OTOMATISASI KANTOR

Mengingat kompleksnya pekerjaan kantor saat ini, maka diperlukan perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Untuk itu otomatisasi  kantor ada untuk merencanakan penggabungan pekerjaan kantor dengan teknologi tinggi menggunakan peralatan alat elektronik yang dapat mempermudah pekerjaan tersebut.

Otomatisasi adalah Penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor (office automation atau oa) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.[1] Sistem elektronik formal, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM. Sistem elektronik informal, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. sistem-sistem oa ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.[2]

OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis, tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

 APLIKASI OA

1.   Pengolahan Data

Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2. Surat elektronik

Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3. Voice mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

4. Kalender elektronik

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik

5. Konferensi Audio

Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Keuntungan konferensi audio :

·                  Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.

·                  Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.

·         Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi video

Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan computer. 3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :

·         Video Satu Arah dan Audio Satu Arah

Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat penerimaan.

·         Video Satu Arah dan Audio Dua Arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan  orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.

·         Video dan Audio Dua Arah

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal.

7. Konferensi Komputer

·         Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.

·         Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.

·         Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.

·         Konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.

8. Transmisi faxsimili

·      FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.

·      Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :

§  Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.

§  Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext

·             yang disediakan oleh jasa tersebut.

§  Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

10. Pencitraan (imaging)

Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

11. Deskstop Publishing (DTP)

Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

            Dengan demikian, diharapkan otomatisasi kantor dapat menggabungkan dan menerapkan teknologi untuk memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor sehingga peningkatan produktifitas dan efektifitas pekerjaantercapai yang pada akhirnya pendapatan perusahaanpun dapat lebih tinggi.[3]

DAFTAR PUSTAKA

betty_yudha.staff.gunadarma.ac.id

http://chanlarasati.blogspot.com/2010/10/v-behaviorurldefaultvmlo_27.html

http://idoferdianpoltekmlg.wordpress.com/2012/06/03/artikel-tentang-otomatisasi-perkantoran/

---

[1] http://idoferdianpoltekmlg.wordpress.com/2012/06/03/artikel-tentang-otomatisasi-perkantoran/

[2] betty_yudha.staff.gunadarma.ac.id

[3] http://chanlarasati.blogspot.com/2010/10/v-behaviorurldefaultvmlo_27.html