pelatihan ...............................  17

3.      Memberikan Pujian dan Pengakuan ..............................................................  17

4.      Menghindari Menyalahkan dan Mempermalukan ........................................  18

5.      Fokuskan pada Tindakan, bukan pada Pelaku ..............................................  18

6.      Memberikan Umpan Balik Spesifik dan Deskriptif ......................................  18

7.      Memberikan Pembinaan Umpan Balik .........................................................  19

8.      Pendampingan (Mentoring) ..........................................................................  19

C.    Mengelola Konflik ............................................................................................  20

1.      Paradigma Mengenai Konflik........................................................................ 22

2.      Konflik dan Kepemimpinan .........................................................................  22

3.      Kontrak Psikologis ........................................................................................  23

4.      Konflik Timbul dengan Melanggar Kontrak Psikologis ...............................  24

5.      Jenis-Jenis Konflik ........................................................................................  24

6.      Faktor-Faktor Penyebab Timbulnya Konflik ................................................  27

7.      Konsep Manajemen Konflik .........................................................................  28

8.      Gaya Manajemen Konflik .............................................................................  29

9.      Keuntungan dan  Kerugian yang Diakibatkan oleh Konflik yang Terjadi

dalam Sebuah Organisasi/Perusahaan ...........................................................  35

D.    Kesimpulan ........................................................................................................  36

A.    Komunikasi

Komunikasi adalah proses menyampaikan informasi dan makna. Komunikasi berlangsung benar hanya jika semua pihak memahami pesan dari perspektif yang sama. Di semua tingkat organisasi, telah diperkirakan bahwa setidaknya 75 persen setiap hari kerja dikonsumsi dalam komunikasi. Dengan demikian, setiap orang yang sukses dalam bisnis komunikasi.

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”), secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Jadi, komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Komunikasi itu penting, semua orang tahu, karena ini merupakan basic instinct dari setiap makhluk hidup. Setiap makhluk punya cara komunikasi masing-masing, setiap manusia pun tak lepas dari cara dia melakukan komunikasi. Kita tak bisa membeda-bedakan bahasa, suku, adat, kebiasaan, tradisi maupun agama karena pada dasarnya berkomunikasi, menyampaikan pesan itu asal dilakukan dengan baik dan benar, serta dalam keadaan saling terbuka, fikiran jernih tanpa sentimen dan perasaan negatif, pasti maksud yang ingin disampaikan dapat diterima.

1.      Komunikasi dan Kepemimpinan

Komunikasi adalah kompetensi utama bagi para pemimpin, karena komunikasi yang efektif merupakan bagian dari kepemimpinan. Penelitian empiris mendukung pernyataan bahwa pemimpin yang efektif juga komunikator yang efektif, ada hubungan positif antara kompetensi komunikasi dan kinerja kepemimpinan. Komunikasi yang baik keterampilan berkendara kepemimpinan yang efektif.

Kunci sukses sebuah organisasi itu ada pada diri seorang pemimpin. Sedangkan pemimpin yang sukses itu adalah pemimpin yang mampu menjalankan komunikasi secara baik. Jenis komunikasi yang dituntut dari seorang pemimpin adalah komunikiasi yang produktif. Yaitu, komunikasi yang melahirkan etos, semangat, imajinasi, cita-cita, gerakan bersama, tanggung jawab, dan kemauan bekerjasama, dan seterusnya.

Pemimpin dan komunikasi adalah dua hal yang saling terkait satu sama lain. Pemimpin tak akan bisa mengkoordinir yang dipimpinnya tanpa ada kemampuan untuk berkomunikasi secara baik dengan yang dipimpinnya. Maka tak salah jika orang yang akan dipilih jadi pemimpin adalah orang yang mempunyai bakat untuk berkomuniksi dengan khalayak secara baik.

Pemimpin karena tugasnya sebagai pimpinan maka komunikasinya sering kali berbentuk vertikal; dari atasan ke bawahan. Pemimpin mempunyai wewenang untuk memerintah, melaksana, membebankan tugas kepada bawahanya. Bawahan sebagi orang yang dipimpin dan memiliki pemimpin berkewajiban untuk memenuhi perintah atasannya.

Namun kadang kala ada komunikasi yang terjadi antara pimpinan dan bawahan tidaklah berjalan mulus sebagaimana mestinya. Ada perintah yang tidak terlaksana, bahkan sengaja tidak laksana, asal dikerjakan oleh bawahannya. Hal ini terjadi lantaran cara pemimpin mengkomunikasikan perintahnya tidak berkenan dihati yang dipimpinnya. Pemimpin tidak berkomunikasi dulu dengan bawahannya ketika memutuskan sesuatu, tidak memberikan pemahaman, memutuskan sesuatu tanpa perhitungan dan berbicara seenaknya adalah beberpa contoh dari style ketidak beresan komunikasi seorang pemimpin yang berujung pada hal seperti itu tadi.

Dalam sebuah rapat di salah satu perusahaan produksi seorang pemimpin mengemukakan idenya. Idenya itu berupa pemberlakuan tidak diperbolehkannya karyawan makan siang di luar saat jam istirahat, karyawan hanya diperbolehkan untuk makan siang di sekitar lokasi produksi atau kantin yang juga dikelola oleh perusahaan. Dengan alasan untuk menghemat waktu sekitar 30 menit bagi karyawan untuk berjalan keluar, waktu 30 menit ini dapat digunakan karyawan untuk mengoperasikan kembali mesin-mesin produksi. Salah seorang jajaran direksi sempat memberi masukan agar karyawan jangan terlalu dikekang kebebasannya “toh jam istirahat juga” takut nanti menurunkan vitalitas kerja karyawan. Sebenarnya usulan itu juga didukung oleh yang lain namun karena sang pemimpin telah ketuk palu, mengabaikan saran dan meganggap keputusan yang diambilnya adalah yang terbaik makanya semuanya terpaksa diam.

Lalu setelahnya apa yang terjadi? 30 menit penghematan waktu untuk meningkakatkan kualitas produksi adalah 30 persen omset perusahaan menurun karena turunnya hasil produksi. Para karyawan yang biasanya bisa rileks dengan sekedar jalan keluar, ngobrol ringan sambil jalan menjadi tidak punya vitalitas kerja karena pembatasan ruang untuk istirahat sehingga performa kerjanya menurun. Lalu siapakah yang harus disalahkan sang pemimpin?

Ilustrasi diatas hanyalah sekedar contoh, bayangkanlah kalau itu memang benar-benar terjadi hanya karena etika komunikasi pemimpin yang bermasalah, rapat tapi mengambil dan memutuskan keputusan sendiri. Pemimpin apapun kita, pemimpin perusahaan, yayasan, sekolah, pemimpin rumah tangga, ataupun hanya sekedar ketua kelas di kelas saja haruslah memerhatikan etika komunikasi ini. Jangan seenaknya berbicara dengan kuasa kita, pikirkan orang yang kita pimpin adalah manusia. Atau jangan-jangan kita termasuk orang yang serakah, walaupun bukan dalam hal mengumpulkan harta seperti kata seorang filusuf “orang yang serakah adalah orang yang tak mau mendengarkan orang bicara”.

Akhirnya, memang benar pemimpin memiliki kekuasaan untuk memaksa namun pemaksaan tidaklah cocok dijadikan sebagai cara. Pemimpin yang baik bukanlah memerintah akan tetapi membuat pekerjanya merasa bertanggung jawab akan kerjanya yang sudah barang tentu dengan adanya komunikasi harmonis yang lebih dulu tercipta.

2.      Mengirim Pesan dan Menerima Instruksi

Manajer menggunakan proses komunikasi untuk pengiriman berbagai pesan baik secara pribadi, di telepon, dan secara tertulis. Merupakan bagian yang penting dari pekerjaan seorang manajer untuk memberikan instruksi, dengan mengirim pesan, oleh karena itu pesan yang disampaikan oleh seorang maanajer harus efektif, yaitu dapat diterima baik oleh bawahan.

a.      Perencanaan Pesan

Perencanaan pesan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan- pesan yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komuniksasi (Hajiji 2005). Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1)      Fase perencanaan, adanya pemikiran yang sangat mendasar seperti masksud/tujuan komunikasi audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga perlu diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah mensiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.

2)      Fase Komposisi, erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan kata- kata, kalimat, dan paragraf. Karena dalam penyusunan kata-kata harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam kata-kata tersebut dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan penyusunan mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3)      Revisi, setelah ide yang disusun dituangkan dalam kata-kata, kalimat, parakraf, perhatikan apa kata-kata itu telah diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Kalau ternyata belum sesuai perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai.

Dalam melakukan perencanaan, maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus disamping itu dalam tahap perencanaan, analisis audien yang mencakup pengembangan profil audience, pemenuhan kebutuhan informasi audience dan pemenuhan kebutuhan motivational audience perlu dilakukan. Langkah dalam proses perencanaan pesan-pesan komunikasi adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan diperoleh arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan. Merencanakan pesan-pesan komunikasi perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi lisan, atau komunikasi tulisan. Media yang ingin digunkan, seperti apakah yang digunkan media surat, laporan, media pidato, atau presentasi harus juga ditentukan.

Secara singkat, perencanaan pesan dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

1)      Apa tujuan dari pesan tersebut? Tujuan dari pesan dapat berupa untuk mempengaruhi, untuk memberikan informasi, untuk mengekspresikan perasaan, dan sebagainya. Setelah Anda mengetahui apa tujuan dari pesan Anda, selanjutnya tentukanlah bagaimana cara menyampaikan pesan tersebut sehingga tujuan dari pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2)      Siapa yang harus menerima pesan? Setelah menentukan tujuan dari pesan yang akan disampaikan, langkah selajutnya adalah menentukan siapa yang harus menerimaa pesan yang akan Anda sampaikan.

3)      Bagaimana Anda akan mengirim pesan? Pada langkah ini yang dilakukan adalah merencanakan bagaimana Anda akan menyampaikan pesan sehingga pesan dapat dipahami. Pilihlah metode yang tepat yang sesuai dengan penerima pesan dan kondisi.

4)      Kapan pesan akan ditransmisikan? Waktu adalah hal yang penting. Untuk itu perlu digunakan waktu yang tepat dalam mentransmisikan pesan. Memilih waktu yang tepat untuk mentransmisikan pesan akan menunjang keberhasilan penyamapaian pesan.

