ANI ATIH (8105118050)
PENDIDIKAN
ADMINISTRASI NR 2011
PRINSIP ORGANISASI
Berkaitan dengan
pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa
prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:
1.
Perumusan
Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang
sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan
terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
2.
Pembagian
kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat
dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal
ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat
tercapainya suatu tujuan.
3.
Delegasi
kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas
maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari
masing-masing unit kerja.
4.
Rentang
kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari
pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi
bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau
kesewenangan kekuasaan tersebut.
5.
Tingkat
pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar
atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur
organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik
itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
6.
Kesatuan
perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur
organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula.
Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi
(perintah) akan nampak.
7.
Koordinasi.
Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi.
Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan
demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
1.
Organisasi Harus Mempunyai Tujuan
yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar
adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu
organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan
seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan
yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas
dan lain lain.
2.
Prinsip Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada
garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana,
sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban,
dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
3.
Prinsip Kesatuan Perintah.
Dalam hal ini, seseorang hanya
menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
4.
Prinsip Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai
kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan
pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus
dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang
yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan
hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan
lebih dahulu kepada atasannya lagi.
5.
Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap
pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.
6.
Prinsip Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi, untuk mencapai
tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut
dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan
kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan
dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang,
pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.
7.
Prinsip Rentang Pengendalian.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau
staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara
rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin
besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin
kompleks rentang pengendaliannya.
8.
Prinsip Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu
organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya,
hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.
9.
Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan
seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
10. Prinsip
Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur
organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan
struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan
organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan
dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh
‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan
organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau
Surabaya.
11. Prinsip
Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa
melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi
sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi
(external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai
tujuannya.
12. Prinsip
Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya
diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu
menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh
pemimpin organisasi tersebut
14 PRINSIP
ORGANISASI
Henry Fayol merumuskan 14 prinsip administrasi organisasi
yang dalam adaptasi luas bisa diterapkan sebagai prinsip manajemen atau
prinsip-prinsip organisasi. Henri Fayol adalah ahli manajemen berkebangsaan
Prancis yang memberi pengaruh sangat besar dalam konsep manajemen dan
administrasi modern. Salah satunya dengan mengenalkan prinsip-prinsip
organisasi yang tertuang dalam karyanya, Administration Industrielle et
Generale. Artikel ini akan membahas seputar prinsip-prinsip organisasi Henry
Fayol dan prinsip-prinsip organisasi lainnya. Berikut ini 14 Prinsip-prinsip
Organisasi Henry Fayol:
1.
Pembagian Kerja; Organisasi adalah sekelompok orang
yang bekerja untuk meraih tujuan bersama. Namun, pada dasarnya, sebuah
organisasi terdiri atas bagian-bagian tertentu yang masing-masing memiliki
tanggung jawab. Oleh karena itu, harus ada pembagian kerja yang jelas antara
tiap-tiap bagian. Prinsip-prinsip organisasi berupa pembagian kerja akan
memberi pengaruh positif pada efisiensi dan efektivitas organisasi. Pembagian itu
menghindarkan sekelompok orang terkonsentrasi pada pekerjaan tertentu,
sementara pekerjaan yang lain terbengkalai.
2.
Pendelegasian Wewenang; Pendelegasian wewenang sangat
penting agar setiap elemen dalam organisasi memiliki rasa tanggung jawab.
Prinsip-prinsip organisasi ini di satu sisi merupakan bagian dari pembagian
kerja dan di sisi lain merupakan pelimpahan tanggung jawab. Di samping itu,
pendelegasian wewenang sangat penting fungsinya dalam komando.
3.
Disiplin; Setiap organisasi pasti
memiliki tata tertib dan peraturan-peraturan menyangkut sistem kerja. Namun,
semua tata tertib dan peraturan itu menjadi tidak ada artinya jika tidak
ditunjang dengan kedisiplinan para pelaksananya. Oleh karena itu, disiplin
dalam suatu organisasi adalah prinsip-prinsip organisasi yang sangat mendasar
yang mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.
4.
Kesatuan Komando; Komando dalam hal ini adalah
kepemimpinan dalam menjalankan visi dan misi organisasi. Dalam pelaksanaan
lapangan, komando dan wewenang bisa didelegasikan kepada struktur di bawahnya.
Namun, hakikatnya, komando tetap harus tunggal. Adanya lebih dari satu komando
akan membuat organisasi bergerak tidak fokus pada tujuan.