5)      Dimana pesan dapat ditransmisikan? Menentukan tempat yang tepat untuk mentransmisikan pesan adalah untuk menghindari gangguan sekecil apapun saat mentransmisikan pesan.

b.      Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan proses komunikasi yang menggunakan percakapan untuk menyampaikan maklumat kepada penerima. Komunikasi secara lisan dilakukan ketika komunikator berhadapan langsung dengan komunikan, ketika sedang rapat, presentasi, atau komunikasi yang dilakukan melaui telepon.

Proses Pengiriman Pesan Lisan

Langkah 1 Megembangkan Hubungan

                          Membuat nyaman penerima pesan dengan memulai komunikasi dengan pembicaraan yang ringan terlebih dahulu yang berhubungan dengan pesan yang akan disampaikan. Hal tersebut membantu mempersiapkan komunikan/receiver untuk menerima pesan.

Langkah 2 Menyatakan Tujuan Komunikasi Anda

                    Tujuan komunikasi bisnis yang umum adalah untuk mempengaruhi, menginformasikan, dan mengekspresikan perasaan. Dengan menyatakan tujuan, akan sangat membantu bagi penerima untuk mengetahui hasil akhir yang diinginkan dari komunikasi.

Langkah 3 Mengirimkan Pesan Anda

                    Apabila tujuan komunikasi untuk mempengaruhi, beritahu pada penerima apa yang ingin Anda lakukan, berikan instruksi, dan sebagainya. Apabila tujuan komunikasi untuk memberikan informasi, maka beritahukanlah informasi tersebut.

Langkah 4 Cek Pemahaman Receiver

                    Ketika mempengaruhi atau memberikan informasi, Anda harus mengajukan pertanyaan langsung. Misalnya “Apakah ada pertanyaan?”. Hal tersebut diakukan untuk mengetahui sejauhmana tingkat pemahaman receiver terhadap pesan yang disampaikan.

Langkah 5 Mendapatkan Komitmen dan Tindak Lanjut

                    Ketika tujuan komunikasi untuk memberikan informasi atau mengekspresikan perasaan, maka tidak diperlukan komitmen. Tetapi, ketika tujuan sari komunikasi untuk mempengaruhi, adalah penting mendapatkan komitmen untuk bertindak. Pemimpin perlu memastikan bahwa para pengikut dapat melakukan tugas dengan baik. Ketika komunikasi untuk mempengaruhi, perlu juga menindaklanjuti untuk memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil atau dilaksanakan.

c.       Komunikasi Tertulis dan Tips Menulis

Komunikasi tulisan/tertulis adalah komunikasi yang menggunakan kata atau symbol tertulis dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipAndang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu. Komunikasi ini dapat dilaksanakan dalam bentuk memo, surat, laporan, pengumuman, poster, dan lain-lain.

Dengan kemajuan teknologi dan internet, Anda dapat bekomunikasi dengan saipapun di seluruh dunia, misalnya dengan menggunakan e-mail. Untuk itu, kemampuan berkomunikasi melalui tulisan sangat penting untuk dimiliki. Jadi, berikut ini tips yang dapat membantu Anda untuk memperbaiki tulisan Anda.

-        Sebelum Anda menulis, tetapkan terlebih dahulu tujuan komunikasi Anda. Buatlah poin-poin garis besar isi pesan yang akan disampaikan. Kemudian mulailah menulis berdasarkan pada outline yang telah Anda buat. Paragraph pertama berisi tujuan utama dari komunikasi. Paragraph tengah berisi pernyataan yang mendukung tujuan dari komunikasi, misalnya fakta, angka, dan sebagainya. Paragraph terakhir berisi ringkasan point utama dari isi pesan.

-        Menulis untuk berkomunikasi, bukan untuk mendapatkan kesan. Usahakan pesan harus pendek dan simple. Membatasi paragraph dengan topik tunggal dengan rata-rata lima kalimat. Setiap kalimat rata-rata 15 kata. Gunakan kalimat langsung seperti “Saya rekomendasikan…” dari pada kalimat tidak langsung seperti “direkomendasikan…”.

-        Perbaiki pekerjaan Anda dan menulis ulang jika diperlukan.

3.      Menerima Pesan

Proses komunikasi yang kedua adalah yang perlu diperhatikan oleh pimpinan adalah menerima pesan. Ketika menggunakan komunikasi lisan, kunci sukses memahami pesan adalah mendengarkan. Namun pada kenyataannya, kegagalan dalam mendengakan menurut Warren Bennis menjadi salah satu penyebab kegagalan pimpinan. Oleh karena itu, seorang pemimpin perlu juga untuk mendengarkan orang lain.

Proses Menerima Pesan

Mendengarkan §  Memperhatikan §  Menghindari gangguan §  Fokus §  Jangan mengganggu dan memberikan intrupi §  Perhatikan nonverbal §  Mengajukan pertanyaan §  Membuat catatan §  Menyampaikan makna

Cek Pemahaman §  Uraikan dengan kata-kata sendiri §  Perhatikan nonverbals

Menganalisis §  Berpikir §  Mengevaluasi setelah selesai mendengarkan

 

a.      Mendengarkan

Mendengarkan merupakan proses memberikan perhatian penuh kepada pembicara. Ketika pembicara sedang mengirim pesan, maka Anda harus mendengarkan dengan:

§  Memperhatikan. Ketika seseorang mengajak Anda untuk berbicara, berhentilah melakukan apapun dan berikanlah perhatian penuh pada pembicara. Relaxkan pikiran Anda, agar cepat memahami pembicaraan. Apabila Anda melewatkan beberapa kata, maka Anda akn kehilangan pesan yanh disampaikan.

§  Menghindari gangguan. Fokuskan mata Anda kepa pembicara. Jangan memaikan pena, kertas, atau bentuk gangguan lainnya. Jika Anda berada di tempat yang bising atau menganggu, disarankan untuk pindah ketempat yang tenang.

§  Fokus. Ketika orang lain sedang berbicara atau dosen sedang mengajar, mka jangan biarkan pikiran Anda menyimpang ke topic pribadi. Jika pikiran Anda menyimpang, Anda harus segera kembali focus pada pembicara. Jangn menghilangkan Fokus Anda dari pembicara dikarenakan Anda tidak setuju sedikitpun dengan apa yang disampaikan oleh pembicara. Jika topic pembicaraan sulit dimengerti, jangan menghilangkan focus, tetapi cobalah dengan mengajukan beberapa pertanyaan dengantidak memikirkan apa yang akan dikatakan oleh pembicara tentang pertanyaan Anda, namun cukup dengarkan saja dengan baik.

§  Jangan mengganggu dan memberikan intrupsi. Hal yang selanjutnya dilakukan untuk menjadi pendengar yang baik adalah jangan sekali-kali Anda menganggap tahu tentang apa yang akan dibicarakan oleh pembicara, atau hanya mendengar bagian awal saja dari pembicaraan kemudian Anda langsung menyimpulkan sendiri tanpa mendengarkan pesan secara lengkap. Kesalahan sebagian besar ditimbulakan dari hal yang demikian dimana pembicara tidak mendengarkan pesan secara lengkap. Untuk itu, bagian yang penting dari proses mendengarkan adalah dengan mendengarkan seluruh pesan tanpa menggangu pembicara.

§  Perhatikan nonverbal. Agar pesan dapat tersampaikan dengan baik, maka ketika Anda mendengarkan, Anda harus memahami baik maksud dan isi dari pesan yang disampaikan. Terkadang seseorang mengatakan suatu hal dan berarti suatu hal yang lain. Maka, saat Anda mendengarkan perhatiakan dan pastikan dari sisi nonverbal pembicara, hal itu dapat dilihat dari mata, tubuh, dan wajah yang dapat mengirim pesan yang sama seperti pesan verbal. Jika terdapat ketidaksamaan, maka pastikanlah hal tersebut dengan mengajukan pertanyaan.

§  Mengajukan pertanyaan. Ketika Anda merasa ada sesuatu yang kurang/hilang, yang bertentangan, atau Anda tidak mengerti, maka ajukanlah petanyaan untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap.

§  Membuat catatan. Bagian yang penting dari mendengarkan adalah menulis hal-hal yang penting dari isi pesan sehingga Anda dapat mengingat hal tesebut suatu saat nanti, dan menjadi dokumen ketika pesan tersebut diperlukan. Hal ini sangat penting terutama ketika Anda mendengarkan instruksi/perintah. Anda harus selalu memiliki sesuatu untuk mencatat seperti pena dan buku catatan atau kartu indeks.

§  Menyampaikan makna. Setelah pembicara selesai menyampaikan pesannya, maka Anda sebagai pendengar harus memberikan tanggapan atas isi pesan sehingga pembicara mengetahui bahwa Anda mendengarkan pembicaraan dengan baik. Cara yang dapat Anda lakukan adalah dengan menggunakan petunjuk verbal seperti dengan mngucapkan, “saya merasa…”, “Baiklah”, “Saya mengerti”, dan sebagainya. Anda juga harus menggunakan komunikasi nonverbal seperti kontak mata, ekspresi yang tepat, menganggukan kepala, dan sebagainya untuk menunjukan bahwa Anda tertarik dan mendengarkan dengan baik.

b.      Menganalisis

Menganalisis adalah proses berfikir tentang isi pesan, decoding (menguraikan kode yang terdapat dalam pesan, dan mengevaluasi pesan. Proses mendengarkan yang buruk bisa terjadi karena rata-rata orang berbicara 120 kata per menit, padahal kemampuan mendengarkan seseorangan adalah 500 kata per menit. Dengan demikian, kemempuan mendengarkan atau memahami kata-kata lebih dari empat kali lebih cepat daripada kemampuan berbicara, untuk itu saat mendengarkan dan menganalisis pesan Anda harus melakukan hal berikut ini:

§  Berpikir. Untuk membantu mengatasi perbedaaan kecepatan antara kemampuan Anda untuk mendengarkan dengan tingkat kecepatan orang berbicara, maka Anda harus menggunakan kecepatan otak Anda secara sunguh-sungguh. Mendengarkan secara aktif dapat dilakukan dengan mengorganisir, meringkas, meninjau, menafsirkan, dan sering mengkritisi pembicaraan. Kegiatan ini akan membantu Anda untuk melakukan decoding pesan secara efektif.

§  Mengevaluasi setelah selesai mendengarkan. Ketika seseorang mencoba untuk mendengarkan dan mengevaluasi pesan pada saat yang sama, maka mereka cenderung kehilangan sebagian atau seluruh pesan. Sebaiknya Anda mendengarkan seluruh isi pesan terlebih dahulu, kemudian menyimpulkannya. Ketika mengevaluasi pesan, maka dasar yang dipakai adalah berdasarkan fakta-fakta bukan pada strereotif dan generalisasi.

c.       Memeriksa Pemahaman

Memeriksa pemahaman Anda terhadap pesan yang disampaikan merupakan salah satu proses untuk mendapatkan umpan balik. Setelah Anda selesai mendengarkan pesan, cek pemahaman Anda dengan sebagai berikut:

§  Uraikan dengan kata-kata sendiri. Mulailah berbicara dengan memberikan umpan balik pesan, gunakan kata-kata sendiri untuk mengulang pesan yang Anda terima kepada pengirim. Ketika Anda dapat mengutip pesan dengan benar, sampaikanlah kepada pembicara bahwa Anda telah mendengarkan dan memahami pesan yang disampaikan. Dengan demikian, Anda telah siap untuk mengungkapkan ide-ide Anda, saran, solusi, keputusan, atau apapun yang berkaitan dengan pesan yang disampaikan oleh pembicara.

§  Perhatikan nonverbal. Ketika Anda berbicara, maka lihatlah isyarat nonverbal orang lain. Jika orang tampak tidak mengerti dengan apa yang Anda bicarakan, maka nada harus memperjelas pesan  sebelum emyelesaikan percakapan.

4.      Umpan Balik

Feedback adalah dua kata dalam bahasa Inggris yang terdiri dari kata feed (artinya: memberi makan) dan back (artinya: kembali). Secara harfiah berarti “memberi makan kembali”, tetapi makna yang sebenarnya adalah “memberi masukan kembali”.

Komunikasi merupakan aspek yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi yang baik tentunya akan menciptakan hubungan yang harmonis antarsesama. Keberhasilan komunikasi ini bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah berdasarkan unrsur-unsur yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, dan umpan balik. Kelima unsur yang merupakan hasil kajian Harold Laswell ini saling berkaitan dan mempengaruhi. Di antara kelima unsur ini, umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi.

Untuk itu, pada bagian ini akan dibahas mengenai: pentingnya umpan balik, aturan umpan balik dalam memverifikasi pesan, aturan umpan balik dalam mencapai tujuan, kebutuhan untuk terbuka terhadap umpan balik kritik, pendekatan umum untuk mendapatkan umpan balik pesan, bagaimana mendapatkan umpan balik pesan, dan derajat umpan balik multilateral.

a.      Pentingnya Umpan Balik

Umpan balik adalah proses verifikasi pesan dan menentukan apakah tujuan dari pesan tersebut terpenuhi. Menetukan apakah tujuan telah terpenuhi memiliki jangkauan yang sangat luas. Namun pada dasarnya, setiap kali seseorang seang mengirim atau menerima pesan atau informasi yang berhubungan dengan pekerjaan dan dapat memepengaruhi kinerja, mereka akan memberikan atau mendapatkan umpan balik.

Umpan balik yang ditimbulkan dalam proses komunikasi memberikan gambaran kepada komunikator tentang seberapa berhasil komunikasi yang dilakukannya. Jadi, umpan balik (feedback) merupakan satu-satunya elemen yang dapat ’menjudge’ apakah komunikasi yang telah berlangsung berhasil atau gagal. Keberlangsungan komunikasi yang dibangun sebelumnya ditentukan oleh umpan balik sebagai bentuk penilaian, dan bila dianalogikan lagi dengan seorang siswa-dia naik kelas atau tidak-maka, umpan balik adalah sebagai nilai raportnya.

Dengan mengetahui umpan balik yang dikirimkan oleh komunikan, maka sebagai komunikator, kita akan dapat langsung mengetahui apakah tujuan dari pesan kita tersampaikan atau tidak. Apakah umpan balik itu berupa respon negatif ataupun respon positif. Contoh kecil ketika kita berceramah atau berpidato di depan khalayak umum. Maka kita akan dapat melihat reaksi apa saja yang dilakukan oleh pendengar di depan kita. Mungkin ada yang tekun memperhatikan, ada yang mengobrol dengan teman di sampingnya, ada yang menguap karena bosan, atau melakukan interupsi atas apa yang kita sampaikan. Semua perilaku atau reaksi yang dilakukan oleh penonton di depan kita merupakan umpan balik yang langsung diberikan kepada kita sebagai komunikator.

Orang yang mendengarkan dengan tekun mungkin memberikan respon positif sedangkan yang mengobrol dengan teman di sampingnya memberikan respon negatif. Namun, kesimpulan ini tidak kaku. Artinya, mungkin tubuh orang yang ‘kelihatan’ tekun mendengarkan, berada di depan kita, sedangkan pikirannya jauh berada di luar sana. Namun sebaliknya, orang yang mengobrol dengan temannya, mungkin sedang asyik berdiskusi tentang apa yang kita sampaikan. Bahkan, diam pun bisa disebut sebagai umpan balik yang menAndakan dua hal, apakah ia mengerti atau tidak sama sekali.

b.      Aturan Umpan Balik dalam Memverifikasi Pesan

Memberikan pertanyaan, paraphrase (mengunkapkan dengan kata-kata sendiri), dan memberikan komentar dan saran merupakan bentuk-bentuk dari umpan balik yang dapat digunakan untuk memeriksa tingkat pemahaman kita. Perlu diingat bahwa memeriksa tingkat pemahaman penerima pesan merupakan langkah keempat dalam proses pengiriman pesan lisan. Umpan balik ketika memberi dan menerima pesan dapat berpengaruh terhadap prestasi kerja. Umpan balik memotovasi karyawan untuk mencapai tingkat kinerka yang tinggi. Organisasi perlu melatih karyawan untuk memberikan umpan balik yang efektif, karena hal tersebut merupakan bagian penting dari komunikasi pimpinan.

Adanya saling memahami terhadap makan pesan harus ada agar komunikasi dapat berlangsung. Cara terbaik untuk meyakinkan bahwa telah terjadi komunikasi yang baik adalah dengan mendapatkan umpan balik dalam bentuk pertanyaan dan paraphrase. Jika penerima pesan dapat menjawab pertanyaan atau paraphrase pesan, maka komunikasi telah berlangsung.

c.       Aturan Umpan Balik dalam Mencapai Tujuan

Umpan balik juga penting untuk mengetahui bagaiamana pemimpin dan organisasi dapat maju dalam memenuhi tujuannya. Perlu diingat bahwa suatu tujuan harus dapat diukur. Umpan balik dapat digunakan untuk mengukur kinerja, serat menerima dan memberi umpan balik harus menjadi proses yang berkelanjutan serta efektif. Dengan demikian, pemimpin harus menetapkan tujuan yang spesifik dan memantau proses pencapaian tujuan tersebut melalui umpan balik. Meskipun berdasarkan penelitian telah jelas menunjukan akan pentingnya umpan balik dalam kinerja organisasi, banyak organisasi gagal ntuk menggunkan umpan balik yang efektif.

d.      Kebutuhan untuk Terbuka Terhadap Umpan Balik Kritik

Untuk meningkatkan kinerja Anda dan memiliki kemajuan dalam suatu organisasi, Anda harus terbuka terhadap umpan balik yang biasa disebut dengan kritik. Kemauan seseorang untuk menerima umpan balik tergantung pada beberapa ciri kepribadian para pemimpin yang efktif. Pada kenyataanya, para karyawan yang bisa memperoleh keuntungan dari umpan balik yang berhubungan degan pekerjaan seringkali menolak umpan balik karyawan tersebut, dan pimpinan yang memiliki locus of control eksternal (pengawasan eksternal), cenderung mengabaikan masukan tentang kelemahan pimpinan.

Untuk itu, Anda perlu mengumpulkan umpan balik untuk menilai kinerja Anda. Jika Anda menerima umpan balik pribadi, ingat bahwa sama saja dengan Anda meminta untuk mendengarkan hal-hal yang mungkin mengejutkan, membuat marah, atau menghina Anda, dan bahkan akan menyakiti perasaan Anda. Jika Anda menjadi defensif (sikap bertahan) dan emosional, dan sulit untuk tidak merasa bahwa Anda sedang diserang, maka umpan balik akan berhenti. Setiap orang tidak akan benar-benar menikmati kritikan, bahkan ketika hal tersebut berguna. Anda harus menyadari bahwa kritikan dari manajer, teman sebaya (rekan kerja), atau lainnya memang suatu hal yang menyakitkan. Menjaga pharaprase adalah hal yang penting ketika Anda diberikan kritikan. Apabila Anda ingin meningkatkan kinerja Anda dan memiliki karir yang sukses, mencari umpan balik yang jujur tentng bagaimana Anda dapat meningkatkan kinerja Anda. Ketika Anda mendapat kritikan, apakah Anda memintanya atau tidak, maka lihatlah sebagai cara untuk meningkatkan peluang Anda, tetaplah tenang, (bahkan ketiak orang lain sedang emosi), dan jangan bersikap defensive, dan gunakan umpan balik untuk meningkatkan kinerja Anda.

e.       Pendekatan Umum untuk Mendapatkan Umpan Balik Pesan

Salah satu pendekatan umum yaitu cenderung mengabaikan umpan balik untuk keseluruhan pesan dan menganggap bahwa pesan telah disampaikan dengan pengertian yang sama. Pendekatan kedua adalah menyampaikan seluruh pesan kemudian bertanya “Apakah Anda sudah memiliki pertanyaan?” Dengan pendekatan ini biasanya umpan balik jarang didapatkan karena orang memilki kecenderungan untuk tidak bertanya. Dibawah ini adalah empat alasan mengapa orang tidak mengajukan pertanyaan.

§  Penerima merasa bodoh. Untuk mengajukan pertanyaan, terutama jika tidak ada orang lain pada saat mendenarkan pesan, mengajukan pertanyaan sering dianggap sebagai pengakuan tidak memeperhatikan atau tidak cukup memahami pesan.

§  Penerima bodoh. Kadang-kadang orang tidak cukup tahu mengenai isi pesan, apakah pesan tersebut tidak lengkap, tidak benar atau tunduk pada interpretasi. Penerima tidak mengajukan pertanyaan karena apa yang diakatan menganggap semua benar. Penerima tidak memahami pesan atau tidak tahy apa yang harus ditanyakan.

§  Penerima enggan untuk menunjukkan ketidaktahuan pengirim. Hal ini sangat umum ketika pengirim adalah seorang manajer dan penerima adalah karyawan. Karyawan sering takut bahwa mengajukan pertanyaan menunjukan bahwa manajer telh melakukan pekerjan yang buruk dalam mempersiapkan dan mengirim pesan, atau menunjukan bahwa manajer salah. Terlepas dari hal tersebut, pada umumnya akan tetap sama, dimana karyawan tidak dapat mengajukan pertanyaan ketika mereka tidak mengerti.