5.
Kesatuan Tujuan; Organisasi tanpa tujuan yang jelas
adalah omong kosong. Tujuan organisasi harus tergambar dengan jelas dalam visi
dan misi organisasi tersebut. Sebab, tujuan organisasi ini menjadi acuan gerak
dan program kerja. Kesatuan tujuan dari seluruh jenjang organisasi merupakan
kunci pokok keberhasilan organisasi tersebut dalam mengorganisasi
elemen-elemennya.
6.
Prioritas; Setiap anggota organisasi
pasti memiliki kepentingan masing-masing. Kadang-kadang, kepentingan individu
itu berjalan selaras dengan kepentingan organisasi. Namun, saat kepentingan
tersebut bertentangan, setiap anggota organisasi semestinya mendahulukan
kepentingan organisasinya.Inilah prinsip-prinsip organisasi.
7.
Penghargaan atas Prestasi dan Sanksi
Kesalahan;
Penghargaan dan sanksi adalah semacam stimulasi bagi setiap anggota organisasi.
Ini merupakan bentuk apresiasi. Bentuknya tidak harus selalu uang atau
nilai-nilai nominal. Tiap-tiap organisasi perlu menerapkan penghargaan dan
sanksi ini dalam bentuk-bentuk yang sesuai dengan organisasi tersebut.
Prinsip-prinsip organisasi ini juga sangat penting diterapkan.
8.
Sentralisasi dan Desentralisasi
Pengambilan Keputusan;
Sentralisasi dan desentralisasi dalam pengambilan keputusan sangat erat
hubungannya dengan efektivitas dan efisiensi organisasi. Organisasi yang baik
menerapkan prinsip-prinsip organisasi ini secara proporsional. Ada hal-hal yang
tidak bisa disentralisasikan kepada pemimpin manajemen dan begitu juga
sebaliknya. Tidak semua keputusan harus diambil dengan musyawarah yang
melibatkan seluruh elemen. Tingkat-tingkat keputusan itu dikembangkan sesuai
jenjang dan kapasitas masing-masing.
9.
Wewenang; Garis wewenang dari atas
sampai ke bawah merupakan rujukan dalam pelaksanaan program. Setiap elemen
organisasi harus memahami garis wewenang sehingga tidak terjadi kelambatan
birokratis atau sebaliknya. Prinsip-prinsip organisasi berupa garis wewenang
ini juga berfungsi menegaskan kembali kesatuan komando.
10. Tata
Tertib; Tata
tertib dalam organisasi berfungsi untuk meletakkan orang yang tepat pada posisi
yang tepat. Dengan demikian, kinerja organisasi akan berjalan dengan optimal.
11. Keadilan
dan Kejujuran;
Keadilan dalam segala elemen merupakan syarat mutlak dalam organisasi. Di
samping itu, jenjang atas harus jujur dan terbuka kepada jenjang-jenjang di
bawahnya sampai level akar rumput. Kejujuran ini akan membawa dampak pada
kepercayaan bawahan kepada atasan.
12. Stabilitas
dan Regulasi;
Harus diperhatikan masa kerja yang efektif dan efisien, mengatur perputaran dan
peralihan tugas untuk menghindari kejenuhan dan merangsang pembaruan-pembaruan.
Namun, di sisi lain, harus dipikirkan agar regulasi tersebut tidak menjadi
beban bagi organisasi. Sebab, perputaran dan pergantian jabatan yang terlalu
tinggi pun berpengaruh buruk pada efektivitas kerja dan efisiensi biaya.
13. Inisiatif; Organisasi yang baik harus mampu
menumbuhkan inisiatif anggotanya dalam pengelolaan organisasi. Iklim organisasi
juga harus dibangun sedemikian rupa agar mampu menstimulasi munculnya ide dan
inisiatif anggota dari berbagai jenjang. Inisiatif adalah prinsip-prinsip
organisasi yang juga sangat penting.
14. Keselarasan
dan Persatuan;
Hubungan interpersonal antaranggota organisasi memiliki pengaruh sangat besar
dalam kinerja anggota. Tanpa hubungan yang baik dan selaras, organisasi tidak
akan berjalan baik. Di samping itu, keselarasan tersebut sangat penting
perannya dalam memelihara persatuan dan kesatuan anggota.