§  Penerima memiliki hambatan budaya. Hal tersebut dapat terjadi, misalnya di banyak Negara-negara Asia dianggap tidak sopan untuk tidak setuju dengan manajer, sehingga karyawan akan menjawab ya ketika ditanya oleh manajer jika pesan telah dipahami.

Setelah manajer mengirim pesan dan menanyakan apakan ada pertanyaan, mereka kemudian melanjutkan untuk membuat kesalahan umum lain. Sehingga manajer berasumsi bahwa tidak ada pertanyaan yang diajukan berarti komunikasi telah selesai, dan ada kesamaan pengertian pada pesan yang disampaikan. Pada kenyataannya, sering terjadi kesalahpahaman dalam pesan. Ketika yang dilakukan karyawan berbeda dengan yang diinginkan manajer, maka tugas tersebut harus dikerjakan ulang. Pada akhirnya yang sering terjadi adalah membuang-buang waktu, bahan, dan usaha.

Penyebab paling umum tidak dihasilkannya komunikasi yang baik adalah kurangnya mendapatkan umpan balik yang menjamin bahwa adanya kesamaan pemahaman terhadap pesan. Penggunaan pertanyaan dan paraphrase yang tepat dapat membantu Anda memastikan bahwa pesan Anda dapat tersampaikan dengan baik.

f.       Bagaimana Mendapatkan Umpan Balik Pesan

Berikut ini empat pedoman yang harus Anda gunakan ketika ingin mendapatkan umpan balik pesan. Hal ini dapat diterapkan untuk manajer dan non manajer.

§  Terbuka pada umpan balik. Tidak ada pertanyaan yang bodoh, mak ketiak seseorang mengajukan pertanyaan, Anda harus mau mendengarkan, dan sabar menjawab pertanyaan dan menjelaskan hal –hal yang ditanyakan dengan jelas. Jika orang lain merasa bahwa Anda marah jika mereka mengajukan pertanyaan, maka mereka tidak akan mengajukan pertanyaa.

§  Menyadaari komunikasi nonverbal. Anda harus memastikan bahwa komunikasi nonverbal Anda dapat mendorong orang lain untuk melakukan umpan balik. Misalnya jika Anda mengatakan untuk memberikan kesempatan bertanya pada orang lain tetapi ketika orang tersebut mengajukan pertanyaan dan nonverbal Anda memperlihatkan bahwa seolah-olah mereka bodoh atau tidak sabar, maka orang akan belajar untuk tdsk mengajukan pretanyaan. Anda juga harus membaca dan menyadari komunikasi non verbal orang lain. Misallnya, jika Anda sedngan menjelaskan tugas untuk Larry dan dia memiliki tatapan bingung di wajahnya, dia mungkin tidak bersedia untuk mengatakan bahwa dia tidak mengerti. Dalam kasus demikian, Anda harus berhenti dan mengklarifikasi pesan sebelum pesan tersebut dilaksanakan oleh Larry.

§  Mengajukan pertanyaan. Ketika Anda mengirim pesan, pesan perlu dipahami sebelum mengambil tindakan, sehingga tindakan tersebut tidak perlu diubah atau diulang. Berkomunikasi adalah tanggung jawab pengirim dan penerima pesan. Sehingga Anda harus mengajukan pertanyaan untuk memeriksa pemahaman peneriam pesan, bukan hanya bertanya, “Apakah Anda memiliki pertanyaa?” Pertanyaan langsung yang berkaitan dengan informasi spesifik yang telah Anda berikan akan menunjukan apakah penerima telah mendengarkan, dan apakah dia telah cukup mengerti untuk memberikan jawaban langsung. Jika respon yang didapat tidak sesuai, cobalah ulangi pesan Anda dengan memberikan lebih banyak contoh, atau menguraikan lebih lanjut tetang isi pesan. Anda juga dapat mengajukan pertanyaan langsung untuk mencapai umpan balik. Respon terhadap pertanyaan langsung akan memberitahu Anda tentang umpn baalim seseorang.

§  Menggunakan paraphrase. Indicator yang apaling akurat untuk menguur pemahaman penerima pesan adalah paraphrase. Bagaimana cara Anda untuk meminta penerima mengungkapakn isi pesan dengan bahasanya sendiri (paraphrase) akan mempengaruhi sikap penerima. Misalnya, jiaka Anda mengatakan “Joan, ceritakan apa yang saya katakan sehingga saya bisa yakin Anda tidak akan membuat kesalahan seperti biasa," mungkin kan memperlihatkan perilaku defensive di pihak Joan. Joan mungkin akan melakuakan kesalahan. Dibawah ini adalah contoh permintaan yang tepat untuk mendapatkan paraphrase.

“Sekarang ceritakan apa yang akan Andaa lakukan, jadi kita yakin bahwa kita berada dalam perjanjian”

“Apakah akan Anda ceritakan apa yang akan Anda lakukan, sehinggasya bisa yakin bahwa saya menjelaskan dengan jelas”

Yang perlu diperhatikan adalah, jenis permintaan untuk paraphrase harus mengahasilkan sikap positif terhadap pesan dan pengirim, menunjukan sikap kepedulian terhadap karyawan, dan menghasilkan komunikasi yang fektif.

g.      Umpan Balik Multilateral 360 Derajat

Sejauh ini, kita telah membahas metode informal untuk mendapatkan umpan balik. Sekarang kita akan beralih ke proses evaluasi formal menggunakan umpan balik multirater 360 derajat. Penggunaan umpan balik dari berbagai sumber telah menjadi populer sebagai sarana untuk memperbaiki kinerja. Hampir 500 perusahaan menggunakan beberapa jenis instrumen umpan balik multirater untuk mengevaluasi manajer mereka dan menjadi kunci kontribusi individu.

Seperti namanya, umpan balik 360 derajat didasarkan pada menerima evaluasi kinerja dari banyak orang. Kebanyakan bentuk evaluasi 360 derajat diselesaikan oleh orang yang sedang dievaluasi, oleh manajernya, teman sebaya, dan bawahan. Pelanggan, pemasok, dan orang-orang luar lainnya juga digunakan dalam proses umpan balik 360 derajat.

Saat diadakan evaluasi akhir karyawan, hal tersebut didasarkan pada beberapa sumber, mungkin lebih dari satu tujuan diselesaikan hanya oleh manajer. Namun, manajer mungkin menjadi orang yang memberikan evaluasi akhir, atau evaluasi mereka dapat diberikan paling berat. Jika Anda serius tentang karir Anda, sangat penting bagi Anda untuk fokus pada umpan balik dari manajer Anda dan melakukan apa yang diperlukan untuk menerima evaluasi yang baik. Karyawan biasanya menerima hasil evaluasi 360-derajat mereka dari seseorang di departemen sumber daya manusia atau dari konsultan eksternal yang sering membantu orang mengembangkan rencana kegiatan untuk meningkatkan kinerja. Manajer juga memiliki masukan ke dalam rencana untuk perbaikan dan bekerja dengan karyawan selama periode evaluasi berikutnya.

B.     Pelatihan

Pelatihan adalah salah satu dari kemampuan kepemimpinan yang paling banyak dibicarakan. Pelatihan menjadi dasar terhadap terjadinya umpan balik dan komunikasi: Pelatihan tersebut mencakup memberi umpan balik, yang memerlukan komunikasi. Pada bagian ini yang akan kita diskusikan adalah mengenai pelatihan dan kepemimpinan, bagaimana cara untuk memberikan umpan balik pelatihan, dan apa yang dimaksud dengan kritik—dan mengapa hal tersebut tidak dapat berjalan. Maka kita akan menyajikan satu model pelatihan yang bisa Anda gunakan dalam pekerjaan, dan diakhiri dengan singkat oleh pembhasan mengenai mentoring yang mungkin saja akan mempertimbangkan satu bentuk dari pelatihan.

1.      Pelatihan dan Kepemimpinan

Pelatihan adalah proses memberi umpan balik motivasional untuk memelihara dan membuktikan kinerja. Pelatihan dirancang untuk memaksimalkan kekuatan karyawan dan meminimumkan kelemahan karyawan. Pelatihan membantu para pemimpin berkonsentrasi pada tujuan, mengembangkan daya tahan, dan membangun kecerdasan interpersonal. Tujuannya hanya satu yaitu untuk membuat hidup lebih baik bagi karyawan dan organization. Manajer dari pola pikir manajemen tidak melihat pelatihan dalam deskripsi pekerjaan mereka. Namun bagaimanapun, para pemimpin dari pandangan pola pikir kepemimpinan melihat bahwa mengembangkan pengikut secara efektif merupakan bagian penting dari pekerjaan seorang pemimpin. Sebagai sarana untuk meningkatkan kinerja, organisasi harus melatih para manajer mereka untuk menjadi pelatih, dan keadaan seperti ini diperkirakan akan terus berlanjut. Dengan demikian, pelatihan dapat meningkatkat kinerja.

Mengembangkan keterampilan pelatihan Anda adalah salah satu bagian penting dalam membangun kepemimpinan Anda. Terlepas Anda adalah seorang manajer atau bukan manajer, atau Anda mungkin akan menjadi seorang pemimpin sekaligus pelatih. Pelatihan merupakan hal yang penting ketika seorang karyawan baru bekerja dan memasuki organisasi.

2.      Bagaimana Memberikan Umpan Balik untuk Pelatihan

Ketika orang mendengarkan kata pelatihan, mereka akan menganggap bahwa pelatihan berhubungan dengan atlit-atlit, tetapi seorang manajer juga memerlukan peatihan untuk mencari kinerja yang stabil dan perbaikan berkelanjutan. Keterampilan pelatihan atlit pada saat ini sedang digunakan dengan dalam dunia bisnis. Jika Anda telah mempunyai seorang pelatih yang baik, maka hal yang yang dia lakukan adalah untuk membantu memelihara dan meningkatkan kinerja Anda daripada anggota lainnya. Sewaktu-waktu dan dapat mengamati suatu acara olahraga, perhatikanlah dengan baik pelatih dalam acara olahraga tersebut dan belajarlah beberapa cara pelatihan yang dapat digunakan untuk melatih karyawan.