Sumber:
http://pcnucilacap.com/14-prinsip-organisasi,
diakses pada tanggal 18 Oktober 2013.
http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/25/prinsip-prinsip-organisasi/,
diakses pada tanggal 18 Oktober 2013.
http://become-teacher.blogspot.com/2013/05/prinsip-prinsip-organisasi.html,
diakses pada tanggal 18 Oktober 2013.
BENTUK ORGANISASI
Untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang
perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut adalah:
1.
Organisasi Lini (Line Organization)
Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu
bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan
dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan
yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing
dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut
dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi
kecil. Contohnya : Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.
Ciri-ciri:
§ Hubungan antara atasan dan bawahan
masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
§ Jumlah karyawan sedikit
§ Pemilik modal merupakan pemimpin
tertinggi
§ Belum terdapat spesialisasi
§ Masing-masing kepala unit mempunyai
wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan
§ Struktur organisasi sederhana dan
stabil
§ Organisasi tipe garis biasanya
organisasi kecil
§ Disiplin mudah dipelihara
(dipertahankan)
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis
adalah:
a. Ada kesatuan komando yang terjamin
dengan baik
b. Disiplin pegawai tinggi dan mudah
dipelihara (dipertahankan)
c. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
d. Proses pengambilan keputusan dan
instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
e. Garis kepemimpinan tegas, tidak
simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga
semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
f. Rasa solidaritas pegawai biasanya
tinggi
g. Pengendalian mudah dilaksanakan
dengan cepat
h. Tersedianya kesempatan baik untuk
latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
i.
Adanya
penghematan biaya
j.
Pengawasan
berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan organisasi garis adalah:
a. Tujuan dan keinginan pribadi
pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
b. Pembebanan yang berat dari pejabat
pimpinan , karena dipegang sendiri
c. Adanya kecenderungan pimpinan
bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
d. Kesempatan pegawai untuk berkembang
agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
e. Organisasi terlalu tergantung kepada
satu orang, yaitu pimpinan
f. Kurang tersedianya saf ahli
2.
Organisasi Lini Dan Staf (Line and
Staff Org)
Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando
dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff,
dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-saran, data
informasi yang dibutuhkan.
Ciri-ciri:
§ Hubungan atasan dan bawahan tidak
bersifat langsung
§ Pucuk pimpinan hanya satu orang
dibantu staff
§ Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu
lini dan staff
§ Jumlah karyawan banyak
§ Organisasi besar, bersifat komplek
§ Adanya spesialisasi
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf
adalah :
a. Asas kesatuan komando tetap ada.
Pimpinan tetap dalam satu tangan.
b. Adanya tugas yang jelas antara
pimpian staf dan pelaksana
c. Tipe organisasi garis dan staf
fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
d. Pengembalian keputusan relatif
mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
e. Koordinasi mudah dilakukan, karena
ada pembagian tugas yang jelas.
f. Disiplin dan moral pegawai biasanya
tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
g. Bakat pegawai dapat berkembang
sesuai dengan spesialisasinya.
h. Diperoleh manfaat yang besar bagi
para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk organisasi garis dan staf
adalah :
a. Kelompok pelaksana terkadang bingung
untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
b. Solidaritas pegawai kurang, karena
adanya pegawai yang tidak saling mengenal
c. Sering terjadi persaingan tidak
sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang
penting
d. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
e. Apabila tugas dan tanggung jawab
dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan
menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
f. Penggunaan staf ahli bisa menambah
pembebanan biaya yang besar
g. Kemungkinan pimpinan staf melampaui
kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
h. Kemungkinan akan terdapat perbedaan
interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang
diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
3.
Organisasi Fungsional (Functional
Org)
Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun
berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian
kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.
Ciri-ciri:
§ Pembidangan tugas secara tegas dan
jelas dapat dibedakan
§ Bawahan akan menerima perintah dari
beberapa atasanPekerjaan lebih banyak bersifat teknis
§ Target-target jelas dan pasti
§ Pengawasan ketat
§ Penempatan jabatan berdasarkan
spesialisasi
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional
adalah :
a. Spesialisasi dapat dilakukan secara
optimal
b. Para pegawai bekerja sesuai
ketrampilannya masing-masing
c. Produktivitas dan efisiensi dapat
ditingkatkan
d. Koordinasi menyeluruh bisa
dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin
karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi
f. Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional adalah :
a. Pekerjaan seringkali sangat
membosankan
b. Sulit mengadakan perpindahan
karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya
memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
c. Sering ada pegawai yang mementingkan
bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
4.
Organisasi Lini & Fungsional
(Line & Functional Org)
Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan
tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan
tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang
kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan
hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon
atau tingkatan.
Ciri-ciri:
§ Tidak tampak adanya perbedaan
tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan
§ Terdapat spesialisasi yang maksimal
§ Tidak ditonjolkan perbedaan
tingkatan dalam pemabagian kerja
Kelebihan organisasi Lini dan fungsional adalah :
a. Solodaritas tinggi
b. Disiplin tinggi
c. Produktifitas tinggi karena
spesialisasi dilaksanakan maksimal
d. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak
rutin atau teknis tidak dikerjakan
Kekurangan organisasi Lini dan fungisional adalah :
a. Kurang fleksibel dan tour of duty
b. Pejabat fungsional akan mengalami
kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
c. Spesiaisasi memberikan kejenuhan
5.
Organisasi Lini, Fungsional dan Staf
(Line, Functional and Staff Org)
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari
organisasi berbentuk lini dan fungsional. Ciri-ciri:
§ Organisasi besar dan kadang sangat
ruwet
§ Jumlah karyawan banyak
§ Mempunyai 3 unsur karyawan pokok,
yaitu:
1)
Karyawan
dengan tugas pokok (line personal)
2)
Karyawan
dengan tugas bantuan (staff personal)
3)
Karyawan
dengan tugas operasional fungsional (functional group)
6.
Organisasi Komite (Commite Org)
Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas
tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari:
1) Executive Committee ( Pimpinan
Komite) yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
2) Staff Committee yaitu orang – orang
yang hanya mempunyai wewenang staf
Ciri-ciri:
§ Adanya dewan dimana anggota
bertindak secara kolektif
§ Adanya hak, wewenang dan tanggung
jawab sama dari masing-masing anggota dewan
§ Asas musyawarah sangat ditonjolkan
§ Organisasinya besar & Struktur
tidak sederhana
§ Biasannya bergerak dibidang
perbankan, asuransi, niaga
Kelebihan organisasi komite adalah :
a. Pelaksanaan decision making
berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
b. Kepemimpinan yang bersifat otokratis
yang sangat kecil
c. Dengan adanya tour of duty maka
pengembangan karier terjamin
Kekurangan organisasi komite adalah :
a. Proses decision making sangat lambat
b. Biaya operasional rutin sangat
tinggi
c. Kalau ada masalah sering kali
terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab
STRUKTUR
DAN SKEMA ORGANISASI
Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan
antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan,
sedangkan disetiap komponen dari organisasi tersebut adalah saling tergantung,
yang apabila setiap bagian dapat dikelola dengan baik maka organisasi tersebut
pun akan ikut
membaik.
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan
sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan
memperhatikan lingkungan yang ada. Hal ini akan sangat mempengaruhi dalam
kelancaran atau kesejahteraan organisasi
tersebut, lingkunan adalah faktor yang sangat mempengaruhi. Tentu dalam tujuan sebuah organisasi yang baik tidak akan mengorbankan lingkungan sekitar demi kepentingan organisasinya semata.
tersebut, lingkunan adalah faktor yang sangat mempengaruhi. Tentu dalam tujuan sebuah organisasi yang baik tidak akan mengorbankan lingkungan sekitar demi kepentingan organisasinya semata.
Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi
yaitu:
1) Bentuk Vertikal
2) Bentuk
Mendatar/horizontal
3) Bentuk
Lingkaran/circular
4) Bentuk Setengah lingkaran/semi
Sircular
5) Bentuk Elliptical
6) Bentuk Piramida terbalik (Invented
Piramid)
Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau
lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.
1) Bagan mendatar ialah bentuk bagan
organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kearah kanan atau
sebaliknya.
2) Bagan Lingkaran ialah bentuk bagan
organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke arah
bidang lingkaran.
3) Bagan Setengah lingkaran ialah
bentuk bagan organisasi yang saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan
satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran
kearah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.
4) Bagan Elips ialah bentuk bagan
satuan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan
satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat Elips kearah
bidang elips.