3.      Memberikan Pujian dan Pengakuan

Mengapa Anda memberikan pengenalan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka? Alasannya adalah sederhana: Karena hal tersebut memotivasi karyawan untuk memelihara dan meningkatkan kinerja. Setalah Anda mempelajari pentingnya memberikan pujian, dan bagaimana cara menggunakan model untuk memberikan pujian, kita tidak bisa terlalu menekankan akan pentingnya memberi pujian dan pengenalan, dan Anda tidak bisa memberikan terlalu banyak hal tesebut. Pengenalan meliputi pujian, penghargaan, dan upacara pengenalan. Penghargaan meliputi sertifikat prestasi, surat pujian, lencana, tanda peringatan, piala, medali, pita, pakaian, uang tunai, perjalanan, makanan, karyawan terbaik bulanan, dan lain sebagainya. Penghargaan adalah tindakan simbolis terima kasih untuk kontribusi kepada organisasi.

4.      Menghindari Menyalahkan dan Mempermalukan

Tujuan pelatihan adalah mengembangkan karyawan baik dari aspek pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan. Dengan begitu, perilaku kepemimpinan apapun yang memfokuskan pada membuat orang merasa kesulitan dan tidak membantu ke arah mengembangkan karyawan, adalah suatu yang dikatakan tidak baik. Sebagai contoh, jika seorang karyawan membuat suatu kekeliruan dan karyawan tersebut menyadarinya, maka tidak perlu dinyatakan secara lisan, karena dengan melakukan hal tersebut hanya akan membuat mereka merasa tidak enak. Pernyataan seperti, "Saya terkejut karena Anda telah melakukan XYZ,” atau “Saya kecewa terhadapa Anda,” maka diusahakan agar menghindari kata-kata tersebut. Disamping itu, para pemimpin yang efektif akan memperlakukan kesalahan sebagai pengalaman untuk belajar.

5.      Fokuskan pada Tindakan, bukan pada Pelaku

Tujuan dari pelatihan adalah untuk mencapai perilaku yang diinginkan, bukan untuk meremehkan orang. Gunakanlah contoh pelatihan yang menggambarkan cara pelatihan dengan memusatkan perubahan perilaku dari pada dengan cara memusatkan pelatihan pada orang yang dilatih. Ketika pelatihan yang dilaksanakan lebih memusatkan pada orang bukn pada perilaku, maka akan terjadi penempatan yang salah atau kebingungan atau bahkan meremehkan orang.

6.      Memberikan Umpan Balik Spesifik dan Deskriptif

Umpan balik spesifik sangat diperlukan untuk menghindari kebingungan pada perilaku tertentu yang perlu untuk ditingkatkan. Bandingkanlah pernyataaan tentang kritik pada bagian sebelumnya yang tidak spesifik, dengan pernyataan evaluasi diri yang lebih spesifik. Anda dapat memahami bagaimana orang yang dikritik mungkin tidak mengerti secara spesifik tentang apa yang manajer bicarakan, jadi kritik tersebut tidak dapat merubah orang tersebut walaupun mereka akan bersedia untuk melakukannya?

Umpan balik deskriftif merupakan umpan balik yang didasarkan pada fakta atau kesimpulan. Sebuah fakat memungkinkan untuk diamati dan dibuktikan, sedangkan kesimpulan tidak bisa. Dalam situasi tertentu, manajer bisa mengamati dan membuktikan bahwa karyawan membuat lebih banyak kesalahan minggu ini dibandingkan dengan minggu sebelumnya. Bagaimanpun manajer tidak dapat mengamati atau membuktikan mengapa hal tersebut bisa terjadi. Manajer dapat menyimpulkan berbagai alasan yang dapat mengubah perilaku karyawan tersebut, seperti malas, sakit, atau masalah lainnya. Oleh karena itu, berikanlah umpan balik berdasarkan fakta dari pada umpan balik berdasarkan kesimpulan, karena berdasarkan faakta akan cenderung lebih positif, sementara umpan balik berdasarkan kesimpulan cenderung menjadi kritik yang lebih negative.

7.      Memberikan Pembinaan Umpan Balik

Evaluasi diri dapat menjadikan pekerjaan menjadi lebih baik, terutama ketika kinerja perlu untuk dipertahankan dari pada ditingkatkan. Namun, hal tersebut tidak selamanya sesuai, jika terlalu sering digunakan, maka akan membatasi kesuksesan. Namun, sewaktu-waktu Anda akan melakukan pembinaan tanpa evaluasi diri. Hal tersebut sangat penting untuk mendapatkaan respon positif terhadap perilaku dan hasil negative, cara untuk melakukan inii adalah dengan tidak melakuakan kesalahan tetapi dengan menawarkan manfaat dari perilku positif.

8.      Pendampingan (Mentoring)

Mentoring adalah bentuk pembinaan di mana seorang manajer yang lebih berpengalaman membantu anak didik yang kurang berpengalaman. Dengan demikian, 10 tips untuk pembinaan/pelatihan berlaku juga untuk mentoring. Namun, mentoring cakupannya lebih luas dari pada pelatihan. Para mentor formal biasanya berada pada tingkat yang lebih tinggi dari manajemen dan bukan merupakan bawahan manajer secara langsung. Keluaraga, teman-teman dan rekan kerja juga bisa menjadi mentor. Tanggung jawab utamanya adalah untuk melatih anak didik dengan menyediakan nasihat karir yang baik dan membantu mengembangkan keterampilan kepemimpinan yang diperlukan untuk membentuk manajemen karir yang sukses. Namun, anak didik tidak harus mencoba untuk menjadi seperti mentor, kita semua memang perlu belajar dari orang lain namun kita perlu menjadi diri sendiri untuk menjadi efektif.

Studi penelitian telah menemukan bahwa hasil mentoring sanagt berperan dalam kemajuan karir yang lebih baik dan kepuasan kerja bagi anak didik. Berdasarkan keberhasilan mentoring, banyak organisasi-termasuk IRS, Hewlett-Packard, dan IBM-memiliki program mentoring formal, sementara yang lain memiliki mentoring informal.

Kita semua membutuhkan mentor, jadi jangan menunggu seseorang meminta Anda untuk mencari mentor. Jika organisasi Anda memiliki program mentoring formal, cobalah untuk mendaftar dalam kegiatan tersebut. Jika itu adalah mentoring informal, banyaklah bertanya tentang cara mendapatkan mentor, dan ajukan pertanyaan-pekerjaan atau yang berhubungan dengan karier dan mintalah saran.

C.    Mengelola Konflik

Tidak ada masalah yang lebih penting bagi hubungan manusia daripada konflik. Konflik ada setiap kali orang dalam perselisihan dan oposisi. Di tempat kerja, konflik tidak bisa dihindari karena orang tidak melihat hal-hal dengan cara yang sama. Kesuksesan organisasi didasarkan pada seberapa baik berurusan dengan konflik. Pada bagian ini kita membahas kontrak psikologis, konflik dan kepemimpinan, dan menyajikan lima gaya manajemen konflik dapat Anda gunakan untuk menyelesaikan konflik. Para manajer menghabiskan banyak waktu dan energi untuk menangani konflik. Upaya penanganan konflik sangat penting dilakukan, karena setiap jenis perubahan dalam suatu organisasi cenderung mendatangkan konflik.

Sebagaimana saat ini, dalam rangka otonomi daerah, banyak sekali perubahan institusional yang terjadi, yang tidak saja berdampak pada perubahan struktur dan personalia, tetapi juga berdampak pada terciptanya hubungan pribadi dan organisasional yang berpotensi menimbulkan konflik. Di samping itu, jika konflik tidak ditangani secara baik dan tuntas, maka akan mengganggu keseimbangan sumberdaya, dan menegangkan hubungan antara orang-orang yang terlibat. Kegagalan dalam menangani konflik dapat mengarah pada akibat yang mencelakakan. Konflik dapat menghancurkan organisasi melalui penciptaan dinding pemisah di antara rekan sekerja, menghasilkan kinerja yang buruk, dan bahkan pengunduran diri.

Para manajer organisasi publik harus menyadari bahwa konflik disebabkan oleh faktor-faktor yang berlainan, maka model yang digunakan dalam pengelolaan konflik juga berlainan, tergantung keadaan. Memilih sebuah model pemecahan konflik yang cocok tergantung pada beberapa faktor, termasuk alasan mengapa konflik terjadi, dan hubungan khusus antara pimpinan dengan pihak yang terlibat konflik. Efektivitas pimpinan organisasi dalam menangani konflik tergantung pada seberapa baik mereka memahami dinamika dasar dari konflik, dan apakah mereka dapat mengenali hal-hal penting yang terdapat dalam konflik tersebut.

Konflik bukanlah suatu fenomena yang obyektif dan nyata, tetapi ia ada dalam benak orang-orang yang terlibat dalam konflik tersebut. Karena itu untuk menangani konflik, seseorang perlu bersikap empati, yaitu memahami keadaan sebagaimana yang dilihat oleh para pelaku penting yang terlibat konflik. Unsur yang penting dalam manajemen konflik adalah persuasi.

Ada 5 cara untuk mengelola konflik yaitu:

§  Integrating (Problem Solving) yaitu dengan cara dimana pihak-pihak yang berkepentingan secara bersama-sama mengidentifikasikan masalah yang dihadapi, mencari, mempertimbangkan dan memilih solusi dalam pemecahan suatu konflik. Cara ini sangat tepat untuk konflik yang disebabkan oleh kesalahpahaman.

§  Obliging (Smoothing) yaitu seseorang lebih memusatkan perhatian pada upaya untuk memuaskan pihak lain daripada diri sendiri. Dan berupaya mengurangi perbedaan dan menekan pada persamaan atau kebersamaan di antara pihak-pihak yang terlibat.

§  Dominating (Forcing) yaitu Orientasi pada diri sendiri yang tinggi dan rendahnya kepedulian terhadap orang lain. Cara ini juga disebut memaksa karena menggunakan legalitas formal dalam penyelesaikan konflik.

§  Avoiding yaitu suatu taktik menghindar atau hanya untuk menyelesaikan konflik yang disebabkan karena hal yang sepele. Namun cara ini hanya bersifat sementara dan tidak menyelesaikan pokok masalah.

§  Compromising yaitu menepatkan seseorang pada posisi moderat, yang secara seimbang memadukan antara kepentingan sendiri dan kepentingan orang lain dan merupakan pendekatan saling memberi dan menerima dari pihak yang terlibat konflik.

Dari cara-cara tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyelesaikan suatu konflik haruslah dilihat dari berbagai sisi, yaitu latar belakangnya, kategori pihak-pihak yang terkait, masalah yang dihadapi, dan kompleksitas organisasi.