Setiap bentuk bagan organisasi yang ada menggambarkannya
dapat dibalik, kecuali bagan lingkaran, bagan elips dan bagan sinar. Bagan
pyramid dapat disusun dari bawah kearah atas, bagan mendatar dapat disusun dari
kanan kearah kiri, bagan menegak (Vertikal) dapat disusun dari bawah ke atas,
bagan setengah lingkaran dapat di susun dari pusat lingkaran ke arah bidang
atas lingkaran, bagan setengah elips dapat disusun dari pusat elips kearah
bidang atas elips. Dalam bagan lingkaran, bagan elips dapat pula digambar
satuan organisasi atau pejabat yang lebih rendah kedudukannya terletak di atas,
tetapi ini semua tidak mengubah jenjang ataupun kedudukan yang sesungguhnya.
Hal ini dikemukakan pula oleh Keith Davis sebagai
berikut:
“Perubahan-perubahan
penggambaran bagan kadang-kadang diterima untuk menggalakan pertalian kedudukan
atasan bawahan dari kebiasaan bagan-bagan organisasi, tetapi
perubahan-perubahan ini tidak mengubah keadaan kedudukan yang sebenarnya”.
Termasuk di dalamnya perubahan-perubahan bagan mendatar, lingkaran, setengah
lingkaran, elips dan piramida terbalik.
Sumber:
http://abdilahkhusu25.blogspot.com/2012/11/tipe-bentuk-dan-struktur-skema.html,
diakses pada tanggal 18 Oktober 2013.
BERBAGAI ISTILAH TERKAIT LEMBAGA DAN
ORGANISASI
Kalangan awam
akan kesulitan jika membaca literatur berbahasa Inggris. Perkembangan yang
berlangsung berkenaan dengan institution
dan organization jauh lebih cepat
dibandingkan dengan wacana di Indonesia. Berikut berbagai istilah umum
berkenaan dengan “organisasi” yang saya coba jelaskan dengan bahasa sendiri.
1.
Organization = secara sederhana bisa
didefinisikan sebagai “….assembly of people working together to achieve
common objective through a division of labour.”
Untuk mengefektifkan
hidupnya, manusia dengan sadar dan keinginan sendiri membentuk organisasi,
lalu berkomitmen bersama-sama mencapai
tujuan dengan mengikuti aturan yg disepakati. Meskipun dalam masyarakat ada
reward dan sanksi, disini reward dan
sanksi lebih tegas. Mereka bisa membuat reward dan sanksi tersendiri.
Sesungguhnya tanpa berorganisasipun, dalam masyarakat sudah ada pedoman dalam
berperilaku, karena sudah ada nilai, norma, aturan dan saknsi. Inilah yang
disebut dengan “institution”
(lembaga). Jadi, dengan lembaga saja,
petani sudah dapat menjalankan usahanya. Namun, jika membuat organisasi,
diharapkan akan lebih efektif dan sistematis.
2.
Farmer Organizations = istilah untuk menyebut organisasi yang anggotanya adalah
petani, dibentuk dan dikembangkan oleh petani sendiri. Istilah ini dipakai
untuk membedakan dengan organisasi milik warga lain di pedesaan, misalnya
organisasi yang angotanya kalangan perempuan (woman organization).
3. Individual
Organization
= organisasi yang anggotanya berupa orang-orang secara individually. Contohnya adalah kelompok tani, KWT, dan koperasi primer.
4. Inter-Group
Associations = organisasi
yang levelnya di atas individual
organization. Ia mengkoordinasikan, melayani, dan mewakili seluruh
kebutuhan individual organization ke
luar. Contohnya adalah Gabungan Kelompok Tani, Induk Koperasi, dan Badan
Keswadayaan Masyarakat (BKM) dalam program PNPM Mandiri. Anggotanya bukan
orang-orang secara individual, namun organisasi.
5. Small
Farmer Groups (SFGs) =
organisasi yang anggotanya petani yang lemah secara ekonomi, karena rendahnya
penguasaan sumberdaya, terutama sempitnya penguasaan lahan. Organisasi ini
memiliki karakter yang khas, dan akan sangat berbeda dengan organisasi yang
anggotanya lebih bervariasi dari sisi level ekonomi. “Spontaneity is an important characteristic of such groups”. Ini adalah organisasi milik petani yang
bersifat informal, dan merupakan kelompok yang niat pokoknya untuk saling
membantu secara sosial (voluntary
self-help group). Anggotanya biasanya 5 sampai 15 petani kecil yang
biasanya tinggal berdekatan.
6. Small
Farmer Group Association
(SFGA): sama dengan intergroup
association, menunjuk pada organisasi milik petani pada level lokal,
berbentuk informal, serta bersifat voluntary dan mandiri (self-governing). Ia diciptakan dan didanai dengan kemampuan
anggotanya sendiri. Anggota mau masuk untuk tujuan melayani diri mereka sendiri
dan berharap dapat meningkatkan kondisi kehidupan mereka. Ia dapat disebut
sebagai organisasi level kedua ("secondary
level") dari small farmer groups.
Ada empat peran pokoknya, yaitu koordinasi dan pelatihan, pembelian input dan
sarana usaha, penjualan hasil-hasil produk, dan simpanan serta pelayanan
kredit. Jumlah organisasi optimal untuk diwadahi berjumlah 5 sampai 10 unit.
7. Group Promoters = kelompok
pendukung. Adalah sejumlah orang atau pihak yang dengan posisi dan
perannya membantu, secara langsung maupun tak langsung, kinerja organisasi
petani. Mereka dapat berupa para pemimpin desa (pemerintah, agama, dan adat)
dan berbagai agen perubahan (change agents) dari luar, misal petugas penyuluh,
instansi Pemda, dan LSM. Mereka memliki kontak langsung dengan organisasi
petani dan perduli untuk mengembangkan organisasi milik petani. Selama ini kita
sering menyebutnya dengan stakeholders.
8. Inter-Group
Services = sama
dengan group promoters, dimana mereka berusaha melayani seluruh kebutuhan individual organization dan intergroup association.
9. Inter-Organizational Linkages = kesalinghubungan antar organisasi,
misalnya apa relasi dan kerjasama yang terbangun antar dua Gapoktan di satu
wilayah. Dalam konteks ini bisa dilihat apakah ada konflik di antara mereka,
bagaimana efektivitas dan output dari relasi tersebut, dan seterusnya.
10. Commodity
Organizations
= organisasi petani yang basisnya adalah kesamaan komoditas yang diusahakan. Di
Indonesia kita mengenal kelompok peternak dan kelompok petani ikan. Anggotanya
ekslusif hanya para petani peternak domba saja misalnya, tidak dicampur dengan
petani lain.
11. Community-Based
and Resource-Orientated Organization = dapat berbentuk koperasi di level desa atau asosiasi
berkenaan dengan pemenuhan input oleh petani, dan kelompok pemilik sumber daya
(resource owners) untuk meningkatkan produktivitas dan dan bisnis mereka
berdasarkan lahan, air, atau hewan. Organisasi ini biasanya kecil, dibatasi secara
geografis, dan umumnya berkaitan dengan masalah input. Namun kliennya (client
group) sangat beragam dalam konteks tanaman dan komoditas. Pendapatannya
diperoleh dari penjualan input (ke anggota) dan output.
12. Commodity-Based
and Market-Orientated Organization = organisasi petani yang basisnya karena melakoni pekerjaan
yang sama, misalnya sama-sama mengusahakan tanaman sayuran, dan organisasi
mereka berorientasi pasar. Organisasi dibentuk lebih untuk membantu anggota
dalam memasarkan hasil pertaniannya.
13. Organizational
Memory = memori
organisasi, kadang-kadang digunakan untuk merefer pada apa yang eksis saat ini
dalam social conventions, individuals,
memories, dan lain-lain. Dapat juga dimaknai sebagai kapasitas baru
organisasi. Pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki menjadi pelajaran
penting untuk menjalankan organisasi saat ini dan ke depan. Organizational
Memory System (OMS) sering dipertentangkan dengan Knowledge Management System
(KMS).
14. Credit
Union = sebuah
lembaga kerjasama yang menyediakan pinjaman untuk anggotanya dengan suku bunga
yang lebih rendah. Tujuannya adalah menyediakan kredit dengan suku bunga yang
menyenangkan untuk anggota dibandingkan penyedia kredit lain. Seringkali, credit unions merupakan sebuah koperasi
yang menggunakan dana dari anggota sendiri (funds
deposited) yang dipinjamkan kepada yang membutuhkan. Contohnya adalah
Koperasi Simpan Pinjam (KOSIPA). Arisan bukan merupakan CU karena tidak
mengenal bunga, dan hanya giliran memperoleh uang tunai yang disetor oleh
masing-masing anggota. Tidak ada nilai tambah berupa uang yang tercipta.
Anggota CU terbatas hanya pada individu-individu yang berada pada area
geografis tertentu atau karena kriteria tenaga kerja tertentu.