1.      Paradigma Mengenai Konflik

Terdapat tiga pandangan mengenai konflik. Hal ini disebabkan karena adanya pandangan yang berbeda mengenai apakah konflik merugikan, hal yang wajar atau justru harus diciptakan untuk memberikan stimulus bagi pihak-pihak yang terlibat untuk saling berkompetisi dan menemukan solusi yang terbaik. PAndangan itu adalah sebagai berikut:

Pandangan Tradisional (The Traditional View). Pandangan ini menyatakan bahwa semua konflik itu buruk. Konflik dilihat sebagai sesuatu yang negatif, merugikan dan harus dihindari. Untuk memperkuat konotasi negatif ini, konflik disinonimkan dengan istilah violence, destruction, dan irrationality.

Pandangan Hubungan Manusia (The Human Relations View). Pandangan ini berargumen bahwa konflik merupakan peristiwa yang wajar terjadi dalam semua kelompok dan organisasi. Konflik merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari, karena itu keberadaan konflik harus diterima dan dirasionalisasikan sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi peningkatan kinerja organisasi.

Pandangan Interaksionis (The Interactionist View). Pandangan ini cenderung mendorong terjadinya konflik, atas dasar suatu asumsi bahwa kelompok yang koperatif, tenang, damai, dan serasi, cenderung menjadi statis, apatis, tidak aspiratif, dan tidak inovatif. Oleh karena itu, menurut aliran pemikiran ini, konflik perlu dipertahankan pada tingkat minimun secara berkelanjutan, sehingga kelompok tetap bersemangat (viable), kritis-diri (self-critical), dan kreatif.

2.      Konflik dan Kepemimpinan

Banyak pemimpin terus-menerus terkena konflik. Penelitian menunjukkan dari manajer mencurahkan sekitar satu - seperlima dari waktu mereka untuk menangani konflik. Kemudian penanganan konflik secara konstruktif adalah keterampilan kepemimpinan yang paling penting. Kemampuan pemimpin untuk menyelesaikan konflik akan berdampak langsung terhadap keberhasilan kepemimpinan Anda. Dengan kecenderungan menuju kerja sama tim, keterampilan konflik semakin penting untuk membuat tim decion. Dalam ekonomi global, Anda harus peka terhadap perbedaan budaya sehingga Anda tidak membuat konflik tambahan berdasarkan keragaman. Banyak kualitas yang orang lihat dari seorang pemimpin yaiut kemampuan untuk melihat apa yang terjadi, kepekaan diri yang tinggi, keterampilan untuk memotivasi dan menginspirasi orang lain, keterampilan berkomunikasi dan mendengarkan, kemampuan untuk melihat gambar besar tujuan perusahaan dan mengarahkan orang ke sana. Satu hal yang seringkali tidak terdapat di ‘top 10’ keterampilan yang harus dimiliki, adalah kemampuan untuk mengatasi konflik, untuk menciptakan konflik dan menyelesaikannya.

3.      Kontrak Psikologis

Kontrak psikologis dalam suatu organisasi adalah hal yang penting untuk menghasilkan komitmen yang baik antara pegawai dan manajer. Kontrak psikologis adalah suatu kumpulan harapan-harapan tidak tertulis yang ada dalam diri setiap individu dalam organisasi (tanpa memAndang hirarki jabatan) yang selalu ada sepanjang individu tersebut ada dalam organisasi tersebut. Kunci dari kontrak psikologis adalah mutualitas diantara individu dengan individu, maupun individu dengan organisasi, mutualitas ini muncul dan hanya terjadi jika masing-masing dari pihak yang berkepentingan memiliki tujuan yang ingin dicapainya dan mereka yakin bisa mencapainya, dan untuk menyeimbangkan kontrak psikologis tersebut kedua belah pihak yang berkepentingan harus merasa bahwa mutualitas ini akan menghasilkan sesuatu yang bernilai.

Kontrak psikologis sebagai kontrak informal tidak tertulis yang terdiri dari ekspektasi karyawan dan atasannya mengenai hubungan kerja yang bersifat timbal balik. Artinya, kontrak psikologis muncul ketika karyawan menyakini bahwa kewajiban perusahaan pada karyawan akan sebanding dengan kewajiban yang diberikan karyawan kepada perusahaan sebagai contoh karyawan berkeyakinan bahwa perusahaan akan menyediakan keamanan kerja dan kesempatan promosi dan berkomitmen terhadap perusahaan. Kepuasan kerja secara empiris dipAndang sebagai salah satu faktor yang dapat menunjang karyawan agar bekerja dengan hAndal dalam menyelesaikan tugasnya. Kepuasan kerja adalah emosi atau perasaan individu yang menyenangkan terhadap pekerjaan yang dilaksanakan yang ditAndai dengan imbalan, keadaan pekerjaan, kesempatan berpromosi bimbingan dan dorongan rekan kerja.

Kinerja individu yang efektif menekankan pada sejauh mana individu tersebut melakukan tugas pekerjaan, apakah hanya sebatas menjalankan tugas sesuai dengan peranannya (in-role) atau melaksanakan tugasnya melebihi peranan yang seharusnya (extra-role). Individu yang dengan sukarela melaksanakan tugasnya melebihi peranannya adalah individu yang memiliki motivasi yang kuat dalam bekerja, memiliki kepuasan dalam bekerja dan adanya perasaan yang diakibatkan dari terpenuhinya kontrak psikologis pegawai/karyawan, sehingga kinerja karyawan tercapai.

Semua hubungan manusia bergantung pada kontrak psikologis. Kontrak psikologis adalah harapan implisit tertulis dari masing-masing pihak dalam suatu hubungan. Di tempat kerja, Anda memiliki satu set harapan apa yang akan memberikan kontribusi kepada organisasi (tenaga, waktu, keterampilan), dan apa yang akan memberikan kepada Anda (kompensasi, pekerjaan satisfaction).

4.      Konflik Timbul dengan Melanggar Kontrak Psikologis

Kontrak psikologis rusak untuk dua alasan utama: (1) Kami gagal untuk membuat harapan eksplisit kita sendiri dan gagal untuk menyelidiki harapan dari pihak lain. (2) Kami furher berasumsi bahwa pihak lain memiliki harapan yang sama yang kita pegang. Jadi selama orang memenuhi harapan kita, semuanya baik-baik saja, tetapi ketika mereka tidak memenuhi harapan kita, kita berada dalam konflik. Oleh karena itu penting untuk berbagi informasi dan bernegosiasi secara tegas. Kontrak Psikologis merupakan harapan tidak tertulis bahwa tenaga kerja dan pemberi kerja mempunyai sifat alamiah dari hubungan kerja mereka.

Kotrak tidak tertulis itu terutama terkait dengan harapan bahwa tenaga kerja akan melakukan “yang terbaik” bagi organisasi dan organisasi akan melakukan “yang terbaik” bagi tenaga kerja. Berbagai penelitian telah menunjukkan bahwa pelanggaran kontrak psikologis berdampak negative terhadap kinerja individu maupun organisasi. Turnley & Feldman (1999) mengemukakan bahwa pelanggaran terhadap kontrak psikologis oleh pemberi kerja berdampak pada meningkatnya jumlah pekerja yang meninggalkan organisasi, meningkatnya protes dan penolakan terhadap kebijakan organisasi, serta menurunnya loyalitas pekerja.

Nadin & Williams (2012) menyoroti bahwa penelitian terkait kontrak psikologis cenderung berat sebelah. Penelitian lebih banyak menyoroti dampak pelanggaran kontrak yang dilakukan pemberi kerja tapi kurang menyoroti pelanggaran kontrak yang dilakukan oleh pekerja. Oleh karena itu, dalam penelitian mereka, Nadin & Williams (2012) berhasil menunjukkan dampak yang terjadi pada pemberi kerja ketika kontrak psikologis itu dilanggar oleh pekerja.

5.      Jenis-Jenis Konflik

Terdapat berbagai macam jenis konflik, tergantung pada dasar yang digunakan untuk membuat klasifikasi. Ada yang membagi konflik berdasarkan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, ada yang membagi konflik dilihat dari fungsi dan ada juga yang membagi konflik dilihat dari posisi seseorang dalam suatu organisasi.

a.      Konflik Dilihat dari Posisi Seseorang dalam Struktur Organisasi

Jenis konflik ini disebut juga konflik intra keorganisasian. Dilihat dari posisi seseorang dalam struktur organisasi, Winardi membagi konflik menjadi empat macam. Keempat jenis konflik tersebut adalah sebagai berikut :

§  Konflik vertikal, yaitu konflik yang terjadi antara karyawan yang memiliki kedudukan yang tidak sama dalam organisasi. Misalnya, antara atasan dan bawahan.

§  Konflik horizontal, yaitu konflik yang terjandi antara mereka yang memiliki kedudukan yang sama atau setingkat dalam organisasi. Misalnya, konflik antar karyawan, atau antar departemen yang setingkat.

§  Konflik garis-staf, yaitu konflik yang terjadi antara karyawan lini yang biasanya memegang posisi komando, dengan pejabat staf yang biasanya berfungsi sebagai penasehat dalam organisasi.

§  Konflik peranan, yaitu konflik yang terjadi karena seseorang mengemban lebih dari satu peran yang saling bertentangan.

b.      Konflik Dilihat dari Pihak yang Terlibat di Dalamnya

Berdasarkan pihak-pihak yang terlibat di dalam konflik, Stoner membagi konflik menjadi lima macam , yaitu:

§  Konflik dalam diri individu (conflict within the individual). Konflik ini terjadi jika seseorang harus memilih tujuan yang saling bertentangan, atau karena tuntutan tugas yang melebihi batas kemampuannya. Termasuk dalam konflik individual ini, menurut Altman, adalah frustasi, konflik tujuan dan konflik peranan .

§  Konflik antar-individu (conflict between individuals). Terjadi karena perbedaan kepribadian antara individu yang satu dengan individu yang lain.

§  Konflik antara individu dan kelompok (conflict between individuals and groups). Terjadi jika individu gagal menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok tempat ia bekerja.

§  Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama (conflict among groups in the same organization). Konflik ini terjadi karena masing-masing kelompok memiliki tujuan yang berbeda dan masing-masing berupaya untuk mencapainya. Masalah ini terjadi karena pada saat kelompok-kelompok makin terikat dengan tujuan atau norma mereka sendiri, mereka makin kompetitif satu sama lain dan berusaha mengacau aktivitas pesaing mereka, dan karenanya hal ini mempengaruhi organisasi secara keseluruhan .

§  Konflik antar organisasi (conflict among organizations). Konflik ini terjadi jika tindakan yang dilakukan oleh organisasi menimbulkan dampak negatif bagi organisasi lainnya. Misalnya, dalam perebutan sumberdaya yang sama.

c.       Konflik Dilihat dari  Segi Fungsi

Dilihat dari  segi fungsi, Robbins membagi konflik menjadi dua macam, yaitu:

• Konflik fungsional (Functional Conflict)

Konflik fungsional adalah konflik yang mendukung pencapaian tujuan kelompok, dan memperbaiki kinerja kelompok.

• Konflik disfungsional (Dysfunctional Conflict).

Konflik disfungsional adalah konflik yang merintangi pencapaian tujuan kelompok. Menurut Robbins, batas yang menentukan apakah suatu konflik fungsional atau disfungsional sering tidak tegas (kabur). Suatu konflik mungkin fungsional bagi suatu kelompok, tetapi tidak fungsional bagi kelompok yang lain. Begitu pula, konflik dapat fungsional pada waktu tertentu, tetapi tidak fungsional di waktu yang lain. Kriteria yang membedakan apakah suatu konflik fungsional atau disfungsional adalah dampak konflik tersebut terhadap kinerja kelompok, bukan pada kinerja individu. Jika konflik tersebut dapat meningkatkan kinerja kelompok, walaupun kurang memuaskan bagi individu, maka konflik tersebut dikatakan fungsional. Demikian sebaliknya, jika konflik tersebut hanya memuaskan individu saja, tetapi menurunkan kinerja kelompok maka konflik tersebut disfungsional.

Konflik merupakan bagian inharent dari kegiatan organisasi. Orang sering berpikir konflik sebagai fighging dan melihatnya sebagai mengganggu. Ketika konflik tidak diselesaikan secara efektif, consequenses negatif terjadi. Ketika konflik mencegah pencapaian tujuan organisasi, itu adalah konflik negatif atau disfungsional. Namun, itu bisa menjadi positif. Konflik fungsional ada ketika perselisihan dan oposisi mendukung pencapaian tujuan organisasi. Konflik fungsional meningkatkan kualitas keputusan kelompok dan menyebabkan perubahan yang inovatif. Pertanyaannya sekarang bukan apakah konflik adalah negatif atau positif, tapi bagaimana mengelola konflik untuk manfaat organisasi.

6.      Faktor-Faktor Penyebab Timbulnya Konflik

Menurut Robbins (1996), konflik muncul karena ada kondisi yang melatar - belakanginya (antecedent conditions). Kondisi tersebut, yang disebut juga sebagai sumber terjadinya konflik, terdiri dari tiga ketegori, yaitu: komunikasi, struktur, dan variabel pribadi.

a.       Komunikasi: komunikasi yang buruk, dalam arti komunikasi yang menimbulkan kesalah-pahaman antara pihak-pihak yang terlibat, dapat menjadi sumber konflik. Suatu hasil penelitian menunjukkan bahwa kesulitan semantik, pertukaran informasi yang tidak cukup, dan gangguan dalam saluran komunikasi merupakan penghalang terhadap komunikasi dan menjadi kondisi anteseden untuk terciptanya konflik.

b.      Struktur: istilah struktur dalam konteks ini digunakan dalam artian yang mencakup: ukuran (kelompok), derajat spesialisasi yang diberikan kepada anggota kelompok, kejelasan jurisdiksi (wilayah kerja), kecocokan antara tujuan anggota dengan tujuan kelompok, gaya kepemimpinan, sistem imbalan, dan derajat ketergantungan antara kelompok. Penelitian menunjukkan bahwa ukuran kelompok dan derajat spesialisasi merupakan variabel yang mendorong terjadinya konflik. Makin besar kelompok, dan makin terspesialisasi kegiatannya, maka semakin besar pula kemungkinan  terjadinya konflik.

c.       Variabel Pribadi: sumber konflik lainnya yang potensial adalah faktor pribadi, yang meliputi: sistem nilai yang dimiliki tiap-tiap individu, karakteristik kepribadian yang menyebabkan individu memiliki keunikan (idiosyncrasies) dan berbeda dengan individu yang lain. Kenyataan menunjukkan bahwa tipe kepribadian tertentu, misalnya, individu yang sangat otoriter, dogmatik, dan menghargai rendah orang lain, merupakan sumber konflik yang potensial. Jika salah satu dari kondisi tersebut terjadi dalam kelompok, dan para karyawan menyadari akan hal tersebut, maka muncullah persepsi bahwa di dalam kelompok terjadi konflik. Keadaan ini disebut dengan konflik yang dipersepsikan (perceived conflict). Kemudian jika individu terlibat secara emosional, dan mereka merasa cemas, tegang, frustrasi, atau muncul sikap bermusuhan, maka konflik berubah menjadi konflik yang dirasakan (felt conflict). Selanjutnya, konflik yang telah disadari dan dirasakan keberadaannya itu akan berubah menjadi konflik yang nyata, jika pihak-pihak yang terlibat mewujudkannya dalam bentuk perilaku. Misalnya, serangan secara verbal, ancaman terhadap pihak lain, serangan fisik, huru-hara, pemogokan, dan sebagainya.

7.      Konsep Manajemen Konflik

Karena setiap negosiasi memiliki potensi konflik dalam seluruh prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternatif penyelesaian konflik dipAndang dari sudut menang – kalah masing-masing pihak, ada empat kuadran manajemen konflik:

a.      Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik)

Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain. Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan.

b.      Kuadran Menang-Kalah (Persaingan)

Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak. Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

c.       Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi)

Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah – mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan. Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita bersama bisa menuju ke kuadran pertama.

d.      Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi)

Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya. Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh . Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.

8.      Gaya Manajemen Konflik

Keterampilan manajemen konflik dapat dikembangkan dengan traning yang tepat. Dalam diskusi ini, kita lebih fokus pada penyelesaian konflik dalam kehidupan pribadi dan keprofesional kurang pada menengahi konflik konflik antara lain. Kepedulian terhadap kebutuhan orang lain dan perhatian untuk kebutuhan Anda sendiri. Ini hasil keprihatinan dalam tiga jenis perilaku:

§  Sebuah keprihatinan rendah untuk kebutuhan Anda sendiri dan kepedulian yang tinggi terhadap orang lain perlu menghasilkan pasif Perilaku.

§  Sebuah kepedulian yang tinggi untuk kebutuhan Anda sendiri dan perhatian yang rendah untuk hasil kebutuhan lain dalam bahavior agresif.

§  Sebuah keprihatinan sedang atau tinggi untuk kebutuhan Anda sendiri dan orang lain harus menghasilkan tegas perilaku.

1)      Gaya Tanggapan Konflik

Marshall (1995) mengkategorikan gaya penanganan konflik bersandar pada dua variabel, yaitu cooperativeness (derajat upaya satu pihak untuk memuaskan kepentingan pihak lain dan assertiveness (derajat upaya satu pihak untuk memuaskan kepentingannya sendiri). Perpaduan dua variabel tersebut menghasilkan lima gaya tanggapan konflik sebagai berikut:

a.      Pengabaian (Penghindaran)

Suatu tindakan untuk menghindari konflik yang dinilai akan menindas atau menciptakan konflik yang berkepanjangan. Cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Penghindaran/pengabaian bisanya dilakukan oleh pihak yang memiliki kekuatan yang lebih tinggi dan menilai bahwa pihak lain memiliki kekuatan yang tidak signifikan. Atau bisa juga karena kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Satu pihak tidak memaksakan keinginannya pada pihak lain dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain. Cara ini sebetulnya hanya bisa dilakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan individu dan kelompok, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan.

b.      Akomodasi

Suatu tindakan untuk meredakan tekanan pihak lain dengan cara menempatkan kepentingan orang lain di atas kepentingannya sendiri. Tindakan ini lazim diambil oleh pihak yang lebih lemah dalam situasi konflik. Dengan kata lain pihak yang bersangkutan kalah sedangkan pihak lain menang. Ini berarti pihak yang bersangkutan berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini digunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang diinginkan. Mengalah dalam hal ini bukan berarti kalah, tetapi demi menciptakan suasana yang memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan pihak lain sehingga selanjutnya pihak-pihak yangb berkonflik dapat bersama bisa menuju ke arah kolaborasi.

c.       Kompetisi (Menang/Kalah)

Tindakan yang dilakukan oleh seseorang untuk memuaskan kepentingannya tanpa mempertimbangkan pengaruhnya terhadap kepentingan pihak lain, dengan kata lain satu pihak memastikan bahwa dia yang memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Keputusan berkompetisi ini lazimnya muncul jika: (a) pihak yang bersangkutan menilai bahwa dirinya memiliki kekuatan yang cukup untuk melakukan kompetisi. (b) pihak yang bersangkutan menilai bahwa pihak lain akan bersikap sama dengan dirinya. Pihak yang bersangkutan menggunakan kekuasaan atau pengaruhnya untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut ia yang keluar sebagai pemenang. Dalam konteks diskusi kelompok, biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak. Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

d.      Kompromi

Tindakan bersama yang bersifat mencari jalan tengah yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang berkonflik. Dalam tindakan ini, tidak jelas siapa yang menang dan siapa yang kalah. Dalam tindakan kompromi kepuasan yang sejati biasanya tidak tercapai.

e.       Kolaborasi (Penyelesaian Masalah)

Tindakan yang diambil oleh semua pihak yang berkonflik untuk menghasilkan tindakan yang memuaskan semua pihak yang terlibat. Tindakan kolaborasi dilakukan melalui proses klarifikasi perbedaan dan bukan sekedar mengakomodasi kepentingan. Kolaborasi merupakan tindakan: “menang-menang”. Dengan demikian, tujuannya adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya. Tindakan kolaborasi lazimnya dilakukan pada kondisi tidak memungkinkan untuk berkompetisi, karena kompetisi akan lebih merugikan pihak yang terlibat, dan intensitas konfliknya sudah mencapai tahap yang tidak mungkin dihindari.

2)      Macam-Macam Gaya Manajemen Konflik

Ada macam-macam label deskriptif untuk lima macam gaya, sebagai berikut:

a.      Gaya pesaing

Gaya bersaing berorientasi pada kekuasaan, dan konflik dihadapi dengan strategi menang/kalah. Pada sisi negatif, seorang pesaing mungkin melakukan tekanan, intimidasi bahkan paksaan kepada pihak-pihak lain yang terlibat dalam konflik. Pada sisi positif, gaya bersaingan demikian mungkin diperlukan apabila dituntut adanya suatu tindakan desisif cepat, atau apabila perlu dilaksanakan tindakan-tindakan penting yang tidak bersifat populer.

b.      Manajer yang menghindari diri dari konflik

Gaya memanaje konflik dengan menghindarkan diri dari konflik cenderung kearah bersikap netral sewaktu adanya keharusan untuk mengambil posisi atau sikap tertentu. Gaya ini dapat diterapkan apabila konflik yang terjadi tidak berdampak terlalu banyak terhadap efektivitas manajerial. Tindakan ini tepat untuk mengurangi ketegangan yang terjadi.

c.       Akomodator

Gaya akomodator menghendaki konflik diselesaikan tanpa masing-masing pihak yang terlibat dalam konflik, menyajikan pAndangan-pAndangan mereka dengan keras dan berarti. Gaya ini bermanfaat apabila sebuah konflik lebih penting bagi orang lainnya, memberikan pengalaman dan perasaan menang bagi orang lain, dan menjadikan orang tersebut lebih reseptif tentang persoalan lain yang lebih penting.

d.      Manajemen yang Menekankan Kompromi

Gaya manajemen ini adalah gaya yang paling realitas yang dapat memberikan hasil dalam jangka waktu yang disediakan untuk menyelesaikan konflik. Apabila dalam kompromi para partisipan turut berbagi dalam kondisi kemenangan maupun kekalahan, maka ini merupakan variasi dari strategi “menang-menang”. Akan tetapi apabila kompromi dilakukan untuk melunakkan persoalan dan menggerogoti kepercayaan diantara pihak yang berkonflik, maka ini mendekati strategi “kalah-kalah”.

e.       Kolaborator

Gaya manajemen konflik ini bisa dilakukan apabila pihak-pihak yang berkonflik merumuskan kembali persoalannya dan kemudian dicari pemecahannya. Manajemen konflik gaya ini perlu dilakukan apabila persoalan-persoalan yang menimbulkan konfli penting bagi kedua belah pihak yang berkonflik. Maka dari itu sekalipun sulit dan membutuhkan biaya-biaya besar tetap harus diupayakan.

3)      Metode-metode Manajemen Konflik 

a.      Metode Stimulasi Konflik

Metode ini dilakukan dengan keyakinan bahwa konflik juga memiliki dampak positif dalam organisasi. Metode ini beranggapan konflik dapat menimbulkan dinamika dan pencapaian cara-cara yang lebih baik dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu kelompok. Manajer perlu merangsang timbulnya persaingan dan konflik yang dapat mempunyai efek penggembelangan.

Adapun cara-cara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

• Memasukkan dan menempatkan orang luar kedalam kelompok
• Menyusun kembali organisasi
• Menawarkan bonus, membayar insentif dan penghargaan untuk pendorong persaingan
• Memilih manajer-manajer yang tepat
• Memberikan perlakuan yang berbeda dengan biasanya.

b.      Metode Pengurangan Konflik

Artinya adalah mengelola konflik dengan mendinginkan suasana tetapi tidak menangani masalah-masalah penyebab konflik. Metode ini bisa dilakukan dengan seperti berikut:

• Mengadakan kontak sosial yang menyenangkan antara kelompok-kelompok dengan makan bersama atau liburan bersama.
• Mengganti tujuan yang menimbulkan konflik dengan tujuan yang lebih biasa dierima kedua kelompok.
• Mempersatukan kedua kelompok yang berkonflik untuk menghadapi musuh atau ancaman yang sama. Cara ini bisa dilakukan dengan memberikan informasi positif tentang kelompok yang berhadapan dengan mereka sehingga mereka akan bernegosiasi untuk menghadapi.

c.       Metode Penyelesaian Konflik

Metode-metode yang digunakan dalam penyelesaian konflik adalah sebagai berikut:

1)      Dominasi dan penekanan, cara-caranya adalah dengan perincian dibawah ini:

·         Memaksakan atau kekerasan yang bersifat penekanan otokratik. Ketaatan harus dilakukan oleh pihak yang kalah kepada otoritas lebih tinggi atau kekuatan lebih besar.

·         Meredakan atau menenangkan, metode ini lebih terasa diplomatik dan manajer membujuk salah satu pihak untuk mengalah dalam upaya menekan dan meminimasi ketidak sepahaman. Cara ini berisiko ada pihak yang merasa ada yang di anakmaskan oleh manajer.

·         Menghindari, cara ini menuntut manajer untuk tidak ada pada satu posisi tertentu. Manajer berpura-pura bahwa tidak terjadi konflik dan mengulur-ulur waktu sampai mendapat lebih banyak informasi tentang hal tersebut. Apabila manajer memilih cara ini maka tidak akan ada pihak yang merasa puas.

·         Penyelesaian melalui suara terbanyak, menyelesaikan konflik dengan melakukan pemungutan suara. Resikonya pihak yang akan merasa dirinya lemah tanpa kekuatan dan mengalami frustasi.

2)      Kompromi

Dalam metode ini manajer mencoba untuk mencari jalan tengah dengan meyakinkan para pihak yang berkonflik untuk mengorbankan sasaran-sasaran tertentu. Hal ini dilakukan untuk memperoleh sasaran-sasaran lain yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang berkonflik.

Cara-cara yang biasanya dilakukan adalah sebagai berikut:

·         Pemisahan, pihak-pihak yang sedang berkonflik di pisahkan sampai menemukan solusi atas masalah mereka.

·         Arbitrasi atau pewasitan, adanya peran orang ketiga biasanya sang manajer diminta pendapatnya untuk menyelesaikan masalah

·         Kembali ke peraturan-peraturan yang berlaku ketika tidak ditemukan titik temu antara kedua belah pihak.

·         Ada juga yang melakukan tindakan penyuapan yang dilakukan oleh salah satu pihak kepada pihak lain yang terlibat konflik untuk mengakhiri konflik.

3)      Pemecahan Masalah Integrative

Metode ini dilakukan secara bersama untuk terbuka demi ditemukannya sebuah pemecahan yang dapat diterima oleh kedua belah pihak. Metode ini menggunakan 3 pendekatan metode, sebagai berikut:

·         Konsensus

Dalam metode ini tidak akan ada pihak yang menang karena kedua belah pihak sengaja dipertemukan untuk mencapai solusi terbaik bukan yang hanya menyelesaikan masalah dengan cepat.

·         Konfrontasi

Semua pihak yang berkonflik mengeluarkan pAndangan mereka masing-masing secara langsung dan terbuka. Hal ini dilakukan untuk menemukan alasan-alasan terjadinya konflik untuk dicari penyelesaiannya secara terbuka. Metode ini membutuhkan kepemimpinan yang terampil untuk memperoleh solusi yang rasional.

9.      Keuntungan dan  Kerugian yang Diakibatkan oleh Konflik yang Terjadi dalam Sebuah Organisasi/Perusahaan

Bila terjadi sebuah konflik misalnya di sebuah perusahaan, maka akan ada keuntungan-keuntungan yang didapatkan yaitu sebagai berikut:

·         Konflik meningkatkan pertumbuhan, melalui pembelajaran untuk mengatasi tantangan-tantangan dalam satu kebersamaan dengan orang lain.

·         Konflik meningkatkan kreativitas dan perubahan sebagai solusi untuk mengatasi perbedaaan-perbedaan diantara orang-orang yang terlibat.

·         Konflik meningkatkan perkembangan keahlian interpersonal karena setiap individu berusaha untuk berhubungan meskipun ada perbedaan diantara mereka.

·         Konflik meningkatkan pengertian yang saling menguntungkan tentang perbedaan berbagai nilai, aspirasi dan kebudayaan (kadang kala orang-orang tidak sedang berusaha mempersulit dirinya, mereka hanya memiliki pola pikir yang berbeda).

·         Konflik meningkatkan perubahan dan perkembangan social, karena masyarakat berubah dan berkembang dan kebudayaan terbuka.

·         Konflik meningkatkan pertumbuhan, karena proses pemecahan masalah mengatasi stagnasi status quo.

·         Konflik dapat meningkatkan keaslian dan cerminan ketika sudut pAndang Anda tertantang.

Tetapi konflik mengakibatkan kerugian yaitu sebagai berikut:

·         Tingkat stress yang lebih tinggi di antara pihak-pihak yang terlibat.

·         Produktivitas yang menurun karena usaha dan sumber daya diarahkan kembali pada konflik, bukannya pada pekerjaan Anda.

·         Interaksi yang lebih rendah karena individu-individu dan para pendukung mereka memihak dan mulai saling mengkotak-kotakkan satu sama lain

·         Waktu yang diluangkan untuk mencari pemecahan diambil dari waktu untuk menangani hal-hal yang lebih penting lainnya

·         Keputusan yang tidak tepat diambil untuk mendukung berbagai alasan dan posisi dari semua pihak yang terlibat.

D.    Kesimpulan

Dalam sebuah organisasi terdapat indicator seperti komunikasi, pelatihan, pembinaan dan mengatasi konflik merupakan sebuah keterampilan yang harus di miliki oleh setiap pemimpin. Dimana komunikasi merupakan kompetensi utama bagi para pemimpin, karena komunikasi yang efektif merupakan bagian dari kepemimpinan. Penelitian empiris mendukung pernyataan bahwa pemimpin yang efektif juga komunikator yang efektif, ada hubungan positif antara kompetensi komunikasi dan kinerja kepemimpinan. Lalu, pelatihan juga merupakan proses memberi umpan balik motivasional untuk memelihara dan membuktikan kinerja. Pelatihan dirancang untuk memaksimalkan kekuatan karyawan dan meminimumkan kelemahan karyawan. Pelatihan membantu para pemimpin berkonsentrasi pada tujuan, mengembangkan daya tahan, dan membangun kecerdasan interpersonal. Tujuannya hanya satu yaitu untuk membuat hidup lebih baik bagi karyawan dan organization. Kesuksesan organisasi didasarkan pada seberapa baik berurusan dengan konflik. Pada bagian ini kita membahas kontrak psikologis, konflik dan kepemimpinan, dan menyajikan lima gaya manajemen konflik dapat Anda gunakan untuk menyelesaikan konflik. Para manajer menghabiskan banyak waktu dan energi untuk menangani konflik. Upaya penanganan konflik sangat penting dilakukan, karena setiap jenis perubahan dalam suatu organisasi cenderung mendatangkan konflik.