15. Self-Help
Organization = secara definisi adalah
organisasi yang berupaya mandiri tanpa bantuan pihak luar. “…….
the act of helping or improving yourself without relying on anyone else”. Istilah “self-help” merefer
kepada individu atau kelompok apapun, misalnya berupa support group, yang berupaya mencapai kondisi yang lebih baik bagi
hidup mereka dari sisi ekonomi, intelektual, dan juga emosional.
16. Self-Organization
adalah sebuah organisasi dengan
upaya, strategi, atau tekad untuk mandiri.
Esensial dari sebuah Self-Organisation adalah bahwa struktur
sistemnya tidak berada di bawah tekanan atau kendali dari luar. Dengan demikian, jika ditemui
kendala dan permasalahan, mereka akan mencarikan solusinya dari internal sistem
belaka. Mereka bersikap bahwa apapun yang terjadi adalah akibat dari interaksi
antar komponen di dalam organisasi itu sendiri, bukan dari luar. Mereka berupaya menyelesaikan sendiri masalahnya. Bukan berarti mereka
menolak sama sekali bantuan luar, namun itu bukan pilihan pokoknya (critical point). Ini bisa dimaknai
sebagai prinsip. Maka, sebuah organisasi yang memegang
prinsip self organization, berupaya
mengembangkan dirinya dengan memfokuskan ke dalam. Makin lama semakin menguat kemampuan
organisasinya, karena kuatnya struktur dan keberfungsian tiap komponen di dalam
dirinya.
17. Mutual
Organization
= adalah sebuah organisasi kerjasama (cooperative organization) yang umumnya berupa perusahaan
atau usaha bisnis yang didasarkan kepada prinip-prinsip mutualitas atau
kesalinguntungan. Contohnya dalah clubs. Organisasi ini ada karena tujuan
tertentu misalnya untuk mengumpulkan dana, dari keanggotaan atau pelanggan
suatu produk, yang dapat digunakan untuk menyediakan pelayanan yang bersifat
umum untuk seluruh anggotanya. Organisasi ini dimiliki oleh anggota dan
dijalankan untuk kepentingan anggota, sehingga tidak ada pihak luar yang
terlibat. Di level petani, Credit Unions bekerja dengan prinsip mutualitas ini.
18. Organizational
Performance = kinerja organisasi. Setiap organisasi akan berusaha untuk
mencapai tujuannya yang disesuaikan dengan sumber daya yang dimilikinya.
Kinerja organisasi yang baik (“good
performance”) adalah apabila semua bagian organisasi bekerja secara benar,
efektif, dan efisien, untuk mencapai tujuan tersebut. Kinerja organisasi dapat
dipelajari dengan memperhatikan seberapa efektif organisasi bergerak maju
menuju misi dan tujuannya sendiri, bagaimana kinerja organisasi dalam hal
pencapaian tujuan utama (major
achievements), tingkat produktifitas organisasi dalam kaitannya dengan misi
dan nilai-nilai dalam organisasi, dan daya guna produk-produknya (utilization of results); serta seberapa efisien organisasi dalam
menuju misinya dan bagaimana ketersediaan dan dukungan keuangan dalam
organisasi.
19. Organizational
Motivation = motivasi organisasi. Tidak
ada dua organisasi yang sungguh-sungguh serupa.
Setiap organisasi memiliki sejarah perkembangan yang berbeda, juga visi,
misi, kultur, serta sistem insentif dan penghargaannya (reward system). Level motivasi
organisasi dapat dilihat dari sejarah organisasi, misi organisasi, kultur organisasi (the organization’s culture), serta
sistem insentif dan penghargaan yang
berlaku di dalamnya.
20. Organization’s
Culture = kultur
organisasi, yakni bagaimana sikap organisasi (seluruh orang dalam organisasi)
secara umum terhadap “kerja”, sikap terhadap kolega (colleagues), klien, atau stakeholders
yang berkepentingan dengan organisasi; kepercayaan terhadap nilai-nilai yang
dimiliki, serta norma-norma dalam organisasi yang mendasari dan menjadi
pedoman dalam berjalannnya organisasi.
21. Organizational
Capacity = kapasitas keorganisasian. Kapasitas yang
dimiliki organisasi menjadi basis tempat berdirinya kinerja organisasi.
Kapasitas organisasi dapat dipahami melalui kekuatan dan kelemahan strategi
kepemimpinan (strategic leadership)
dalam organisasi, manajemen keuangan, struktur keorganisasian, sarana dan
prasarana yang dimiliki, sistem perekrutan, serta proses atau dimensi
sumberdaya manusia, program
dan manajemen pelayanan, manajemen proses, dan hubungan antar
organisasi (inter-organizational
linkages).
Sumber:
http://syahyutilembagaorganisasi.blogspot.com/2011/11/berbagai-istilah-terkait-lembaga-dan.html,
diakses pada tanggal 22 Oktober 2013.
1. Purchase order
Purchase Order atau yang lebih
dikenal dengank PO merupakan salah satu jenis surat binis. Saat melakukan order
atau pemesanan kepada perusahaan rekanan atau supplier, pasti diminta untuk
mengirimkan baik via fax, email, maupun pos Surat Purchase Order. Surat ini
akan digunakan para supplier untuk mengetahui secara detail barang-barang apa
saja yang dipesan. Ini berguna untuk mengatasi kesalahan dalam memproduksi
pesanan. Selain itu, Surat Purchase Order juga akan digunakan mereka (dan juga
kita) sebagai file dan bagi bagian accounting/keuangan/pembukuan, Surat
Purchase Order ini akan dijadikan bukti transaksi laporan keuangan.
Di dalam Purchase Order harus
memuat dengan jelas jenis barang yang kita pesan, jumlah yang dipesan,
spesifikasi/permintaan khusus bila ada, tanggal pengiriman, serta yang tidak
kalah pentingnya adalah harus mencantumkan nomer PO. Nomer PO ini merupakan hal
yang sangat penting dalam Surat Purchase Order. Biasanya kita maupun perusahaan
rekanan akan melakukan track (penelusuran) order melalui nomer Surat Purchase
Order ini bila dikemudian hari terjadi kekeliruan ataupun masalah.
Atau singkatnya Purchase Order/ PO adalah merupakan
surat yang diterbitkan oleh pihak pembeli sebagai konfirmasi kepada
penjual/supplier atas pembelian suatu jenis barang, jumlah barang yang dipesan,
harga yang telah disepakati dan syarat pembayaran atas pembelian brg tsb (cash
/ kredit). Contoh kasus:
Perusahaan A ingin membeli barang
kepada Supplier B, kemudian perusahaan A membuat Purchase Order (PO) untuk
Supplier B.
2. Purchase Return
Setelah perusahaan menerima
barang yang dipesan beserta tanda terima dari supplier, perusahaan biasanya
akan mencocokkan dengan tanda terima barang dengan Purchase Order (PO)yang
telah dibuat sebelumnya, setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang
yang diterima. Jika ternyata barang yang dierima ada yang rusak atau
kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan Purchase Return
tentunya setelah ada kesepakatan dengan supplier. Contoh Kasus:
Setelah perusahaan A mendapat
barang yang dimintanya dari Supplier B, kemudian setelah di cek ada beberapa
barang yang rusak dan hendak dikembalikan maka perusahaan A membuat Purchase
Return untuk Supplier B.
3. Invoice
Invoice/Faktur penjualan yang
selanjutnya kita sebut invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan
tagihan yang harus dibayar oleh customer. Dalam bentuk sederhana dikenal dengan
nama BON. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, invoice
digunakan langsung sebagai dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang
nominal transaksinya besar, biasanya dilengkapi dengan surat
tagihan atau kwitansi.
4. Invoice AP
Invoice AP adalah Invoice sebagaimana
yang kita ketahui adalah sebuah tagihan yang harus dibayar oleh customer,
sedangkan AP adalah singkatan dari Account Payable yang artinya akun hutang.
5. Order Payment
Instrumen pasca-kontrak sering
digunakan untuk membayar kesepakatan biaya untuk agen dan biasanya mengandung
kondisi untuk pembayaran yang harus dipenuhi seperti berhasil menyelesaikan
persyaratan kontrak. Perintah pembayaran dengan
"kondisi" tidak harus bingung dengan "perintah pembayaran
bersyarat.
6. Sales Payment
Sales adalah hasil penjualan,
sedangkan payment adalah pembayaran. Maka sales payment adalah data pembayaran
dari sebuah hasil penjualan.
Sumber:
http://thality.blogspot.com/2013/04/pemahaman-beberapa-kata.html,
diakses pada tanggal 22 Oktober 2013.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar